VII. ЛИЧНОЕ ДЕЛО
65. Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела оформляются на всех работников. Материалы личного дела формируются в порядке, установленном пунктом 67 Инструкции. Титульный лист личного дела (Приложение N 6) печатается на бланке Службы (территориального органа) и должен включать:
- наименование Службы (территориального органа);
- указание номера экземпляра личного дела;
- заголовок и номер дела;
- фамилию, имя, отчество работника;
- дата оформления личного дела;
- дата окончания личного дела (увольнения работника и закрытия личного дела);
- количество листов (заполняется после закрытия личного дела);
- срок хранения.
Папка для хранения личного дела:
- должна быть выполнена из прочного износоустойчивого материала (пластик или жесткий картон);
- должна иметь внутреннее крепление для жесткой фиксации (сшива) материалов личного дела в хронологическом порядке (пружинный скоросшиватель и т.д.);
- титульный лист обложки папки с внутренней стороны должен иметь карман или конверт для хранения фотографий, карточки заместителя личного дела;
- папка должна закрываться с четырех сторон, иметь возможность фиксации обложки (защелки, тесемки, гибкий фиксатор и т.д.).
Каждое личное дело должно иметь карточку-заместитель личного дела (Приложение N 7).
Ведение нескольких личных дел на одного работника не допускается.
66. В случае служебной необходимости (для руководителей и заместителей руководителей территориальных органов) личное дело может формироваться в двух экземплярах, при этом первый экземпляр личного дела хранится по месту фактического пребывания работника (по месту ведения и хранения трудовой книжки), а второй экземпляр - в кадровой службе представителя нанимателя.
67. К личному делу приобщаются:
- письменное заявление с просьбой о приеме на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы (заявление о приеме на работу);
- собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии;
- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению (медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для выполнения обусловленной работы - при необходимости);
- сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего и справка о соблюдении ограничений, установленных законодательством, регулирующим вопросы государственной службы (представленные гражданином при приеме);
- копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
- копия трудовой книжки и (или) документов, подтверждающих прохождение военной или иной службы;
- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
- копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
- копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы (копия приказа о приеме на работу);
- экземпляр служебного контракта (трудового договора).
Приобщаются к личному делу в хронологическом порядке, по мере поступления, в период работы:
- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
- копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
- копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы (копии приказов о переводах, перемещениях, временном замещении должности и др.);
- экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт (трудовой договор);
- аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
- экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;
- копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
- копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
- копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены (копии приказов о поощрении или применении в отношении работника мер дисциплинарного воздействия);
- копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
- сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, сведения о соблюдении ограничений, установленных законодательством, регулирующим вопросы государственной службы (представляемые в период работы);
- справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами;
- копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении (копия приказа об увольнении).
68. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
69. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
70. Документы, приобщенные к личному делу, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
71. Документы в личном деле работника располагают в хронологическом порядке (по дате их издания или составления).
72. Должностные лица кадровой службы, уполномоченные на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников не менее одного раза в год должны знакомить их с материалами личного дела.