1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АРБИТРАЖНЫХ СУДАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ПЕРВОЙ, АПЕЛЛЯЦИОННОЙ И КАССАЦИОННОЙ ИНСТАНЦИЙ)

1.1. Ведение делопроизводства в судебных составах арбитражного суда осуществляется секретарями судебных заседаний, специалистами по делопроизводству судебных составов либо при необходимости помощниками судей.

В других структурных подразделениях суда делопроизводство ведется специалистами, на которых функции делопроизводства возложены должностным регламентом, либо работниками подразделения, которым руководителем подразделения наряду с другими обязанностями поручено выполнение такой работы.

Обязанности этих работников определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателями арбитражных судов.

Перечень функциональных обязанностей, приведенных в пунктах 1.2 - 1.5 Инструкции, является примерным и может быть скорректирован должностными регламентами сотрудников суда, утверждаемыми председателем арбитражного суда.

1.2. Специалисты подразделения делопроизводства арбитражного суда:

регистрируют в САС исковые заявления (заявления) (далее - исковые заявления), дополнительные материалы по делу (заявления, ходатайства, жалобы и т.п.), в том числе поданные в электронном виде путем заполнения формы, размещенной на официальном сайте арбитражного суда в сети Интернет, лиц, обратившихся с указанными документами, ответчиков и третьих лиц; апелляционные, кассационные жалобы и приложенные к ним документы в САС, а также регистрируют в САД документы непроцессуального характера, подлежащие рассмотрению в судебных составах и подразделениях;

предварительно определяют специализацию споров по поступившим заявлениям и вносят в САС данные из классификаторов системы;

передают поступившие исковые заявления в судебный состав согласно установленной специализации и вводят информацию об этом в САС. Если в суде применяется автоматизированное распределение исковых заявлений, они передаются после распределения непосредственно судье или его помощнику;

формируют реестры передачи документов судьям или в судебные составы и подразделения и передают документы по реестру специалистам по делопроизводству судебного состава или иному уполномоченному на прием документов лицу;

осуществляют поиск информации по документам и делам;

оформляют справки о непоступлении в суд искового заявления (заявления) при поступлении запросов;

регистрируют судебные дела, поступившие для рассмотрения из других судов, вводят в САС необходимые сведения по судебному делу;

формируют реестры для отправки судебных дел и документов отделениями почтовой связи и оформляют почтовую корреспонденцию, в том числе формируют списки бандеролей для отправки отделениями почтовой связи;

вносят в САС информацию о дате отправки документов и дел, почтовые адреса и иные обязательные реквизиты истцов, ответчиков, третьих лиц;

формируют и печатают конверты, наклейки на бандероли или посылки для отправки их отделениями почтовой связи;

ведут учет количества поступивших в суд документов и дел, составляют соответствующие сводки;

формируют и оформляют дела по номенклатуре.

1.3. На секретаря судебного заседания возлагаются следующие обязанности:

заполнение статистической карточки по делу;

направление и вручение под расписку копий судебных актов лицам, участвующим в деле, а также иным лицам по указанию судьи, в том числе размещение информации по судебным делам в САС суда, а также контроль за ее размещением в сети Интернет;

направление извещений о времени и месте судебного заседания;

размещение списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, на информационных стендах или киосках. Контроль соответствия сведений о месте и времени рассмотрения судебных дел, размещенных в сети Интернет (в том числе в сервисе "Календарь судебных заседаний"), судебным актам, вынесенным по судебному делу, проверка правильности формирования списков на информационных панелях и информационных киосках, размещенных у зала судебного заседания, при необходимости распечатка списка и размещение на информационном стенде или на отведенном для этого месте;

подготовка информации для судьи о надлежащем извещении лиц, участвующих в деле, о причинах их неявки в судебное заседание;

проверка явки лиц, прибывших в судебное заседание по вызову суда, информирование судьи о неявке лиц и причинах неявки;

проверка явки арбитражных заседателей в судебное заседание, информирование судьи об их неявке и причинах неявки, если они известны;

ведение протокола судебного заседания; организация ведения аудиопротокола и последующая его обработка; ознакомление с протоколами лиц, участвующих в деле, по их ходатайствам;

содействие судье в проведении видеоконференц-связи;

ведение протокола о совершении отдельного процессуального действия;

прием и отправка по указанию судьи телефонограмм, электронных сообщений, факсов, подшивка их текста в судебное дело;

заполнение бланков исполнительных листов по делам;

по указанию судьи возвращение по заявлениям лиц, участвующих в деле, представленных документов или их отправка заказными письмами с уведомлением о вручении;

выдача на основании вынесенного судом судебного акта вещественных доказательств лицу (организации), представившему их, или лицу, определенному судом;

по указанию судьи ознакомление лиц, участвующих в деле, и иных лиц с материалами судебного дела (производства), если в суде не создано соответствующее подразделение либо не назначено ответственное лицо по ознакомлению с материалами судебных дел (производств);

контроль поступления из отделений почтовой связи уведомлений о вручении писем с копиями судебных актов лицам, участвующим в деле, извещений о времени рассмотрения дел в суде;

ввод информации в САС о прохождении искового заявления и дела в суде;

свидетельствование копий судебных актов и документов;

подготовка судебных дел для сдачи в архив, сдача дел в архив;

выполнение другой работы по поручению судьи и председателя судебного состава.

