18. Согласовано письмом Федерального архивного агентства от 22.01.2026 N 12/183-А | ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

18.1. ЦИК России формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов.

Формирование документального фонда ЦИК России осуществляется Управлением по работе с обращениями и документационного обеспечения и гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности.

18.2. Законченные делопроизводством документы постоянного и долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, в установленном порядке передаются гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, в отдел ведения архива Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения (далее - отдел ведения архива). Отдел ведения архива осуществляет хранение документов: постоянного хранения - до передачи в Государственный архив Российской Федерации; долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, - до истечения сроков хранения.

Передача электронных документов в Архив производится на основании описей электронных документов управлений, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

18.3. Составление и утверждение номенклатуры дел.

18.3.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела (электронные дела), систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел, документов постоянного и долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел в делопроизводстве.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность управлений Аппарата ЦИК России и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, рабочих групп), в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

18.3.2. При составлении номенклатуры дел управления Аппарата ЦИК России (далее - управление) следует руководствоваться положением об управлении, штатным расписанием Аппарата ЦИК России в части управления, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства Российской Федерации от 20 декабря 2019 года N 236 (далее - Перечень), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77, номенклатурами дел управления за предшествующие годы.

Номенклатура дел управления по установленной форме (приложение N 20) составляется гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении, в последнем квартале текущего года на предстоящий год, по возможности сохраняя индексацию документов по номенклатуре текущего года, подписывается начальником управления и представляется в отдел ведения архива.

Во вновь созданном управлении номенклатура дел разрабатывается в месячный срок и представляется в отдел ведения архива.

Составление и оформление номенклатуры дел управления осуществляется с использованием модуля "Электронный архив" ПД (далее - модуль "Электронный архив"). Для этого в модуле "Электронный архив" должны быть введены следующие реквизиты: индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела, номер статьи Перечня или иного нормативного правового акта, устанавливающего срок хранения документа.

18.3.3. Номенклатура дел ЦИК России (приложение N 21) составляется гражданским служащим отдела ведения архива с использованием модуля "Электронный архив" на основании номенклатур дел управлений, затем подписывается им и начальником отдела ведения архива, начальником Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения, рассматривается на заседании Центральной экспертной комиссии Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - ЦЭК), утверждается секретарем ЦИК России и вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура дел ЦИК России не реже одного раза в пять лет согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК ГА РФ).

Наименованиями разделов номенклатуры дел ЦИК России являются наименования управлений.

После утверждения номенклатуры дел ЦИК России Управлением по работе с обращениями и документационного обеспечения в управления направляются в электронном виде копии соответствующих разделов.

18.3.4. В случае возникновения в течение года новых дел они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел соответствующего управления по указанию секретаря ЦИК России на основании служебной записки, согласованной с отделом ведения архива. Для этой цели в номенклатуре необходимо предусмотреть резервные номера.

18.3.5. По окончании календарного года гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в управлении, составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, а также заполняет графу 3 номенклатуры дел. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в отдел ведения архива. На основании этих сведений в номенклатуре дел ЦИК России отделом ведения архива составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения.

18.3.6. Графы номенклатуры дел ЦИК России, номенклатуры дел управления заполняются следующим образом.

В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) управления и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 08-02, где 08 - код Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения, 02 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел в соответствии с фактическим составом и содержанием документов.

Графа 3 "Количество томов, частей" заполняется по окончании календарного года. В данной графе проставляется фактическое суммарное количество заведенных дел, включенных в номенклатуру. При этом учитывается, что в течение года под одним названием может быть сформировано не одно, а несколько дел (томов).

Данные графы 3 служат основанием для заполнения итоговой записи установленной формы, которая помещается в конце номенклатуры дел. Подсчет должен вестись с учетом переходящих дел и дел с отметкой "ЭПК", сроки хранения которых определены не окончательно.

В графе 4 "Срок хранения и N статьи по перечню" указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню или ссылка на другой нормативный правовой акт, устанавливающий срок хранения документа.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Управления вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных сроков хранения допускается в случаях, когда это обусловлено особенностями работы и практическими потребностями управления.

