IX. Порядок подготовки и согласования документации о закупке
IX. Порядок подготовки и согласования документации о закупке 
9.1. Ответственное подразделение не менее, чем за 20 рабочих дней до первого числа месяца, указанного в качестве срока размещения заказа согласно Плану-графику, приступает к разработке пояснительной записки и технической документации (технического задания, спецификации товаров, работ или услуг, подлежащих закупке, сметы).
9.2. Техническая документация должна содержать максимально полное и детальное описание объекта закупки (товара, работы или услуги); функциональные, технические и качественные характеристики, эксплуатационные характеристики объекта закупки (при необходимости); требования к размерам, упаковке, отгрузке товара; требования к результатам работ и иные показатели поставляемого товара, выполняемых работ, оказываемых услуг, позволяющие определить соответствие закупаемых товара, работы, услуги установленным заказчиком требованиям. При этом должны быть указаны используемые для определения соответствия потребностям заказчика или эквивалентности предлагаемого к поставке или к использованию при выполнении работ, оказании услуг товара максимальные и (или) минимальные значения таких показателей и показатели, значения которых не могут изменяться.
Техническое задание, разработанное ответственным подразделением, должно быть проработано с курирующим заместителем руководителя, содержать конкретные требования к товару, работе, услуге.
При выполнении работ/оказании услуг по Информатизации, а также при выполнении научно-исследовательских, опытно-конструкторских работ необходимо указывать максимально детализированные требования к таким работам/услугам (в частности, указывать является ли данная работа созданием новой информационной системы, модернизацией или сопровождением системы), указывать последовательность выполнения работ, а также предусматривать периодическую сверку по ходу исполнения государственного контракта, заблаговременную демонстрацию результатов работ, а также строгие санкции за невыполнение/ненадлежащее выполнение работ. Указывать максимально полно требования к квалификации участников закупки, в том числе наличие у них финансовых ресурсов, на праве собственности или ином законном основании оборудования и других материальных ресурсов, опыта работы, связанного с предметом контракта, и деловой репутации, специалистов и иных работников определенного уровня квалификации.
Техническое задание должно быть составлено по форме, указанной в приложении N 2 к настоящему Положению.
Секретарю Единой комиссии запрещается принимать в работу техническое задание, разделы которого не заполнены полностью или в части, а также техническое задание, составленное не по утвержденной форме, либо техническое задание и пояснительную записку по отдельности.
9.3. Пояснительная записка должна быть составлена по форме, указанной в приложении N 1 к настоящему Положению.
9.4. Все поля пояснительной записки должны быть заполнены, в противном случае, пояснительная записка не принимается для дальнейшего использования в соответствии с настоящим Положением и подлежит возвращению в Ответственное подразделение.
9.5. Пояснительная записка должна быть подписана начальником Ответственного подразделения и согласована с начальником Финансового управления и начальником Правового управления.
9.6. В срок не позднее 15 рабочих дней до первого числа месяца, указанного в качестве срока размещения заказа согласно Плану-графику, пояснительная записка и техническая документация должны быть переданы Секретарю Единой комиссии посредством электронной почты.
Одновременно с передачей электронных версий вышеуказанных документов, Ответственное подразделение передает секретарю Единой комиссии документы, обосновывающие начальную (максимальную) цену контракта. Оригинал подписанной пояснительной записки на бумажном носителе передается Секретарю Единой комиссии после устранения всех замечаний, однако не позднее момента передачи подписанной документации о закупке.
9.7. Секретарь Единой комиссии в течение 3 рабочих дней с момента получения, т.е. не позднее 12 рабочих дней до первого числа месяца, указанного в качестве срока размещения заказа согласно Плану-графику, обязан выполнить следующие действия:
1) рассмотреть поступившую от Ответственного подразделения пояснительную записку и техническую документацию на соответствие Законодательству Российской Федерации, в т.ч. законодательству о размещении заказа;
2) внести исправления в техническую документацию и в пояснительную записку, в части не входящей в компетенцию Финансового управления;
3) посредством электронной почты направить в Ответственное подразделение замечания и рекомендации по доработке пояснительной записки и технической документации;
4) по представлению начальника соответствующего Ответственного подразделения, определить способ и форму размещения заказа, а также количество лотов.
По уважительным причинам сроки, указанные в настоящем пункте могут быть уменьшены или увеличены начальником Правового управления, о чем незамедлительно письменно информируется Ответственное подразделение.
9.8. Ответственное подразделение обязано в течение 1 рабочего дня с момента получения замечаний Секретаря Единой комиссии к пояснительной записке и технической документации внести соответствующие изменения либо представить письменные пояснения, обосновывающие причины невозможности учета таких замечаний и рекомендаций.
При недостижении согласия по вопросам о внесении изменений в пояснительную записку и/или техническую документацию по замечаниям и рекомендациям Секретаря Единой комиссии, спор подлежит передаче на разрешение руководителю Контрактной службы в течение 1 рабочего дня с момента, как стало понятно о невозможности его разрешения в рабочем порядке.
9.9. После внесения изменений в пояснительную записку и техническую документацию либо после разрешения спора, Секретарь Единой комиссии в течение 2 рабочих дней включает в состав документации о закупке финальные формулировки и/или документы, формирует документацию о закупке, в т.ч. проект Государственного контракта.
В этот же срок сформированный комплект документов посредством электронной почты направляется в Ответственное подразделение для обеспечения процесса согласования и визирования документации о закупке.