1.4. На специалиста по делопроизводству судебного состава, подразделения возлагаются следующие обязанности:

прием по реестру под расписку от специалистов подразделения делопроизводства исковых заявлений, дополнительных материалов, других документов и судебных дел;

на основании визы председателя судебного состава передача исполнителям по реестру исковых заявлений и судебных дел;

передача исполнителям дополнительных материалов к поступившим исковым заявлениям, писем, жалоб и иных обращений, а также другой документации под расписку в реестре (журнале <1>);

--------------------------------

<1> Все упомянутые в настоящей Инструкции журналы и реестры могут вестись в арбитражном суде в электронном виде. В случае необходимости подписания тех или иных граф журнала/реестра страницы журнала распечатываются, нумеруются и подшиваются по порядку в соответствующее номенклатурное дело, при этом возможна организация электронного подписания таких журналов/реестров, в том числе путем проставления отметок "передано-принято" в САС арбитражного суда.

регистрация в САС информации по резолюции председателя судебного состава (если в суде не применяется автоматизированное распределение исковых заявлений и дел) о назначении судьи, судьи-докладчика, о движении судебного дела, совершенных процессуальных действиях и принятых судебных актах;

регистрация в САД информации по резолюции руководителя структурного подразделения о назначении исполнителя, действиях по исполнению документа, направлении ответа заявителю, итоговых документах и т.д.;

внесение в регистрационные карточки САС и САД дополнительных данных по делам и документам по мере их прохождения в судебном составе или подразделении суда;

формирование и подшивка судебных дел по мере поступления материалов дела, нумерация листов дела;

оформление судебных дел, апелляционных, кассационных производств;

формирование реестров дел и документов для передачи в другие подразделения суда;

подготовка сопроводительных писем;

свидетельствование копий судебных актов и документов;

направление копий судебных актов и исполнительных листов;

формирование реестра отправки дел и документов, передача реестров в экспедицию под расписку вместе с делами и документами, запечатанными в конверты;

формирование документов для вложения в почтовые конверты, печатание на конвертах адресов отправителей и получателей, заполнение почтовых уведомлений о вручении корреспонденции адресатам;

печатание наклеек для пакетов и бандеролей, конвертование пакетов и бандеролей;

ведение необходимой справочно-информационной работы;

направление документов и дел по запросам, передача документов и дел в архив суда;

составление актов на уничтожение дел по номенклатуре с истекшими сроками хранения и передача этих дел в службу хозяйственного обеспечения для уничтожения;

периодическая сверка наличия судебных дел и документов, находящихся на исполнении у судей, помощников судей, работников судебного состава, подразделения;

информирование председателя судебного состава, руководителя подразделения о сроках исполнения поручений, дел и документов;

подготовка предложений по номенклатуре дел судебного состава, подразделения и формирование номенклатурных дел по срокам хранения документов, передача дел в архив для постоянного хранения;

своевременная подготовка заявок для получения бланков, средств оргтехники, канцелярских принадлежностей, их учет и выдача работникам;

хранение печатей, штампов, бланков, используемых в работе, в судебном составе, подразделении;

оформление заявок на машинописные и копировальные работы, передача их в группу автоматизированной подготовки документов и копировально-множительное бюро, получение готовой работы;

печатание копий судебных актов, подлежащих отправке, заверение их подлинности, оформление пакетов для отправки, сдача их в экспедицию;

выполнение иной работы по поручению председателя судебного состава и руководителя подразделения.

1.5. Помощник судьи, обеспечивая исполнение судьей полномочий и содействуя осуществлению правосудия, на основании поручений судьи выполняет следующие обязанности:

изучает поступившие судье исковые заявления, заявления, жалобы, представления и вносит предложения по их рассмотрению;

принимает участие в решении задач подготовки дела к судебному разбирательству, включая подбор законов и иных нормативных правовых актов, материалов судебной практики, необходимых для рассмотрения дела;

подготавливает заключения по сложным и спорным вопросам применения норм материального права;

оказывает судье помощь в совершении действий при подготовке дела к судебному разбирательству, предусмотренных статьей 135 АПК РФ. При этом помощник судьи не вправе совершать действия, влекущие за собой возникновение, изменение или прекращение прав или обязанностей лиц, участвующих в деле, и других участников арбитражного процесса;

принимает участие в организации подготовки и проведения судебного процесса, а именно: контролирует изготовление и своевременное направление копий судебного акта, которыми извещаются или вызываются участники процесса; формирует список судебных дел, назначенных для рассмотрения в судебном заседании; готовит судье информацию о надлежащем извещении лиц, участвующих в деле, а также о причинах их неявки в судебное заседание; контролирует поступление документов, истребованных судом;

оказывает судье содействие в организации и проведении видеоконференц-связи судебного заседания;

ведет протокол судебного заседания в случаях отсутствия в суде секретарей судебного заседания;

оказывает содействие судье при подготовке проектов судебных актов;

осуществляет контроль по исковым заявлениям, заявлениям и жалобам, оставленным без движения, а также по делам, по которым отложено рассмотрение либо приостановлено производство;

контролирует работу специалистов по формированию материалов дела; по своевременному направлению лицам, участвующим в деле, и другим участникам арбитражного процесса судебных актов, исполнительных листов;

контролирует правильность заполнения электронных статистических карточек;

проверяет в САС полноту и правильность заполнения реквизитов судебных дел и документов, полей статистической карточки судебного дела;

подготавливает с использованием САС периодические (ежемесячные, квартальные, полугодовые и годовые) статистические отчеты по рассмотрению судебных дел и по другим вопросам, участвует в составлении статистического отчета о работе судьи;

готовит данные и материалы, необходимые судье для обобщений, докладов, статей, выступлений;

готовит проекты ответов на обращения и запросы, поступающие в адрес судьи, в том числе в связи с находящимися в производстве судьи делами.