1. Согласовано письмом Федерального архивного агентства от 30.01.2026 N 12/309-А | ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

1.1. Инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в территориальной избирательной комиссии (далее - территориальная комиссия).

Территориальная комиссия вправе утверждать типовые и/или примерные инструкции по делопроизводству для участковых избирательных комиссий.

1.2. Инструкция разработана на основании федеральных законов от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон об основных гарантиях избирательных прав), от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законов субъекта Российской Федерации, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, избирательной комиссии субъекта Российской Федерации, регламента территориальной комиссии, с использованием приказов Росархива от 22 мая 2019 года N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", от 25 декабря 2020 года N 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления", от 31 июля 2023 года N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях", ГОСТ Р 7.0.97-2025 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 7.0.8-2025 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности", за исключением документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Порядок работы с документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельной инструкцией, утвержденной соответствующим распоряжением председателя территориальной комиссии.

Требования Инструкции к работе с финансовой, в том числе бухгалтерской документацией распространяются на данные документы в части общих принципов работы с ними, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

Работа с документами по организации закупок товаров, работ и услуг осуществляется с учетом Федерального закона от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд". Особенности организации документооборота, относящегося к организации закупок товаров, работ и услуг, правила подготовки и оформления таких документов, а также порядок работы с ними могут дополнительно устанавливаться соответствующими нормативными актами избирательной комиссии субъекта Российской Федерации, распоряжением председателя территориальной комиссии.

1.4. Правила подготовки и оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов территориальной комиссии и государственных гражданских служащих аппарата территориальной комиссии (далее - гражданские служащие) и лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.

1.5. Ведение делопроизводства территориальной комиссии осуществляет председатель (секретарь) территориальной комиссии или гражданский служащий аппарата территориальной комиссии, на которого возложена функция ведения делопроизводства в соответствии с должностным регламентом (далее - ответственный за ведение делопроизводства).

1.6. Работники, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат территориальной комиссии, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.

1.7. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель территориальной комиссии дает указание передать неисполненные документы другому исполнителю.

1.8. Делопроизводство в территориальной комиссии осуществляется средствами подсистемы документооборота и управления цифровым контентом Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ПД) либо с использованием других регистрационно-учетных форм (карточной или журнальной системы регистрации документов).

Работа в ПД может осуществляться как в закрытом контуре, доступ к которому предоставляется в соответствии с распоряжением председателя территориальной комиссии, так и в открытом контуре, доступ к которому предоставляется в соответствии с распоряжением Председателя ЦИК России, нормативными актами избирательной комиссии субъекта Российской Федерации по согласованию с ЦИК России.

В закрытом контуре предусмотрена обработка персональных данных и иной конфиденциальной информации.

Документы, содержащиеся в ПД, могут быть подписаны электронной подписью должностного лица.

Работа с документами территориальной комиссии основывается на принципе однократной регистрации документа.

1.9. Инструкция и изменения в нее утверждаются постановлением (решением) территориальной комиссии после согласования с избирательной комиссией субъекта Российской Федерации.

1.10. В Инструкции используются следующие термины и определения:

бланк документа; электронный шаблон бланка документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа, расположенными в определенном порядке;

внутренний документ - документ, подготовленный в территориальной комиссии, не выходящий за ее пределы;

входящий документ - документ, поступивший в территориальную комиссию;

(электронное) дело - физически обособленная или логически определенная единица классификации и систематизации в документальном фонде территориальной комиссии, включающая документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, имеющих одинаковый срок хранения;

делопроизводство - совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности территориальной комиссии;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими ее идентифицировать;

документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности избирательной комиссии;

документирование - стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляется запись информации с реквизитами и метаданными на носителе по установленным правилам в установленной форме;

документооборот - движение документов в территориальной комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, создаваемый с целью замены подлинника;

жизненный цикл документа - совокупность стадий существования документа (документированной информации), начиная с его (ее) создания до уничтожения;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу;

исходящий документ - документ, отправляемый из территориальной комиссии;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть;

номенклатура дел - документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в территориальной комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

носитель (документированной) информации - материальный объект, используемый для фиксации и хранения документированной информации;

обращение в форме электронного документа - обращение, поступившее в форме электронного документа с использованием страницы официального сайта соответствующей избирательной комиссии субъекта Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (сеть Интернет), предназначенной для направления обращений в территориальные комиссии;

отметка об электронной подписи - реквизит электронного документа, подтверждающий его подписание электронной подписью;

официальный документ - документ, который создается, заверяется, выдается в установленном законом или иным нормативным актом порядке органом государственной власти, иным государственным органом, органом местного самоуправления или иной уполномоченной организацией, уполномоченным должностным лицом и удостоверяет юридически значимые факты;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

обращение в письменной форме - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме предложение, заявление или жалоба;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрационно-учетная карточка документа (далее - РУК) - форма, используемая для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля, создаваемая при регистрации документа с использованием ПД;

регистрационно-учетная форма - система регистрации, используемая в территориальной комиссии при регистрации документов (ПД, карточки или журнал);

регистрация документа - запись учетных данных (метаданных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, и присвоение ему регистрационного номера и даты;

реквизит документа - структурная часть и элемент оформления документа, служащий для идентификации документа и содержащейся в документе информации;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая жизненный цикл документов до их перехода на стадию архивного хранения или уничтожения;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

служебная записка - внутренний документ, адресованный одному должностному лицу территориальной комиссии другим должностным лицом территориальной комиссии и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;

указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;

учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;

формирование (электронного) дела - группирование документов в (электронное) дело и их систематизация;

экспертиза ценности документов - деятельность по установлению сроков хранения документов, отбора их для архивного хранения или уничтожения, выявлению особо ценных и уникальных документов на основании требований нормативных правовых актов и критериев экспертизы ценности документов;

электронная подпись - информация в электронной форме, требования которой установлены нормативно, предназначенная для подписания, согласования (визирования) и утверждения электронных документов;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленная на бумажном носителе;

электронный шаблон бланка документа - см. термин "бланк документа".