1. Согласовано письмом Федерального архивного агентства от 22.01.2026 N 12/183-А | ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (ЦИК России).

1.2. Инструкция разработана на основании федеральных законов от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон об основных гарантиях избирательных прав), от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлений ЦИК России от 28 июня 1995 года N 7/46-II "О Регламенте Центральной избирательной комиссии Российской Федерации", от 31 января 2006 года N 169/1100-4 "Об утверждении Положения об Аппарате Центральной избирательной комиссии Российской Федерации", иных актов ЦИК России, с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности", приказов Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", от 25 декабря 2020 года N 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления", от 31 июля 2023 года N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях", с использованием ГОСТ Р 7.0.97-2025 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 7.0.8-2025 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов, осуществляемые средствами подсистемы документооборота и управления цифровым контентом Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ПД) и системы межведомственного электронного документооборота.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну.

Работа с финансовыми документами, в том числе бухгалтерскими, осуществляется по общим принципам работы с документами с учетом особенностей бюджетного законодательства, настоящей Инструкции, иных нормативных актов ЦИК России.

Порядок работы с документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельной инструкцией.

Работа с документами по организации закупок осуществляется с учетом Федерального закона от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", положения о Контрактной службе Центральной избирательной комиссии Российской Федерации. Особенности организации документооборота, относящегося к организации закупок товаров, работ и услуг, правила подготовки и оформления таких документов, а также порядок работы с ними могут дополнительно устанавливаться отдельными актами ЦИК России, распоряжениями Председателя ЦИК России.

1.4. Правила подготовки и оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов ЦИК России и федеральных государственных гражданских служащих Аппарата ЦИК России (далее - гражданские служащие).

Работники федерального государственного казенного учреждения "Федеральный центр информатизации при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации" (ФЦИ при ЦИК России), федерального казенного учреждения "Российский центр обучения избирательным технологиям при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации" (РЦОИТ при ЦИК России) и граждане, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, при подготовке постановлений ЦИК России, выписок из протокола заседания ЦИК России (далее - выписки из протокола), распоряжений Председателя ЦИК России, при исполнении входящих документов с указаниями по исполнению документов Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, при подготовке писем и телеграмм, отправляемых из ЦИК России, служебных записок в адрес членов ЦИК России, уполномоченных гражданских служащих Аппарата ЦИК России (далее - должностные лица) и при оформлении дел для передачи их в Архив Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - Архив) должны руководствоваться Инструкцией.

Руководители ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России могут издавать нормативные документы по делопроизводству, уточняющие порядок работы с документами соответственно в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России и не противоречащие Инструкции.

1.5. Граждане, поступившие на федеральную государственную гражданскую службу в Аппарат ЦИК России, на работу в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.

1.6. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, перехода в другой отдел внутри управления Аппарата ЦИК России исполнителя документов начальник управления (начальник отдела) Аппарата ЦИК России передает неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении или переходе в другое управление Аппарата ЦИК России гражданский служащий передает дела и документы, находящиеся у него на исполнении, по акту гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России.

1.7. При работе с документами, зарегистрированными в установленном порядке и поступившими в управления Аппарата ЦИК России, в том числе при работе с документами, представленными для согласования, не разрешается вносить в них поправки и делать пометки, за исключением предусмотренных Инструкцией.

1.8. Организацию единой системы делопроизводства в ЦИК России с применением автоматизированных технологий подготовки и обработки документов, формирование и поддержание единой базы данных о документах, методическое руководство организацией делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляет Управление по работе с обращениями и документационного обеспечения.

1.9. Делопроизводство в ЦИК России осуществляется с использованием ПД.

Работа в ПД осуществляется как в закрытом контуре, доступ к которому предоставляется в соответствии с регламентом использования информационных ресурсов комплекса средств автоматизации ЦИК России (далее - КСА ЦИК России), так и в открытом контуре, доступ к которому предоставляется в соответствии с распоряжением Председателя ЦИК России.

В закрытом контуре предусмотрена обработка персональных данных и иной конфиденциальной информации.

1.10. ПД содержит единую базу данных с информацией:

о входящих, внутренних и исходящих документах;

движении документов в ЦИК России;

ходе исполнения документов и поручений;

списании документов в дело и передаче их в Архив;

хранении, использовании архивных документов, передаче их на государственное хранение либо уничтожении по истечении сроков хранения.

ПД предоставляет возможность работать с электронными документами и электронными образами документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в ЦИК России.

1.11. Документы, содержащиеся в ПД, могут быть подписаны электронной подписью должностного лица.

1.12. Основной единицей хранения информации в ПД является регистрационно-учетная карточка документа.

1.13. Работа в ПД основывается на принципе однократной регистрации документа. Зарегистрированный в ПД документ при поступлении к членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, заместителям Руководителя Аппарата ЦИК России и в управления Аппарата ЦИК России повторно не регистрируется.

1.14. Инструкция утверждается постановлением ЦИК России после ее согласования с Федеральным архивным агентством (Росархив).

1.15. Изменения в Инструкцию вносятся постановлением ЦИК России после их согласования с Росархивом.