2.4. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ

(подпись)

Временно исполняющий обязанности руководителя Федеральной службы государственной статистики

(подпись)

Руководитель

Федеральной службы государственной статистики

Руководитель

Федеральной налоговой службы

(подпись)

Приложение N 2

к приказу Росстата

от 15.06.2017 N 135

УТВЕРЖДЕН

приказом Минэкономразвития России

от 08.08.2017 N 420

УТВЕРЖДЕНА

приказом Росстата

от 18.05.2015 N 67

Приложение N 2

УТВЕРЖДЕН

приказом Росстата

от 25.05.2013 N 155

Приложение N 3

к Инструкции по делопроизводству

в Федеральной службе государственной статистики, утвержденной "О структуре федеральных органов исполнительной власти".

Например:

2.4.2.12. Приложениями к приказу являются положения, регламенты, перечни, формы федерального статистического наблюдения, списки, графики, таблицы, карты, схемы и др.

Приложения в приказе допускаются только связанные с предписываемыми действиями в распорядительной части текста.

Например:

"Утвердить прилагаемое Положение об Административном управлении Федеральной службы государственной статистики".

или

"Внести изменения в приказ Росстата от 26 декабря 2010 г. N 656 "Об утверждении структуры и штатного расписания центрального аппарата Федеральной службы государственной статистики согласно приложению".

Если приказ содержит несколько приложений, то они нумеруются с указанием знака "N" перед порядковыми номерами приложений.

Например:

Утвердить прилагаемые:

состав Центральной экспертной комиссии Федеральной службы государственной статистики (приложение N 1);

положение Центральной экспертной комиссии Федеральной службы государственной статистики (приложение N 2).

Отметка о приложении оформляется на лицевой части первого листа приложения.

В приказах, указаниях, правилах, инструкциях, положениях, планах, программах, договорах и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом.

Если в тексте документа при первом упоминании документа-приложения дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово Приложение, ниже дается ссылка и наименование вида основного документа, его дату и номер приказ. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

Если приказ содержит одно приложение, то слово Приложение не указывается, если приложений несколько, они нумеруются в тексте "(приложение N 1)", "(приложение N 2)" и на первой странице приложения в правом верхнем углу документа пишется слово Приложение N 1, Приложение N 2.

Например:

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ (положение, правила, инструкция и др.), утверждаемый данным распорядительным документом, и приложение одно к приказу, в верхнем правом углу приложения указывается наименование вида основного документа, его дата и номер.

Например:

или

Если таких приложений к приказу несколько, приложения нумеруются и в утверждаемом документе (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу указывается наименование вида основного документа, его дата и номер.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

Приложение к приказу является неотъемлемой частью распорядительного документа.

Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте приказа.

В случае, если основное приложение к приказу имеет также приложения, в тексте основного приложения при первом упоминании приложения в скобках указывается: ...(приложение), или (приложение N 1), (приложение N 2), в случае если приложений к основному приложению несколько; и на первой странице приложения в правом верхнем углу документа указывается Приложение N 1, Приложение N 2, а также наименование заголовка основного приложения, вид документа, которым утверждается основное положение, его дата регистрации и номер.

Например:

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов, длина которой составляет 2 - 3 см, или подписью руководителя структурного подразделения.

Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста проекта основного документа.

Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

При оформлении приложения к приложению нумерация страниц продолжается.

Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

2.4.2.13. Приложения к проекту приказа, оформленные в виде:

положения, инструкции, правила и т.п., а также состава комиссии - визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на обороте последнего листа;

планы, графики дежурств, структуры, схемы, расчеты и т.п. - подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, подпись которого оформляется 2 - 3 межстрочными интервалами ниже последней строки текста приложения.

2.4.2.14. Территориальные органы на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, актов Минэкономразвития России, нормативных актов Росстата издают приказы по вопросам, отнесенным к компетенции территориального органа.

Порядок подготовки организационных - распорядительных приказов в территориальных органах аналогичен порядку подготовки приказов в центральном аппарате, изложенному в пунктах 2.4.2.1 - 2.4.2.13 настоящей Инструкции.

2.4.3.1. Положение устанавливает статус, определяет задачи и функции, права, порядок деятельности структурных подразделений Росстата.

Положения издаются также в целях нормативного регулирования отдельных видов деятельности, осуществляемых Росстатом.

Инструкции и правила регулируют основные виды (формы) служебной деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями служащих.

Инструкция содержит нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке, какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности.

Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.

2.4.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

2.4.3.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата A4.

Положения (правила, инструкции) нормативно-правового регулирования в сфере официального статистического учета утверждаются приказом Минэкономразвития России.

Правила (инструкции), изданные Росстатом в пределах компетенции Росстата, не содержащие правовых норм, утверждаются приказом Росстата, могут утверждаться грифом утверждения документа УТВЕРЖДАЮ.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос "О чем?", правил, инструкции - "Кого?", "Чего?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Документ заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.

