В 2026 году командировка оформляется по ТК РФ и новому Положению № 501, которое действует с 1 сентября 2025 года вместо прежнего постановления № 749. Работнику сохраняют место работы и средний заработок, выдают аванс, возмещают проезд, жилье, суточные и согласованные расходы. Суточные платят за каждый день командировки, включая выходные и дни в пути, но для НДФЛ и взносов необлагаемые лимиты прежние: 700 рублей в день по России и 2 500 рублей за границей. Если командировка или дорога выпали на выходной, одного среднего заработка мало: работу в выходной оплачивают по правилам статьи 153 ТК РФ — минимум в двойном размере или с другим днем отдыха.
Что это такое
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Если у человека работа сама по себе разъездная или проходит в пути, такая поездка командировкой не считается.
С 2026 года важно ориентироваться не на старое Положение № 749, а на Постановление Правительства РФ № 501. Оно вступило в силу 1 сентября 2025 года и должно применяться до 1 сентября 2031 года. В командировку направляют именно работников, то есть людей, состоящих в трудовых отношениях с работодателем. Исполнитель по договору ГПХ в обычную трудовую командировку не едет — ему расходы прописывают в гражданско-правовом договоре.
Командировка начинается и заканчивается не «как удобно бухгалтерии», а по датам транспорта. День выезда — дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспорта от места постоянной работы, день приезда — дата прибытия обратно. Если транспорт отправляется до 24:00 включительно, днем отъезда считаются текущие сутки, а если с 00:00 и позднее — следующие.
Кого касается
Командировка касается работодателя и работника по трудовому договору. Работодатель вправе направить сотрудника выполнять служебное задание в другой город, регион или страну, если это связано с его трудовой функцией. Нельзя отправить бухгалтера «на монтаж оборудования», если это не имеет отношения к его работе.
Есть работники, которых нельзя направлять в командировку. Беременных женщин командировать запрещено даже при их согласии. Работников до 18 лет тоже нельзя направлять в командировки, кроме специальных исключений для отдельных творческих и иных категорий, прямо указанных в ТК РФ.
Есть и те, кого можно направить только с письменного согласия и после письменного уведомления о праве отказаться. Это, например, женщины с детьми до 3 лет, работники с детьми-инвалидами, сотрудники, ухаживающие за больными членами семьи по медзаключению, одинокие родители с детьми до 14 лет, некоторые родители в семьях с мобилизованным или контрактником, а также многодетные работники с тремя и более детьми до 18 лет, пока младшему нет 14.
Какие документы оформить
Для обычной командировки нужен письменный документ работодателя. Чаще всего это приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9. Форма Т-9 сейчас не обязательная, но удобная: в ней есть сотрудник, место поездки, срок, цель и основание.
До приказа можно оформить служебную записку о направлении в командировку. Она полезна, когда руководитель отдела объясняет директору, зачем нужна поездка, кого отправить, на какой срок и какие расходы ожидаются.
Если командировка затрагивает выходной день, лучше отдельно подготовить служебную записку о командировке в выходной день и приказ на командировку в выходной день. Если сотрудник относится к льготной категории или фактически привлекается к работе в выходной, нужно письменное согласие там, где оно требуется.
После возвращения работник отчитывается по расходам: билеты, чеки, гостиница, посадочные талоны, квитанции, документы по такси или иному транспорту, если такие траты разрешены. Если сотрудник потратил свои деньги, подойдет заявление на возмещение командировочных расходов.
Если поездка меняется, оформляют приказ об изменении сроков командировки. Если поездку отменили — приказ об отмене командировки. Если сотрудник заболел в поездке, может пригодиться заявление о продлении командировки в связи с болезнью.
Суточные в 2026 году
Суточные — это деньги на дополнительные расходы из-за проживания вне дома. Работнику не нужно приносить чеки на каждый обед или бутылку воды: суточные выплачиваются за сам факт нахождения в командировке.
Размер суточных коммерческий работодатель обычно устанавливает сам: в положении о командировках, коллективном договоре, локальном акте или приказе. Если правила меняются, можно оформить приказ о внесении изменений в Положение о служебных командировках.
Суточные платятся за каждый день нахождения в командировке, включая выходные, праздники, дни в пути и вынужденную остановку в пути. Это важный момент: если сотрудник в субботу не работал, но был в другом городе по командировке, суточные за этот день все равно положены.
Но есть исключение: если командировка такая, что работник по условиям транспорта и задания может каждый день возвращаться домой, суточные не выплачиваются. Вопрос о том, можно ли ежедневно возвращаться, решает руководитель с учетом расстояния, транспорта, характера задания и нормального отдыха работника.
По налогам действует понятный лимит: суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах 700 рублей за день командировки по России и 2 500 рублей за день заграничной командировки. Если компания платит больше, сверхлимитная часть облагается.
Как оплачиваются рабочие и выходные дни
За обычные рабочие дни командировки работнику сохраняют средний заработок. Он сохраняется за период командировки и дни нахождения в пути, включая вынужденную остановку, за все дни работы по графику командирующей организации.
Если сотрудник в командировке просто находится в другом городе в свой выходной и не работает, ему платят суточные, но не обычную зарплату за выходной. Другая ситуация — если работник в выходной выполняет служебное задание, едет в дорогу по распоряжению работодателя или участвует в мероприятии, которое назначено на выходной. Тогда включаются правила о работе в выходной день.
