5. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА

5.1. Доступ к работе в СЭД должны иметь только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации.

5.2. Внесение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей РК, оцифровки (сканирования) документа, если он создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к РК.

5.3. В процессе жизненного цикла документа (создание проекта документа, внесение созданного или полученного документа в СЭД, рассмотрение документа и вынесение резолюций (поручений) по документу, согласование проекта документа и др.) формируются сведения о документе, включаемые в СЭД.

5.4. Внесение сведений о документе (входящем, исходящем, внутреннем или организационно-распорядительном) и о процессах управления документами осуществляется посредством заполнения полей РК.

5.5. В РК вносятся следующие сведения о поступившем документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

2) наименование вида документа <5>;

--------------------------------

<5> Здесь и далее: в соответствии со справочником (классификатором) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6) дата поступления документа;

7) входящий регистрационный номер;

8) способ доставки документа;

9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14) срок исполнения документа;

15) сведения о переадресации документа;

16) отметка о контроле;

17) гриф ограничения доступа к документу;

18) сведения об электронной подписи;

19) результат проверки электронной подписи <6>;

--------------------------------

<6> Здесь и далее: включается в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

20) электронный адрес корреспондента;

21) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

5.6. В РК вносятся следующие сведения об отправляемых (исходящих) документах:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации - адресата;

2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) наименование вида документа;

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

8) количество листов основного документа;

9) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

10) гриф ограничения доступа к документу;

11) подразделение - ответственный исполнитель документа;

12) сведения об электронной подписи;

13) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

14) электронный адрес корреспондента;

15) способ доставки документа адресату.

5.7. При включении в СЭД внутренних документов в РК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

2) наименование вида документа;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) гриф ограничения доступа к документу;

6) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

8) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

9) подразделение (должностное лицо) - исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

13) отметка о контроле;

14) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Определяя состав сведений о внутренних документах, включаемых в СЭД, Правила делопроизводства отмечают, что в зависимости от вида регистрируемого документа состав сведений может быть конкретизирован.

5.8. Состав сведений, формируемых в СЭД при включении в систему обращений граждан, организаций и ответов на обращения:

1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

2) наименование организации - адресата;

3) дата обращения гражданина, организации;

4) регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

5) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

6) дата поступления обращения гражданина, организации;

7) входящий регистрационный номер;

8) краткое содержание обращения гражданина, организации;

9) количество листов основного документа;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

13) срок исполнения документа;

14) сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации);

15) отметка о контроле;

16) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);

17) результат проверки электронной подписи;

18) электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

19) почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

20) вопрос по тематическому классификатору;

21) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

Дополнительно к указанным сведениям в РК могут вноситься иные сведения.

5.9. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в РК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

5.10. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы с документами, включенными в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:

классификаторы: корреспондентов (адресатов), видов документов, структурных подразделений, должностных лиц, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности);

справочники: резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами).

5.11.1. Руководители и работники Службы, имеющие ключи ЭП, при рассмотрении, согласовании и подписании документов в электронном виде в СЭД должны использовать способы подтверждения действий при помощи ЭП.

Документы в электронном виде, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления по каналам МЭДО, подписываются усиленной квалифицированной ЭП должностного лица Службы в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" только в случае, если СЭД адресатов поддерживают МЭДО (формат отправки документов 2.7, 2.7.1).

При получении документов в электронном виде, подписанных ЭП, перед регистрацией должна осуществляться проверка ее подлинности.

5.11.2. При создании бумажной копии документа в электронном виде (подлежащего передаче по каналам МЭДО), подписанного ЭП и хранящегося в СЭД, на бумажной копии автоматически проставляется штамп со сведениями о сертификате ЭП.

5.11.3. Документ в электронном виде, подписанный ЭП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Если документ, подписанный ЭП, должен быть оформлен на бумажном носителе, то документ распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность электронного образа и аналога на бумажном носителе и при необходимости распечатывает лист согласования, в котором указано использование ЭП. В СЭД предусмотрена отметка о собственноручной подписи.

Работник, являющийся исполнителем документа согласно резолюции, при его поступлении вносит информацию в СЭД о дальнейших действиях по его исполнению через отметку "добавить подрезолюцию". После исполнения поручения, работник отчитывается об исполнении через отметку "исполнение".

5.13.1. Пользователи СЭД разделяются на четыре группы: руководители, Отдел документооборота и сотрудники, ответственные за делопроизводство, исполнители.

Каждая группа имеет набор прав. Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с руководителем структурного подразделения Ространснадзора.

5.13.2. Руководители структурных подразделений имеют доступ к просмотру РК и сканированных электронных копий всех документов, зарегистрированных и направленных в данное структурное подразделение Службы. Руководитель Службы и руководители структурных подразделений имеют право создавать/утверждать резолюции, направлять документы своим подчиненным для исполнения, устанавливать контрольные сроки. Руководитель Службы, руководители структурных подразделений имеют право делегировать свои права другому пользователю СЭД (замещающему лицу). Лицо, которому делегированы права руководителя, получает доступ ко всем документам руководителя и возможность вносить резолюции, направлять документы как от своего имени, так и от имени руководителя. Факт передачи прав фиксируется в СЭД для каждого действия, совершаемого замещающим лицом.

5.13.3. Отдел документооборота имеет следующие функциональные права:

просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;

присвоение номера документу;

заполнение полей РК;

прикрепление электронных копий документов к регистрационной карточке документа;

внесение текста резолюции руководителя;

постановка документов на контроль с возможностью изменения сроков исполнения документов;

снятие документов с контроля;

создание отчетных форм.

5.13.4. Сотрудники, ответственные за делопроизводство, имеют следующие функциональные права:

исполнения документов;

присвоение номера исходящим, внутренним документам;

заполнение полей РК исходящих, внутренних документов;

прикрепление электронных копий исходящих, внутренних документов к регистрационной карточке документа;

постановка документов на контроль с возможностью изменения сроков исполнения документов внутри структурного подразделения.

5.13.5. Исполнители имеют следующие права:

просмотр РК и электронных копий документов, адресованных либо направленных им на исполнение/согласование, созданных ими, а также всех связанных с ними документов;

направление документов на исполнение подчиненным;

внесение данных об исполнении ими документа;

создание РК, листа согласования, прикрепление электронной копии документа.

Работник, являющийся исполнителем документа согласно резолюции, при его поступлении вносит информацию о дальнейших действиях по исполнению поручения.

При увольнении работника, являющегося исполнителем документов, руководитель структурного подразделения обязан внести соответствующие изменения в СЭД.

5.13.6. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в СЭД:

за своевременное рассмотрение документа (подготовку резолюции) при поступлении документа на мобильное устройство или компьютер;

за использование и обеспечение сохранности ЭП;

за своевременную передачу своих прав другому участнику электронного документооборота при невозможности рассмотрения документа;

за содержание документа в электронном виде при отправке документа на согласование и подписание;

за реквизиты, качество сканирования, адресацию и за ЭП при отправке исходящего документа;

за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в СЭД;

за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании, а также за неправильное направление документов.

5.14.1. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

5.14.2. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Службе в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

5.14.3. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Службы, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Службе программно-технических средств, нормативных и методических документов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

5.14.4. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. На основании акта об их выделении к уничтожению, утверждаемого руководителем Службы, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.