2.4.3.4. Порядок оформления сносок в проектах положений, правил, инструкций аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (п. 2.4.2.9) настоящей Инструкции.

Образец оформления положения к приказу - приложение N 18,

Образец оформления проекта регламента - приложение N 19.

2.4.4. Планы (планы-графики), программы, формуляры, графики
и др.

2.4.4.1. Планы издаются в целях перспективного (долговременного), целевого и текущего планирования и определения в рамках установленных полномочий Росстата выполнения основных мероприятий (задач) структурными подразделениями, сроки, места и ответственных за проведение (выполнение) мероприятий.

При подготовке планов определяются конечные цели разработки плана; выявляются объекты воздействия для достижения целей разработки плана; формируются мероприятия по достижению целей плана на основе анализа имеющейся информации, действующей нормативной базы и т.д.; определяется последовательность выполнения запланированных мероприятий; определяются необходимые ресурсы (времени, материальные и др.) для выполнения мероприятий.

Планы-графики составляются на основе соответствующих планов и детализируют их.

2.4.4.2. Программы издаются в рамках установленных полномочий Росстата по организации и проведению федерального статистического наблюдения и специализированного обследования, проведения конкретного мероприятия, обучения лиц, осуществляющих сбор сведений об объектах статистического наблюдения, информационно-разъяснительной работе и т.д.

2.4.4.3. Формуляры (статистические), предназначенные для получения в установленном порядке первичных статистических данных, содержат вопросы программы наблюдения, место для ответов на них, а также реквизиты подписи работника, ответственного за предоставление статистической информации.

2.4.4.4. Планы (планы-графики), программы, формуляры, графики и др., изданные Росстатом, в пределах компетенции Росстата утверждаются приказом Росстата, могут утверждаться грифом утверждения документа.

2.4.4.5. При утверждении приказом форм федерального статистического наблюдения гриф утверждения документа (например, УТВЕРЖДЕНА приказом Росстата от 15.05.2015 N 55) проставляется в выделенном квадрате в самой форме федерального статистического наблюдения.

На стандартном листе бумаги формата A4 оформляются проекты документов, если они утверждаются приказом Росстата, а также документы, совместные с другими органами государственной власти, документы с альбомным расположением текста, планы, графики структуры, схемы и т.п.

Документы с грифом утверждения печатаются на общем бланке Росстата (приложение N 20).

Планы-графики, таблицы, подготовленные в формате A3, печатаются на стандартных листах формата A3.

2.4.4.6. Документы с грифом утверждения утверждаются руководителем Росстата или его заместителем, если на него руководителем Росстата возложены обязанности или ему руководителем Росстата делегированы полномочия в установленной сфере деятельности Росстата.

2.4.4.7. Текст проектов планов (планов-графиков), программ, формуляров, графиков и др. подготавливается в текстовом редакторе Microsoft Word версия 2007 и выше, с использованием шрифта Times New Roman размером N 12 - 14, допускается подготовка текста документов с использованием шрифта меньшего размера N 10.

2.4.5.1. Протокол заседания (совещания) составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Виды протоколов: протоколы заседания коллегиального органа, координационного совета, экспертной комиссии, научного совета, рабочей группы, совещания и др.

Протоколы заседания (совещания) могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.4.5.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы, фамилия председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью - приложением к протоколу, оформленный в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

или

Присутствовали: 25 чел. (список согласно приложению N 1).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Вопросы нумеруются римскими цифрами и начинаются с предлога "О" ("Об"), печатаются центрованно размером шрифта N 15 и подчеркиваются одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, в последовательности, соответствующей очередности выступления. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа и строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.4.5.3. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.4.5.4. Протоколы заседания (совещания) печатаются на общем бланке Росстата, протоколы коллегиального органа - на бланке установленного образца и имеют следующие реквизиты:

вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания: указывается, у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера. К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в Росстате.

Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы заседаний экспертных комиссий, протоколы координационных, научных советов, протоколы совещаний и др.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседаниях.

Протоколы совместных заседаний печатаются на стандартном листе бумаги формата A4, имеют реквизиты, аналогичные реквизитам протоколов Росстата, и имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

В случаях, когда отдельными актами определен порядок подписания протоколов заседаний комиссий, подпись может включать обязанности (полномочия) в составе комиссии, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

2.4.5.5. Порядок оформления сносок в протоколах аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (п. 2.4.2.8) настоящей Инструкции.

Образцы оформления протоколов представлены в приложениях N 21 - 25.

2.4.5.6. Порядок подготовки протокола заседания (совещания) в территориальных органах Росстата аналогичен порядку подготовки протокола заседания (совещания) в центральном аппарате Росстата, изложенному в пункте 2.4.5.

