6.9. "Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве водных ресурсов" (приложение к приказу Росводресурсов от 15.12.2017 N 279)

В Росводресурсах прием иностранной корреспонденции осуществляется Управлением делами, госслужбы и кадров.

Входящая иностранная корреспонденция регистрируется в ОИДОиКИД в установленном настоящей Инструкцией порядке.

После регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю Агентства или заместителю руководителя Росводресурсов в соответствии с распределением обязанностей для подготовки указания по исполнению документа.

Иностранная корреспонденция, требующая неофициального перевода и составления аннотации к ней, передается в отдел обеспечения международного взаимодействия и организации мероприятий.

Переписка Росводресурсов с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями ведется за подписью руководителя Агентства или заместителей руководителя.

Письма иностранным корреспондентам готовятся на русском языке.

Письма печатаются в двух экземплярах: первый экземпляр - подлинник письма, оформленный на бланке установленной формы; второй экземпляр - копия письма с визами в дело Управления делами, госслужбы и кадров.

Оформление писем иностранным корреспондентам производится с учетом следующих требований:

реквизит "Адресат" включает в себя: инициал имени и фамилию; наименование должности адресата; наименование организации, номер дома; название улицы, название населенного пункта; почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута; название страны;

если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес;

если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности, наименование организации, затем почтовый адрес.

Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на международном бланке письма. Дата оформляется словесно-цифровым способом.

Адресат печатается слева в верхнем углу бланка через 3 межстрочных интервала ниже номера письма.

Заголовок к тексту в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение "мы" не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия "Уважаемые господа" или "Уважаемый г-н/г-жа Министр" без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.

Обращение "Глубокоуважаемый(ая)" допускается использовать лишь в письме к русскоговорящему адресату.

Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся лично подписывающим письмо, например: "С наилучшими пожеланиями", "Искренне Ваш".

При наличии приложения к письму отметка делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных писем.

Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего письмо, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит "Подпись" печатается под текстом письма или под реквизитом "Отметка о наличии приложений".

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем документа.

Реквизит "Отметка об исполнителе" на подлиннике письма не проставляется, а указывается на копии письма с визами, остающейся в деле.

Письма в адрес иностранных корреспондентов в обязательном порядке визируются руководителем структурного подразделения Росводресурсов, осуществляющего международную деятельность, либо лицом, исполняющим его обязанности.

Подписанные исходящие письма передаются в отдел ОИДОиКИД.

Порядок отправления писем иностранным корреспондентам определяется исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через Министерство иностранных дел Российской Федерации, нарочным, техническими средствами оперативной связи (факс, электронная почта).

В случае отправления документа через Министерство иностранных дел Российской Федерации структурное подразделение, курирующее международную деятельность, готовит сопроводительное письмо, которое регистрируется в установленном настоящей Инструкцией порядке.