44. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АРБИТРАЖНЫХ СУДАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ПЕРВОЙ, АПЕЛЛЯЦИОННОЙ И КАССАЦИОННОЙ ИНСТАНЦИЙ)

44.1. Сводная номенклатура дел представляет собой ежегодный систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в судебных составах и подразделениях арбитражного суда, с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки в дела исполненных документов, образующихся в процессе работы, их систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения.

Сводная номенклатура дел арбитражного суда:

а) утверждается председателем арбитражного суда после ее согласования с экспертной комиссией арбитражного суда не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

б) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

Судебные дела, апелляционные и кассационные производства в сводную номенклатуру дел не включаются.

Сводная номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, сдаваемых в архив арбитражного суда, а также используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, находящихся в судебных составах и подразделениях.

44.2. Сводная номенклатура дел составляется в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утверждаемым приказом Министерства культуры Российской Федерации, Правилами работы архивов арбитражных судов, разрабатываемыми ВАС РФ и утверждаемыми приказом ВАС РФ, Перечнем документов, образующихся в деятельности арбитражных судов, разрабатываемым ВАС РФ и утверждаемым приказом ВАС РФ. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений арбитражного суда.

Номенклатура дел структурных подразделений (приложение N 63) составляется не позднее 1 декабря текущего года специалистом делопроизводства судебного состава или подразделения, согласовывается с работником, ответственным за работу архива суда, утверждается руководителем подразделения.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в архив суда.

44.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в суде цифрового или буквенного обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-12, где 01 - номер судебного состава и 12 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. Или: ОД-04, где ОД - обозначение подразделения делопроизводства и 04 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов), которые отражают основное содержание и состав документов дела.

Например:

3. Планы работы второго судебного состава на 2012 год и материалы по их выполнению.

Графа 3 номенклатуры заполняется по окончании календарного года специалистом архива.

В графе 4 указываются срок хранения дел, номера статей по перечню.

Графа 5 - примечание.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые индексы для однородных дел во всех судебных составах и подразделениях. Для дел, переходящих на следующий год, индекс должен сохраняться.

44.4. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме отражать состав и основное содержание документов дела. Не допускается употребление в заголовках дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и др.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

44.5. Сводная номенклатура дел арбитражного суда формируется в соответствии со структурой суда. Названиями разделов номенклатуры являются наименования судебных составов и структурных подразделений.

44.6. Сводная номенклатура дел арбитражного суда на предстоящий календарный год составляется работником архива в последнем квартале текущего года на основании номенклатур дел судебных составов и подразделений, утвержденных их руководителями и представляемых в архив не позднее 1 декабря текущего года (приложение N 64).

44.7. Из утвержденной сводной номенклатуры дел арбитражного суда на предстоящий год судебные составы и подразделения не позднее января следующего года получают выписки разделов с перечнем дел по номенклатуре соответствующего судебного состава или подразделения для использования в работе.

44.8. Законченные производством документы сдаются в 10-дневный срок исполнителем специалисту делопроизводства подразделения, который формирует их в дела по номенклатуре. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны председателем судебного состава, руководителем подразделения в дело с указанием номера дела по номенклатуре, даты списания и отметки об исполнении. Отметка проставляется исполнителем в нижнем углу лицевой стороны первого листа исполненного документа на свободном от текста месте. Виза руководителя об исполнении и списании в дело проставляется в левом нижнем углу документа.

Срок хранения документа определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

44.9. Формирование дел по номенклатуре представляет собой объединение исполненных документов в дела и систематизацию документов внутри дела (приложение N 65).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел работников; документы постоянного и временного сроков хранения группировать раздельно; приложения, указанные в документах, независимо от даты их утверждения или составления присоединять к документам, к которым они относятся; при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать об этом отметку на документе (возвращены заявителю, изъяты и т.п.); в дело не должны помещаться документы, которые необходимо возвратить по принадлежности, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2 и т.д.

44.10. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель судебного состава, подразделения. На документе проставляется отметка: "В дело N __", ставятся дата и подпись руководителя.

44.11. Для оперативного поиска документов дела располагаются по порядковым номерам номенклатуры. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне дверей шкафа, где хранятся дела по номенклатуре судебного состава, подразделения.

На корешке обложки дела указывается индекс по номенклатуре дел.

44.12. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются по видам и хронологии.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по кадровым вопросам (отпуска, командировки) формируются в отдельное дело. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям работников.

Обращения граждан и должностных лиц по вопросам организации работы арбитражных судов (предложения, заявления и жалобы) и все документы по рассмотрению и разрешению обращений группируются в отдельное дело.

44.13. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-запрос помещается перед документом-ответом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

44.14. Ответственность за сохранность документов и дел, предусмотренных номенклатурой, несут руководители судебных составов, структурных подразделений и соответствующие работники структурных подразделений.

44.15. Дела по номенклатуре кадровой службы, финансового отдела и бухгалтерии, отдела материально-технического обеспечения заводятся и формируются с учетом специфики деятельности этих подразделений.

44.16. По окончании календарного года не позднее января следующего за ним года специалисты судебных составов и структурных подразделений передают в архив суда дела по номенклатуре постоянного хранения и дела временного (свыше 10 лет) хранения. Если дела по номенклатуре постоянного и временного хранения хранятся в подразделении суда в течение трех лет (пункт 38.14 Инструкции), они передаются в архив по окончании данного срока.

Описи дел по номенклатуре утверждаются руководителем судебного состава, подразделения суда.

Передача дел по номенклатуре производится по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем подразделения делопроизводства.

В отдельные дела формируются документы с постоянным сроком хранения.

Для дел постоянного срока хранения составляется внутренняя опись по установленной форме (приложение N 66). В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле и проставляется пометка "В архив", которая заверяется подписью руководителя подразделения. Внутренняя опись подшивается в дело.