2.4.6.1. Постановлениями оформляются решения должностных лиц Росстата или территориального органа Росстата по вопросам об административных правонарушениях и наложении административных взысканий за совершение правонарушений в области статистического учета, ответственность за которые предусмотрена статьей 13.19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ), о прекращении производства по делу об административном правонарушении.

Постановление об административном правонарушении выносит руководитель Росстата или его заместитель, руководитель территориального органа или его заместитель по результатам рассмотрения протокола об административном правонарушении.

2.4.6.2. Постановления оформляются на общем бланке Росстата или территориального органа Росстата с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Вторая и последующие страницы постановления нумеруются.

Постановление имеет следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПОСТАНОВЛЕНИЕ печатается прописными буквами вразрядку (через 3 межбуквенных интервала - 3 пт) полужирным шрифтом N 17 от границы верхнего поля и выравнивается по центру текстового поля.

Под наименованием документа без дополнительных интервалов полужирным шрифтом печатается полное наименование Росстата или территориального органа Росстата.

Например:

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Территориального органа Федеральной службы государственной

статистики по Московской области (Мособлстат)

по делу об административном правонарушении

N ________________________

о наложении административного штрафа

Место рассмотрения дела (адрес территориального органа Росстата - для постановлений, вынесенных их должностными лицами) печатается ниже сплошной черты без дополнительных межстрочных интервалов по центру текстового поля.

Дата рассмотрения дела оформляется словесно-цифровым способом и печатается 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита от границы левого поля.

Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей.

В констатирующей части указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица территориального органа Росстата, рассмотревшего документы (сообщения и заявления физических и юридических лиц и др.), послужившие основанием для вынесения постановления, какие документы рассмотрены, а также их основные реквизиты (дата и номер) и краткое содержание вопросов, изложенных в документах.

Далее после слова "УСТАНОВИЛ:", напечатанного прописными буквами по центру текстового поля, с новой строки кратко излагаются доводы, обстоятельства, результаты проверки, другие факты, обосновывающие принятие решения.

В конце констатирующей части со ссылкой на изложенное приводится указание на подпункты, пункты, части и статьи федеральных законов (иных нормативных правовых актов), содержащих предписания, являющиеся основанием для принятия решения.

Например:

На основании изложенного, руководствуясь статьями 4.1, 13.19, 29.9, 29.10, 29.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях,

ПОСТАНОВИЛ:

1. (Ф.И.О., место жительства или место пребывания, год и место рождения), признать виновным в совершении административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена частью ст. 13.19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, и назначить ему наказание в виде административного штрафа в размере _____ (цифрами и прописью) рублей.

2. Реквизиты для перечисления штрафа:

Настоящее постановление по делу об административном правонарушении может быть обжаловано в порядке статьи 30.1 КоАП РФ в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу либо в районный суд по месту рассмотрения дела.

Текст постановления печатается через один межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, оформляется в соответствии требованиями настоящей инструкции.

Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых центральным аппаратом (территориальным органом) Росстата для обмена информацией о деятельности с другими органами власти, организациями и гражданами.

В документообороте центрального аппарата (территориального органа) Росстата в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи, посредством фельдъегерской почты или электросвязи) присутствуют следующие виды документов переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), электронное письмо.

Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) почтовой связью, фельдъегерской связью, по информационной системе межведомственного электронного документооборота, на официальный электронный адрес организации в сети "Интернет". Электронное письмо имеет статус документа, если оно подписано электронной подписью должностного лица.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) телеграфной связью.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам связи.

2.4.8.1. Служебные письма готовятся как:

доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минэкономразвития России;

исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минэкономразвития России по вопросам, относящимся к компетенции Росстата;

предоставление официальной статистической информации органам государственной власти Российской Федерации, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, судам, органам прокуратуры, Банку России, государственным внебюджетным фондам, профсоюзным объединениям и объединениям работодателей, а также международным организациям;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, проектов актов Минэкономразвития России;

ответы на обращения граждан, в том числе иностранных, запросы различных организаций, предприятий и физических лиц;

инициативные письма.

По содержанию и назначению письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями и др.

2.4.8.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюциях руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем структурного подразделения.

2.4.8.3. Служебные письма оформляются на бланках Росстата установленной формы (с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации) или с использованием электронного шаблона документа в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией.

Образцы оформления письма приведены в приложениях N 26 - 28.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "Подпись".

Служебные письма, текст в которых излагается от первого лица ("считаю необходимым", "предлагаю рассмотреть"), оформляются на должностном бланке письма или должностном электронном шаблоне документа руководителя, заместителя руководителя.

2.4.8.4. Датой письма является дата его подписания.

Регистрационный номер документа присваивается после регистрации письма в СЭД.

Дата и регистрационный номер документа проставляется службой делопроизводства при регистрации документа.

Совместное с другими органами государственной власти, организациями служебное письмо должно иметь одну (единую) дату.

