6.5. "Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве водных ресурсов" (приложение к приказу Росводресурсов от 15.12.2017 N 279)

6.5.1. Документы, отправляемые Агентством, передаются почтовой, специальной, фельдъегерской, курьерской и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью в ФОИВы, организации и гражданам осуществляется ОИДОиКИД в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

6.5.2. Все адресные данные на почтовых отправлениях пишутся разборчиво чернилами или печатаются с использованием печатающей техники.

На документах, направляемых в сторонние, не подведомственные организации, необходимо указывать полные почтовые адреса.

6.5.3. При отправке исходящих документов проверяется соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки, производится сортировка документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная и другие).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурные подразделения.

В исключительных случаях для срочной отправки адресату оригинал письма может выдаваться на руки исполнителю документа под расписку. В этом случае на визовом экземпляре документа проставляется штамп "Подлинный экземпляр получил на руки", в котором указываются фамилия должностного лица, получившего оригинал документа, его структурное подразделение, подпись и дата.

6.5.4. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса, номера телефона, факса или с указателем рассылки.

Копийные экземпляры документов передаются на отправку полностью сформированные и скрепленные.

Документ, помещенный на электронный носитель информации, должен иметь сопроводительное письмо. Ответственность за содержание документа на электронном носителе несет исполнитель документа.

6.5.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Отправка документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей осуществляется в течение рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ (в отдельных случаях - начальника ОИДОиКИД).

Документы, подлежащие отправке, вкладываются в конверты и оформляются к отправке.

Отправляемая корреспонденция учитывается в списках (описях) и реестрах, которые составляются в необходимых количествах.

Реестры составляются на корреспонденцию, отправляемую почтовой связью, фельдъегерской, специальной и курьерской связью в федеральные органы исполнительной власти или иные организации.

Вторые экземпляры списков, реестров с пометкой об отправке корреспонденции формируются в дела ОИДОиКИД.

6.5.6. С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, документов в электронном виде.

6.5.7. Документы, пересылаемые в электронном виде, передаются адресатам с учетом функционирующих в Агентстве технических и программных средств в соответствии с указателем рассылки.

Запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования" по открытым каналам связи при использовании электронной почты, телеграфной и факсимильной связи (за исключением закрытой ведомственной связи).