2.2. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

2.2.1. В соответствии с положениями национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации", документы, создаваемые в Роструде, имеют следующий состав реквизитов:

- Государственный герб Российской Федерации;

- наименование организации - автора документа;

- наименование структурного подразделения - автора документа;

- наименование должности лица - автора документа;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

- место составления (издания) документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о приложении;

- гриф согласования документа;

- виза;

- подпись;

- отметка об электронной подписи;

- печать;

- отметка об исполнителе;

- отметка о заверении копии;

- отметка о поступлении документа;

- резолюция;

- отметка о контроле;

- отметка о направлении документа в дело.

2.2.2. Дата документа.

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

В приказах, поручениях Роструда используется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 30 августа 2020 г.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

2.2.3. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов одного календарного года, который дополняется индексами видов документов или структурных подразделений.

Регистрационный номер входящего документа состоит из двух частей, разделяемых знаком косая черта (/):

первая часть номера входящего документа обозначает вид корреспонденции: ПР - правительственная корреспонденция, ПР-Д - корреспонденция Федерального Собрания Российской Федерации, ТЗ - ведомственная корреспонденция, ПГ - обращения граждан;

вторая часть автоматически заполняется значением свободного порядкового номера через косую черту, например: ТЗ/1036, ПР/252, ПГ/14637 и т.д. и является входящим номером.

Регистрационный номер исходящего документа в РКК состоит из двух частей через тире (-):

первая часть исходящего номера соответствует порядковому номеру документа;

вторая часть соответствует обозначению вида корреспонденции: ПР - правительственная корреспонденция, ПР-Д - корреспонденция Федерального Собрания Российской Федерации, ТЗ - ведомственная корреспонденция, ПГ - обращения граждан.

В целом регистрационный номер исходящего документа имеет следующий вид: 939-ПР - где 939 порядковый номер исходящего документа, а ПР - обозначение вида корреспонденции.

Исходящие документы, подписанные руководителями структурных подразделений Роструда, могут иметь следующий вид: ПГ/20045-3-1 или ТЗ/4319-4-3, где первая часть соответствует входящему номеру документа, а вторая и третья соответствует индексу структурного подразделения и номеру отдела, подготовившего документ.

Регистрационный номер внутренних документов, подготовленных в структурных подразделениях (письма, докладные и служебные записки, справки, заключения и т.п.), состоит из трех частей:

первая часть соответствует порядковому номеру документа;

вторая и третья часть соответствуют индексу структурного подразделения Роструда и номера отдела подготовившего документ, которые указываются через тире (-).

В целом регистрационный номер внутренних документов имеет следующий вид: 1065-2-3, где 1065 - порядковый номер внутреннего документа, 2 - индекс управления и 3 - номер отдела, подготовившего документ.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера проставляются в порядке указания наименований организаций в заголовочной части (преамбуле) документа и отделяются друг от друга косой чертой.

2.2.4. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа используется при ответах на запрос (письмо, запрос, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.п.). Исходящий номер и дата документа адресанта указываются в специально отведенном месте бланка письма Роструда.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

2.2.5. Гриф ограничения доступа к документу.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, отнесенную к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".

Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования", в Роструде осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности".

Пометка "Для служебного пользования" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и дополняется указанием номера экземпляра документа.

На обороте первого листа документа печатается исполнитель, количество экземпляров и расшифровывается, куда какой экземпляр направляется.

2.2.6. Адресат.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа. Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

В состав реквизита входит почтовый адрес, который указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234:

а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Полный почтовый адрес в обязательном порядке указывается составителем документа при направлении его разовым корреспондентам или частному лицу.

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы государственной власти и федеральные органы исполнительной власти (министерства, службы, агентства).

