3. ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.1. Кадровое делопроизводство включает подготовку проектов, согласование и выпуск организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрацию, учет и хранение, а также ведение, учет и хранение предусмотренных законодательством и иными нормативными актами форм, книг и журналов.

3.2. Подготовка, оформление, выпуск и учет кадровых документов осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, с особенностями, установленными настоящей Инструкцией.

3.3. К организационным документам относятся документы, регламентирующие структуру, задачи и функции Аппарата ЦИК России, его управлений и отделов, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и гражданских служащих Аппарата ЦИК России.

К организационным кадровым документам относятся:

положение об Аппарате ЦИК России;

положения об управлениях Аппарата ЦИК России;

структура Аппарата ЦИК России;

штатное расписание Аппарата ЦИК России;

служебный распорядок Аппарата ЦИК России;

должностные регламенты гражданских служащих Аппарата ЦИК России и иные документы.

3.4. К распорядительным документам относятся распоряжения, в которых отражаются конкретные управленческие решения, связанные с деятельностью членов ЦИК России, приемом на гражданскую службу в Аппарат ЦИК России, прохождением гражданской службы и увольнением с гражданской службы в Аппарате ЦИК России.

3.4.1. Распоряжениями оформляются начало исполнения обязанностей по замещению государственной должности и прекращение полномочий членов ЦИК России, работающих в Комиссии на постоянной (штатной) основе, прием на гражданскую службу, заключение служебного контракта, исчисление стажа гражданской службы гражданским служащим Аппарата ЦИК России, присвоение классных чинов гражданской службы, установление новых условий оплаты труда, перевод (назначение) на иную должность гражданской службы, исполнение обязанностей начальника отдела (управления), изменение фамилии, имени, отчества, установление неполного рабочего дня, выплаты единовременного поощрения в связи с увольнением и выходом на пенсию за выслугу лет, выплаты единовременного поощрения в связи с государственным праздником и в связи с юбилеем, премирование по итогам работы за квартал, предоставление ежегодных, учебных, дополнительных отпусков, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения денежного содержания, выход из отпуска по уходу за ребенком, наложение взыскания, командирование, прекращение служебного контракта, освобождение от должности гражданской службы и увольнение с гражданской службы.

Распоряжения по кадровым вопросам являются основанием для начисления денежного вознаграждения или содержания, осуществления выплат, доплат или удержаний.

3.4.2. Проекты распоряжений готовятся в отделе кадров Управления государственной службы и кадров (далее - отдел кадров) на основании поручений Председателя ЦИК России, личных заявлений членов ЦИК России и гражданских служащих, представлений начальников управлений Аппарата ЦИК России, служебных записок, иных документов.

3.4.3. В распоряжении о приеме на гражданскую службу указываются фамилия, имя, отчество принимаемого гражданина, наименование замещаемой должности и структурного подразделения Аппарата ЦИК России, дата начала исполнения обязанностей, условия оплаты труда (в том числе размер должностного оклада гражданского служащего, надбавки и другие выплаты), срок действия заключаемого служебного контракта, установленный срок испытания гражданского служащего в целях проверки соответствия его замещаемой должности гражданской службы, если это предусмотрено, основание выпуска распоряжения (поручение, заявление, представление).

3.4.4. В распоряжениях о продлении срока гражданской службы и заключении срочного служебного контракта, назначении на иную должность гражданской службы, увольнении с гражданской службы, отпуске и по другим кадровым вопросам указываются фамилия, имя, отчество гражданского служащего, наименование замещаемой должности гражданской службы и структурного подразделения Аппарата ЦИК России, содержание распорядительного решения (продлить срок гражданской службы, уволить с гражданской службы, предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск и другое), если требуется, дается ссылка на законодательный акт, на основании которого принимается распорядительное решение, устанавливаются сроки (календарные даты) действия распорядительного решения (действия срочного служебного контракта, предоставления отпуска, командировки, дата увольнения и другое). В распоряжении, как правило, указывается основание его оформления (представление, заявление, график отпусков, план командировок, служебная записка).

3.4.5. Проекты распоряжений по кадровой работе, в том числе по отпускам членов ЦИК России, гражданских служащих Аппарата ЦИК России, не соответствующим графику отпусков, визируются согласно приложению N 1.

3.4.6. Проекты распоряжений по ежегодным отпускам гражданских служащих Аппарата ЦИК России, соответствующим графику отпусков, визируются согласно приложению N 2.

3.4.7. Распоряжения по кадровым вопросам подписывает Председатель ЦИК России. По поручению Председателя ЦИК России распоряжения может подписывать заместитель Председателя ЦИК России.

3.4.8. Распоряжения регистрируются в отделе кадров с использованием Задачи "Кадры".

3.4.9. Распоряжениям присваиваются порядковые регистрационные номера в пределах календарного года:

распоряжениям о приеме, переводе, увольнении, поощрении помимо номера присваивается индекс "лс";

распоряжениям о командировании присваивается индекс "лк";

распоряжениям о дисциплинарных взысканиях, учебных, других отпусках присваивается индекс "к".

3.4.10. Копии распоряжений по кадровым вопросам заверяются круглой печатью отдела кадров и передаются начальнику отдела бюджетного учета и отчетности - главному бухгалтеру Планово-финансового управления.

3.4.11. Для сведения и информирования членов ЦИК России и гражданских служащих Аппарата ЦИК России подписанные и зарегистрированные распоряжения по кадровым вопросам размещаются на сетевом диске по адресу: N:\CIK\ACIK\UGSK\Public.

3.4.12. Распоряжения по кадровым вопросам формируются согласно номенклатуре дел в соответствии со сроками хранения в следующие дела:

по вопросам приема, перемещения, увольнения, премирования и др.;

по вопросам предоставления отпусков, наложения взысканий и др.;

по командированию в пределах Российской Федерации.

3.4.13. Распоряжения и материалы к ним в течение одного года хранятся в отделе кадров Управления государственной службы и кадров, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, передаются в Центральный архив ЦИК России (далее - Архив).

3.5. К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки и другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.