Отметка "ЭПК", поставленная в номенклатуре дел к конкретному делу, означает, что часть документов, включенных в это дело, может быть отнесена к документам постоянного хранения.

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

В графе 5 "Примечания" приводятся дополнительные сведения о делах (о переходящих делах, передаче дел в другое подразделение, месте хранения дела, заведении дела в электронном виде, выделении дел к уничтожению и так далее).

18.4. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в управлениях.

18.4.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются исполнителем в дело и сдаются гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в управлении, не позднее чем через 10 дней после исполнения документа. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, делается надпись "В дело", расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В РУК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

18.4.2. Исполненные документы формируются в дела гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи отдела ведения архива.

Дела формируются с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения и на дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.

18.4.3. При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

18.4.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временных сроков хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; в случае, если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, она может быть выделена в самостоятельное дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

объем формируемых дел постоянного срока хранения и по личному составу не должен превышать 250 листов (3 - 4 см толщины корешка дела). При большем объеме документов в деле формируются несколько томов (частей). При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "Том 1", "Том 2" и т.д.;

толщина дел временных (до 5 лет включительно) сроков хранения может составлять до 10 см.

Электронные документы на тома и части не разделяются. Все электронные документы, относящиеся к одному номенклатурному индексу, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

18.4.5. В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временных сроков хранения.

18.4.6. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан организовать их розыск и в случае их обнаружения сформировать в дело вместе с документом, к которому они прилагаются. В случае если розыск документов дел постоянного или долговременных сроков хранения, в том числе по личному составу, не дал положительных результатов, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, который подписывается начальником управления и передается в отдел ведения архива.

18.4.7. Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и по хронологии.

Протоколы заседаний ЦИК России располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию ЦИК России помещаются после соответствующего протокола в порядке рассмотрения вопросов на заседании.

В дело включаются документы, объединенные одним заседанием, а именно: протокол заседания ЦИК России, список приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений (выписок из протокола) с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки, систематизируются по хронологии, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела, при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

18.4.8. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в Архив документы в делах переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

18.4.9. При перемещении документов из одного дела в другое, при изменении индекса управления или передаче документов из одного управления в другое в течение календарного года в РУК документа должен быть изменен индекс дела.

18.4.10. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.

18.4.11. Если к письмам или к каким-либо иным документам приложены документы с пометкой "ДСП", то все документы по этому вопросу формируются в дело с пометкой "ДСП".

18.4.12. Формирование дел осуществляется с использованием модуля "Электронный архив".

В ПД осуществляется первичная систематизация документов в деле, разбивка дела на тома.

В модуле "Электронный архив" осуществляется окончательная систематизация документов для последующего размещения их в деле.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в ПД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

В случае если дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело") и не имеют электронного образа в соответствующей РУК, то они подлежат сканированию с последующим присоединением электронного образа в соответствующую РУК. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок и срок хранения. К индексу электронного дела прибавляется литера "Э".

18.4.13. Дела с момента их заведения и до передачи в Архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся по месту их формирования (в управлениях).

За сохранность документов и дел ответственность несут начальники управлений и гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства.

Дела должны находиться в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел управления, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На корешках обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел, при необходимости - номер тома и дата дела.

18.4.14. Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в Архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене начальника управления, реорганизации или ликвидации управления, перед передачей в Архив.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

18.4.15. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке. Принимаются меры по замещению утраченного документа заверенной копией (по возможности).

18.4.16. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на текущем хранении в управлении, временно требуются гражданским служащим управления, они могут быть выданы из дела гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием когда, кому и на какой срок выдан документ.

18.5. Экспертиза ценности документов.

18.5.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности ЦИК России, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению, при подготовке дел к передаче в Архив, а также в Архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

18.5.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, номенклатуры дел, описей дел постоянного и долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, распоряжением Председателя ЦИК России создается ЦЭК.

ЦЭК является совещательным органом, действует на основании Положения, согласованного с Федеральным архивным агентством Российской Федерации (Росархив).

В состав ЦЭК включаются представители управлений Аппарата ЦИК России.

18.5.3. Экспертиза ценности документов осуществляется гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении, под методическим руководством отдела ведения архива.

При проведении экспертизы ценности документов в управлениях осуществляется отбор дел, документов постоянного, долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в Архив; отбор дел, документов, подлежащих хранению в управлениях; выделение к уничтожению дел, документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, документов.

18.5.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Обнаруженные в делах с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

Отбор электронных документов для передачи в Архив осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов в ПД по признакам "Индекс дела", "Срок хранения".

Документы в ПД могут быть переданы из других подсистем, в том числе из ПУФ.

При осуществлении передачи (в том числе миграции и/или конвертации) электронных архивных документов должны быть обеспечены аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования информации, содержащейся в электронных архивных документах.

Факты конвертации фиксируются в акте конвертации электронных архивных документов, который приобщается к делу фонда.

18.5.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЦЭК одновременно со сводными описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

Выделенные к уничтожению дела и документы уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.

18.5.6. По результатам экспертизы ценности документов отделом ведения архива составляются сводные описи дел, документов постоянного, долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложения N 22, 23), в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 24).

Описи дел, документов постоянного, долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения рассматриваются на ЦЭК.

18.5.7. Согласованные ЦЭК описи дел, документов и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение ЭПК ГА РФ:

описи дел, документов постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, - на утверждение;

описи дел, документов по личному составу - на согласование.

После рассмотрения ЭПК ГА РФ описи утверждаются секретарем ЦИК России.

18.5.8. Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего производится их уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении электронных документов к уничтожению.

18.5.9. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

18.5.10. Подшивка (переплет) дел производится в отделе ведения архива.

18.6. Оформление дел.

18.6.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в Архив, должны быть оформлены соответствующим образом гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении.

Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки дела.

18.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного и долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, листа использования дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплет) документов дела.

Проверка систематизации документов внутри дела, составление обложки дела, внутренней описи, листа-заверителя дела, листа использования дела и торца дела (боковины) осуществляются с использованием модуля "Электронный архив".

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках; пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители не составляются.

18.6.3. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 25). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Обложка дела подписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.

На обложке дела указываются реквизиты: Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, название управления, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название управления указывается в соответствии с утвержденной структурой Аппарата ЦИК России. При изменении названия управления в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое управление на обложке указывается новое наименование управления, а прежнее заключается в скобки;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), справок управления и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в Архив, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных). Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, включенных в дело. При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временных (до 5 лет) сроков хранения указывается только год. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части);

количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела;

срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно";

архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в Архиве.

На корешке дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.

18.6.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело постоянного и долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (A2, A3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Лист с указаниями по исполнению документа нумеруется как отдельный лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в Архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. Если в нумерации листов допущено более 5 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа.

18.6.5. При необходимости в делах постоянного и долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись (приложение N 26).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

18.6.6. Каждое дело заканчивается листом-заверителем дела установленной формы (приложение N 27).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, физическое состояние документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и т.д.), а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись гражданского служащего, сформировавшего дело, указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

Остальные реквизиты листа-заверителя дела заполняются в отделе ведения архива.

18.6.7. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, пластиковые и металлические скрепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

18.6.8. Составление электронного образа обложки дела, внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, листа использования дела, корешка и карточки дела осуществляется с использованием модуля "Электронный архив".

Реквизиты обложки дела "Наименование структурного подразделения", "Индекс дела" и "Срок хранения дела" переносятся автоматически из номенклатуры дел соответствующего управления, а реквизиты обложки дела "Заголовок дела", "Номер тома", "Дата" и "Количество листов" - из карточки дела (тома, части) модуля "Электронный архив".

При составлении заверительной надписи на листе-заверителе дела все данные поступают из карточки дела (тома, части) модуля "Электронный архив", а подпись с расшифровкой и должность лица, составившего заверительную надпись, - из "Шаблона" в модуле "Электронный архив", установленного на рабочем месте гражданского служащего, ответственного за ведение делопроизводства в управлении.