Регистрационный номер документа совместного с другими органами государственной власти состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей расположению наименований организаций в заголовочной части документа.

2.4.8.5. Реквизит "адресат" печатается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов бланка). Первая строка печатается от верхней границы текстового и визуально размещается на одной линии с первой строкой реквизита "Наименование федерального органа исполнительной власти". Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Фамилия и инициалы печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочный интервал.

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

Например:

Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

Например:

Должность и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже. Фамилия и инициалы печатаются прописными буквами.

Например:

или

При направлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

Например:

или

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.

Например:

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Например:

или

При направлении служебного письма в организацию, в ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

или

В случае адресования документа конкретному должностному лицу наименования органа власти (организации) и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность, фамилия лица и инициалы - в дательном.

Например:

При адресовании документов должностным лицам органов государственной власти, в которых предусмотрена военная или правоохранительная служба, после должности указывают воинское или специальное звание.

Например:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), Минэкономразвития России, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, Центральный банк Российской Федерации, территориальные органы Росстата, подведомственные Росстату организации, постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании в организацию указывается ее наименование в именительном падеже, затем почтовый адрес, в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрировано Минюстом России 26 декабря 2014 г. N 35442) (далее - Правила).

Например:

При адресовании письма гражданину указываются его фамилия и инициалы, а затем полный почтовый адрес, в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, или электронный адрес гражданина в сети "Интернет".

Например:

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается.

Если письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

При адресовании документов не более чем в четыре адреса слово "Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не печатается.

При подготовке к отправке знаком "v", проставляемым перед реквизитом, отмечается адресат, которому направляется данный экземпляр документа.

При направлении документа более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа и подписывается руководителем структурного подразделения.

2.4.8.6. Заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма, печатается под реквизитами бланка слева от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать до 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке (в отдельных случаях допускается большее число строк и знаков). Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

К тексту документа небольшого объема (до 4 - 5 строк) заголовок не составляется.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта указывается в специальной строке бланка либо может указываться после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

2.4.8.7. В служебных письмах используются формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

от третьего лица единственного числа ("Росстат не возражает...", "Росстат считает возможным...");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке документа, должностном электронном шаблоне документа.

Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 - 1,5 межстрочный интервал.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Документ, разрабатываемый на основании законов, указов, постановлений, распоряжений, приказов или констатирующий факт (событие, ситуацию), изложенный в них, должен содержать в тексте или в заголовке к тексту письма ссылку на эти акты.

В тексте письма не указывается ссылка на дату и N входящего письма.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В служебных письмах может использоваться вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Во вступительной части письма объясняются причины его написания.

Основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.

Заключение представляет собой выводы, предложения, просьбы, решения, напоминания и т.д.

Заключительная этикетная фраза "С уважением, ..." отделяется от названия должности запятой.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания.

2.4.8.8. Отметка о приложении отделяется от текста письма 1,5 - 2 межстрочным интервалом. Слово Приложение печатается без кавычек от границы левого поля. После слова Приложение ставится двоеточие. Текст приложения печатается через одинарный межстрочный интервал.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров прилагаемого документа.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров каждого приложения.

Например:

Если приложение (приложения) сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Например:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: письмо Росстата от 05.06.2015 N АС-15-5/2222-мв и приложения к нему, всего на 5 л.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.).

Например:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования", отметка о приложении оформляется следующим образом.

Например:

В этом случае сопроводительное письмо также будет иметь гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования".

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если в отметке о приложении указывается документ, имеющий собственное приложение, то указанная отметка оформляется следующим образом.

Например:

2.4.8.9. Гриф ограничения доступа к документу. В письмах, содержащих информацию ограниченного доступа, гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" проставляется в правом верхнем углу первого листа письма и в приложениях к письму в правом верхнем углу первого листа приложения.

Например (для исходящих писем за подписью руководства Росстата):

Отп. 3 экз. на ПЭВМ

С дискеты N (учетный номер носителя)

06.06.2016 (дата подготовки документа)

файл уничтожен (подпись исполнителя)

экз. N 1 - в адрес

экз. N 2 - в дело (указать индекс дела по номенклатуре дел отдела Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления)

экз. N 3 - в дело (указать индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения)

исп. Фамилия И.О.

наименование управления

607-32-41 (телефон)

Например (для исходящих документов за подписью начальника управления):

Отп. 2 экз.

на ПЭВМ

с компакт-диска N (учетный номер носителя)

06.06.2016 (дата подготовки документа)

файл уничтожен (подпись исполнителя)

экз. N 1 - в адрес

экз. N 2 - в дело (указать индекс дела по номенклатуре структурного подразделения)

исп. И.О. Фамилия

наименование отдела

651 00 14 (телефон)

В электронной регистрационной карточке документа в СЭД указывается отметка об ограничении доступа к документу "ДСП".

2.4.8.10. Право подписи служебных писем устанавливается положениями об управлениях, положениями об отделах, должностными регламентами, приказами о распределении обязанностей между руководителем Росстата и его заместителями по отдельным вопросам организации деятельности.

Документы о переадресации обращений граждан и запросов пользователей в соответствующий государственный орган или орган местного самоуправления, должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов, предоставление пользователям запрашиваемой информации, о прекращении переписки с гражданином, об отказе в предоставлении пользователю информации о деятельности Росстата подписываются руководителем Росстата или его заместителями.

2.4.8.11. Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Расшифровка подписи в реквизите располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля

Например:

При оформлении документа на угловом бланке письма или угловом электронном шаблоне документа в реквизите "подпись" указывается сокращенное наименование должности лица, подписавшего документ.

Например:

или

При оформлении письма на бланке документа должностного лица, электронного шаблона должностного лица наименование должности этого лица в подписи не указывается.

При подписании письма лицом, исполняющим в соответствии с приказом обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом.

Например:

При подписании письма несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Например:

При подписании совместного с другими органами государственной власти служебного письма несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, в реквизите "подпись" указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, при этом подписи располагают на одном уровне.

Например:

2.4.8.12. Виза в служебных письмах проставляется в нижней части последнего листа визового экземпляра, помещаемого в дело Росстата согласно номенклатуре дел. Если письмо пересылается адресату по МЭДО или СЭД, виза проставляется в листе визирования в СЭД.

2.4.8.13. Отметка об исполнителе - фамилия, имя и отчество исполнителя, номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа письма в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта N 8 через один интервал.

На письмах за подписью руководителя Росстата, его заместителей указывается наименование структурного подразделения.

Например:

Иванов Иван Иванович

+7 (495) 632-90-46

Административное управление

На документе, подготовленном группой исполнителей по поручению руководителя, в отметке об исполнении указывается фамилия основного исполнителя.

2.4.8.14. Служебные письма печатаются в нескольких экземплярах: необходимое количество отправляется адресатам; визовой экземпляр письма подшивается в соответствующее номенклатурное дело; лист согласования к электронному письму, подписанному квалифицированной электронной подписью, также подшивается в соответствующее номенклатурное дело.

Визовой экземпляр исходящего письма за подписью руководителя или заместителя руководителя передается в отдел Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления вместе с основанием для подготовки ответа. Указанные документы подшиваются в соответствующее номенклатуре дело и остаются на хранении в отделе Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления, за исключением документов, исполнение которых не завершено.

2.4.8.15. Порядок оформления сносок в служебных письмах аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (п. 2.4.2.8) настоящей Инструкции.

2.4.8.16. Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

При оформлении письма должностному лицу зарубежного государства реквизит "Адресат" включает фамилию, инициал имени (фамилию и имя) адресата, полное наименование его должности, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Название местности, учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило) и страны назначения рекомендуется печатать прописными буквами. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его фамилия, имя (инициал имени), должность, название организации.

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его фамилия, имя (инициал имени), затем почтовый адрес.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

Письма зарубежным адресатам оформляются на бланке письма (приложение N 4).

2.4.8.17. Поручения администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Минэкономразвития России и все письма по их исполнению формируются в номенклатурное дело отдела Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления.

2.4.8.18. Документы, представляемые на подпись руководителю Росстата либо его заместителям, подлежат проверке на соответствие требованиям настоящей Инструкции работниками соответствующего отдела Административного управления, обеспечивающими деятельность руководства.

2.4.8.19. Порядок оформления служебных писем на бланках территориального органа Росстата аналогичен порядку оформления служебных писем в центральном аппарате Росстата, изложенному в подразделе 2.4.8 настоящей Инструкции.

Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).

Для реализации отношений субординации структурных подразделений, работников с руководством, координации деятельности между структурными подразделениями служит внутренний документ - записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).

При направлении информации одновременно адресатам внутри Росстата и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке организации или электронном шаблоне для территориальных органов и подведомственных организаций Росстата.

Записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом Times New Roman размерами N 13 - 14 без реквизитов бланка документа и могут иметь вложения в других форматах.

Наименование вида документа "СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА" "ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА" "ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА" "АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЗАПИСКА" печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита прописными буквами по центру текстового поля.

Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, могут помещаться внизу последнего листа записки, если записка создается в электронном виде в СЭД - виза проставляется в листе визирования. Записка после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения исполнителя.

Регистрация записки, в регистрационной карточке которой отсутствует отметка о наличии бумажного носителя, осуществляется в СЭД автоматически, регистрация записки, в регистрационной карточке которой установлена отметка о наличии бумажного носителя, осуществляется регистратором в СЭД в день подписания.

В записках, содержащих информацию ограниченного доступа, гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" проставляется в правом верхнем углу первого листа записки и в приложениях к записке в правом верхнем углу первого листа приложения, например:

на обороте последней страницы документа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа проставляются: количество отпечатанных экземпляров, с какой машины, с какого носителя, дата подготовки документа, подпись об уничтожении файла, адресат, фамилия исполнителя, наименования отдела, служебный телефон.

Например:

Отп. 2 экз. на ПЭВМ

с флеш-накопителя N (учетный номер носителя)

06.06.2016 (дата подготовки документа)

файл уничтожен (подпись исполнителя)

экз. N 1 - в адрес

экз. N 2 - в дело (указать индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения)

исп. Фамилия И.О.

наименование отдела

607-32-41 (телефон)

В электронной регистрационной карточке документа в СЭД указывается отметка об ограничении доступа к документу "ДСП".

2.4.9.1. Служебная записка. Служебная записка используется при внутренней деловой переписке между структурными подразделениями центрального аппарата (территориального органа) Росстата или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, отчетный или инициативный характер.

Служебная записка оформляется со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с п. 2.4.8.7 настоящей Инструкции.

Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, причины, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы, вносят предложения (просьбы, заявки и т.п.).

Служебная записка подписывается начальником управления и визируется исполнителем.

Дата и регистрационный номер указываются через 1 межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку. Датой служебной записки является дата ее подписания.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа располагается через 1 межстрочный интервал ниже реквизитов "дата документа" и "регистрационный номер документа", включает в себя "На N 01-01-1/111-ВД от 05.02.2017";

Образец служебной записки представлен в приложении N 29.

2.4.9.2. Объяснительная записка.

Объяснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 без реквизитов бланка либо рукописным способом, подписывается ее составителем и адресуется конкретному должностному лицу центрального аппарата (территориального органа) Росстата.

В объяснительных записках работники в произвольной форме объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений и т.п.

Реквизиты объяснительной записки оформляются в порядке, аналогичном для служебной записки, за исключением:

реквизит "дата" указывается от левой границы текстового поля под реквизитом "подпись" без дополнительного межстрочного интервала. Датой объяснительной записки является дата ее подписания;

заголовок к тексту может отсутствовать.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие указанные факты.

2.4.9.3. Докладная записка.

В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства центрального аппарата (территориального органа) Росстата и его структурного подразделения о вопросах, требующих принятия управленческих решений.

Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.

Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном для служебной записки.

Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

во второй части анализируется сложившаяся ситуация и рассматриваются возможные варианты разрешения проблем;

третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование ее составления, выводы и предложения составителя.

2.4.9.4. Аналитическая записка. В аналитических записках на основе официальной статистической информации и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существа интересующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины возникновения проблемы, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.

Так же, как и докладная записка, аналитическая записка служит цели информирования руководства центрального аппарата (территориального органа) Росстата и его структурного подразделения о проблемах, требующих принятия управленческих решений.

Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном для служебной записки.

Текст аналитической записки состоит из трех смысловых частей:

в первой части дается характеристика проблемы;

во второй части приводится краткий анализ существа проблемы с указанием причин, породивших ее, рассматриваются возможные варианты ее разрешения;

третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

2.4.9.5. Справка. Справка - это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует от руководителя принятия управленческих решений.

Справка оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом Times New Roman размерами N 13 - 14 без реквизитов бланка документа, может иметь вложения в других форматах и адресуется руководителю Росстата или его заместителям (руководителю территориального органа или его заместителям), руководителю структурного подразделения.

В зависимости от целей составления справки могут быть отчетные и информационные.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: "Справка об объеме документооборота Росстата в 2016 году".

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: "Справка о ходе выполнения работ по договору с ГМЦ Росстата". Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Текст справки может быть оформлен в виде таблицы.

2.4.10. Телеграммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи.

2.4.10.1. Телеграфные сообщения передаются Росстатом в исключительных случаях или по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения на официальный адрес электронной почты ОАО "Центральный телеграф" в сети "Интернет" или в пунктах оказания услуг телеграфной связи внутренних и международных (ближнее зарубежье) телеграмм категории "Правительственная", "Срочная".

Телеграммы категории "Правительственная" подписываются руководителем Росстата либо замещающим его лицом согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "Высшая правительственная" и "Правительственная" передаются в приоритетном порядке".

Телеграммы категории "Срочная" могут подписываться заместителем руководителя Росстата.

2.4.10.2. Текст телеграммы оформляется на стандартных листах формата A4, прописными буквами шрифтом N 14 через 1,5 - 2 межстрочных интервала. Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:

отметка о категории телеграммы (правительственная, срочная);

отметка о виде телеграммы (с уведомлением о вручении телеграфом);

адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);

текст телеграммы;

подпись отправителя (должность, инициалы и фамилия подписывающего лица).

В нижней части телеграммы под чертой указывается наименование и адрес Росстата, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму, фамилия и телефон исполнителя. В случае если телеграмма доставляется через пункты оказания услуг телеграфной связи - подпись в телеграмме заверяется печатью.

