Самозанятый — это физическое лицо или ИП, который применяет налог на профессиональный доход. Такой режим действует в рамках эксперимента до 31 декабря 2028 года, поэтому в 2026 году он продолжает применяться. Самозанятыми могут быть физлица, в том числе индивидуальные предприниматели, перешедшие на НПД.
У режима есть ограничения. Самозанятый не может иметь работников по трудовым договорам, заниматься перепродажей товаров, работать как агент, комиссионер или поверенный в интересах другого лица, а также применять НПД, если доход с начала календарного года превысил 2,4 млн рублей.
Налоговые ставки остаются простыми: 4% — с доходов от физлиц, 6% — с доходов от ИП и организаций. Поэтому бизнесу удобно работать с самозанятым: при правильном оформлении заказчик не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы на выплату.
Что проверить до заключения договора
Перед подписанием договора нужно проверить статус самозанятого по ИНН через официальный сервис ФНС. Сервис показывает, зарегистрирован ли человек как плательщик НПД на конкретную дату; ФНС прямо указывает, что при работе с таким лицом не нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы, если чеки действительно сформированы и отправлены в налоговую.
Проверку лучше делать не один раз, а минимум в три момента: перед заключением договора, перед оплатой и при длительном сотрудничестве — периодически. Самозанятый может сняться с учета, превысить лимит дохода или потерять право на НПД, а заказчик узнает об этом слишком поздно.
Для внутреннего согласования подрядчика можно использовать служебную записку на заключение договора ГПХ. Если работа начинается по отдельным поручениям, пригодится заявка на оказание услуг.
Что написать в договоре с самозанятым
В договоре с самозанятым нужно описывать не должность, а конкретный результат или услугу. Не “менеджер по продажам на полный рабочий день”, а “подготовка коммерческих предложений”, “настройка рекламной кампании”, “дизайн макета”, “фотосъемка мероприятия”, “ремонт помещения”, “доставка груза”.
В договоре стоит указать предмет, сроки, стоимость, порядок приемки, обязанность самозанятого сформировать чек, ответственность за недостатки, порядок обмена документами и условие о самостоятельной уплате НПД. Если услуги оказываются не разово, а по заявкам, можно закрепить порядок направления заявок и приемки каждой услуги.
Не стоит включать в договор слова “оклад”, “зарплата”, “рабочее время”, “смена”, “отпуск”, “должностная инструкция”, “подчиняется руководителю”, “дисциплинарное взыскание”. Такие формулировки сближают договор с трудовым.
Чек самозанятого: когда он нужен
Чек — главный документ для заказчика. Самозанятый формирует его в приложении “Мой налог” или веб-кабинете. ФНС указывает, что приложение позволяет формировать и отправлять клиенту чек, а также автоматически рассчитывает налог.
Если самозанятый получил деньги наличными, на карту или электронный кошелек, чек нужно сформировать в день получения дохода. Если оплата пришла на банковский счет, чек формируют до 9-го числа следующего месяца. В чеке нужно подробно указать, за что получена оплата, и сумму фактически полученного дохода.
Для заказчика безопасная схема такая: сначала договор или заявка, потом выполнение услуги, затем акт об оказании услуг или акт приёмки выполненных работ, после оплаты — чек самозанятого.
Нужен ли акт, если есть чек
Чек подтверждает получение денег и расчет НПД, но он не всегда доказывает качество и объем выполненной работы. Поэтому для бизнеса акт лучше не игнорировать. Особенно если сумма крупная, работа сложная, услуга длительная или возможны претензии.
Для услуг подойдет акт об оказании услуг, для работ — акт приёмки выполненных работ, для общей сдачи результата — приёмо-сдаточный акт. Если результат принят с замечаниями, можно оформить акт о недостатках выполненных работ.
Идеальная связка для бухгалтерии и спора: договор, заявка, переписка, акт, платежное поручение и чек из “Мой налог”.
Можно ли заключить договор с бывшим работником
С бывшим работником нужно быть особенно осторожным. Доходы самозанятого не признаются доходами от НПД, если он получает их по гражданско-правовому договору от нынешнего работодателя или от бывшего работодателя, если с момента увольнения прошло менее двух лет. ФНС прямо указывает, что в такой ситуации выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке.
Это значит, что нельзя уволить сотрудника в пятницу, а в понедельник заключить с ним договор как с самозанятым и платить “без налогов”. Даже если человек зарегистрировался в “Мой налог”, для бывшего работодателя это не решает проблему.
Если после увольнения прошло больше двух лет, договор возможен, но все равно нужно смотреть фактические отношения. Если бывший сотрудник продолжает выполнять ту же трудовую функцию, по тому же графику, под тем же руководителем и на том же рабочем месте, риск переквалификации остается.
