14. Согласовано письмом Федерального архивного агентства от 22.01.2026 N 12/183-А | ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

14.1. Начальник управления Аппарата ЦИК России определяет гражданского служащего, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки (в том числе ввод в ПД информации о документах), информирует начальника управления Аппарата ЦИК России о состоянии их исполнения, организует справочно-информационную работу (в части документооборота) в управлении Аппарата ЦИК России, готовит проект номенклатуры дел управления Аппарата ЦИК России, ведет и формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, готовит и передает дела в Архив, выдает гражданским служащим документы и дела, контролирует их возврат, готовит заявки на изготовление печатей и штампов.

14.2. Входящие документы с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России и секретаря ЦИК России на бумажном носителе направляются в управления Аппарата ЦИК России только через отдел прохождения документов.

Зарегистрированные входящие документы в случае изменения указаний по исполнению документа (при подготовке на бумажном носителе) передаются из одного управления Аппарата ЦИК России в другое только через отдел прохождения документов, где переадресование документов осуществляется с использованием ПД.

14.3. Входящие документы, поступившие непосредственно в приемные Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, в управления Аппарата ЦИК России, в обязательном порядке передаются на регистрацию в отдел прохождения документов.

14.4. В управлении Аппарата ЦИК России работа с документами ведется по РУК.

При работе с документами на гражданского служащего, ответственного за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, могут быть возложены следующие функции: фиксация в РУК процесса прохождения и исполнения документов, в том числе внесение в РУК указания по исполнению документа начальника управления Аппарата ЦИК России; проверка наличия имеющихся документов по данному вопросу; после получения исполненного документа - внесение в РУК номера дела (по номенклатуре дел), в которое помещен документ, и количества листов документа.

14.5. Подготовленные на бумажном носителе в управлении Аппарата ЦИК России внутренние документы по вопросам служебной деятельности, адресованные Председателю ЦИК России, заместителю Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, заместителям Руководителя Аппарата ЦИК России и другим управлениям Аппарата ЦИК России, регистрируются в соответствии с номенклатурой дел ЦИК России с использованием ПД гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России.

Если в документе содержатся указания на связь с другими документами, то соответствующие данные вводятся в РУК.

При этом к РУК присоединяется файл документа в формате docx или xlsx либо электронный образ документа, в том числе в формате pdf.

Внутренние документы по вопросам служебной деятельности, адресованные Председателю ЦИК России, заместителю Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, заместителям Руководителя Аппарата ЦИК России и другим управлениям Аппарата ЦИК России, могут готовиться, согласовываться и подписываться средствами ПД.

Не рекомендуется вести переписку между управлениями Аппарата ЦИК России и отделами в составе управлений по организационным и иным вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления.

14.6. Внутренние документы, представляемые на доклад Председателю ЦИК России, заместителю Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России, должны быть подписаны координатором исполнения, завизированы исполнителем, ответственным за исполнение, и соисполнителями. Аналогично должны быть согласованы внутренние документы, подготовленные средствами ПД.

Документы, подготовленные с нарушением установленного порядка, на доклад не принимаются и возвращаются исполнителю.

Подготовленные и согласованные документы могут представляться на доклад Председателю ЦИК России, заместителю Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России и после доклада направляться исполнителям средствами ПД.

14.7. После доклада внутренние документы (подготовленные на бумажном носителе) с отметками лиц, указанных в пункте 14.6 Инструкции, о принятии исполнения, возвращаются в управление Аппарата ЦИК России, подготовившее документ, для внесения соответствующих сведений в РУК.

В случае если документ содержит указания по исполнению документа, предписывающие выполнение тех или иных заданий, то они оформляются как поручение в порядке, предусмотренном разделом 12 Инструкции.

14.8. Гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, в первую очередь обрабатывает документы с отметками, свидетельствующими о срочности их исполнения.

14.9. Начальники управлений Аппарата ЦИК России дают указания по исполнению поступивших к ним документов.

14.10. Внутренние документы, подготовленные Председателем ЦИК России, заместителем Председателя ЦИК России, секретарем ЦИК России, Руководителем Аппарата ЦИК России, заместителями Руководителя Аппарата ЦИК России, при подготовке на бумажном носителе доставляются исполнителям гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих управлениях Аппарата ЦИК России.

14.11. Внутренние документы на бумажном носителе, подготовленные членами ЦИК России, доставляются исполнителям гражданскими служащими, работающими в приемных членов ЦИК России; внутренние документы, подготовленные в управлениях Аппарата ЦИК России, - гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих управлениях Аппарата ЦИК России.

14.12. Документы в пределах управлений Аппарата ЦИК России доставляются в порядке, определенном начальником управления Аппарата ЦИК России.

14.13. Исполнители документов вносят все необходимые данные в РУК о ходе и результатах исполнения документов либо представляют данную информацию гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, для внесения всех необходимых данных в РУК и передают ему исполненные документы на бумажном носителе для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

14.14. В случае утраты или повреждения документа исполнитель незамедлительно докладывает об этом непосредственному руководителю и сообщает в отдел прохождения документов. По указанию начальника соответствующего управления Аппарата ЦИК России проводится проверка, о результатах которой информируется начальник Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения.