4. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

4.1. Документы, создаваемые в ЦИК России, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

4.2. В ЦИК России используются следующие виды продольных гербовых бланков, изготовленных типографским способом (приложение N 4):

бланк протокола заседания Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк выписки из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк распоряжения Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк Руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

общий бланк Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (для подготовки любого вида документа, кроме письма, например, справки);

бланк письма Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

4.3. Бланки Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, общий бланк ЦИК России, бланк письма ЦИК России имеют нумерацию на обороте.

Выдача бланков управлениям Аппарата ЦИК России, а также контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется протокольно-контрольным отделом Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения Аппарата ЦИК России (далее - протокольно-контрольный отдел).

Уничтожение испорченных бланков осуществляется в протокольно-контрольном отделе с составлением акта установленной формы (приложение N 5).

4.4. При подготовке документов с применением ПИ ДЕЛО используются электронные шаблоны бланков документов.

4.5. При подготовке и оформлении документов члены ЦИК России и гражданские служащие Аппарата ЦИК России, работники ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности ЦИК России, являются:

4.5.1. Государственный герб Российской Федерации.

На бланках документов ЦИК России Государственный герб Российской Федерации изображается в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" в одноцветном варианте на геральдическом щите. Изображение герба помещается по центру верхнего поля бланка над словами "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации".

4.5.2. Наименование федерального органа.

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации.

4.5.3. Наименование должности.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках должностных лиц:

бланк Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк Руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

Наименование должности указывается под наименованием федерального органа.

4.5.4. Справочные данные о ЦИК России.

Справочные данные о ЦИК России указываются в бланках писем:

Большой Черкасский переулок, дом 9, Москва, 109012,
телефоны (495) 606-79-57, (495) 606-97-69,
факс (495) 606-97-69, cikrf.ru, цик.рф.

4.5.5. Наименование вида документа.

Наименование вида издаваемого документа (постановление, распоряжение, протокол заседания, выписка из протокола заседания) включается в бланк соответствующего вида документов.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

4.5.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

07 апреля 2015 г.

4.5.7. Регистрационный номер документа.

Для входящих документов - это индекс Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения, через косую черту - порядковый номер и через дефис - год регистрации документа, например: 08/3546-2015.

Для исходящих документов - это индекс дела по номенклатуре и через косую черту - порядковый номер документа, например: 01-15/2465.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

4.5.8. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

4.5.9. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа (Москва) указывается в бланках документов, за исключением бланков писем.

При продольном расположении реквизитов бланка место составления (издания) документа указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении - под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.

4.5.10. Гриф ограничения доступа к документу.

Проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации.

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП).

Отметка проставляется в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа от границы верхнего поля.

4.5.11. Адресат.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются после фамилии, например:

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

На документах, адресованных федеральным органам государственной власти и иным федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение N 6), который подписывается исполнителем и начальником управления Аппарата ЦИК России (руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России).

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса), например:

Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела

vniidad@mail.ru

4.5.12. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и прописными буквами) и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек и прописными буквами), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

4.5.13. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа оформляются на отдельном листе формата A6 (105 мм x 147 мм), на бланке установленной формы (приложение N 7), приложенном к документу. В отдельных случаях указания по исполнению документа могут быть оформлены на самих документах. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы (либо должности) исполнителей, при необходимости - содержание, срок исполнения (устанавливаемый должностным лицом, издавшим указание по исполнению документа), подпись и дату, например:

Указания по исполнению документа должны быть подписаны собственноручной подписью должностного лица с использованием чернил синего или черного цвета. Использование чернил других цветов не допускается.

Указания по исполнению документа прикрепляются к документу, к которому они относятся, и вместе с ним подшиваются в дело.

Указания по исполнению документа могут быть оформлены с использованием ПИ ДЕЛО.

4.5.14. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

"о чем (о ком)?", например:

Распоряжение - О создании аттестационной комиссии

Письмо - Об использовании комплексов обработки избирательных бюллетеней (КОИБ) в Самарской области на выборах 13 сентября 2015 года

Акт - Об уничтожении документов с истекшими сроками хранения

"чего (кого)?", например:

Должностной регламент ведущего специалиста И.И. Иванова.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Документы, оформленные на бланках формата A5, указания руководителей ЦИК России по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.

4.5.15. Отметка о контроле.

Отметка о контроле проставляется на документах, поставленных на контроль, с использованием штампа "Контроль" (или иным способом) на верхнем поле документа справа либо на бланке указания по исполнению документа.

4.5.16. Текст документа.

Тексты документов, создаваемых в ЦИК России, оформляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальная переписка ЦИК России с избирательными комиссиями, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа оформляется в виде связного текста, таблицы или в виде соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти Российской Федерации, иными федеральными государственными органами, в том числе ЦИК России, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Тексты документов большого объема, например, инструкций, методических рекомендаций, могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("ЦИК России не считает возможным...", "ЦИК России предлагает рассмотреть возможность...");

на бланках должностных лиц - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее граф (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы).

4.5.17. Отметка о приложении.

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 6 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1."

или

"...делается запись в журнал установленной формы (приложение N 2)."

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее.

4.5.18. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке ЦИК России, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется на бланке Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, то должность не указывается.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

4.5.19. Отметка об электронной подписи.

Проставляется на визуализированном электронном документе в месте расположения собственноручной подписи должностного лица в документе на бумажном носителе, например:

Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере.

Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга.

Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

4.5.20. Гриф согласования документа.

Согласование проекта документа с другими государственными органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к левому полю;

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то согласование оформляется следующим образом:

или:

4.5.21. Виза.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Согласование проекта документа может осуществляться в ПИ ДЕЛО. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.

Для документа, подлинник которого остается в ЦИК России, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляется из ЦИК России, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Порядок визирования постановлений и распоряжений ЦИК России установлен в соответствующих разделах Инструкции.

4.5.22. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

4.5.23. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Верно" или "Копия верна", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

Допускается заверять копии отметкой "Верно" или "Копия верна" проставлением штампа с указанием должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.

В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах, при заверении копии документа также проставляется время заверения.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии: "Всего в копии ___ л.".

Допускается заверять отметкой "Верно" либо "Копия верна" каждый лист многостраничной копии документа.

4.5.24. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

А.П. Иванов
(495) 202-13-13

4.5.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или начальника управления Аппарата ЦИК России, в котором исполнен документ.

4.5.26. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул) (для постановлений, выписок из протоколов заседаний ЦИК России, распоряжений ЦИК России по основной деятельности).

Идентификатор (имя файла на машиночитаемом носителе) электронной копии документа (колонтитул) обязательно проставляется в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов, например:

В0301012