5. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

5.1. Работа с отправляемыми (исходящими) из ЦИК России документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, в том числе наличие полного адреса и его точность, наличие подлинной подписи (для электронного документа - проверку подлинности электронной подписи), виз координатора, исполнителя и соисполнителей, других необходимых элементов оформления, указанных приложений, и отправку.

Ответственность за правильность указания в письме (в том числе сопроводительном) или списке рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса, несет исполнитель документа.

5.2. Отправляемые (исходящие) документы печатаются в управлениях Аппарата ЦИК России, в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, ответственных за их подготовку, и оформляются в соответствии с положениями раздела 4 Инструкции с последующим размещением файла отправляемого (исходящего) документа на файл-сервере пользователей КСА ЦИК России в соответствии с порядком, утвержденным секретарем ЦИК России.

Учет и выдача бланков в управления Аппарата ЦИК России, в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России осуществляются протокольно-контрольным отделом.

5.3. Отправка документов из ЦИК России осуществляется органами федеральной фельдъегерской связи, почтовой и телеграфной связью, по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по системе МЭДО, каналам факсимильной связи, в информационно-телекоммуникационной сети Интернет или нарочным.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по факсимильной связи или в информационно-телекоммуникационной сети Интернет принимает ответственный за исполнение документа.

5.4. При оформлении отправляемых (исходящих) писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации (кроме писем, адресованных в федеральные органы государственной власти и иные федеральные государственные органы, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательные комиссии субъектов Российской Федерации).

5.5. Отправляемые (исходящие) письма направляются за подписью Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России на соответствующих бланках.

Телеграммы категории "правительственная" направляются только за подписью Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России и секретаря ЦИК России в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 года N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" передаются в приоритетном порядке".

5.6. По согласованию с Председателем ЦИК России, заместителем Председателя ЦИК России или секретарем ЦИК России либо по их указаниям по исполнению документов или поручениям письма подписываются членами ЦИК России на бланке письма ЦИК России.

Ответ на входящий документ подписывается координатором исполнения, а в случае его отсутствия - автором указаний по исполнению документа.

По согласованию с Председателем ЦИК России, заместителем Председателя ЦИК России или секретарем ЦИК России письма вправе подписывать:

Руководитель Аппарата ЦИК России - по направлениям своей деятельности в соответствии с должностным регламентом;

заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющиеся начальниками управлений Аппарата ЦИК России, - по направлениям своей деятельности в соответствии с должностными регламентами (на бланке письма ЦИК России);

абзацы шестой - седьмой исключены. - Постановление ЦИК России от 04.09.2019 N 225/1703-7;

начальник Управления по вопросам взаимодействия с политическими партиями и международного сотрудничества - по вопросам поездок за пределы территории Российской Федерации, приема иностранных делегаций, иным вопросам международного сотрудничества в области избирательных систем, консульским и регистрационным вопросам (на бланке письма ЦИК России);

начальник Управления государственных контрактов и обеспечения деятельности Комиссии - по вопросам материально-технического и социально-бытового обеспечения, запрос ценовой информации, необходимой для обоснования начальной (максимальной) цены государственного контракта (на бланке письма ЦИК России);

начальник Управления пресс-службы и информации - по вопросам взаимодействия со средствами массовой информации, а также пресс-службами федеральных органов государственной власти, иных федеральных государственных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, политических партий, образовательных и общественных организаций и по вопросам оформления пропусков на право прохода в комплекс зданий ЦИК России представителей средств массовой информации (на бланке письма ЦИК России);

абзацы одиннадцатый - двенадцатый исключены. - Постановление ЦИК России от 04.09.2019 N 225/1703-7.

По поручениям либо указаниям по исполнению документа секретаря ЦИК России обращения, содержащие вопросы, не относящиеся к компетенции ЦИК России, требующие рассмотрения по существу соответственно уровню выборов, ответы на отдельные обращения, а также уведомления о переадресации обращения заявителя направляются в государственный орган (в том числе в иные избирательные комиссии), орган местного самоуправления, должностному лицу и гражданам за подписью начальника управления Аппарата ЦИК России, ответственного за исполнение поручения (на бланке письма ЦИК России).

По поручению Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России письма могут подписывать заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, являющиеся начальниками управлений Аппарата ЦИК России (на бланке письма ЦИК России).

Письма по вопросам деятельности профсоюзной организации ЦИК России подписываются Председателем Профсоюзного комитета ЦИК России, заместителями Председателя Профсоюзного комитета ЦИК России (на бланке письма ЦИК России).

Письма по уточнению финансовых вопросов могут подписываться начальником Планово-финансового управления.

5.7. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, ответственным за исполнение, соисполнителями, передаются в открытом виде для регистрации и отправки в отдел прохождения документов и ведения архива гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, гражданскими служащими соответствующих приемных заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, а также работниками, ответственными за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.

Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы начальником Планово-финансового управления, а при необходимости - главным бухгалтером ЦИК России.

Если отправляемый (исходящий) документ является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

В случае если указание по исполнению документа или поручение Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России содержит требование о согласовании, внесении предложений или штамп "Контроль", то на копии исходящего документа или в докладной (служебной) записке должна быть отметка о согласовании с автором указаний по исполнению документа или поручения.

5.8. С использованием ПИ ДЕЛО документам присваивается исходящий регистрационный номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий регистрационный номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, ответственный за исполнение, координатор (визы), а также кем документ подписан, вид документа.

Копии исходящих документов, содержащие визы, помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел.

При отправке документов гражданским служащим отдела прохождения документов и ведения архива и ведения архива подписанный и зарегистрированный документ сканируется и его электронная копия присоединяется к РК.

5.9. Отправка исходящих документов в избирательные комиссии субъектов Российской Федерации по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО осуществляется отделом прохождения документов и ведения архива.

В этом случае после регистрации электронный образ документа присоединяется к РК и отправляется в формате .pdf (за исключением документов, подписанных электронной подписью), при необходимости приложения к документу отправляются в формате MS Word(R) и MS Excel(R).

Подлинные документы по вопросам формирования избирательных комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов избирательных комиссий и работников их аппаратов, иных граждан и организаций направляются органами федеральной фельдъегерской связи или почтой в обязательном порядке.

Иные документы могут быть отправлены органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью по указанию секретаря ЦИК России.

5.10. При необходимости отправка материалов информационного и справочного характера осуществляется по каналам связи ГАС "Выборы" через почтовые ящики, установленные на автоматизированных рабочих местах гражданских служащих в управлениях Аппарата ЦИК России.

5.11. По каналам факсимильной связи документы передаются исполнителями после их регистрации в отделе прохождения документов и ведения архива.

5.12. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса в отдел прохождения документов и ведения архива представляются ее оформленный подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов.

5.13. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (приложение N 6). Список рассылки подписывается исполнителем, начальником управления Аппарата ЦИК России (его заместителем). Письмо и список рассылки передаются гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, в отдел прохождения документов и ведения архива для регистрации. После регистрации письма исполнитель тиражирует его и передает на отправку в отдел прохождения документов и ведения архива.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый его экземпляр.

Для отправки документов используются конверты установленного образца (приложение N 8). Если одному и тому же адресату направляются одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие регистрационные номера всех вложенных документов.

5.14. Контроль за введением данных в ПИ ДЕЛО и актуальностью адресов, сведений об избирательных комиссиях субъектов Российской Федерации, органах государственной власти субъектов Российской Федерации и их руководителях осуществляет Управление по вопросам организации избирательного процесса; о федеральных органах государственной власти и иных федеральных государственных органах, их руководителях - Управление по работе с обращениями и документационного обеспечения; о средствах массовой информации и их руководителях - Управление пресс-службы и информации; о политических партиях и их лидерах, об адресах иностранных посольств в Москве и международных организаций - Управление по вопросам взаимодействия с политическими партиями и международного сотрудничества.

Проверка актуальности введенных в ПИ ДЕЛО данных осуществляется соответствующими управлениями не реже одного раза в месяц.

5.15. Отправка документов из ЦИК России осуществляется отделом прохождения документов и ведения архива ежедневно с 9.00 до 18.00 (в пятницу до 16.45), кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Документы, переданные для отправки до 17.00 (в пятницу до 16.00), оформляются в тот же день, остальные - на следующий рабочий день.

В период между федеральными избирательными кампаниями исходящие документы отправляются органами федеральной фельдъегерской связи по Москве до 15.00 текущего рабочего дня, в другие субъекты Российской Федерации - один раз в неделю по средам. Отправка документов в иные сроки осуществляется по указанию секретаря ЦИК России.

5.16. Особенности регистрации и отправки исходящих документов, в том числе упрощенный порядок визирования, в период подготовки и проведения федеральных избирательных кампаний, кампаний референдума, в период подготовки и проведения выборов, проводящихся в единый день голосования в субъектах Российской Федерации, могут определяться Председателем ЦИК России, заместителями Председателя и секретарем ЦИК России.

5.17. Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно и передаются в орган федеральной фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком маршрутов сотрудников федеральной фельдъегерской связи.

5.18. Документы без отметок оформляются по мере поступления в отдел прохождения документов и ведения архива и передаются в орган федеральной фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком маршрутов сотрудников федеральной фельдъегерской службы в оптимальные сроки.

5.19. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются отделом прохождения документов и ведения архива через почтовое отделение связи простыми почтовыми отправлениями или заказными письмами.

5.20. Отправляемые (исходящие) документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, художественная, учебная, научная и иная литература, периодические издания, к отправке не принимается.