Телеграмма подписывается под чертой.

Телеграмма, направляемая Росстатом на официальный адрес электронной почты ОАО "Центральный телеграф" в сети "Интернет", подписывается квалифицированной электронной подписью должностного лица.

Если телеграмма подписывается руководителем Росстата совместно с руководителем заинтересованной организации, то их подписи заверяются печатями.

Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам на официальный адрес электронной почты оператора телеграфной связи в сети "Интернет", подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов.

К телеграмме с одним и тем же текстом и подписью, направляемой нескольким адресатам (многоадресная телеграмма) через пункты оказания услуг телеграфной связи, прилагается список адресов, но не более 20 адресов в списке.

Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок, в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона адресата.

В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже.

Текст телеграммы составляется ясно и кратко.

Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами. Знаки "точка", "запятая" и "кавычки", а также "скобка", "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс" и "дробная черта" в телеграмме пишутся соответствующими символьными знаками. Знаки "номер", "двоеточие" и "восклицательный знак" в телеграмме пишутся сокращенно: номер - "нр", двоеточие - "двтч", восклицательный знак - "вскл".

В текст телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, включается ссылка на его регистрационный номер и дату.

Подача телеграмм должностными лицами в пунктах оказания услуг телеграфной связи осуществляется при предъявлении служебного удостоверения.

Визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается телеграмма, помещаются на лицевой стороне последнего листа ее визового экземпляра в установленном порядке.

Образец телеграммы представлен в приложении N 30.

Оформленная телеграмма и файл передаются исполнителем в службу делопроизводства для отправки. Телеграмма с отметкой об отправке помещается в номенклатурное дело.

2.4.10.3. Телеграфные сообщения передаются территориальным органом Росстата в исключительных случаях или по срочным вопросам в пределах территории Российской Федерации. Телеграммы подписываются руководителем территориального органа Росстата либо замещающим его лицом.

В Росстате электронными сообщениями в сети "Интернет" могут передаваться любые по форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения и др.), за исключением содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования", а также содержащих персональные данные, в том числе работников Росстата.

Электронные сообщения в адрес Росстата (территориальных органов) могут поступать на официальный электронный адрес Росстата (территориального органа) в сети "Интернет".

Для осуществления обмена электронными сообщениями работникам структурных подразделений центрального аппарата (территориальных органов) присваиваются официальные уникальные электронные адреса электронной почты.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресования сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты.

Электронное сообщение помимо собственно текста сообщения может иметь вложения - файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическая информация, аудио- и видеозаписи и др.). Вложение (прикрепление) файлов в электронное сообщение осуществляется с использованием меню "Вложение файла" выбранной программы почтового клиента.

При передаче в электронном сообщении документа прикрепленный файл содержит электронную версию этого документа либо его электронную копию, полученную в результате сканирования документа, оформленного на бумажном носителе.

Прикрепление файлов к электронному сообщению осуществляется с соблюдением следующих правил:

в текст сообщения обязательно включается информация (краткое описание) прикрепленных файлов;

значительные по объему файлы (более 500 Кбайт) или файлы в количестве более пяти компрессируются с помощью программ архивирования, а в тексте сообщения указывается имя примененной программы компрессии или формат архива (например: ZIP, RAR и т.п.).

Электронные сообщения, подлежащие регистрации, регистрируются отделом Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления.

Факсимильные сообщения в Росстате используются для передачи адресату срочно требующейся ему информации в виде копии документа на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного).

Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация может быть использована в качестве официального документа.

Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования", а также содержащих сведения о персональных данных граждан, в том числе работников Росстата.

Ответственность за соответствие передаваемого по факсимильной связи документа оригиналу возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Требования к оформлению передаваемого подлинника документа определяются его видом (приказ, договор, акт, протокол, служебное письмо и т.д.). Документы-подлинники, подлежащие передаче по факсимильной связи, должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. На лицевой стороне подлинника не допускается морщин, изгибов, пятен, рельефов от надписей на оборотной стороне.

Документы, поступившие на факсимильные аппараты структурных подразделений, передаются в структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства.

Документы, передаваемые по факсу, возвращаются исполнителю с отметкой о времени передачи для дальнейшей отправки документа почтой.

Телефонограммы в Росстате используются, как правило, для оперативной передачи по телефонной связи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.) в случаях, когда передаваемые сообщения требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, как правило, не более 50 слов.