Составление внутренней описи документов дела осуществляется программными средствами с использованием информации из карточки дела (тома, части) модуля "Электронный архив". Информация для заверительной надписи внутренней описи документов дела поступает из "Шаблона" в модуле "Электронный архив", установленного на рабочем месте гражданского служащего, ответственного за ведение делопроизводства в управлении.

18.7. Передача дел, документов в Архив.

18.7.1. Законченные делопроизводством дела, документы хранятся в управлении и передаются в Архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения их ведения в управлении.

Дела, документы постоянного, долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в Архив по графику, согласованному с начальниками управлений и утвержденному Руководителем Аппарата ЦИК России.

18.7.2. На дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения описи не составляются. Такие дела не подлежат передаче в Архив, хранятся в управлениях до истечения сроков хранения и уничтожаются в установленном порядке.

Для составления актов об уничтожении документов с истекшими сроками хранения все документы должны быть списаны в ПД.

Хранение электронных финансовых документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, созданных в ПУФ, может осуществляться в ПУФ.

18.7.3. В случае ликвидации или реорганизации управления гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства, в течение одного месяца с момента ликвидации или реорганизации управления формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает вновь созданному управлению (по согласованию с отделом ведения архива) независимо от сроков хранения, или, в случае его отсутствия, - в отдел ведения архива.

18.7.4. В управлениях на дела постоянного, долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, подлежащие передаче в Архив, гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства, составляются отдельные сдаточные описи дел, документов по установленной форме в двух экземплярах (приложения N 28, 29), один из которых передается вместе с делами в Архив, а второй остается в управлении.

В Архив также передаются описи дел, документов в электронном виде в редактируемом формате (по одному экземпляру описей). Методическую помощь в проведении этой работы оказывает отдел ведения архива. Сдаточная опись дел, документов управления формируется с использованием модуля "Электронный архив" в автоматизированном режиме.

При передаче дел, документов на обоих экземплярах описи дел, документов напротив каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел, документов указывается цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в Архив дел, документов, инициалы и фамилии гражданских служащих управления и отдела ведения архива, осуществляющих прием-передачу дел, документов, ставятся их подписи и дата.

18.7.5. При приеме дел в отделе ведения архива проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в управление с указанием недостатков для их устранения (доработки, дооформления).

18.7.6. В исключительных случаях по согласованию с начальником Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения допускается прием в Архив неупорядоченных (неоформленных) дел по акту (приложение N 30).

18.7.7. На основании описей дел, документов управлений отдел ведения архива составляет годовые разделы сводных описей дел, документов ЦИК России постоянного, долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (приложения N 22, 23), которые рассматриваются на заседании ЦЭК.

Сводные описи дел, документов формируются в Архиве с использованием модуля "Электронный архив" в автоматизированном режиме.

Сводная опись дел, документов должна иметь титульный лист, предисловие, указатели (при необходимости), оглавление, список сокращений.

18.7.8. По указанию начальника управления к сданному в Архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в листе-заверителе дела. Эти документы подшиваются в дело непосредственно в Архиве гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в этом управлении.

18.7.9. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются отделом ведения архива на хранение в Государственный архив Российской Федерации.

18.8. Порядок использования документов Архива.

18.8.1. К каждому делу, находящемуся на хранении в Архиве, составляется лист использования, который помещается в начале дела (приложение N 31).

18.8.2. Основными формами использования документов Архива являются:

исполнение запросов Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России и членов ЦИК России, руководства Аппарата ЦИК России, гражданских служащих Аппарата ЦИК России путем предоставления информации о документах, выдачи копий документов, выдачи дел во временное пользование;

исполнение запросов граждан и организаций путем выдачи копий архивных документов и архивных справок;

предоставление документов пользователям для изучения;

предоставление документов для экспонирования на выставках, подготовки публикаций, использования средствами массовой информации.