Когда договор с самозанятым становится опасным
Опасность появляется, когда самозанятый на бумаге исполнитель, а по факту — обычный работник. ТК РФ определяет трудовые отношения как личное выполнение трудовой функции за плату в интересах, под управлением и контролем работодателя, с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка. Заключать гражданско-правовой договор, который фактически регулирует трудовые отношения, нельзя.
Рискованные признаки: постоянный график, рабочее место в офисе, начальник, ежедневные поручения, корпоративная почта, табель, фиксированная ежемесячная выплата, отпуск по согласованию, штрафы за опоздания, обязанность лично быть на месте с 9 до 18.
ФНС также называет признаки, которые могут вызвать контрольные мероприятия: средняя выплата самозанятому больше 20 тыс. рублей, сотрудничество дольше трех месяцев, больше 10 постоянных самозанятых исполнителей, недавняя регистрация исполнителя в НПД, выплаты в дни зарплаты сотрудникам и использование самозанятым материалов или ресурсов компании.
Что будет, если отношения признают трудовыми
Если договор с самозанятым признают трудовым, последствия будут неприятными. Отношения могут считаться возникшими со дня фактического допуска человека к работе, а сомнения в споре о признании отношений трудовыми толкуются в пользу наличия трудовых отношений.
Для заказчика это означает доначисления, кадровые обязанности, риск выплаты отпускных, компенсаций, больничных, переработок и других трудовых гарантий. Кроме того, за заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, КоАП РФ предусматривает штраф: для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей, для ИП — от 5 000 до 10 000 рублей, для организаций — от 50 000 до 100 000 рублей.
Работник в такой ситуации может подать исковое заявление об установлении факта трудовых отношений. Если он сначала хочет обратиться к компании, можно использовать заявление о заключении трудового договора в письменной форме.
Как безопасно работать с самозанятым
Безопасная модель выглядит так: самозанятый сам организует работу, не включается в штат, не подчиняется внутреннему распорядку, не получает зарплату, не занимает должность и отвечает за результат. Заказчик ставит задачу, принимает результат и оплачивает его по договору.
Лучше оплачивать не “месяц работы”, а конкретную услугу или этап. Например, не “ведение соцсетей за июнь”, а “подготовка 20 публикаций, 10 карточек и отчета по рекламной кампании”. Не “работа курьером”, а “доставка отправлений по заявкам”. Чем точнее результат, тем меньше трудовой риск.
Если услуги оказываются регулярно, можно использовать график оказания услуг, но он не должен превращаться в сменный график работника. Документ должен показывать порядок оказания услуг, а не режим рабочего времени.
Что делать, если самозанятый не выдал чек
Если самозанятый получил оплату и не выдал чек, заказчику нужно сразу запросить документ письменно. Без чека у бизнеса возникает риск по расходам и налогам: не всегда можно подтвердить, что выплата действительно прошла в рамках НПД.
В договоре стоит заранее прописать: чек передается заказчику в установленный срок, а при непередаче заказчик вправе удержать следующую оплату, потребовать возврат, возмещение убытков или неустойку, если такая санкция согласована. Но штрафовать самозанятого как работника нельзя — это гражданско-правовой исполнитель, а не сотрудник.
Если спор уже возник, можно использовать досудебную претензию по договору оказания услуг или претензию по исполнению условий договора. Если договорный спор дошел до суда, подойдет исковое заявление по договору оказания услуг.
Что проверить заказчику прямо сейчас
Перед работой с самозанятым стоит пройти короткий чек-лист: проверить статус НПД по ИНН, убедиться, что исполнитель не является бывшим работником за последние два года, прописать конкретную услугу или результат, убрать из договора трудовые формулировки, согласовать акт и чек, сохранить подтверждения оплаты и не платить в дни зарплаты штатным сотрудникам, если это выглядит как системная замена трудовых отношений.
Если компания массово работает с самозанятыми, лучше вести реестр исполнителей: ИНН, дата проверки статуса, договор, сумма выплат, даты актов, чеки, вид услуги, ответственный менеджер. Это поможет быстро пройти внутреннюю проверку и не собирать документы в последний момент.
FAQ: договор с самозанятым в 2026 году
Можно ли заключить договор с самозанятым в 2026 году?
Да, если самозанятый действительно оказывает услугу или выполняет работу как самостоятельный исполнитель, а не заменяет штатного сотрудника.
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплаты самозанятому?
Нет, если исполнитель является плательщиком НПД, правильно сформировал чек и отношения не нарушают ограничения режима.
Можно ли работать с бывшим сотрудником как с самозанятым?
Нельзя применять НПД по выплатам от бывшего работодателя, если с даты увольнения прошло менее двух лет.
Что важнее: акт или чек самозанятого?
Нужны оба документа. Чек подтверждает оплату и НПД, акт подтверждает факт и объем оказанных услуг или выполненных работ.
Когда договор с самозанятым могут признать трудовым?
Когда исполнитель работает по графику, подчиняется руководителю, выполняет постоянную трудовую функцию, получает регулярную оплату и фактически встроен в штат компании.