Телефонограммы в Росстате оформляются на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в единственном экземпляре в следующем порядке:

наименование организации указывается от верхней границы текстового поля и выравнивается по его левой границе;

наименование вида документа "ТЕЛЕФОНОГРАММА" указывается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами полужирным шрифтом размером N 14 от левой границы текстового поля и печатается вразрядку;

дата и регистрационный номер телефонограммы указываются через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку (например: 06.06.2011 N 55). Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров после подписи автором;

время передачи-приема телефонограммы указывается под датой без дополнительных межстрочных интервалов от левой границы текстового поля после ее передачи (например: 16.30 - соответствует времени 16 часов 30 минут);

ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при необходимости через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля;

адресат указывается на уровне наименования документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;

текст телефонограммы отделяется от предыдущих реквизитов двумя-тремя дополнительными межстрочными интервалами;

подпись автора телефонограммы отделяется от текста тремя дополнительными межстрочными интервалами и оформляется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;

отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу телефонограммы на лицевой стороне в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;

должности, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму указываются в нижней части телефонограммы от левой границы текстового поля ниже подписи.

Образец оформления бланка телефонограммы представлен в приложении N 31.

Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата A4 и после приема могут быть отпечатаны. Должностному лицу, передающему телефонограмму, следует проверять правильность записи телефонограммы в конце ее передачи (путем прочтения принимающей стороной).

Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора.

После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение.

После исполнения телефонограмма с отметкой об исполнении, оформленной по правилам, предусмотренным настоящей Инструкцией, помещается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Росстата (территориального органа), а также определяет условия реализации и границы этих прав.

Первый лист подлинного экземпляра доверенности оформляется на угловом бланке Росстата, последующие листы подлинного экземпляра и визовый экземпляр доверенности - на чистом листе бумаги формата A4. Представителями могут быть одно или несколько лиц.

Оформление доверенностей в Росстате (территориальном органе) осуществляется в соответствии со статьями 185 - 187 Гражданского кодекса Российской Федерации, согласно которым доверенность не действительна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.

Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Росстата, представления интересов Росстата в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей в Росстате.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

полное наименование Росстата;

фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

основания, подтверждающие полномочия должностного лица Росстата;

объем и содержание предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности.

Доверенность подписывает руководитель Росстата либо замещающие его лица. Доверенность регистрируется и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

2.4.15.1. Договоры (контракты, соглашения), заключаемые от имени Росстата, оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Проекты договоров (контрактов, соглашений) готовятся в структурных подразделениях - исполнителях, в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон. Проекты договоров (контрактов, соглашений) визируются исполнителем и руководителем данного структурного подразделения, руководителями других структурных подразделений, заместителями руководителя Росстата в соответствии с распределением обязанностей между руководителем Росстата и его заместителями, и другими правовыми актами Росстата в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Перед представлением на подпись руководителю Росстата или его заместителям проекты договоров (контрактов, соглашений) визируются начальником или иным уполномоченным сотрудником юридического отдела Административного управления либо замещающим его лицом и представляются на подпись руководителю Росстата, его заместителям, если на них возложены обязанности или им руководителем Росстата делегированы полномочия в установленной сфере деятельности Росстата. Проекты договоров (контрактов, соглашений), предусматривающие финансовые обязательства со стороны Росстата, визируются также начальником Финансово-экономического управления либо замещающим его лицом.

Создание, согласование, правовая экспертиза, формирование виз, подписание/утверждение, документации о закупках, протоколов, контрактов осуществляется структурными подразделениями в функциональном блоке СЭД "Конкурсно-договорная документация" в порядке, определенном нормативными документами Росстата.

Распечатанная документация о закупках, протоколы, контракты после их согласования и подписания/утверждения в СЭД предоставляются руководителю Росстата либо его заместителям, если на них руководителем Росстата возложены обязанности или им руководителем Росстата делегированы полномочия в установленной сфере деятельности на подписание/утверждение, вместе с листом визирования из СЭД.

Договоры (контракты, соглашения), подготовленные иными организациями, передаются на экспертизу в структурные подразделения Росстата по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.

2.4.15.2. Регистрация документации о закупках, протоколов, контрактов осуществляется в СЭД.

Регистрационный номер документа определяется СЭД автоматически в соответствии со структурой регистрационного номера документа, принятой в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата.

Один экземпляр контракта помещается в номенклатурное дело отдела бухгалтерского учета Финансово-экономического управления, остальные экземпляры направляются сторонам контракта.

Регистрация договоров осуществляется уполномоченным работником структурного подразделения в СЭД Росстата.

2.4.15.3. Соглашения об информационном взаимодействии Росстата с федеральными органами государственной власти, Банком России, государственными внебюджетными фондами, профсоюзными объединениями и объединениями работодателей, а также международными организациями регистрируются отделом Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления.

Регистрация соглашений об информационном взаимодействии осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на соглашении указываются номер и дата регистрации.

Один экземпляр соглашения помещается в номенклатурное дело отдела Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления, остальные экземпляры направляются сторонам соглашения.

2.4.15.4. Порядок оформления договора (контракта, соглашения) в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления договора (контракта, соглашения) в центральном аппарате Росстата.