8.5. Порядок выдачи дел во временное пользование из архива Роструда
8.5. Порядок выдачи дел во временное пользование
из архива Роструда 
8.5.1. Выдача дел, находящихся на хранении в Управлении делами и контроля, структурных подразделениях Роструда работникам других подразделений для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, запрашивающего дело (документ).
8.5.2. Дела, документы выдаются во временное пользование работникам Роструда на срок не более одного месяца.
Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Управления делами и контроля, на срок не более шести месяцев.
При необходимости срок использования документов может быть продлен.
8.5.3. Документы по личному составу Роструда выдаются только работникам Управления делами и контроля.
8.5.4. Дела, полученные из архива Роструда, запрещается расшивать, изымать из них документы и подшивать в них новые.
8.5.5. В письменном запросе о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.
8.5.6. На выданное дело или документ заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.
На место изъятого подлинника документа работник архива Роструда или делопроизводитель структурного подразделения вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.
После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в Роструд и помещены в дело.
8.5.7. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов. Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.
8.5.8. В архиве Роструда, структурном подразделении, выдавшем дело (документ) ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.
8.5.9. Ответственность за сохранность документов и дел, взятых из архива во временное пользование, несут получившие их работники, руководители структурных подразделений и сторонних организаций.
Полученная информация должна использоваться только в служебных целях. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других структурных подразделений или организаций.
8.5.10. При использовании документов Роструда, хранящихся в архиве, в публикациях, исследованиях, справочниках и т.п. в обязательном порядке делается ссылка с указанием места хранения документов.
8.5.11. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности организации, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
8.5.12. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя структурного подразделения, документы которого изымаются.
8.5.13. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).
8.5.14. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела.
8.5.15. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.
