3. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.1. Документы в ЦИК России доставляются через отделение связи (почтовой, телеграфной связью), органами федеральной фельдъегерской связи, нарочным или передаются членам ЦИК России во время личного приема.

Документы могут поступать в ЦИК России по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, через раздел "Приемная ЦИК России" официального сайта ЦИК России в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, по МЭДО и по факсимильной связи.

Не принимаются доставляемые через отделение связи или нарочным периодические печатные издания, не включенные в список периодических печатных изданий, поступающих в ЦИК России, сувениры и подарки, личная корреспонденция, адресованная гражданским служащим Аппарата ЦИК России.

3.2. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающих в ЦИК России документов производится в централизованном порядке отделом прохождения документов и ведения архива Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения (далее - отдел прохождения документов и ведения архива) с использованием ПИ ДЕЛО ежедневно с 9.00 до 18.00 (в пятницу до 16.45) по московскому времени, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Время приема документов в рабочий день, предшествующий нерабочему праздничному дню, сокращается на один час.

Абзац исключен. - Постановление ЦИК России от 04.09.2019 N 225/1703-7.

3.3. Особенности приема, регистрации и прохождения документов в период подготовки и проведения федеральных избирательных кампаний, кампаний референдума, в период подготовки и проведения выборов, проводящихся в единый день голосования в субъектах Российской Федерации, могут определяться Председателем ЦИК России, заместителем Председателя ЦИК России и секретарем ЦИК России.

3.4. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ ДЕЛО (приложение N 2).

3.5. Пакеты (конверты) с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.

Документы, адресованные лично Председателю ЦИК России, заместителю Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, передаются им через помощников (советников) или через гражданских служащих, работающих в соответствующих приемных, под подпись.

По письменному поручению Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, члена ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России пакеты (конверты) с пометкой "Лично", поступившие на имя соответствующего должностного лица ЦИК России, вскрываются, регистрируются в ПИ ДЕЛО и докладываются данному должностному лицу в установленном порядке.

3.6. При вскрытии конвертов, доставленных органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

3.7. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, гражданскими служащими отдела прохождения документов и ведения архива составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение N 3). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

3.8. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте работа с поступившим документом приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством ЦИК России.

3.9. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, а также если в них содержались документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с осуществлением закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.

3.10. Конверты с заявками участников закупок товаров, работ, услуг, поступившие нарочным, принимаются гражданским служащим управления Аппарата ЦИК России - организатора торгов, не вскрываются и передаются в Контрактную службу ЦИК России для учета в журнале в соответствии со статьей 51 Федерального закона от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

Конверты с заявками участников закупок товаров, работ, услуг, поступившие почтовой связью, принимаются гражданским служащим отдела прохождения документов и ведения архива, не вскрываются, учитываются по пакетному журналу и передаются в Контрактную службу ЦИК России под подпись.

3.11. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, вид доставки.

На лицевой стороне первого листа зарегистрированного документа в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации и штрих-код. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связка).

К повторному документу прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за исполнение документа.

При поступлении из избирательной комиссии субъекта Российской Федерации, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России письма, подписанного электронной подписью, на лицевой стороне последнего листа документа проставляется отметка об электронной подписи.

3.12. После регистрации документа на бумажном носителе он сканируется, а затем к РК присоединяется электронный образ документа и приложения к нему в формате .pdf.

При регистрации входящих документов, имеющих сброшюрованное приложение, сканируется только сопроводительное письмо.

3.13. Иностранная корреспонденция, поступающая в ЦИК России, передается для перевода в Управление по вопросам взаимодействия с политическими партиями и международного сотрудничества Аппарата ЦИК России, затем гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства указанного управления, передает оригинал документа и его перевод в отдел прохождения документов и ведения архива для регистрации.

3.14. После регистрации документов в отделе прохождения документов и ведения архива их доклад осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным распоряжением ЦИК России.

3.15. После доклада документы с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России возвращаются в отдел прохождения документов и ведения архива для внесения указаний по исполнению документов в РК.

Указания по исполнению документа с отметкой о срочности исполнения вносятся в РК незамедлительно.

Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно" передаются членам ЦИК России, в управления Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России незамедлительно, остальные документы - в день доклада либо до 12.00 следующего рабочего дня.

Документы и указания по исполнению документов по указанию секретаря ЦИК России могут направляться членам ЦИК России, в управления Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России в электронном виде средствами ПИ ДЕЛО без оформления копии на бумажном носителе.

3.16. Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, гражданские служащие, работающие в приемных секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, работники, ответственные за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, получают документы в отделе прохождения документов и ведения архива не реже трех раз в день, а при необходимости - незамедлительно, расписываясь за них в распечатанных РК.

3.17. Документы, ошибочно поступившие в управления Аппарата ЦИК России, в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, незамедлительно возвращаются в отдел прохождения документов и ведения архива гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, работниками, ответственными за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России.

3.18. Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) указаны заместитель Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководитель Контрактной службы ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, то работу по исполнению документа координирует заместитель

Ответственным за исполнение является начальник управления Аппарата ЦИК России, руководитель Контрактной службы ЦИК России, Руководитель ФЦИ при ЦИК России, руководитель РЦОИТ при ЦИК России, указанный в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) первым после члена (членов) ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителя Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющегося одновременно начальником управления. Ответственным за исполнение может являться начальник управления Аппарата ЦИК России, Руководитель ФЦИ при ЦИК России, руководитель РЦОИТ при ЦИК России, напротив фамилии (должности) которого автор указания по исполнению документа проставил пометку "ответственный" или "отв.".

Руководитель Контрактной службы ЦИК России дает поручения и указания, обязательные для исполнения работниками Контрактной службы ЦИК России, в соответствии с Единым порядком организации планирования и проведения закупок в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

Гражданские служащие Аппарата ЦИК России, работники ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, готовящие ответы на входящие документы, являются исполнителями.

Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) после координатора исполнения и ответственного за исполнение указаны заместитель Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, то они являются соисполнителями.

Если в указании по исполнению документа от Аппарата ЦИК России указан только Руководитель Аппарата ЦИК России, то он должен определить управление (управления) Аппарата ЦИК России, которое будет являться исполнителем (соисполнителем) документа.

Подлинник документа передается ответственному за исполнение. Координатору исполнения и соисполнителям передаются копии документа (в случае если в ПИ ДЕЛО не размещен электронный образ отсканированного документа).

Копии приложений к документам объемом более 20 страниц на бумажном носителе не копируются, при этом электронный образ документа и приложения к нему прикрепляется к РК и при необходимости распечатывается на бумажном носителе исполнителем.

Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России, (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) указан только член ЦИК России, то ему передается подлинник документа, который после исполнения возвращается в отдел прохождения документов и ведения архива.

Ответственный за исполнение организует исполнение документа в сроки, обозначенные в пунктах 13.5, 13.6 Инструкции. Соисполнители представляют все необходимые материалы ответственному за исполнение.

Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.

3.19. Документы, составляющие правовую основу внешних связей ЦИК России с зарубежными избирательными органами и международными организациями (договоры, соглашения, протоколы и иные подобные документы), а также документы, составляющие правовую основу взаимодействия ЦИК России с органами государственной власти Российской Федерации, иными государственными органами, российскими общественными и иными некоммерческими организациями (договоры, соглашения, протоколы и иные подобные документы), подлежат регистрации в отделе прохождения документов и ведения архива в порядке, установленном для входящих документов. Подлинник зарегистрированного документа, указанного в настоящем пункте, в течение трех дней после дня регистрации передается на хранение в Архив исполнителем документа.

3.20. Особенности работы с обращениями граждан отражены в разделе 7 Инструкции.