При направлении служебного письма в законодательные органы власти, органы государственной власти (далее - органы власти) или их структурные подразделения без указания должностного лица наименование пишется в именительном падеже, например:

При адресовании служебного письма руководителю органа власти его наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

При направлении служебного письма конкретному должностному лицу, не являющемуся руководителем органа власти, наименование органа власти и его подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией, указанной в дательном падеже, указывается звание или степень, например:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в территориальные органы Роструда, адресат указывается обобщенно в именительном падеже. Например:

При рассылке документа не всем организациям или территориальным органам под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)". Например:

Список рассылки составляется исполнителем.

В случаях когда ответ необходимо направить, например как в Правительство Российской Федерации, так и в другие организации (в министерства, ведомства, депутатам, частным лицам и др.), один подлинный экземпляр такого документа адресуют в Правительство Российской Федерации с сообщением о направлении ответа также в другие организации, второй подлинный экземпляр адресуют непосредственно в организацию (в министерства, ведомства, депутатам, частным лицам и др.).

Если письмо адресуется организации, сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы в дательном падеже, почтовый адрес корреспондента, например:

При отправке письма по электронной почте (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается - указывается только электронный адрес.

Один документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается, каждый экземпляр документа является подлинным и должен быть подписан соответствующим должностным лицом.

При направлении документа более чем в четыре адреса, исполнитель составляет список рассылки документа. Рассылка подписывается начальником (заместителем начальника) структурного подразделения Роструда.

Образец оформления рассылки документов (писем, приказов, телеграмм и т.д.) приведен в приложении N 5 к Инструкции.

2.2.7. Гриф утверждения документа.

Документы утверждаются руководителем Роструда, его заместителями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах, руководителями структурных подразделений (в части утверждения положений об отделах, должностных инструкций работников и т.д.) путем оформления соответствующего грифа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Слово "УТВЕРЖДЕНО", входящее в состав грифа утверждения, согласуется с видом утверждаемого документа в роде и числе: Положение УТВЕРЖДЕНО, состав комиссии УТВЕРЖДЕН, схемы УТВЕРЖДЕНЫ и т.п.

2.2.8. Наименование документа (заголовок к тексту).

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (4 - 5 строк). Заголовок также не составляется для документов, оформленных на бумаге формата A5 (148 x 210 мм), указаний по исполнению документа, телеграмм, телефонограмм.

Заголовок к тексту документа составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?" ("о ком?"), например: "О выделении...", "О представлении отчетности...", "О назначении на должность" и т.п.

Заголовок оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

2.2.9. Текст документа.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. В официально-деловом тексте допускается использование общепринятых сокращений и аббревиатур.

Текст, как правило, состоит из двух частей: в первой части излагаются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например: приказы (распорядительную часть без констатирующей (преамбулы), письма, заявления (просьбу без пояснения), справки, докладные записки (оценку фактов, выводы).

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и т.п.), а также содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности организации (акт, заключение, справка, отчет и т.п.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа, например: комиссия установила, отдел разработал, в состав Управления входят, ведущий специалист имеет право и т.п.

В распорядительной части приказов Федеральной службы по труду и занятости, а также в документах, адресованных руководству Роструда или структурных подразделений, текст излагается от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу и т.д.).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили, решили).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: вид документа, наименование организации - автора документа, дата документа, номер документа, заголовок.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа: просим направить, направляем на рассмотрение;

от первого лица единственного числа: считаю необходимым, прошу выделить;

от третьего лица единственного числа: Федеральная служба по труду и занятости не возражает, Управление ... считает возможным.

Не следует начинать текст письма со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос (например: На Ваш запрос от 12 ноября 2019 года N 08-12/12 сообщаем ...), поскольку в обязательном порядке заполняется самостоятельный реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата".

Если исполнитель отвечает на несколько писем-запросов, то в тексте допускается перечисление дат и регистрационных номеров поступивших в Роструд документов.

2.2.10. Отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений делается при оформлении писем, приказов, отчетов, договоров, положений, правил, инструкций и других документов.

