5. Согласовано письмом Федерального архивного агентства от 22.01.2026 N 12/183-А | ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

5.1. Работа с отправляемыми (исходящими) из ЦИК России документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, в том числе наличие полного адреса и его точность, наличие подлинной подписи (для электронного документа - проверку подлинности электронной подписи), виз координатора, исполнителя и соисполнителей, других необходимых элементов оформления, указанных приложений, и отправку.

Ответственность за правильность указания в письме (в том числе сопроводительном) или списке рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса несет исполнитель документа.

5.2. Отправляемые (исходящие) документы могут готовиться, согласовываться и подписываться средствами ПД.

Отправляемые (исходящие) документы, подготовленные на бумажном носителе, печатаются в управлениях Аппарата ЦИК России, в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, ответственных за их подготовку, и оформляются в соответствии с положениями раздела 4 Инструкции.

Учет и выдача бланков в управления Аппарата ЦИК России, в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России осуществляются протокольно-контрольным отделом.

5.3. Отправка документов из ЦИК России осуществляется органами федеральной фельдъегерской связи, почтовой и телеграфной связью, средствами ПД, по системе МЭДО, каналам факсимильной связи, сети Интернет или нарочным.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами ПД, по факсимильной связи, системе МЭДО или сети Интернет принимает ответственный за исполнение документа.

5.4. При оформлении отправляемых (исходящих) писем и телеграмм, в том числе при подготовке проектов писем и телеграмм средствами ПД, исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации (кроме писем, адресованных в федеральные органы государственной власти и иные федеральные государственные органы, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы публичной власти федеральной территории "Сириус", избирательные комиссии субъектов Российской Федерации).

5.5. Отправляемые (исходящие) письма и телеграммы направляются за подписью Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России на соответствующих бланках (при подписании документов в ПД электронной подписью используются соответствующие электронные шаблоны бланков документов).

Телеграммы категории "правительственная" направляются только за подписью Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 года N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" передаются в приоритетном порядке".

5.6. По согласованию с Председателем ЦИК России, заместителем Председателя ЦИК России или секретарем ЦИК России либо по их указаниям по исполнению документов или поручениям письма подписываются членами ЦИК России на бланке письма ЦИК России (при подписании документов в ПД электронной подписью используется электронный шаблон бланка письма ЦИК России).

Ответ на входящий документ подписывается координатором исполнения, а в случае его отсутствия - автором указаний по исполнению документа.

По согласованию с Председателем ЦИК России, заместителем Председателя ЦИК России или секретарем ЦИК России письма вправе подписывать:

Руководитель Аппарата ЦИК России - по направлениям своей деятельности в соответствии с должностным регламентом;

заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющиеся начальниками управлений Аппарата ЦИК России, - по направлениям своей деятельности в соответствии с должностными регламентами (на бланке письма ЦИК России);

заместитель Руководителя Аппарата ЦИК России - начальник Управления инновационных технологий в избирательном процессе - по вопросам выполнения задач цифровизации избирательного процесса, в том числе в рамках реализации мероприятий федеральных/национальных проектов/программ (на бланке письма ЦИК России);

заместитель Руководителя Аппарата ЦИК России - начальник Управления международного сотрудничества - по вопросам поездок за пределы территории Российской Федерации, приема иностранных делегаций, иным вопросам международного сотрудничества в области избирательных систем, консульским и регистрационным вопросам (на бланке письма ЦИК России);

начальник Управления государственных контрактов и обеспечения деятельности Комиссии - по вопросам материально-технического и социально-бытового обеспечения, запросы ценовой информации, необходимой для обоснования начальной (максимальной) цены государственного контракта (на бланке письма ЦИК России);

начальник Управления информации и общественных проектов - по вопросам взаимодействия со средствами массовой информации, а также пресс-службами федеральных органов государственной власти, иных федеральных государственных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, политических партий, образовательных и общественных организаций и по вопросам оформления пропусков на право прохода в комплекс зданий ЦИК России представителей средств массовой информации (на бланке письма ЦИК России);

начальник Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения - по вопросам документационного взаимодействия с государственными органами, органами власти и организациями (на бланке письма ЦИК России).

По поручениям либо указаниям по исполнению документа секретаря ЦИК России обращения, содержащие вопросы, не относящиеся к компетенции ЦИК России, требующие рассмотрения по существу соответственно уровню выборов, ответы на отдельные обращения, а также уведомления о переадресации обращения заявителя направляются в государственный орган (в том числе в иные избирательные комиссии), орган местного самоуправления, должностному лицу и гражданам за подписью начальника управления Аппарата ЦИК России, ответственного за исполнение поручения (на бланке письма ЦИК России).

Письма по вопросам деятельности профсоюзной организации ЦИК России подписываются Председателем Профсоюзного комитета ЦИК России, заместителями Председателя Профсоюзного комитета ЦИК России (на бланке письма ЦИК России).

Письма по уточнению финансовых вопросов могут подписываться начальником Планово-финансового управления.

При подписании документов в ПД электронной подписью используются соответствующие электронные шаблоны бланков документов.

5.7. При оформлении на бумажном носителе подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, ответственным за исполнение, соисполнителями (проекты писем и телеграмм могут быть согласованы средствами ПД, в этом случае лист согласования распечатывается и прикладывается к документу), передаются в открытом виде для регистрации и отправки в отдел прохождения документов гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, гражданскими служащими соответствующих приемных Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, а также работниками, ответственными за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.

Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы начальником Планово-финансового управления, а при необходимости - заместителем начальника Планово-финансового управления - главным бухгалтером.

Если отправляемый (исходящий) документ на бумажном носителе является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле. При подготовке проекта исходящего документа средствами ПД исполнитель должен сделать связку с входящим документом, послужившим основанием для подготовки исходящего письма.

