6.4. "Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве водных ресурсов" (приложение к приказу Росводресурсов от 15.12.2017 N 279)

6.4.1. Исходящие документы Росводресурсов регистрируются централизованно в ОИДОиКИД.

6.4.2. Перед регистрацией исходящих документов работники ОИДОиКИД проверяют наличие на документе подписи и соответствующих виз, в том числе соисполнителей, перечисленных в указании по исполнению документа, приложений к документу, инициалов и фамилии исполнителя, его телефона, правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ, и наличие указателя рассылки (при необходимости).

6.4.3. Исходящие письма-ответы принимаются на регистрацию только вместе с письмами-запросами (основаниями).

Регистрация исходящих писем производится только при наличии оригиналов писем-запросов.

6.4.4. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, не регистрируются и подлежат возврату в структурные подразделения на доработку.

6.4.5. На каждый исходящий документ создается РКК в системе электронного документооборота, в которую вносятся реквизиты регистрируемых документов (Приложение N 17). К созданной РКК прикрепляется электронный образ документа.

6.4.6. Присвоение документам регистрационных номеров осуществляется автоматически в системе электронного документооборота.

Исходящим письмам присваиваются номера, состоящие из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера, например: ТБ-01-21/3456, где 01 - индекс структурного подразделения, 21 - индекс дела по номенклатуре, а 3456 - порядковый исходящий номер письма, и проставляется дата регистрации.

Письмам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) Агентства индекс дела присваивается и проставляется ОИДОиКИД.

Одновременно на каждый исходящий документ исполнителем создается РКК в системе электронного документооборота, к которой прикрепляется электронная копия документа.

Визовый экземпляр письма должен полностью соответствовать оригиналу письма.

6.4.7. После проставления исходящего регистрационного номера на оригинале и визовом экземпляре письма визовые экземпляры заверяются штампом (приложение N 7) или заверительной надписью: "Верно", должность лица, личная подпись должностного лица, заверившего копию.

6.4.8. При направлении письма более чем четырем адресатам составляется указатель рассылки.

На регистрацию данное письмо должно поступать с заполненным указателем рассылки, подписанным начальником (заместителем начальника) структурного подразделения.

Организацию работы по подготовке документов к копированию (тиражированию) письма в соответствии с указателем рассылки осуществляет исполнитель (пункт 4.5 Инструкции).