При передаче Ответственным подразделением документации о закупке на визирование, на листе согласования проставляется дата передачи документации в Согласовывающее подразделение. Лист согласования печатается на оборотной стороне титульного листа документации о закупке. Визированию подлежит также Техническое задание и проект государственного контракта на обороте каждого его листа в порядке, предусмотренном пунктом 9.10.
9.10. Визирование документации о закупке осуществляется последовательно в следующем порядке:
1) начальник Ответственного подразделения и курирующий данное Ответственное подразделение заместитель руководителя;
2) Секретарь Единой комиссии;
3) Главный бухгалтер;
4) Заместитель начальника Финансового управления (для закупки товаров, работ, услуг по информатизации);
5) начальник Финансового управления (лицо его замещающее);
6) последним лицом, визирующим документацию о закупке, является начальник Правового управления (лицо его замещающее).
9.11. Согласовывающие подразделения и должностные лица, участвующие в процессе согласования документации о закупке обязаны рассмотреть документацию о закупке в срок не позднее 2 рабочих дней с момента ее поступления, и согласовать ее путем проставления личной подписи. При наличии вопросов, замечаний и/или рекомендаций, Согласовывающие подразделения и должностные лица, участвующие в процессе согласования обязаны проставить отметку об отказе в согласовании и направить в Ответственное подразделение в указанный срок свои вопросы, замечания и/или рекомендации.
9.12. Замечания согласовывающих подразделений обрабатываются и обобщаются Ответственным подразделением, после чего направляются Секретарю Единой комиссии для внесения изменений в состав документации о закупке.
9.13. Обязанность по обеспечению своевременного рассмотрения и согласования документации о закупке на бумажном носителе лежит на Согласовывающем подразделении и должностном лице, участвующем в процессе согласования документации о закупке.
В период временного отсутствия начальника Согласовывающего подразделения и должностного лица, участвующего в процессе согласования документации о закупке (командировка, отпуск, болезнь, прочие обстоятельства) рассмотрение и согласование документации осуществляет должностное лицо, замещающее отсутствующего или должностное лицо, на которое возложено временное исполнение должностных обязанностей отсутствующего служащего.
9.14. При рассмотрении документации о закупке, Согласовывающие подразделения и должностные лица, участвующие в процессе согласования документации о закупке проверяют ее в рамках компетенции, установленной настоящим Положением и Положением о контрактной службе Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.
Согласовывающее подразделение и должностные лица, участвующие в процессе согласования документации о закупке вправе выйти за рамки компетенции установленные настоящим Положением и Положением о контрактной службе Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, однако, в этом случае замечания будут носить рекомендательный характер.
9.15. В течение 2 рабочих дней с момента получения замечаний и/или рекомендаций Согласовывающих подразделений и/или должностных лиц, участвующих в процессе согласования документации о закупке, Секретарь Единой комиссии вносит необходимые правки в документацию о закупке. Внесение изменений в документацию о закупке иным лицом не допускается.
В случае наличия разногласий по вопросам о внесении изменений в документацию о закупке по замечаниям и рекомендациям Согласовывающих подразделений и/или должностных лиц, участвующих в процессе согласования документации о закупке, разногласия подлежат передаче на разрешение руководителю Контрактной службы в течение 1 рабочего дня с момента, как стала понятна невозможность его разрешения в рабочем порядке.
9.16. В течение 1 рабочего дня с момента окончания процедуры согласования и формирования окончательной редакции документации о закупке Секретарь Единой комиссии направляет посредством электронной почты согласованную версию документации о закупке, а также лист согласования в Ответственное подразделение для завершения процедуры визирования (в случае, если были внесены изменения в такую документацию в ходе согласования).
9.17. Согласовывающее подразделение обязано в течение 1 рабочего дня с момента получения на повторное визирование документации о закупке проверить ее в рамках установленной компетенции, а также проверить правильность учета замечаний и/или рекомендаций данных на стадии электронного согласования.
9.18. В случае, если в ходе визирования выявится, что документация о закупке не содержит изменений по ранее высказанным замечаниям и/или рекомендациям, а Ответственное подразделение и/или Секретарь Единой комиссии отказываются вносить соответствующие правки, такое Согласовывающее подразделение или должностное лицо, участвующие в процессе визирования документации о закупке проставляет свою визу в листе согласования с оговоркой "с замечаниями", а к документации прикладывается подписанный текст замечаний.
Решение о целесообразности внесения изменений в документацию о закупке в таком случае принимает руководитель Контрактной службы.
9.19. В случае, если руководителем Контрактной службы принято решение о внесении изменений в документацию о закупке, Секретарь Единой комиссии (в части касающейся) вносит соответствующие изменения и процесс визирования повторяется сначала.
9.20. После завершения процесса согласования и визирования документации о закупке, но не позднее чем за 1 рабочий день до первого числа месяца, указанного в качестве срока размещения заказа согласно Плану-графику, Ответственное подразделение передает документацию о закупке на утверждение Уполномоченному лицу Государственного заказчика.
9.21. После завершения процедуры согласования, визирования и подписания документации о закупке, Ответственное подразделение проставляет печать Государственного заказчика, прошивает документацию о закупке и нумерует каждый лист, после чего передает Секретарю Единой комиссии подписанную Уполномоченным лицом документацию о закупке, листы согласования, обоснование начальной (максимальной) цены контракта по форме согласно приложению N 6 к настоящему Положению с приложением документов, положенных в основу расчета и/или оригиналов коммерческих предложений.
Секретарь Единой комиссии в течение 2 рабочих дней с момента получения полного комплекта документов, указанного выше, обеспечивает публикацию документации о закупке в ЕИС в соответствии с законодательством Российской Федерации.
