3. Согласовано письмом Федерального архивного агентства от 22.01.2026 N 12/183-А | ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.1. Документы в ЦИК России доставляются через отделение связи (почтовой, телеграфной связью), органами федеральной фельдъегерской связи, нарочным или передаются членам ЦИК России во время личного приема.

Документы могут поступать в ЦИК России средствами ПД, через раздел "Электронная форма обращения" официального сайта ЦИК России в сети Интернет, по МЭДО, факсимильной связи, а также через подсистему управления финансами Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ПУФ). При этом электронные финансовые документы, поступающие в ПУФ, могут храниться в ПУФ.

Не принимаются доставляемые через отделение связи или нарочным периодические печатные издания, не включенные в список периодических печатных изданий, поступающих в ЦИК России, сувениры и подарки, личная корреспонденция, адресованная гражданским служащим.

3.2. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающих в ЦИК России документов производится в централизованном порядке отделом прохождения документов Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения (далее - отдел прохождения документов) с использованием ПД ежедневно с 9.00 до 18.00 (в пятницу до 16.45) по московскому времени, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Время приема документов в рабочий день, предшествующий нерабочему праздничному дню, сокращается на один час.

3.3. Особенности приема, регистрации и прохождения документов в период подготовки и проведения избирательных кампаний по выборам в федеральные органы государственной власти Российской Федерации, кампании референдума Российской Федерации, в период подготовки и проведения выборов и референдумов, проводящихся в день голосования, предусмотренный пунктом 3 статьи 10 Федерального закона об основных гарантиях избирательных прав, в субъектах Российской Федерации, могут определяться Председателем ЦИК России, заместителем Председателя ЦИК России и секретарем ЦИК России.

3.4. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПД. Перечень документов, не подлежащих регистрации в ПД, определен в приложении N 1.

3.5. Пакеты (конверты) с пометкой "Лично", за исключением обращений в письменной форме, учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.

Документы, за исключением обращений в письменной форме, адресованные лично Председателю ЦИК России, заместителю Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, передаются им через помощников (советников) или через гражданских служащих, работающих в соответствующих приемных, под подпись.

По поручению Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, члена ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России пакеты (конверты) с пометкой "Лично", поступившие на имя соответствующего должностного лица ЦИК России, вскрываются, регистрируются в ПД и докладываются данному должностному лицу в установленном порядке.

3.6. При вскрытии конвертов, доставленных органами федеральной фельдъегерской связи, почтовой связью или нарочным проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

3.7. Если при вскрытии конверта, в том числе обращения в письменной форме, а также у поступивших через раздел "Электронная форма обращения" официального сайта ЦИК России в сети Интернет документов обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте (для документов на бумажном носителе), гражданскими служащими отдела прохождения документов составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение N 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

Ошибочно поступившие в отдел прохождения документов пакеты (конверты) с корреспонденцией учитываются по пакетному журналу и передаются в соответствующие структурные подразделения под подпись.

Документы и материалы, не требующие доклада Председателю ЦИК России, заместителю Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России, в том числе ежеквартальные сведения о поступлении и расходовании средств региональных отделений политических партий, годовые финансовые отчеты политических партий, годовая и квартальная бюджетная отчетность избирательных комиссий субъектов Российской Федерации, направляются в соответствующие структурные подразделения средствами ПД. Направление указанных выше документов на бумажном носителе осуществляется в соответствии с пунктом 3.16 Инструкции.

3.8. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте работа с поступившим документом приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения Председателем ЦИК России, заместителем Председателя ЦИК России, секретарем ЦИК России.

3.9. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, а также если в них содержались документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с осуществлением закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.

3.10. При регистрации поступившего документа в РУК обязательно вводятся следующие реквизиты: группа и вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица или наименование организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, вид доставки.

На лицевой стороне первого листа зарегистрированного документа на бумажном носителе в правом нижнем углу проставляются регистрационный номер и дата, а также штрих-код с указанием наименования организации.

Если проставление регистрационного номера затрудняет прочтение текста документа, в таком случае входящий номер проставляется в свободном от текста углу на лицевой стороне первого листа документа, а штрих-код проставляется при наличии технической возможности.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный номер и дата, а также штрих-код с указанием наименования организации проставляются на сопроводительном письме.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РУК делается соответствующая ссылка (связка).

РУК связанного документа распечатывается и прикладывается к поступившему документу при необходимости.

3.11. После регистрации документа на бумажном носителе он сканируется, а затем к РУК присоединяется электронный образ документа и приложения к нему в формате pdf.

После регистрации электронный документ может быть распечатан при необходимости.

При регистрации входящих документов, имеющих сброшюрованное или сшитое приложение, сканируется только сопроводительное письмо.

3.12. Иностранная корреспонденция, поступающая в ЦИК России, передается для перевода в Управление международного сотрудничества, затем гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства указанного управления, передает оригинал документа и его перевод в отдел прохождения документов для регистрации.

