2. Согласовано письмом Федерального архивного агентства от 30.01.2026 N 12/309-А | ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

2.1. Документы в территориальную комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфной связью), органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан председателю (заместителю председателя, секретарю, членам) территориальной комиссии.

Документы могут поступать в территориальную комиссию средствами ПД, электронной почтой в сети Интернет (предназначена исключительно для служебной корреспонденции), через раздел "Электронная форма обращения" на официальном сайте соответствующей избирательной комиссии субъекта Российской Федерации в сети Интернет, предназначенный для направления обращений в территориальную комиссию, и по факсимильной связи.

2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производятся председателем (секретарем) территориальной комиссии или ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПД либо карточной (приложение N 1), либо журнальной (приложение N 2) регистрационно-учетной формы ежедневно в часы работы территориальной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем территориальной комиссии либо определяется решением территориальной комиссии.

2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Перечень документов, не подлежащих регистрации, определен в приложении N 3.

2.4. При вскрытии конвертов, доставленных органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, по почте или нарочным проверяются правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, председателем (секретарем) территориальной комиссии или ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение N 4). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.

2.7. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.

2.8. При регистрации поступившего документа в регистрационно-учетной форме обязательно вводятся следующие реквизиты: группа и вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица или наименование организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, вид доставки.

При осуществлении регистрации средствами ПД на лицевой стороне первого листа зарегистрированного документа на бумажном носителе, как правило, в правом нижнем углу проставляются регистрационный номер и дата, а также штрих-код с указанием наименования организации.

Если проставление регистрационного номера затрудняет прочтение текста документа, в таком случае входящий номер проставляется в свободном от текста углу на лицевой стороне первого листа документа, а штрих-код проставляется при наличии технической возможности.

При осуществлении регистрации в другой регистрационно-учетной форме регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. При необходимости указывается время регистрации (часы и минуты). На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

Нумерация поступивших документов осуществляется в пределах календарного года.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в регистрационно-учетной форме делается соответствующая ссылка (связка).

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения, которая передается ответственному за его исполнение.

При регистрации документа на бумажном носителе в ПД он может быть отсканирован, а затем к РУК может быть присоединен электронный образ документа и приложения к нему в формате pdf.

После регистрации средствами ПД поступившего электронного документа, в том числе из избирательной комиссии субъекта Российской Федерации, он может быть распечатан при необходимости.

2.9. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем территориальной комиссии, затем после перенесения указания по исполнению документа в регистрационно-учетную форму передаются исполнителям под подпись.

При регистрации документов в ПД рассмотрение председателем территориальной комиссии документов и направление их исполнителям в электронном виде может осуществляться средствами ПД без оформления копии на бумажном носителе.

2.10. Исполненные документы списываются в дело председателем (секретарем) территориальной комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии.