12. "Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве водных ресурсов" (приложение к приказу Росводресурсов от 15.12.2017 N 279)

12.1. Дела выдаются из архива Агентства:

для использования работниками Росводресурсов;

во временное пользование для других организаций;

для проведения архивных работ с документами.

12.2. Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:

1 месяца - для использования работниками Росводресурсов;

3 месяцев - во временное пользование для других организаций;

6 месяцев - для экспонирования документов.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя Агентства по письменному подтверждению пользователя о сохранности дел.

Срок выдачи дел во временное пользование структурным подразделениям может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 1 месяц.

12.3. Выдача дел оформляется актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов (приложение N 29).

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве Агентства, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем Росводресурсов и руководителем организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями. После возвращения дел в акте проставляется соответствующая отметка. Акт хранится в деле фонда в архиве Агентства. Выдача дел из архива работникам Росводресурсов во временное пользование другим организациям регистрируется в книге выдачи дел (приложение N 30).

12.4. Перед выдачей дел проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в архив Агентства проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

12.5. При выдаче дел из архива Росводресурсов на место выданного дела подкладывается карта-заместитель дела (приложение N 31), в которой указываются номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись работника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела карта-заместитель изымается.

12.6. Состояние дел, возвращаемых в архив Агентства после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов работниками, ответственными за архив, составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется пользователю или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности; второй - остается в архиве Росводресурсов.

Согласовано
И.о. руководителя
Федерального архивного агентства
О.В.НАУМОВ
24 ноября 2017 г.