3.13. После регистрации документов в отделе прохождения документов их доклад осуществляется в соответствии с порядком, утверждаемым распоряжением Председателя ЦИК России.

3.14. Зарегистрированные документы с проектами указаний по исполнению направляются на доклад Председателю ЦИК России, заместителю Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России средствами ПД и дополнительно оформляются и направляются на доклад на бумажном носителе при необходимости.

После доклада документы с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России направляются исполнителям средствами ПД.

Документы с указаниями по исполнению документа, оформленные на бумажном носителе, после доклада Председателю ЦИК России, заместителю Председателя ЦИК России или секретарю ЦИК России возвращаются в отдел прохождения документов для внесения указаний по исполнению документов в РУК, затем документы передаются ответственным структурным подразделениям.

В случае необходимости получения копий документов на бумажном носителе гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, гражданские служащие, работающие в приемных Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, работники, ответственные за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, распечатывают документы из ПД.

Указания по исполнению документа с отметкой о срочности исполнения вносятся в РУК незамедлительно.

Документы, оформленные на бумажном носителе, с пометкой "Срочно" передаются членам ЦИК России, в управления Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России незамедлительно, остальные документы - в день доклада либо до 12.00 следующего рабочего дня.

Документы и указания по исполнению документов по указанию Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России могут направляться членам ЦИК России, в управления Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России в электронном виде средствами ПД без оформления копии на бумажном носителе.

3.15. Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, гражданские служащие, работающие в приемных секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, работники, ответственные за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, получают документы, оформленные на бумажном носителе, в отделе прохождения документов не реже трех раз в день, а при необходимости - незамедлительно, подписываясь за их получение в распечатанных РУК.

3.16. Документы, ошибочно поступившие в управления Аппарата ЦИК России, в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, незамедлительно возвращаются в отдел прохождения документов гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, работниками, ответственными за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России.

3.17. Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) указаны заместитель Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководитель Контрактной службы ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, то работу по исполнению документа координирует заместитель Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, член ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, названный в указании по исполнению документа первым, - координатор исполнения.

Ответственным за исполнение является начальник управления Аппарата ЦИК России, руководитель Контрактной службы ЦИК России, Руководитель ФЦИ при ЦИК России, руководитель РЦОИТ при ЦИК России, указанный в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) первым после члена (членов) ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителя Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющегося одновременно начальником управления. Ответственным за исполнение может являться начальник управления Аппарата ЦИК России, Руководитель ФЦИ при ЦИК России, руководитель РЦОИТ при ЦИК России, напротив фамилии (должности) которого автор указания по исполнению документа проставил пометку "ответственный" или "отв.".

Руководитель Контрактной службы ЦИК России дает поручения и указания, обязательные для исполнения работниками Контрактной службы ЦИК России, в соответствии с Единым порядком организации планирования и проведения закупок в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

Гражданские служащие Аппарата ЦИК России, работники ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, готовящие ответы на входящие документы, являются исполнителями.

Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) после координатора исполнения и ответственного за исполнение указаны заместитель Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, то они являются соисполнителями.

Если в указании по исполнению документа от Аппарата ЦИК России указан только Руководитель Аппарата ЦИК России, то он должен определить управление (управления) Аппарата ЦИК России, которое будет являться исполнителем (соисполнителем) документа.

Подлинник документа передается ответственному за исполнение. Координатору исполнения и соисполнителям передаются копии документа (в случае, если в ПД не размещен электронный документ или электронный образ отсканированного документа).

Копии приложений к документам объемом более 20 страниц на бумажном носителе не копируются (не распечатываются), при этом электронный документ или электронный образ документа и приложения к нему прикрепляются к РУК и при необходимости распечатываются на бумажном носителе исполнителем.

Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) указан только член ЦИК России, то ему передается подлинник документа, который после исполнения возвращается в отдел прохождения документов.

Ответственный за исполнение организует исполнение документа в сроки, обозначенные в пунктах 13.5, 13.6 Инструкции. Соисполнители представляют все необходимые материалы ответственному за исполнение.

Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.

3.18. Документы, составляющие правовую основу внешних связей ЦИК России с зарубежными избирательными органами и международными организациями (договоры, соглашения, протоколы и иные подобные документы), а также документы, составляющие правовую основу взаимодействия ЦИК России с органами государственной власти Российской Федерации, иными государственными органами, российскими общественными и иными некоммерческими организациями (договоры, соглашения, протоколы и иные подобные документы), подлежат регистрации в отделе прохождения документов в порядке, установленном для входящих документов. Подлинник зарегистрированного документа, указанного в настоящем пункте, в течение трех дней после дня регистрации передается на хранение в Архив исполнителем документа.

3.19. Особенности работы с обращениями граждан отражены в разделе 7 Инструкции.