18.8.3. Работа с документами Архива осуществляется:

в форме изучения и использования документов и поискового аппарата к ним на бумажных носителях;

путем получения информации из базы данных модуля "Электронный архив", в том числе путем ознакомления с электронным образом документа, изготовленным методом сканирования подлинного документа, находящегося на хранении в Архиве, получения его копии и использования поискового аппарата модуля "Электронный архив".

18.8.4. Документы и дела, находящиеся на хранении в Архиве, предоставляются членам ЦИК России, гражданским служащим Аппарата ЦИК России как для работы в помещении Архива, так и во временное пользование (не более одного месяца) вне Архива, на рабочее место, по требованию, подписанному начальником управления (приложение N 32).

При необходимости срок временного пользования может быть продлен с разрешения начальника Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения.

Члены ЦИК России, гражданские служащие Аппарата ЦИК России несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.

18.8.5. Изъятие документов из архивных дел, передача членами ЦИК России, гражданскими служащими Аппарата ЦИК России архивных документов или их копий другим лицам или организациям не допускаются.

18.8.6. Подлинные экземпляры протоколов заседаний ЦИК России, выписок из протоколов, постановлений ЦИК России, протоколов об итогах выборов, референдума, распоряжений Председателя ЦИК России выдаются с разрешения Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России.

18.8.7. Документы Архива предоставляются государственным органам, учреждениям, общественным организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России.

Под письменным запросом о допуске к работе с документами Архива подразумевается обращение гражданина или официальное письмо за подписью руководителя государственного органа или общественной организации. В обращении или письме обосновывается необходимость использования документов Архива, указывается тематика документов или их поисковые данные.

Пользователь знакомится с распорядком работы отдела ведения архива и заполняет анкету (приложение N 33).

Пользователь несет ответственность за нарушение правил использования полученной информации.

Работать с предоставленными для пользования документами вне помещения Архива запрещается.

Отдел ведения архива, исходя из возможностей информационного обслуживания пользователей, организует их работу, определяя время, очередность и продолжительность посещения.

18.8.8. Для работы с документами Архива на бумажных носителях пользователям предоставляются:

дела и документы по теме исследования;

архивные описи.

В ходе работы с документами на бумажных носителях пользователь может делать выписки из документов.

Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.

Пользователю предоставляется право заказать в Архиве копии документов. Копии с отобранных пользователем документов могут быть изготовлены с разрешения секретаря ЦИК России.

18.8.9. В ходе работы с электронными документами Архива пользователь имеет возможность:

доступа к информации;

печати карточки документа;

доступа к электронному образу документа;

распечатки электронного образа документа на бумажном носителе;

копирования электронного образа документа на иной носитель информации.

18.8.10. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случае:

наличия ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

необходимости выполнения срочных служебных заданий гражданскими служащими отдела ведения архива;

выдачи дел и документов во временное пользование другим пользователям;

экспонирования заказанных материалов на выставке.

Во временное пользование, как правило, не выдаются дела и документы, не имеющие научного описания и технически не оформленные.

18.8.11. Документы, содержащие персональные данные, доступны лицам, чьи данные содержатся в документах, руководству ЦИК России и гражданским служащим подразделения Аппарата ЦИК России, на которое возложены функции подразделения по вопросам государственной службы и кадров, для использования исключительно в служебных целях.

18.8.12. Доступ к электронным образам документов для гражданских служащих осуществляется с разрешения начальника Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения на основании письменной заявки начальника соответствующего управления.

18.8.13. Гражданские служащие отдела ведения архива заверяют копии документов, находящихся в Архиве, в установленном порядке.

Заверенные копии документов направляются в адрес организации, обратившейся с запросом, или выдаются заявителю под подпись.

18.8.14. Пользователь имеет право публиковать документы Архива или содержащуюся в них информацию только с разрешения Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России.

В целях учета опубликованных документов Архива пользователь уведомляет отдел ведения архива о дате публикации, ее названии и обязательно представляет в отдел ведения архива экземпляр издания, в котором опубликован материал.

При публикации архивных документов ЦИК России или содержащейся в них информации ссылка на Архив обязательна.

18.8.15. ЦИК России имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.