По статье 153 ТК РФ работа в выходной или праздник оплачивается не менее чем в двойном размере. Вместо двойной оплаты работник может попросить другой день отдыха: тогда работа в выходной оплачивается в одинарном размере, а день отдыха отдельно не оплачивается. С 2024 года прямо закреплено, что такой день отдыха можно использовать в течение года или присоединить к отпуску, а при увольнении неиспользованная компенсация должна быть рассчитана деньгами.
Работа в выходные по общему правилу запрещена, а привлечение допускается по письменному распоряжению работодателя, часто — с письменного согласия работника. Без согласия можно привлекать только в исключительных ситуациях: катастрофа, авария, предотвращение несчастных случаев, чрезвычайные обстоятельства и другие случаи из статьи 113 ТК РФ.
Можно ли отказаться от командировки
Обычный работник без льготной категории не может просто сказать: «Не хочу ехать». Если командировка оформлена законно, связана с трудовой функцией, не нарушает медицинские ограничения и работодатель оплатил расходы, отказ может стать дисциплинарным проступком.
Но отказ законен, если работника нельзя направлять в командировку вообще. Например, беременную сотрудницу нельзя командировать даже при ее согласии. Несовершеннолетних работников также нельзя направлять в командировки, кроме специальных исключений.
Отказ также законен у работников, которых можно направлять только с письменного согласия. Если женщина с ребенком до 3 лет или одинокий родитель с ребенком до 14 лет письменно отказался, это не прогул и не нарушение дисциплины. Работодатель должен заранее ознакомить такого работника с правом отказаться.
Еще одна спорная ситуация — командировка в выходной. Если работодатель фактически привлекает сотрудника к работе в его выходной день, нужно соблюдать статью 113 ТК РФ: письменное распоряжение, согласие в случаях, когда оно требуется, и правильная компенсация.
Частые ошибки
Первая ошибка — платить только суточные и забывать про средний заработок. Суточные не заменяют оплату труда. Работнику отдельно сохраняют средний заработок за рабочие дни командировки.
Вторая ошибка — считать, что суточные можно отменить локальным актом. Нельзя написать в положении: «Суточные не выплачиваются никому». При обычной командировке работодатель обязан выдать аванс и возместить суточные как часть командировочных расходов.
Третья ошибка — отправлять в поездку без приказа и потом требовать отчет. В 2026 году командировка должна быть основана на письменном решении работодателя. Без него спорить о целях, сроках и расходах будет сложнее.
Четвертая ошибка — не оформлять выходной день. Если сотрудник летит в воскресенье по распоряжению работодателя или работает на выставке в субботу, кадровику нельзя делать вид, что это обычная командировка без повышенной оплаты.
Пятая ошибка — не проверять льготные категории. Беременную нельзя направлять, а работников с семейными обязанностями из статьи 259 ТК РФ нужно письменно знакомить с правом отказаться и получать согласие, если командировка допустима.
Штрафы и риски
Для работодателя главные риски — жалоба в трудовую инспекцию, доначисление выплат, спор в суде и административный штраф. Если не оплатить командировку, не выплатить суточные, неправильно привлечь к работе в выходной или незаконно наказать за отказ, это может считаться нарушением трудового законодательства.
По статье 5.27 КоАП РФ за обычное нарушение трудового законодательства возможны предупреждение или штраф: для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей, для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей. За повторные нарушения санкции выше.
Для работника риск тоже есть. Если он не относится к защищенной категории и без уважительной причины не поехал в законно оформленную командировку, работодатель может потребовать объяснение и применить дисциплинарное взыскание. Поэтому перед отказом лучше не спорить устно, а письменно указать причину: медицинские ограничения, льготный статус, отсутствие согласия на выходной, непредоставление аванса или иное нарушение.
Практический алгоритм
- Проверьте, относится ли поездка к командировке, а не к разъездной работе.
- Подготовьте служебную записку или другое основание для поездки.
- Проверьте, нет ли запрета или ограничения по работнику.
- Оформите письменное решение работодателя: приказ, срок, место, цель, источник оплаты.
- Выдайте аванс на проезд, жилье и суточные.
- Если есть выходной день, оформите согласие и компенсацию по статье 153 ТК РФ.
- После возвращения примите билеты, чеки, гостиничные документы и авансовый отчет.
- Возместите подтвержденные расходы и согласованные перерасходы.
- Если сроки изменились, оформите новый приказ.
- Храните документы так, чтобы было понятно: куда, зачем, на сколько и за чей счет ездил работник.
FAQ: командировка в 2026 году
Сколько суточных платить в 2026 году?
Размер суточных коммерческий работодатель устанавливает сам. Но для НДФЛ и страховых взносов необлагаемые лимиты — 700 рублей в день по России и 2 500 рублей в день за границей. Суммы сверх этих лимитов облагаются.
Платят ли суточные за выходные в командировке?
Да. Суточные платят за каждый день нахождения в командировке, включая выходные, праздники, дни в пути и вынужденную остановку в пути.
Как оплатить командировку, если выезд выпал на воскресенье?
Если выезд в воскресенье происходит по распоряжению работодателя, это нужно оформлять как привлечение к работе в выходной и компенсировать по статье 153 ТК РФ: минимум двойная оплата либо одинарная оплата плюс день отдыха по желанию работника.
Можно ли отказаться от командировки?
Обычный работник без законных оснований — обычно нет. Но беременных направлять нельзя, несовершеннолетних — тоже, кроме специальных исключений. Работники с семейными обязанностями из статьи 259 ТК РФ могут отказаться, если закон требует их письменного согласия.
Нужен ли приказ на командировку в 2026 году?
Да, нужно письменное решение работодателя. Это может быть приказ по форме Т-9 или собственная форма компании, где указаны работник, место, срок, цель и основание поездки.