11.4. "Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве водных ресурсов" (приложение к приказу Росводресурсов от 15.12.2017 N 279)

Документы Федерального агентства водных ресурсов являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации. До передачи на постоянное хранение документы хранятся в архиве Росводресурсов 15 лет.

11.4.1. В архив Агентства в соответствии с положением о нем передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через три года после их завершения в делопроизводстве; передача производится только по описям дел.

11.4.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Агентства не подлежат. Они хранятся в структурном подразделении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

11.4.3. Передача дел в архив Агентства осуществляется по графику, составленному лицом, ответственным за работу архива, согласованному с начальниками структурных подразделений, передающих документы, и утвержденному руководителем Росводресурсов.

11.4.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив лицом, ответственным за работу архива, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должностные лица структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

11.4.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за работу архива, в присутствии ответственного за делопроизводство структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, а также подписи лица, ответственного за работу архива Росводрссурсов, и лица, передавшего дела.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив Агентства ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

11.4.6. Вместе с делами в архив Росводресурсов передаются регистрационные формы на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой регистрационной формы или базы данных включается в опись.

11.4.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела оформляет дела и передает их в архив Агентства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

11.5 Уничтожение дел с истекшими сроками хранения

11.5.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 28) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

Акты утверждаются руководителем Росводресурсов только после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период ЭПК ГА РФ.

После этого Агентство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

11.5.2. После составления сводных описей дел постоянного хранения производится отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 28). Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Агентства одновременно. Согласованные ЦЭК Росводресурсов акты утверждаются руководителем Росводресурсов только после утверждения экспертно-проверочной комиссией ГА РФ описей дел постоянного хранения; после этого Росводресурсы имеют право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

11.5.3. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего Агентства (приложение N 28). Если в акте не указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

11.5.4. После утверждения руководителем Росводресурсов актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемно-сдаточной накладной.

11.5.5. Подлежащие уничтожению дела, увязанные в связки, передаются в контору для переработки сырья, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем лица, ответственного за работу архива Агентства. После уничтожения дел в номенклатуре Агентства проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты. Уничтожение документов и дел без оформления актов о выделении документов к уничтожению запрещается.