В случае если указание по исполнению документа или поручение Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России содержит требование о согласовании или внесении предложений, то на копии исходящего документа или в служебной записке должна быть отметка о согласовании с автором указаний по исполнению документа или поручения (либо при подготовке проекта исходящего документа средствами ПД документ должен быть согласован данными должностными лицами).

5.8. С использованием ПД документам присваивается исходящий регистрационный номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий регистрационный номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

При регистрации исходящего документа в РУК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица или наименование организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, ответственный за исполнение, координатор (визы), а также кем документ подписан.

При оформлении на бумажном носителе копии исходящих документов, содержащие визы, помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел.

При отправке документов гражданским служащим отдела прохождения документов подписанный и зарегистрированный документ на бумажном носителе сканируется и его электронная копия присоединяется к РУК.

5.9. Отправка исходящих документов, подписанных на бумажном носителе, в избирательные комиссии субъектов Российской Федерации средствами ПД осуществляется отделом прохождения документов.

В этом случае после регистрации электронный образ документа присоединяется к РУК и отправляется в формате pdf, при необходимости приложения к документу отправляются в форматах docx и xlsx, иных форматах.

При подготовке документов средствами ПД с использованием электронной подписи после подписания документы могут автоматически регистрироваться и направляться в избирательные комиссии субъектов Российской Федерации, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.

Подлинные документы по вопросам формирования избирательных комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов избирательных комиссий и работников их аппаратов, иных граждан и организаций направляются органами федеральной фельдъегерской связи или почтой в обязательном порядке. Иные документы могут быть отправлены органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью по указанию Руководителя Аппарата ЦИК России.

5.10. При необходимости отправка материалов информационного и справочного характера осуществляется по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (ГАС "Выборы") через почтовые ящики, установленные на автоматизированных рабочих местах гражданских служащих в управлениях Аппарата ЦИК России.

5.11. По каналам факсимильной связи документы передаются исполнителями после их регистрации в отделе прохождения документов.

5.12. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса в отдел прохождения документов представляются ее оформленный подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов.

5.13. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (приложение N 5). Список рассылки подписывается исполнителем, начальником управления Аппарата ЦИК России либо его заместителем (Руководителем ФЦИ при ЦИК России, руководителем РЦОИТ при ЦИК России). Письмо и список рассылки передаются гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, в отдел прохождения документов для регистрации. После регистрации письма исполнитель тиражирует его и передает на отправку в отдел прохождения документов. При подготовке, согласовании и подписании писем средствами ПД список рассылки также готовится средствами ПД и весь комплект документов направляется в отдел прохождения документов для последующей отправки.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый его экземпляр.

Для отправки документов используются конверты установленного образца (приложение N 7). Если одному и тому же адресату направляются одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие регистрационные номера всех вложенных документов.

5.14. Контроль за введением данных в ПД и актуальностью адресов, сведений об избирательных комиссиях субъектов Российской Федерации, органах государственной власти субъектов Российской Федерации и их руководителях осуществляет Управление организации избирательного процесса; о федеральных органах государственной власти и иных федеральных государственных органах, их руководителях - Управление по работе с обращениями и документационного обеспечения; о средствах массовой информации и их руководителях - Управление информации и общественных проектов; о политических партиях и их лидерах - Управление по вопросам взаимодействия с политическими партиями и органами власти, об адресах иностранных посольств в Москве и международных организаций - Управление международного сотрудничества.

Проверка актуальности введенных в ПД данных осуществляется соответствующими управлениями не реже одного раза в месяц, при необходимости внесения изменений информация передается в отдел прохождения документов.

5.15. Отправка документов из ЦИК России осуществляется отделом прохождения документов ежедневно с 9.00 до 18.00 (в пятницу до 16.45), кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Документы, переданные для отправки до 17.00 (в пятницу до 16.00), оформляются в тот же день, остальные - на следующий рабочий день.

В период между кампаниями по выборам в органы государственной власти Российской Федерации исходящие документы передаются для дальнейшей отправки органами федеральной фельдъегерской связи по Москве до 14.00 текущего рабочего дня, в другие субъекты Российской Федерации - в соответствии с графиком, установленным государственным контрактом на оказание услуг федеральной фельдъегерской связи. Отправка документов в иные сроки осуществляется по указанию секретаря ЦИК России.

5.16. Особенности регистрации и отправки исходящих документов, в том числе упрощенный порядок визирования в период подготовки и проведения кампаний по выборам в органы государственной власти Российской Федерации, кампаний референдума, в период подготовки и проведения выборов, проводящихся в день голосования, предусмотренный пунктом 3 статьи 10 Федерального закона об основных гарантиях избирательных прав, в субъектах Российской Федерации, могут определяться Председателем ЦИК России, заместителем Председателя и секретарем ЦИК России.

5.17. Документы с отметкой о срочности доставки "Срочно" оформляются незамедлительно и передаются в орган федеральной фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком маршрутов сотрудников федеральной фельдъегерской связи.

5.18. Документы без отметок оформляются по мере поступления в отдел прохождения документов и передаются в орган федеральной фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком маршрутов сотрудников федеральной фельдъегерской службы в оптимальные сроки.

5.19. Документы, направляемые гражданам по почтовому адресу, указанному в обращении, и организациям по почтовому адресу или юридическому адресу (в случае если почтовый адрес неизвестен), отправляются отделом прохождения документов через почтовое отделение связи заказными письмами (при необходимости - простыми почтовыми отправлениями).

5.20. Отправляемые (исходящие) документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, художественная, учебная, научная и иная литература, периодические издания, к отправке не принимается.