1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

1.2. Инструкция разработана на основании федеральных законов от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламента Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Положения об Аппарате Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, иных актов ЦИК России, с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76, с использованием ГОСТа Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", ГОСТа Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов, осуществляемые средствами программного изделия "ДЕЛО" подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ПИ ДЕЛО) и системы межведомственного электронного документооборота.

Порядок работы с документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельной инструкцией.

Работа с документами по организации закупок осуществляется с учетом Федерального закона от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Положения о Контрактной службе ЦИК России. Особенности организации документооборота, относящегося к организации закупок, правила подготовки и оформления таких документов, а также порядок работы с ними могут дополнительно устанавливаться отдельными актами ЦИК России.

1.4. Правила подготовки и оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов ЦИК России и федеральных государственных гражданских служащих Аппарата ЦИК России (далее - гражданские служащие).

Работники федерального государственного казенного учреждения "Федеральный центр информатизации при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации", федерального казенного учреждения "Российский центр обучения избирательным технологиям при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации" и граждане, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, при подготовке постановлений ЦИК России, выписок из протокола заседания ЦИК России (далее - выписки из протокола), распоряжений ЦИК России, при исполнении входящих документов с указаниями по исполнению документов Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, при подготовке писем и телеграмм, отправляемых из ЦИК России, докладных (служебных) записок в адрес должностных лиц ЦИК России и при оформлении дел для передачи их в Центральный архив ЦИК России (далее - Архив) должны руководствоваться Инструкцией.

Руководители ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России могут издавать нормативные документы по делопроизводству, уточняющие порядок работы с документами соответственно в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России и не противоречащие Инструкции.

1.5. Граждане, поступившие на федеральную государственную гражданскую службу в Аппарат ЦИК России, на работу в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.

1.6. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни исполнителя документов начальник управления (начальник отдела) Аппарата ЦИК России передает неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении или переходе в другое управление Аппарата ЦИК России гражданский служащий передает дела и документы, находящиеся у него на исполнении, по акту гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России.

1.7. При работе с документами, зарегистрированными в установленном порядке и поступившими в управления Аппарата ЦИК России, в том числе при работе с документами, представленными для согласования, не разрешается вносить в них поправки и делать пометки, за исключением предусмотренных Инструкцией.

1.8. Организацию единой системы делопроизводства в ЦИК России с применением автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, формирование и поддержание единой базы данных о документах, методическое руководство организацией делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляет Управление по работе с обращениями и документационного обеспечения Аппарата ЦИК России.

1.9. Делопроизводство в ЦИК России осуществляется с использованием ПИ ДЕЛО.

Доступ к ПИ ДЕЛО осуществляется в соответствии с Регламентом использования информационных ресурсов комплекса средств автоматизации ЦИК России (далее - КСА ЦИК России).

1.10. ПИ ДЕЛО содержит единую базу данных с информацией:

о входящих, внутренних и исходящих документах;

о движении документов в ЦИК России;

о ходе исполнения документов и поручений;

о списании документов в дело и передаче их в Архив;

о хранении, использовании архивных документов, передаче их на государственное хранение либо уничтожении по истечении сроков хранения.

ПИ ДЕЛО предоставляет возможность работать с электронными образами документов и электронными документами, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в ЦИК России.

1.11. Документы, содержащиеся в ПИ ДЕЛО, могут быть подписаны электронной подписью должностного лица.

1.12. Основной единицей хранения информации в ПИ ДЕЛО является регистрационная карточка документа.

1.13. Работа в ПИ ДЕЛО основывается на принципе однократной регистрации документа. Зарегистрированный в ПИ ДЕЛО документ при поступлении к членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, заместителям Руководителя Аппарата ЦИК России и в управления Аппарата ЦИК России повторно не регистрируется.

1.14. Инструкция утверждается постановлением ЦИК России после ее согласования с Федеральным архивным агентством (далее - Росархив).

1.15. Изменения в Инструкцию вносятся постановлением ЦИК России после их согласования с Росархивом.