4. Согласовано письмом Федерального архивного агентства от 22.01.2026 N 12/183-А | ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

4.1. Документы, создаваемые в ЦИК России, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

4.2. В ЦИК России используются следующие виды продольных гербовых бланков, изготовленных типографским способом (приложение N 3):

бланк протокола заседания Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк выписки из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк распоряжения Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк Руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

общий бланк Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (для подготовки любого вида документа, кроме письма, например справки, доверенности);

бланк письма Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

4.3. Бланки Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, общий бланк ЦИК России, бланк письма ЦИК России имеют нумерацию на обороте.

Выдача бланков управлениям Аппарата ЦИК России, а также контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется протокольно-контрольным отделом Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения Аппарата ЦИК России (далее - протокольно-контрольный отдел).

Уничтожение испорченных бланков осуществляется в протокольно-контрольном отделе с составлением акта установленной формы (приложение N 4).

4.4. При подготовке документов с применением ПД используются электронные шаблоны бланков документов, которые равнозначны и идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения и гарнитурам шрифта бланкам документов на бумажном носителе.

4.5. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности ЦИК России, являются:

4.5.1. Государственный герб Российской Федерации.

На бланках документов ЦИК России Государственный герб Российской Федерации изображается в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" в одноцветном варианте на геральдическом щите. Изображение герба помещается по центру верхнего поля бланка над словами "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации".

4.5.2. Наименование федерального государственного органа.

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации.

4.5.3. Наименование должности.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках должностных лиц:

бланк Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк Руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

Наименование должности указывается под наименованием федерального государственного органа.

4.5.4. Справочные данные о ЦИК России.

В бланках писем указываются следующие справочные данные о ЦИК России:

Большой Черкасский переулок, дом 9, Москва, 109012, телефон
(495) 606-79-57, факс (495) 606-97-69, cikrf.ru, цик.рф.

4.5.5. Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается на всех бланках издаваемых документов (постановление, распоряжение, протокол заседания, выписка из протокола заседания) за исключением писем.

4.5.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, соответствующую дате подписания документа последним должностным лицом.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

07 апреля 2025 г.

4.5.7. Регистрационный номер документа.

Для входящих документов и обращений - это индекс Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения, через косую черту - порядковый номер и через дефис - год регистрации документа, например: 08/3546-2025.

Для исходящих документов - это индекс дела по номенклатуре и через косую черту - порядковый номер документа, например: 01-15/2465.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

4.5.8. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

4.5.9. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа (Москва) указывается в бланках документов, за исключением бланков писем, и указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа.

4.5.10. Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу.

Проставляется на документах, содержащих информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в ЦИК России несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

Пометка на документах, содержащих информацию ограниченного распространения, имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП).

Пометка проставляется в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа от границы верхнего поля.

4.5.11. Адресат.

Реквизит "Адресат" располагается справа под реквизитами бланка.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения.

Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются после фамилии, например:

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17 апреля 2023 года N 382 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

На документах, адресованных федеральным органам государственной власти и иным федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, органам публичной власти федеральной территории "Сириус", избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение N 5), который подписывается исполнителем и начальником управления Аппарата ЦИК России (руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России).

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса), например:

4.5.12. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и прописными буквами) и на следующей строке - наименование должности, подпись (при оформлении на бумажном носителе), инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек и прописными буквами), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

4.5.13. Указание по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа оформляются с использованием ПД с применением электронных шаблонов бланков установленной формы (приложение N 6).

Также указания по исполнению документа могут быть оформлены на бланке установленной формы (приложение N 6) на отдельном листе формата A6 (105 мм x 147 мм), приложенном к документу.

В отдельных случаях указания по исполнению документа могут быть оформлены на самих документах.

Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы (либо должности) исполнителей, содержание, срок исполнения (устанавливаемый должностным лицом, издавшим указание по исполнению документа), подпись (при оформлении на бумажном носителе) и дату, например:

При оформлении на бумажном носителе указания по исполнению документа должны быть подписаны собственноручной подписью должностного лица с использованием чернил синего или черного цвета. Использование чернил других цветов не допускается.

Указания по исполнению документа прикрепляются к документу, к которому они относятся, и вместе с ним подшиваются в дело.

4.5.14. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

"о чем (о ком)?", например:

Распоряжение - О создании аттестационной комиссии

Письмо - Об использовании комплексов обработки избирательных бюллетеней (КОИБ) в Волгоградской области на выборах 8 сентября 2024 года

Акт - Об уничтожении документов с истекшими сроками хранения

"чего (кого)?", например:

Должностной регламент ведущего специалиста 1 разряда.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Документы, оформленные на бланках формата A5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.

4.5.15. Текст документа.

Тексты документов, создаваемых в ЦИК России, оформляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальная переписка ЦИК России с избирательными комиссиями, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа оформляется в виде связного текста, таблицы или в виде соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти Российской Федерации, иными федеральными государственными органами, в том числе ЦИК России, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

Тексты документов большого объема, например инструкций, методических рекомендаций, могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("ЦИК России не считает возможным...", "ЦИК России предлагает рассмотреть возможность...");

на бланках должностных лиц - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее граф (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы).

4.5.16. Отметка о приложении.

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Слово "приложение" печатается в единственном или множественном числе в соответствии с количеством приложений.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, отметка о его наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, или если приложений несколько, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 6 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:

"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1."

или

"...делается запись в журнал установленной формы (приложение N 2)."

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то на первом листе приложения в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, а строки центруются относительно самой длинной строки, например:

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например: приложение N 1, приложение N 2 и т.д.

4.5.17. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке ЦИК России, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется на бланке Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, то должность не указывается.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, например:

4.5.18. Отметка об электронной подписи.

Проставляется на визуализированном электронном документе в месте расположения собственноручной подписи должностного лица в документе на бумажном носителе, например:

Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере.

Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга.

Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

4.5.19. Гриф согласования документа.

Согласование проекта документа с другими государственными органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

последнем листе документа под текстом;

листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи (при оформлении на бумажном носителе), расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляется протоколом или письмом, то согласование оформляется следующим образом:

или:

4.5.20. Виза.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Согласование проекта документа может осуществляться средствами ПД. При согласовании проекта документа на бумажном носителе виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.

Для документа, подлинник которого остается в ЦИК России, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляется из ЦИК России, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

На внутренних информационно-справочных документах (служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Порядок визирования постановлений и распоряжений Председателя ЦИК России установлен в соответствующих разделах Инструкции.

4.5.21. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

4.5.22. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Верно" или "Копия верна", должность лица, заверившего копию, его собственноручная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

Допускается заверять копии отметкой "Верно" или "Копия верна" проставлением штампа с указанием должности лица, заверившего копию, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.

В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах, при заверении копии документа также проставляется время заверения.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии "Всего в копии ___ листов". На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа.

4.5.23. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона (в случае направления документа в адрес избирательных комиссий может указываться номер служебного телефона АТСВ). Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу шрифтом 10 пунктов, например:

Иванов Александр Павлович

(495) 202-13-13

4.5.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или начальника управления Аппарата ЦИК России (при оформлении на бумажном носителе), в котором исполнен документ.

4.5.25. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул) (для постановлений, выписок из протоколов, распоряжений Председателя ЦИК России по основной деятельности).

Идентификатор (имя файла на машиночитаемом носителе) электронной копии документа (колонтитул) обязательно проставляется в левом углу нижнего поля каждой страницы документа шрифтом 8 пунктов, например:

В0301012