В письмах отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма с красной строки от границы левого поля. Если в тексте письма есть ссылка на приложение, то в отметке о наличии приложений указываются только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов, например:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, например:

Если приложения к документу сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: перечень законопроектов, 1 брошюра.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз., только в первый адрес.

Если направляется документ, приложение которого исполнителем в дело не сдается, то делается следующая отметка:

Приложение: на 2 л., только адресату либо в дело без приложения.

На приложениях к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Если приложение одно, оно не нумеруется.

Если приложений несколько, они нумеруются: приложение N 1, приложение N 2 и т.д.

2.2.11. Гриф согласования документа.

Согласование (визирование) проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Виза на проектах законодательных актов проставляется на лицевой стороне проекта документа.

Виза на приказах и поручениях Роструда проставляется на оборотной стороне последнего листа, содержащего подпись руководителя Роструда.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Возможно оформление виз документа (кроме приказов и поручений Роструда) на отдельном листе согласования. При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер.

В отдельных случаях допускается полистное визирование документа и его приложений.

Согласование проекта документа проводится со структурными подразделениями Роструда (внутреннее) и федеральными органами исполнительной власти или организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее).

Внешнее согласование документа, кроме приказов Роструда, оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.2.12. Подпись.

Подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. Электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

В состав подписи входят: наименование должности лица - автора документа (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При направлении писем в 1 - 4 адреса подпись должностного лица ставится на каждом экземпляре письма.

Руководители структурных подразделений ведут переписку от имени возглавляемых ими структурных подразделений в пределах своей компетенции.

При подписании писем руководителями структурных подразделений в составе наименования должности не указывается название структурного подразделения, если оно названо в тексте, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном уровне, например:

При подписании документов, составленных комиссией, рабочей группой и т.п., указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, рабочей группе и т.п., например:

Подписи членов комиссии располагаются одна под другой в порядке, указанном в распорядительном документе, которым образована комиссия (подпись секретаря комиссии, рабочей группы и т.п. обязательна).

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом. Например:

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименовании должности и расшифровка фамилии в подготовленном и согласованном проекте документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

2.2.13. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В соответствии с приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. N 186/258 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный N 38956) отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами.

Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:

Подписание (утверждение) документа осуществляется в соответствии с пунктом 2.2.12 Инструкции.

2.2.14. Печать

В Роструде используется две гербовые печати установленного образца со своим наименованием, кодовым различием и изображением Государственного герба Российской Федерации - гербовая печать N 1 и гербовая печать N 2.

Порядок применения гербовой печати в Роструде утвержден приказом Федеральной службы по труду и занятости от 21 июня 2004 г. N 1 "О применении гербовой печати Федеральной службы по труду и занятости".

Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая) заверяет подлинность подписи должностного лица Роструда на документах гражданско-правового характера, а также удостоверяющих права лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей и т.д.

Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать (N 1 и N 2) Роструда, указан в приложении N 6 к Инструкции.

Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, не является исчерпывающим. В случае необходимости, решение о заверении соответствующей гербовой печатью документа, не входящего в указанный перечень, принимается руководителем Роструда или его заместителями, а также лицами, ответственными за хранение и использование гербовой печати.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

2.2.15. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Отметка включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его служебного телефона, например:

Амосов И.И. 8(495) 606-11-11

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

На документе, подготовленном несколькими исполнителями, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

2.2.16. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слова "Верно" или "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии.

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Управления делами и контроля Роструда.

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется с указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации, а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за... год").

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N ...".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется так же как копии документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

2.2.17. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах, а также способа доставки документа.

2.2.18. Резолюция.

Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в СЭД Роструда.

Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции, например:

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

В случаях, когда указание по исполнению дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

2.2.19. Отметка о контроле.

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется на документах, подлежащих исполнению в определенный срок на резолюции руководителя.

Обозначается буквами "ОК", "К", штампами "КОНТРОЛЬ", "СРОЧНО".

2.2.20. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа (как контрольного так и не контрольного) и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", дату, подпись руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, например: