ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
ПРИКАЗ
от 15 января 2014 г. N 32
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 21 мая 2012 г. N 636 "О структуре федеральных органов исполнительной власти", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Приказом Росстата от 27 ноября 2012 г. N 618 "Об утверждении Регламента Федеральной службы государственной статистики" приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики (далее - Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством от 16 декабря 2013 г. N 6/2386-А.
2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата Федеральной службы государственной статистики и ее территориальных органов организовать и обеспечить работу с документами в соответствии с требованиями Инструкции.
3. Признать утратившими силу:
Приказ Росстата от 5 марта 2012 г. N 55 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики";
Приказ Росстата от 24 мая 2012 г. N 319 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики".
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
Руководитель
А.Е.СУРИНОВ
Утверждена
Приказом Росстата
от 15 января 2014 г. N 32
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики (далее - Инструкция) разработана в соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в результате деятельности центрального аппарата и территориальных органов Росстата документов.
1.3. В Росстате делопроизводство организуется и ведется на основе положений Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477.
1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя.
Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Порядок ведения кадрового делопроизводства устанавливается Инструкцией по ведению кадрового делопроизводства в Росстате.
Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Особенности ведения делопроизводства определяются:
при рассмотрении обращений (предложений, заявлений или жалоб) - Инструкцией по рассмотрению устных и письменных обращений граждан в Росстате;
при организации контроля исполнения поручений и документов - Порядком организации контроля исполнения поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации и документов в Росстате;
в части подготовки, обработки, хранения и использования электронных документов - Регламентом работы с организационно-распорядительными документами в системе электронного документооборота (далее - СЭД);
в части учета, обращения и хранения документов с пометкой "Для служебного пользования" - Инструкцией о порядке учета, обращения и хранения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;
при обработке персональных данных и применении электронной подписи - отдельными актами Росстата.
1.6. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993, N 237; Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2), Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022), Федеральные законы от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст. 2199; 2013, N 27, ст. 3477), от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038; 2011, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, 4328; 2013, N 14, ст. 1658; N 23, ст. 2870; N 27, ст. 3479), от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; N 52, ст. 6439; 2010, N 27, ст. 3407; N 31, ст. 4173; N 49, ст. 6409; 2011, N 23, ст. 3263; N 31, ст. 4701; 2013, N 14, ст. 1651; N 30, ст. 4038), от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52, ст. 5140; 2005, N 19, ст. 1752; 2007, N 19, ст. 2293; N 49, ст. 6070; 2008, N 30, ст. 3616; 2009, N 29, ст. 3626; N 48, ст. 5711; 2010, N 1, ст. 5, ст. 6; N 40, ст. 4969; 2011, N 30, ст. 4603; N 49, ст. 7025; N 50, ст. 7351; 2012, N 31, ст. 4322; N 50, ст. 6959; 2013, N 3477; N 30, ст. 4071), от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307; N 27, ст. 3474), от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611), от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668; N 27, ст. 3463; N 27, ст. 3477), от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776; 2011, N 29, ст. 4291; 2013, N 23, ст. 2870) и другие законодательные акты, Указы Президента Российской Федерации от 23.05.1996 N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 22, ст. 2663; 1997, N 20, ст. 2242; 1998, N 33, ст. 3967; 2005, N 28, ст. 2865; 2011, N 47, ст. 6621; 2013, N 6, ст. 493), от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925), а также Постановления Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587), от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368), от 01.11.2012 N 1112 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 45, ст. 6257), от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; 1997, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; 2009, N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251; N 29, ст. 4472; N 32, ст. 4834; 2012, N 1, ст. 148; N 19, ст. 2419; N 27, ст. 3739; N 38, ст. 5102; N 49, ст. 6880; N 52, ст. 7491; N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575; N 38, ст. 4831), от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; 2006, N 23, ст. 2514; 2006, N 29, ст. 3251; 2006, N 50, ст. 5371; 2007, N 32, ст. 4150; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 21, ст. 2459; 2008, N 49, ст. 5833; 2009, N 11, ст. 1302; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 36, ст. 4358; 2009, N 49, ст. 5970, ст. 5971; 2009, N 52, ст. 6609; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251; N 28, ст. 4219; 2011, N 41, ст. 5743; N 47, ст. 6663; 2012, N 19, ст. 2419; N 34, ст. 4736; N 38, ст. 5102; N 39, ст. 5286; N 41, ст. 5635; N 42, ст. 5716; N 52, ст. 7491; 2013, N 17, ст. 2180; 24, ст. 3013; 35, ст. 4521; N 38, ст. 4831), от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 41, ст. 4790; 2009, N 49, ст. 5970; 2010, N 22, ст. 2776; 2010, N 40, ст. 5072; 2011, N 34, ст. 4986; 2011. N 35, ст. 5092; 2012, N 37, ст. 4996; N 38, ст. 5102), от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 47, ст. 5675; 2009, N 49, ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 22, ст. 2776; N 40, ст. 5072; 2011, N 34, ст. 4986), от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 2011, N 32, ст. 4840; 2012, N 38, ст. 5102; 2013, N 15, ст. 1791), от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263), 2016, N 18, ст. 2641), от 25.12.2014 N 1494 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 1, ст. 284), распоряжение Правительства Российской Федерации от 02.04.2015 N 583-р, совместный приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27.05.2015 N 186/258 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде" (зарегистрирован Минюстом России 22.09.2015 N 38956), иные нормативные правовые акты, государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД) (Издательство стандартов, 2003), Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 N 01/6756-ДК), Регламент обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации с использованием межведомственного электронного документооборота, утвержденного заместителем директора ФСО России - руководителем Спецсвязи ФСО России от 11.11.2011.
1.7. Организация и совершенствование делопроизводства на основе единых требований с использованием современных информационных технологий в работе с документами и контроль установленного Инструкцией порядка работы с документами возлагается:
в центральном аппарате Росстата - на Административное управление;
в территориальных органах Росстата - на административный (финансово-административный, административно-финансовый) отдел, в случае отсутствия указанных отделов в структуре территориального органа - на одного из заместителей руководителя.
Общее методическое руководство организацией ведения служебной переписки и делопроизводства в Росстате осуществляется Административным управлением Росстата.
1.8. Организацию делопроизводства и контроль установленных настоящей Инструкцией правил документирования и документооборота в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Росстата, в том числе особенностей делопроизводства при работе с документами, осуществляют руководители структурных подразделений.
1.9. Государственные гражданские служащие и работники Росстата (далее - работники) несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.
1.10. Ведение делопроизводства, включая получение, обработку и регистрацию входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе поданных на личном приеме, организационно-распорядительных документов по основной и административно-хозяйственной деятельности; координацию работы с документами; учет движения, доведение документов до исполнителей; осуществление контроля исполнения документов (в том числе в структурном подразделении центрального аппарата); передачу исходящих документов для отправки средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи; формирование номенклатурных дел; комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства, осуществляется службой делопроизводства:
а) в центральном аппарате - отделами Административного управления, на которые возложены функции по организации, обеспечению и совершенствованию делопроизводства в соответствии с положениями об управлении и отделах;
б) в территориальном органе - работниками административного (финансово-административного, административно-финансового) отдела, на которых должностными регламентами (должностными инструкциями) возложены обязанности по организации, обеспечению и совершенствованию делопроизводства в соответствии с положением об отделе;
в) в структурном подразделении центрального аппарата - работником, на которого должностным регламентом (должностной инструкцией) возложена обязанность по ведению делопроизводства в структурном подразделении, назначение которого производится приказом.
1.11. Текст настоящей Инструкции с Приложениями размещается на общедоступном ресурсе сервера информационной сети Росстата (территориального органа Росстата).
Изменения вносятся в Инструкцию, утвержденную приказом Руководителя, только после согласования с Росархивом.
1.12. Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
подлинник документа - первый и единственный экземпляр документа, оформленный и удостоверенный в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированная форма документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленная в электронном виде;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
абзац исключен. - Приказ Росстата от 27.12.2016 N 868;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления;
пометка "Для служебного пользования" - отметка, проставляемая на несекретных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности центрального аппарата, территориального органа Росстата, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
единица хранения электронных документов - электронное дело, содержащее электронные документы и метаданные к ним, сформированное в соответствии с номенклатурой дел;
информационная система - информация в электронной форме и совокупность обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
конвертирование (электронных документов) - перемещение документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой;
миграция (электронных документов) - действие по перемещению записей из одной системы в другую систему при сохранении их аутентичности, целостности, надежности и удобства в использовании;
электронный носитель - носитель, предназначенный для записи и хранения на нем информации в электронно-цифровой форме;
нормативный правовой акт - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение;
должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в Росстате и его территориальных органах.
II. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ)
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы в Росстате оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установленной формы на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 * 297 мм) (далее - бланки документов) и имеют установленный состав документов с определенным их расположением и оформлением.
При создании электронных документов в СЭД используются электронные шаблоны документов.
Абзац исключен. - Приказ Росстата от 27.12.2016 N 868.
Электронные шаблоны документов воспроизводят все реквизиты документов, создаваемых в процессе деятельности Росстата, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации.
2.1.2. Образцы бланков документов и электронных шаблонов документов утверждаются:
в центральном аппарате Росстата - руководителем Росстата или временно исполняющим обязанности руководителя Росстата по представлению Административного управления;
в территориальных органах Росстата - руководителем территориального органа Росстата после предварительного согласования с Административным управлением Росстата.
В зависимости от расположения реквизитов в Росстате применяются два варианта бланков документов: угловой бланк; продольный бланк.
Устанавливаются следующие виды бланков документов: общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма); бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Образцы бланков документов и электронных шаблонов документов приведены в Приложениях N 1 - 6.
2.1.3. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам центрального аппарата и территориальных органов Росстата в полиграфических предприятиях, имеющих сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются на основании заявки службы делопроизводства, направляемой (до 20 числа последнего месяца текущего полугодия) в соответствующее хозяйственное подразделение, которое обеспечивает их изготовление в необходимом количестве, получение, учет поступления бланков и выдачу в службу делопроизводства, подавшую заявку, изготовленных бланков документов. Служба делопроизводства также ведет учет поступления и выдачу бланков по установленным формам.
Использование ксерокопий бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - бланки) для создания документов не допускается.
2.1.4. Бланки документов подлежат учету, используются строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.
Учетный номер бланка документов проставляется в нижней части оборотной стороны бланка документов.
Журнал учета поступления бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должен содержать в себе следующие графы: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации - поставщика бланков документов; количество экземпляров; серия и номера бланков документов.
2.1.5. Выдача бланков документов осуществляется службой делопроизводства под роспись в соответствующем журнале.
Учет бланков документов ведется раздельно по видам бланков документов в журналах учета выдачи бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Журнал учета выдачи бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должен содержать в себе следующие графы: вид бланка документа; количество экземпляров; серия и номера бланков документов; наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы должностного лица - получателя документа; расписка в получении (подпись); примечание (отметка об уничтожении, порче бланка документа и т.д.).
Уничтожение бланков документов, как бланков документов строгой отчетности, осуществляется по акту с отметкой в Журнале учета выдачи бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации по окончании полугодия.
2.1.6. В структурных подразделениях бланки документов хранятся в надежно запираемых шкафах, выдаются работникам под роспись в Журнале учета выдачи бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
2.1.7. Ответственность за обеспечение сохранности бланков документов, а также правильности их использования несут руководители структурных подразделений и работники, за которыми закреплены соответствующие обязанности.
2.2. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые Росстатом, имеют определенный состав реквизитов, их расположение и оформление.
В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Росстата, являются:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) наименование должности;
г) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
д) наименование вида документа;
е) дата документа;
ж) регистрационный номер документа;
з) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
и) место составления (издания) документа;
к) гриф ограничения доступа к документу;
л) адресат;
м) гриф утверждения документа;
н) указания по исполнению документа (резолюция);
о) заголовок к тексту;
п) текст документа;
р) отметка о контроле;
с) отметка о приложении;
т) подпись;
у) отметка об электронной подписи;
ф) гриф согласования документа;
х) виза;
ц) печать;
ч) отметка о заверении копии;
ш) отметка об исполнителе;
щ) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
э) отметка о поступлении документа;
ю) ссылка на документ.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут дополнительно использоваться другие реквизиты. Например: отметки "Копия", "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.
Реквизиты на бланках документов центрального аппарата Росстата печатаются в одну краску - синюю, в территориальных органах Росстата - черную. Реквизиты в электронных шаблонах документов - печатаются в черную краску.
Обязательные реквизиты располагаются на бланках в порядке, установленном ГОСТ Р 6.30-2003, печатаются центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов), или флаговым способом (каждая строка реквизитов печатается от левой границы зоны расположения реквизитов) и соблюдаются следующие требования:
2.2.1. Государственный герб Российской Федерации.
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ (в редакции Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 N 2-ФКЗ, от 30.06.2003 N 1-ФКЗ, от 10.11.2009 N 6-ФКЗ, от 28.12.2010 N 8-ФКЗ, от 23.07.2013 N 4-ФКЗ) "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2013, N 30, ст. 4022).
На бланках документов Росстата Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте (красный - в центральном аппарате, черный - в территориальном органе) и помещается в верхнем поле бланка документа по центру зоны, занятой реквизитом "Наименование федерального органа исполнительной власти".
2.2.2. Наименование федерального органа исполнительной власти.
Наименование федерального органа исполнительной власти - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о федеральном органе исполнительной власти: ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ (РОССТАТ).
Наименование территориального органа Росстата (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о территориальном органе.
Например: ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЙ ОРГАН ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ ПО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ (МОСОБЛСТАТ).
Над наименованием территориального органа Росстата, находящегося в ведении Федеральной службы государственной статистики, указывается сокращенное наименование федерального органа: РОССТАТ.
2.2.3. Наименование должности.
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в должностном бланке и должностном электронном шаблоне документа (бланк письма руководителя Федеральной службы государственной статистики, бланк письма статс-секретаря - заместителя руководителя Федеральной службы государственной статистики (далее - заместитель руководителя), бланк письма заместителя руководителя Федеральной службы государственной статистики), имеющих право использовать должностные бланки и должностные электронные шаблоны документов.
Наименование должности указывается под наименованием (полным, сокращенным) Федеральной службы государственной статистики (территориального органа Росстата).
2.2.4. Справочные данные о Росстате (территориальных органах Росстата).
Справочные данные указываются в бланках писем и электронных шаблонов документов включают в себя: почтовый адрес Росстата (территориального органа Росстата), номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее - сеть Интернет), коды ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
2.2.5. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого Росстатом (территориальным органом Росстата) (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
2.2.6. Место составления (издания) документа.
Место составления (издания) документа указывается в бланках документов Росстата, за исключением бланков писем.
2.2.7. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка и др.).
Дата документа оформляется словесно-цифровым или цифровым способами в последовательности: день месяца, месяц, год:
а) словесно-цифровой способ - число двумя парами арабских цифр (если число однозначное, то ноль перед цифрой не ставится и оформляется одной цифрой), месяц - словом, год - четырьмя арабскими цифрами, буква "г" с точкой на конце (например: 6 марта 2011 г. или 24 января 2013 г.);
б) цифровой способ - число и месяц двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (например: 06.03.2011).
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.
2.2.8. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа - это порядковый номер документа с начала календарного года в пределах выделенного документопотока, автоматически формируемый в СЭД при регистрации документа.
Реквизит представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный номер документа присваивается после подписания (утверждения) документа.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей расположению наименований организаций в заголовочной части документа.
2.2.9. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает в себя регистрационный номер и дату входящего документа, ответом на который является оформленное письмо. Данный реквизит в обязательном порядке проставляется исполнителем при подготовке ответного письма.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа адресанта в тексте ответного письма не указывается.
2.2.10. Адресат.
Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.
Адресатами могут являться органы власти, организации, их структурные подразделения, должностные лица и граждане.
Текст реквизита "Адресат" размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Первая строка печатается от верхней границы текстового поля и визуально размещается на одной линии с первой строкой реквизита "Наименование федерального органа исполнительной власти". Строки реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля. Длина максимальной строки не должна превышать 9 см.
2.2.11. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем? (о ком?)", например:
приказ (о чем?): Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников Федеральной службы государственной статистики;
письмо (о чем?): Об оказании консультативной помощи;
правила (чего?): Правила внутреннего трудового распорядка.
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.
В проектах законодательных, нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
2.2.12. Текст документа.
Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.
Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно, а также должно обеспечить однозначное восприятие изложенной в нем информации. При составлении документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями.
Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью, в установленных границах полей:
левое - от 20 мм до 30 мм;
правое - от 10 мм до 20 мм;
верхнее - не менее 20 мм;
нижнее - не менее 20 мм.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля.
При подготовке документов рекомендуется использовать текстовый редактор Microsoft Word версии 2007 и выше, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером N 12, 13, 14, 15 через 1 - 2 межстрочных интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.
В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания может использоваться полужирное начертание текста.
Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде сочетания этих форм.
Текст документа может состоять из вводной (констатирующей) части, содержащей основания, причины и цели его составления, и основной, в которой излагаются выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только основную часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Заголовки разделов пишутся полужирным шрифтом с прописной буквы, или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - обычным шрифтом с прописной буквы.
Разделы нумеруются римскими цифрами с точкой, подразделы - арабскими цифрами с точкой.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится.
Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Подпункты могут нумероваться строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой, кроме последнего, на котором заканчивается предложение.
Разделы имеют сквозную порядковую нумерацию. Подразделы нумеруются по порядку в пределах каждого раздела.
Нумерация пунктов может быть сквозной для всего текста или в последовательном порядке в пределах соответствующего раздела (подраздела).
При отсутствии разделов весь текст может быть разделен на пункты, имеющие порядковую нумерацию.
Нумерация пунктов в пределах раздела (подраздела) имеет структурную форму, обозначается арабскими цифрами с разделенными точками, с точкой на конце, где первая цифра номера пункта соответствует номеру раздела (подраздела).
Подпункты нумеруются в последовательном порядке в пределах каждого пункта.
Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы без цифрового или буквенного обозначения.
В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте.
Тексты документов излагаются:
от первого лица единственного числа: "...приказываю подготовить и представить на рассмотрение...";
от третьего лица единственного числа: "Правительство Российской Федерации постановляет...";
от первого лица множественного числа: "...просим представить данные о...", "...представляем на рассмотрение и утверждение...".
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: "...приказываем...", "...решили...".
Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (как правило, в текстах приложений).
При составлении текста в виде таблицы в заголовках граф и строк существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На втором и последующих листах таблицы должны быть напечатаны только номера граф. Текст таблицы печатается размером шрифта N 12 через 1 межстрочный интервал. Заголовочная часть таблицы может печататься жирным шрифтом. Пункты таблицы (строки таблицы) нумеруются арабскими цифрами аналогично пунктам сплошного связанного текста. Не допускается разрывать пункт при переносе таблицы на следующую страницу.
2.2.13. Отметка о приложении.
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 - 2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов в приложении и количество экземпляров приложения.
Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.
Например:
Приложения: 1. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.
2. Заключение на проект... на 6 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Например:
Приложение: брошюра в 3 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом.
Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом.
Например:
Приложение: справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного
пользования, N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
В этом случае сопроводительное письмо также будет иметь пометку "Для служебного пользования".
Если в отметке о приложении указывается документ, имеющий собственное приложение, то указанная отметка оформляется следующим образом.
Например:
Приложение: письмо Росстата от 01.09.2011 N 51-01/12345-ПП и приложение
к нему, всего на 3 л. в 1 экз.
Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронной форме, то в отметке о приложении указываются наименование носителя информации (дискета, flash-диск, компакт-диск и т.п.) и количество штук.
Например:
Приложение: CD-диск - 1 шт.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, отметка о приложении оформляется следующим образом.
Например:
Приложения: согласно описи на ... листах.
В случае отправки документа и приложения к нему в виде электронного документа в отметке о приложении указывается название прилагаемого файла, его формат и размер.
Например:
Приложение: файл "Перечень документов.pdf", 184 Кб.
На приложениях справочного характера к приказам, указаниям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.
В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер.
Например:
Приложение N 2
к приказу Росстата
от 15.05.2013 N 135
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа.
В отметке приложения к основному приложению указывается наименование основного приложения, утвержденного основным документом, его дата и номер.
Например:
Приложение N 1
УТВЕРЖДЕН
приказом Росстата
от 25.05.2013 N 155
2.2.14. Гриф согласования документа.
Гриф согласования документа оформляется при согласовании проекта документа с другими органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее согласование).
Гриф согласования документа включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (прописными буквами), а также наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра финансов
Российской Федерации
(подпись) И.О. Фамилия
30 сентября 2013 г.
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минэкономразвития России
от 26 мая 2009 г. N 16472-АЛ/Д04
Слово "СОГЛАСОВАНО" отделяют от последующих строк реквизита 1 межстрочным интервалом, остальные строки реквизита печатаются с одинарным межстрочным интервалом.
Все остальные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничиваться правым полем документа.
Гриф согласования документа оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа от границы левого поля документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования документа могут располагаться на одном уровне двумя вертикальными рядами или на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования документа, делается отметка "Лист согласования прилагается".
2.2.15. Виза.
Внутреннее согласование документа с должностными лицами центрального аппарата (территориального органа) Росстата оформляется визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
Например:
Начальник Административного управления
(подпись) И.О. Фамилия
01.09.2013
Если проект документа согласовывается со многими должностными лицами, то согласование (визирование) может быть оформлено в виде листа согласования (визирования) к нему на бумажном носителе или в СЭД.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа визового экземпляра проекта документа под подписью, ближе к нижнему полю. Проекты электронных документов, подписываемые усиленной квалифицированной подписью, визируются в СЭД.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.
Например:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Начальник Административного управления
(подпись) И.О. Фамилия
01.09.2013
Замечания, особые мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе, в СЭД - на карточке визы, при необходимости с прикреплением файла с текстом замечаний.
Если должностное лицо, виза которого оформлена в листе согласования (визирования), отсутствует, документ может быть завизирован его заместителем, имеющим право подписи за отсутствующее лицо, или иным должностным лицом, имеющим право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, завизировавшего документ, и его фамилия.
2.2.16. Подпись.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка, должностного электронного шаблона документа, наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или с проставлением косой черты перед наименованием должности.
Незначительные исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, исполняющим в соответствии с приказом обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом.
Например:
Временно исполняющий обязанности
руководителя Федеральной службы
государственной статистики (подпись) И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Например:
Заместитель руководителя Заместитель руководителя
Федеральной службы Федеральной налоговой службы
государственной статистики
(подпись) И.О. Фамилия (подпись) И.О. Фамилия
Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.
Например:
Заместитель руководителя
Федеральной службы
государственной статистики (подпись) И.О. Фамилия
При оформлении документа на угловом бланке письма или угловом электронном шаблоне документа в реквизите "подпись" указывается сокращенное наименование должности лица, подписавшего документ.
Например:
Руководитель (подпись) И.О. Фамилия
или
Заместитель руководителя (подпись) И.О. Фамилия
При оформлении документа на чистых листах бумаги (без использования официального бланка) в реквизите "подпись" указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии (подпись) И.О. Фамилия
Члены комиссии (подпись) И.О. Фамилия
(подпись) И.О. Фамилия
При подписании электронных документов, направляемых участникам информационного взаимодействия по МЭДО, используется квалифицированная электронная подпись.
При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании документов в электронном виде в СЭД во внутреннем документообороте Росстата могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Росстате, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
2.2.16.1. Отметка об электронной подписи.
Отметка об электронной подписи (далее - ЭП) содержит сведения об ЭП, которой был подписан документ в электронном виде, и располагается в документе на месте размещения личной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе.
Отметка об электронной подписи содержит:
эмблему Федеральной службы государственной статистики;
информацию о подписании документа;
сведения о сертификате электронной подписи;
номер сертификата электронной подписи;
данные владельца электронной подписи;
срок действия сертификата электронной подписи.
2.2.17. Гриф утверждения документа.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения документа или изданием распорядительного документа.
Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ" без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Каждая составная часть грифа утверждения документа печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Длина максимальной строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем. Слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности и дата располагаются центрованно, инициалы и фамилия - по правому краю (полю).
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной службы
государственной статистики
(подпись) И.О. Фамилия
22 июня 2012 г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа приказом, протоколом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росстата
от 03.06.2011 N 165
2.2.18. Печать.
Росстат и его территориальные органы имеют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы установленного образца.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать ставится на свободном от текста документа месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Примерный перечень документов, на которые проставляются печати Росстата с изображением Государственного герба Российской Федерации, указан в Инструкции о порядке учета, хранения и выдачи печатей и штампов в Росстате.
2.2.19. Отметка о заверении копии.
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом ниже реквизита "Подпись" оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; оттиск печати (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском простой круглой печати структурного подразделения (подразделения территориального органа) при ее наличии.
Например:
Подлинник документа находится в деле Росстата N ____ за ____ г. Верно Начальник отдела кадров (подпись) И.О. Фамилия 06.12.2011 м.п.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа. Копия электронного документа на бумажном носителе заверяется печатью "Для заверения копий электронных документов".
2.2.20. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и печатается шрифтом размером N 10. На документах за подписью Руководителя или заместителя Руководителя указывается наименование структурного подразделения.
Например:
И.О. Фамилия
(495) 632-90-46
Административное управление
На документах за подписью руководителя структурного подразделения указывается наименование отдела, подготовившего документ.
Например:
И.О. Фамилия
(495) 607-22-16
Отдел планирования государственной
статистической деятельности
На документе, подготовленном группой исполнителей по поручению Руководителя, в отметке об исполнении указывается фамилия основного исполнителя.
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется в соответствии с требованиями Инструкции о порядке учета, хранения и выдачи печатей и штампов в Росстате.
2.2.21. Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа (резолюция), как правило включают: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, дату создания поручения, фамилию, инициалы автора поручения.
2.2.22. Отметка о контроле.
Отметка о контроле на бумажном носителе, поставленного на централизованный контроль, проставляется посредством штампа "КОНТРОЛЬ", буквой "К", словом "Контроль" на верхнем поле первого листа документа, в СЭД в списке документов - в поле "На контроле" отображается буква "К" красного цвета.
2.2.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер (индекс) дела, в котором будет храниться служебный документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или его непосредственным начальником.
Например:
Исполнено: исх. от 03.09.2011 N 52-01/1115-ПМ
В дело N 01-04-10
09.06.2011
Должность исполнителя (подпись) И.О. Фамилия
или
Доложено заместителю руководителя И.О. Фамилия
09.06.2011
В дело N 01-04-10
09.06.2011
Должность исполнителя (подпись) И.О. Фамилия
Отметка об исполнении документа в СЭД в регистрационной электронной карточке документа "Закрыт" формируется в результате создания работником отчета путем добавления необходимых данных или информации по исполнению документа (дата, N документа).
2.2.24. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата содержит очередной порядковый номер, в пределах выделенных потоков документов, и дату поступления входящего документа.
2.2.25. Гриф ограничения доступа к документу.
Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, составляющую служебную тайну, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные), в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера", попадающую под действие Перечня сведений, составляющих служебную тайну, Федеральной службы государственной статистики. Гриф ограничения доступа к документу на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид: "Для служебного пользования" или "ДСП".
Гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на обложке и титульном листе издания и дополняется указанием номера экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки о конфиденциальности через 1 одинарный межстрочный интервал и центруется по отношению к ней.
В случае, если гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" относится к отдельному пункту документа, она проставляется на левом поле документа на уровне начала текста соответствующего пункта шрифтом N 9 в три строки и центрируется относительно самой длинной строки.
Абзац исключен. - Приказ Росстата от 27.12.2016 N 868.
2.2.26. Текст документа.
Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.
Текст документа является основной содержательной частью документа, раскрывающей его суть и значение.
2.3. Подготовка и оформление проектов законодательных
и иных нормативных актов
2.3.1. Росстат в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказы (далее - проекты актов) во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих указаний и поручений, а также в инициативном порядке.
Организация подготовки проектов актов возлагается на руководителей подразделений в соответствии с их компетенцией.
Контроль за указанной деятельностью осуществляется заместителем Росстата, курирующим соответствующее подразделение.
Порядок подготовки, направления на согласование, внесения в Правительство Российской Федерации проектов федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также порядок подготовки, принятия и направления на государственную регистрацию в Минюст России нормативных правовых актов Росстата установлен Регламентом Правительства Российской Федерации, Регламентом Росстата и Рекомендациями по подготовке проектов нормативных правовых актов в Росстате.
2.3.2. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации.
2.3.2.1. Проекты печатаются шрифтом N 15 на листах формата А4. На первой странице проекта в пределах верхней и правой границ текстового поля помещаются слова: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
2.3.2.2. Проект имеет следующие реквизиты.
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 22 и, как правило, выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Наименование проекта отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через один интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?", или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке о внесении изменений в законы указываются причины или конкретная норма, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывают, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в законодательные акты
Российской Федерации о финансовом статистическом учете
в связи с принятием Федерального закона "О Центральном банке
Российской Федерации (Банке России)"
или
О внесении изменений
в статью 9 Федерального закона "Об официальном
статистическом учете и системе государственной статистики
в Российской Федерации" в части защиты
конфиденциальной информации
Текст отделяется от заголовка одним двойным интервалом, печатается через двойной межстрочный интервал и может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи, части, пункты, подпункты, абзацы.
Части и разделы нумеруются римскими цифрами, их заголовки печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
Например:
РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подразделы нумеруются римскими цифрами, их заголовки печатаются полужирным шрифтом с абзацного отступа с прописной буквы.
Например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами, их заголовки печатаются полужирным шрифтом в одну строку с абзацного отступа с прописной буквы.
Например:
Глава 5. Права, обязанности и ответственность в сфере официального статистического учета
Параграф обозначается знаком § и нумеруется арабской цифрой, после которой ставится точка. Заголовок начинается с прописной буквы, печатается полужирным шрифтом с абзацного отступа в одну строку.
Например:
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют единую сквозную нумерацию арабскими цифрами, после которых ставится точка. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается полужирным шрифтом и с прописной буквы в одну строку.
Например:
Статья 33. Сертификация
Если статья не имеет заголовка, то слово "статья" и ее номер выделяют полужирным шрифтом, точка после номера не ставится.
Например:
Статья 33
Статья может подразделяться на части, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Части в свою очередь подразделяются на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Кроме того, части, пункты и подпункты статьи могут подразделяться на абзацы.
Визы помещаются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в его нижней части.
Подпись отделяется от текста одним двойным интервалом и состоит из наименования должности "Президент Российской Федерации", которое печатается в две строки через одинарный межстрочный интервал, инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации. Слова "Российской Федерации" в наименовании должности печатаются от левой границы текстового поля, относительно них центруется слово "Президент". Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются без пробела у правой границы текста.
Образец оформления законопроекта приведен в Приложении N 8.
2.3.2.3. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на листах формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - печатается полужирным шрифтом прописными буквами на 1 полуторный интервал ниже границы верхнего поля страницы и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита одним полуторным интервалом, печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
Например:
К проекту федерального закона
"О внесении изменений в Федеральный закон "Об официальном
статистическом учете и системе государственной статистики
в Российской Федерации"
Текст отделяется от заголовка одним полуторным интервалом, печатается с абзацного отступа от его левой границы на расстоянии 1,25 см с межстрочным интервалом 1,5 строки и должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее его развернутую характеристику, цели, основные положения, место в системе законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
2.3.3. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации.
2.3.3.1. Проекты и приложения к ним печатаются на листах формата А4 шрифтом N 15. На первой странице проекта у правой границы текстового поля печатается слово "Проект". Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
2.3.3.2. Проекты имеют следующие реквизиты.
Наименование вида акта - УКАЗ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ или РАСПОРЯЖЕНИЕ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ - печатается центрованно прописными буквами. Слова "УКАЗ" и "РАСПОРЯЖЕНИЕ" выделяются полужирным шрифтом, выполняются размером шрифта не более N 22 и отделяются от слов "ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" одним полуторным интервалом. Слова "ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" выполняются шрифтом размером N 17.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "ПРЕЗИДЕНТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка одним двойным интервалом и печатается с межстрочным интервалом, равным 1,5 строки от левой границы текстового поля, и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии только в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий.
Подпись отделяется от текста одним двойным интервалом и состоит из наименования должности "Президент Российской Федерации", которое печатается в две строки через одинарный межстрочный интервал, инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации. Слова "Российской Федерации" в наименовании должности печатаются от левой границы текстового поля, относительно них центруется слово "Президент". Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются без пробела у правой границы текста.
Образец оформления акта Президента Российской Федерации приведен в Приложении N 9.
2.3.3.3. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через одинарный межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
от N
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно трех межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
от N
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками должен составлять 1,5 строки.
Заголовок приложения печатается от даты и номера акта, указанных в ссылаемых приложением реквизитах отметки, дополнительным интервалом 70 пт.
Текст приложения печатается от заголовка с интервалом 24 пт. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
Проекты указов, распоряжений и приложений к ним визируются руководителем Росстата на последнем листе в их нижней части.
2.3.4. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации.
2.3.4.1. Проекты и приложения к ним печатаются на листах формата А4 шрифтом N 14. На первой странице проекта у правой границы текстового поля печатается слово "Проект". Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое и правое поля - по 2,5 см, нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
2.3.4.2. Проекты имеют следующие реквизиты.
Наименование - ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ - печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ - отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом, равным 1,5 строки, и печатается прописными буквами.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через одинарный межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем? (о ком?) издан документ и центруется относительно слов "ПОСТАНОВЛЕНИЕ" или "РАСПОРЯЖЕНИЕ". Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт, печатается с межстрочным интервалом 1,5 строки и может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте постановляющей (распорядительной) части на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста одним двойным интервалом и состоит из наименования должности "Председатель Правительства Российской Федерации", которое печатается в две строки через одинарный межстрочный интервал, инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центруются относительно первой строки. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются без пробела у правой границы текста.
Приложения к проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации оформляются аналогично приложениям к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Проекты постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации и приложений к ним визируются руководителем Росстата на последнем листе проектов постановлений, распоряжений и приложений к ним в их нижней части.
Образец оформления акта Правительства Российской Федерации приведен в Приложении N 10.
2.3.5. При ссылках в текстах проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на федеральные законы или ранее принятые акты Президента Российской Федерации (Правительства Российской Федерации) в скобках дается сноска на соответствующий официальный источник их опубликования.
Например:
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 5, ст. 6)
В проектах указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций.
2.3.6. Подготовка нормативных правовых актов Росстата.
2.3.6.1. Порядок подготовки и принятия Росстатом нормативных правовых актов установлен Регламентом Росстата, утвержденным Приказом Росстата от 27 ноября 2012 г. N 618 (зарегистрирован Минюстом России 17.01.2013, N 26558), и осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".
2.3.6.2. Нормативные правовые акты Росстата издаются в виде приказов, порядок оформления которых приведен в подразделе 2.4 Инструкции, или в ином установленном законодательством Российской Федерации виде.
2.4. Оформление отдельных видов документов в Росстате
2.4.1. Состав документов Росстата. В деятельности Росстата создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы коллегии, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных, консультативных и других органов), акты, аналитические справки, записки (служебные, докладные), договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Росстата создаются другие виды документов: планы, программы, отчеты, таблицы, справки и др.
В установленных законодательством случаях в Росстате могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
При оформлении документа в СЭД заполняются все необходимые поля электронной регистрационной карточки для полной идентификации документа. В случаях, когда оформляемый документ содержит ссылку на регистрационный номер и дату другого документа (готовится во изменение, для отмены, в качестве ответа и т.д.) или разрабатывается в соответствии с актами высших органов государственной власти, то в обязательном порядке выполняется связка документов, при этом выбранный тип (признак) связи должен соответствовать фактическому соотношению связанных документов.
Например:
1. Дано:
оформляемый документ - исходящий документ;
готовится в качестве ответа (разъяснения) на письмо организации.
2. Выполнить:
во вкладке "Связанные документы" выбрать тип (признак) связи "Ответ";
связать документы путем добавления из базы СЭД регистрационного номера и даты документа организации, на который готовится ответ.
2.4.2. Приказ. Приказ - основной организационно-распорядительный документ Росстата (территориального органа), издаваемый Руководителем Росстата (территориального органа) на правах единоначалия.
В соответствии с пунктом 9.9 Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г. N 420, Росстат на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации издает приказы по вопросам, отнесенным к компетенции Росстата, являющиеся основной правовой формой реализации его властных полномочий.
Приказами Росстата по основной, административно-хозяйственной деятельности оформляются индивидуальные правовые предписания по оперативным, организационным и другим вопросам его деятельности.
Приказами по основной деятельности регулируются вопросы, отражающие основные направления деятельности Росстата.
К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся приказы о соблюдении правил внутреннего служебного (трудового) распорядка, об эксплуатации зданий, сооружений, транспортном обслуживании, внутренней связи, охране.
Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.
2.4.2.1. Заголовок в приказе отвечает на вопрос "о чем?" ("о ком?"), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.
Дата в заголовках оформляется словесно-цифровым способом. В случае если число месяца является однозначным числом, ноль перед цифрой не ставится.
Например:
1 февраля 2011 г.
Шрифт заголовка - полужирный N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.
Например:
Об утверждении структуры и штатного расписания центрального
аппарата Федеральной службы государственной статистики
2.4.2.2. Текст приказа отделяется от заголовка 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля с использованием полуторного межстрочного интервала и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Размеры полей составляют:
30 мм - левое;
20 мм - правое;
20 мм - верхнее и нижнее.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В текстах приказов и приложений к ним дата оформляется словесно-цифровым способом.
Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.
В констатирующей части текста кратко излагаются цели и задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения).
Констатирующая часть приказа может начинаться словами: "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п.
В констатирующей части приказа, издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование в родительном падеже, дата, номер и заголовок.
Не допускается замена содержательной констатирующей части краткими формулами - отписками: "В целях совершенствования", "В целях повышения эффективности" и т.п.
Констатирующая часть приказа излагается от первого лица единственного числа и завершается распорядительным словом: "приказываю", которое печатается вразрядку (с увеличенным интервалом между буквами до 3 пунктов). После этих слов ставится двоеточие.
В совместном с другими государственными органами приказе распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: "приказываем", "предлагаем", "обязываем".
В приказах констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении их издания. В этом случае распорядительные слова исключаются.
Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий, служащих достижению ожидаемого результата управленческих решений, с указанием исполнителя каждого действия и при необходимости срока его исполнения.
Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пункты могут разделяться на абзацы.
При изложении предписываемого действия используется глагол в повелительном наклонении (проверить, организовать и т.п.).
При невозможности смыслового согласования распорядительного слова с предписаниями пунктов приказа допускается исключение распорядительного слова из текста. В этом случае констатирующая часть приказа заканчивается двоеточием, а предписания каждого пункта приказа излагаются от первого лица единственного числа. Например, вместо конструкции текста:
"...в соответствии с перечисленными поручениями предлагаю:
1. Утвердить Правила..."
(по смыслу получается, что правила не утверждаются данным распоряжением, а дается кому-то поручение их утвердить) может использоваться конструкция:
"...в соответствии с перечисленными поручениями:
1. Утверждаю Правила...".
Адресаты предписаний в пунктах распорядительной части приказа должны согласовываться в падеже с распорядительным словом.
Адресаты предписаний - структурные подразделения центрального аппарата и территориальные органы Росстата в распорядительной части текста с распорядительным словом "приказываю:" или "предлагаю:" указываются в дательном падеже (кому?), с распорядительным словом "обязываю" - в родительном падеже (кого?). Когда предписание адресовано конкретному руководителю структурного подразделения центрального аппарата или территориального органа Росстата, его инициалы и фамилия указываются после наименования структурного подразделения в скобках в именительном падеже или без скобок - в дательном или родительном падеже. Не допускается разрыв инициалов и фамилии руководителей - адресатов предписаний при их переносе на другую строку текста.
Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа таблиц, а также списков комиссий, рабочих групп, других перечислений, содержащих более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематически организованные приложения к приказу, юридически связанные с распорядительной частью текста.
2.4.2.3. В последнем пункте приказа, как правило, указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа в соответствующей сфере деятельности Росстата и которое не может быть одним из этих адресатов.
В конкретных случаях контроль за исполнением приказа может возлагаться на Руководителя или заместителя Руководителя, подписывающего приказ, со следующей формулировкой последнего пункта: "Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой".
Текущий контроль за исполнением приказа осуществляет руководитель структурного подразделения, разработавшего проект приказа.
2.4.2.4. В приказе, изданном с целью изменения, признания утратившими силу или отмены действующих приказов, в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого, признаваемого утратившим силу или отменяемого приказа и (или) номера отдельных пунктов (абзацев) распорядительной части текста или приложения к приказу. Признание утратившим силу приказа или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу обозначается формулировкой "Признать утратившим силу...", а в случае отмены - "Отменить...".
Признание утратившими силу, в отличие от отмены, приказов или их отдельных положений, которыми были признаны утратившими силу иные приказы или их отдельные положения, не влечет восстановления действия последних.
2.4.2.5. Приложениями к приказу являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Приложения в приказе допускаются только связанные с предписаниями распорядительной части текста.
Например:
"Утверждаю прилагаемое Положение об Административном управлении Федеральной службы государственной статистики.".
или
"Внести изменения в приказ Росстата от 26 декабря 2010 г. N 656 "Об утверждении структуры и штатного расписания центрального аппарата Федеральной службы государственной статистики" согласно приложению.".
Если приказ содержит несколько приложений, то они нумеруются с указанием знака "N" перед порядковыми номерами приложений.
Например:
Утвердить прилагаемые:
состав Центральной экспертной комиссии Федеральной службы государственной статистики (приложение N 1);
положение Центральной экспертной комиссии Федеральной службы государственной статистики (приложение N 2).
Если приказ содержит одно приложение, то оно не нумеруется.
Отметка о приложении оформляется на лицевой части первого листа приложения.
Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).
В отдельных случаях разрешается оформление заголовка документа, утверждаемого приказом (устав, положение, наставление, инструкция, правила и т.д.), на титульном листе. В этом случае заголовок оформляется по центру титульного листа с одинаковыми интервалами от левой и правой границ текста и на расстоянии 8 см от нижней границы отметки об утверждения приложения (Приложение N 16). При этом оформляется содержание документа.
В тексте приложения может быть сделана сноска, которая обозначается арабскими цифрами, прописанными с применением верхнего индекса.
Например: 
, 
.
Сноски помещаются в конце каждой страницы под чертой. Нумерация сносок должна начинаться отдельно на каждом листе документа.
Использование для обозначения сносок специальных символов, сплошной нумерации сносок по всему тексту приложения, а также использование концевых сносок (сносок, помещаемых в конце документа) не допускается.
Для оформления текста сноски используется шрифт, размер которого должен быть меньше размера шрифта основного текса документа (например, размер шрифта N 10 или 12).
Применяемые в приложении тексты сносок не должны содержать нормативных предписаний.
Приложение к приказу является неотъемлемой частью распорядительного документа.
Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста проекта приказа.
Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).
При оформлении приложения к приложению нумерация страниц продолжается.
Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте документа.
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов, длина которой составляет 2 - 3 см, или подписью руководителя структурного подразделения.
2.4.2.6. Приложения к проекту приказа, оформленные в виде:
положения, инструкции, правила и т.п., а также состава комиссии - визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на обороте последнего листа;
планы, графики дежурств, структуры, схемы и т.п. - подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, подпись которого оформляется 2 - 3 межстрочными интервалами ниже последней строки текста приложения.
2.4.2.7. Визирование проекта приказа. До представления проекта приказа на подпись Руководителю (лицу, исполняющему его обязанности) осуществляется его обязательное внутреннее согласование (визирование), а при необходимости - внешнее согласование.
Оформление визы внутреннего согласования проекта приказа помещается на отдельном листе согласования (визирования) (Приложение N 7). В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ, и исполнителя его подпись ставится один раз в отметке об исполнителе. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей (руководителей структурных подразделений - в порядке индексов структурных подразделений) сверху вниз, одна под другой.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа оформляются на отдельном листе. При этом реквизит "виза" дополняется словами "с прилагаемыми замечаниями", помещаемыми перед личной подписью визирующего.
Внешнее согласование приказа и приложений к нему оформляется в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами.
2.4.2.8. В состав реквизита "подпись" входят: сокращенное наименование должности - "Руководитель", личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левому краю. Расшифровка подписи располагается на одной строке с наименованием должности и с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Например:
Руководитель (подпись) И.О. Фамилия
Если руководитель Росстата отсутствует, то приказ подписывает заместитель руководителя Росстата, исполняющий его обязанности на основании соответствующего приказа Росстата (территориального органа Росстата).
Например:
Временно исполняющий обязанности руководителя Федеральной службы государственной статистики (подпись) И.О. Фамилия
При подписании совместного с другими органами государственной власти приказа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, предусмотренной структурой федеральных органов исполнительной власти, утвержденной Указом Президента Российской Федерации.
Например:
Руководитель Федеральной службы Руководитель Федеральной
государственной статистики налоговой службы
(подпись) И.О. Фамилия (подпись) И.О. Фамилия
Внесение изменений в приказ после его подписания допускается только изданием нового приказа.
2.4.2.9. Исполнитель указывает свои инициалы, фамилию и номер телефона в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа первого экземпляра приказа, справа от фамилии ставит личную подпись и дату.
Например:
И.О. Фамилия (подпись), 03.12.2012
(495) 607-90-46
2.4.2.10. Приказ должен содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, компетенции Росстата, состоять из лаконичных предложений - предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть конкретным и тщательно отредактированным.
Содержащиеся в приказе поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов.
Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
2.4.2.11. Обязательные реквизиты приказов. Реквизиты приказов, за исключением приказов, издаваемых совместно с иными органами государственной власти, печатаются на бланках установленной формы, изготовленных типографским способом, шрифтом N 14 без помарок и исправлений. Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.
2.4.2.12. Образцы оформления приказа по основной, административно-хозяйственной деятельности указаны в Приложениях N 11, 12, указатель рассылки - в Приложении N 13.
2.4.2.13. Порядок подготовки приказов в территориальных органах Росстата аналогичен порядку подготовки приказов в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 2.4.2.1 - 2.4.2.11.
2.4.2.14. В случаях, когда не требуются дополнительные предписания, юридическая сила документу придается грифом утверждения без издания приказа.
Документы, которым юридическая сила придается грифом утверждения без издания приказа, оформляются:
на общем бланке Росстата (положения, инструкции, правила и т.п.);
на стандартном листе формата А4 (документы, совместные с другими органами государственной власти, документы с альбомным расположением текста, планы, графики работы, графики дежурств, структуры, схемы и т.п.).
Документ заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.
Документы, которым юридическая сила придается Руководителем Росстата грифом утверждения без издания приказа, визируются руководителями структурных подразделений в том же порядке, что и приказы (визы согласования помещаются на листе согласования (визирования)).
В случае оформления документа на стандартном листе формата А4, при необходимости, подпись должностного лица Росстата в грифе утверждения может заверяться оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
При утверждении и подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Гриф утверждения оформляется в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами.
Порядок согласования (визирования) проекта такого документа аналогичен порядку согласования (визирования) проекта приказа.
Документы с грифом утверждения регистрируются службой делопроизводства в СЭД (кроме нерегистрируемых специальных форм финансово-хозяйственных и архивных документов) с проставлением номера на документе ниже грифа утверждения.
Датой документа является дата утверждения.
Образец оформления документа, которому юридическая сила придается грифом утверждения без издания приказа, приведен в Приложении N 14.
2.4.2.15. Порядок использования грифа утверждения документа в территориальных органах Росстата аналогичен порядку утверждения документов без издания приказа в центральном аппарате Росстата, изложенному в пункте 2.4.2.14.
2.4.3. Положение, правила, инструкция.
2.4.3.1. Положение устанавливает статус, определяет задачи и функции, права, порядок деятельности структурных подразделений Росстата.
Положения издаются также в целях нормативного регулирования отдельных видов деятельности, осуществляемых центральным аппаратом и территориальными органами Росстата.
Инструкции и правила регулируют основные виды (формы) служебной деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями служащих.
Инструкция содержит нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке, какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности.
Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.
2.4.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов Росстата.
2.4.3.3. Если положение (правила, инструкция) утверждается приказом, то положение (правила, инструкция) оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие требования", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.
Разделы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образцы оформления приложения к приказу (положению) представлены в Приложениях N 15 - 17.
2.4.4. Протокол заседания коллегии, совещания.
2.4.4.1. Виды протоколов. Протоколами в Росстате оформляются решения коллегиального органа Росстата, координационного совета, экспертных комиссий, рабочих групп, совещаний у Руководителя, совещаний у заместителя Руководителя и других органов (протокол заседания коллегии, протокол координационного совета, протокол экспертной комиссии, протокол совещания у Руководителя, протокол совещания у заместителя Руководителя, протокол совещания других органов).
2.4.4.2. Порядок оформления протокола. Протокол заседания (совещания) составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протокол заседания (совещания) издается в краткой форме.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилия председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола коллегии - приложением к протоколу, оформленный в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Или
Присутствовали: 25 чел. (список согласно приложению N 1).
Если в заседании (совещании) принимают участие ответственные работники Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, члены Совета Федерации и депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, представители органов государственной власти, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, в последовательности соответствующей очередности выступления. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протоколы заседания коллегии, по решению председательствующего, могут издаваться и в полной форме, при которой оформляется ход обсуждения вопроса. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа и строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Состав реквизитов протокола. Протокол имеет следующие реквизиты:
Протоколы заседания коллегии печатаются на общем бланке Росстата или на бланке протокола с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, протоколы совещания (заседаний комиссии, рабочей группы) - на общем бланке Росстата или на стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
наименование федерального органа исполнительной власти - ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ (РОССТАТ);
вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);
вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания: указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочный интервал.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
В случаях, когда отдельными актами определен порядок подписания протоколов заседаний комиссий, подпись может включать обязанности (полномочия) в составе комиссии, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера. К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в Росстате.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных советов, протоколы экспертных комиссий, протоколы совещаний.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Образцы оформления протоколов представлены в Приложениях N 18 - 22.
2.4.5. Постановление. Постановлениями оформляются решения должностных лиц территориального органа Росстата по вопросам об административных правонарушениях и наложении административных взысканий за совершение правонарушений в области статистического учета, ответственность за которые предусмотрена статьей 13.19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ), о прекращении производства по делу об административном правонарушении.
Постановление об административном правонарушении выносит должностное лицо (заместитель руководителя или руководитель) территориального органа Росстата на основании протокола об административном правонарушении.
Постановления оформляются на общем бланке территориального органа Росстата с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Вторая и последующие страницы постановления нумеруются.
Постановление имеет следующие реквизиты:
Наименование документа - слово "ПОСТАНОВЛЕНИЕ" печатается прописными буквами вразрядку (через 3 межбуквенных интервала - 3 пт) полужирным шрифтом N 17 от границы верхнего поля и выравнивается по центру текстового поля.
Под наименованием документа без дополнительных интервалов полужирным шрифтом печатается полное наименование должности (в родительном падеже) лица, вынесшего постановление, с указанием полного наименования территориального органа Росстата, в штате которого состоит указанное должностное лицо.
Например:
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Руководителя Территориального органа Федеральной службы
государственной статистики по Московской области
(Мособлстат) о назначении административного наказания
Место рассмотрения дела (адрес территориального органа Росстата - для постановлений, вынесенных их должностными лицами) печатается ниже сплошной черты без дополнительных межстрочных интервалов по центру текстового поля.
Дата рассмотрения дела оформляется словесно-цифровым способом и печатается 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита от границы левого поля.
Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей.
В констатирующей части указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица территориального органа Росстата, рассмотревшего документы (сообщения и заявления физических и юридических лиц и др.), послужившие основанием для вынесения постановления, какие документы рассмотрены, а также их основные реквизиты (дата и номер) и краткое содержание вопросов, изложенных в документах.
Далее после слова "УСТАНОВИЛ:", напечатанного прописными буквами по центру текстового поля, с новой строки кратко излагаются доводы, обстоятельства, результаты проверки, другие факты, обосновывающие принятие решения.
В конце констатирующей части со ссылкой на изложенное приводится указание на подпункты, пункты, части и статьи федеральных законов (нормативных актов), содержащих предписания, являющиеся основанием для принятия решения.
Например:
На основании изложенного, руководствуясь статьями 4.1, 13.19, 29.9, 29.10, 29.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
ПОСТАНОВИЛ:
1. (Ф.И.О., место жительства или место пребывания, год и место рождения), признать виновным в совершении административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст. 13.19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, и назначить ему наказание в виде административного штрафа в размере _____________ (цифрами и прописью) рублей.
2. Реквизиты для перечисления штрафа:
Настоящее постановление по делу об административном правонарушении может быть обжаловано в порядке статьи 30.1 КоАП РФ в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу либо в районный суд по месту рассмотрения дела.
Текст постановления печатается через один межстрочный интервал.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, оформляется в соответствии с требованиями настоящей инструкции.
2.4.6. Служебная переписка. Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых центральным аппаратом (территориальным органом) Росстата для обмена информацией о деятельности с другими органами власти, организациями и гражданами.
В документообороте центрального аппарата (территориального органа) Росстата в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи, посредством фельдъегерской почты или электросвязи) присутствуют следующие виды документов переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), электронное письмо (электронное сообщение).
Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой или фельдъегерской связи.
Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телефонной сети общего пользования.
Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.
Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам связи.
2.4.6.1. Служебные письма. Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Росстата (территориального органа Росстата), готовятся заместителями Руководителя, руководителями структурных подразделений по собственной инициативе или по поручению Руководителя, заместителя Руководителя в соответствии с распределением полномочий, данному в виде устного или письменного распоряжения конкретным должностным лицам.
2.4.6.2. Служебные письма, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, органы законодательной (представительной) и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в центральном аппарате Росстата подписываются Руководителем, заместителем Руководителя в соответствии с распределением обязанностей между Руководителем и заместителями Руководителя, установленным приказом Росстата.
Служебные письма, направляемые территориальным органам Росстата, органам государственной власти, организациям и гражданам, могут подписываться руководителем структурного подразделения центрального аппарата Росстата в случае, если запрос по вопросам, относящимся к компетенции руководителя структурного подразделения, был адресован конкретно ему или ему поручено Руководителем (заместителем Руководителя) подготовить и направить служебное письмо.
Служебные письма в территориальном органе Росстата подписываются руководителем, заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей между руководителем и заместителями руководителя, установленным приказом территориального органа Росстата.
2.4.6.3. Служебные письма готовятся:
как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции Росстата;
как информация органам законодательной и исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, органам местного самоуправления;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
2.4.6.4. Служебные письма оформляются на бланках Росстата установленной формы (с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации) или с использованием электронного шаблона документа в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией.
Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Руководителя, оформляются на должностном бланке письма или должностном электронном шаблоне документа Руководителя и подписываются Руководителем, в его отсутствие - временно исполняющим обязанности Руководителя.
Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Росстата, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, органам местного самоуправления, оформляются на бланке письма или электронном шаблоне документа Росстата и подписываются Руководителем или заместителем Руководителя.
Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции заместителя Руководителя, оформляются на бланке письма или электронном шаблоне документа заместителя Руководителя.
Служебные письма за подписью руководителя структурного подразделения центрального аппарата Росстата по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, оформляются на бланке письма или электронном шаблоне документа Росстата.
Служебные письма, направляемые иностранным адресатам, оформляются на бланке письма для иностранных адресатов и подписываются Руководителем или заместителем Руководителя по вопросам, относящимся к его компетенции.
Совместное с другими органами государственной власти, организациями служебное письмо оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. В этом случае данные о наименовании органов власти, организаций, подготовивших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
2.4.6.5. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в полученном документе, и с учетом сроков, установленных нормативными правовыми актами по исполнению документов. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Росстата.
2.4.6.6. Исключен. - Приказ Росстата от 27.12.2016 N 868.
Заголовок к тексту печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать до 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке (в отдельных случаях допускается большее число строк и знаков). Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.
2.4.6.7. Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 - 1,5 межстрочный интервал.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый ...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," - в заключительной части письма, над подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Обращение к адресату располагается на 2 - 3 межстрочных интервала ниже реквизита "Заголовок к тексту".
В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например: "Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...".
Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются, как правило, без обращений.
Тексты писем излагаются:
от первого лица единственного числа: "прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...";
от третьего лица единственного числа: "Росстат не считает возможным...";
от первого лица множественного числа: "просим представить данные о...", "представляем на рассмотрение и утверждение...".
При оформлении служебного письма на бланке должностного лица текст излагается от первого лица в единственном числе.
В случае оформления служебного письма на общем бланке письма, текст которого излагается от третьего лица в единственном числе, обращение (пояснение, разъяснение и т.д.) следует оформлять:
а) за подписью Руководителя Росстата и его заместителей - от имени Росстата;
б) за подписью руководителя структурного подразделения центрального аппарата Росстата - от имени структурного подразделения.
Документ, разрабатываемый на основании законов, указов, постановлений, распоряжений, приказов или констатирующий факт (событие, ситуацию), изложенный в них, должен содержать в тексте или в заголовке к тексту ссылку на эти акты.
Во вступительной части письма объясняются причины его написания.
Основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
Заключение начинается словами "просим" (письмо - просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем", "информируем" (информационное письмо).
Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания.
2.4.6.8. Отметка о приложении отделяется от текста письма 1 межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается без кавычек от границы левого поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через одинарный межстрочный интервал.
Виза в служебных письмах проставляется в нижней части последнего листа визового экземпляра, помещаемого в дело Росстата согласно номенклатуре дел. Если письмо пересылается адресату по МЭДО или СЭД, виза проставляется в листе визирования в СЭД.
2.4.6.9. Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Если письмо оформляется на должностном бланке документа или должностном электронном шаблоне документа, то наименование должности в подписи не указывается.
Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами.
2.4.6.10. Реквизиты служебных писем.
Текст реквизита "Адресат" в служебных письмах размещается в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами.
Служебные письма адресуются органам власти и их структурным подразделениям, организациям и их структурным подразделениям, должностным лицам и гражданам.
Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.
Например:
Правительство
Российской Федерации
Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.
Например:
Заместителю Председателя
Правительства Российской Федерации
Должность и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже. Инициалы и первая буква фамилии печатаются прописными буквами с интервалом между ними.
Например:
Заместителю Председателя
Правительства Российской Федерации -
Руководителю Аппарата Правительства
Российской Федерации
И.О. Фамилия
или
Статс-секретарю - заместителю
Министра экономического развития
Российской Федерации
И.О. Фамилия
При направлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.
Например:
Председателю Правительства
Российской Федерации
И.О. Фамилия
Председателю Комиссии
Правительства Российской Федерации
по оперативным вопросам
И.О. Фамилия
При направлении служебного письма в организацию, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Министерство
экономического развития
Российской Федерации
или
Министерство
экономического развития
Российской Федерации
Департамент управления делами
В случае адресования документа конкретному должностному лицу наименования органа власти (организации) и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия лица - в дательном.
Например:
Правительство
Российской Федерации
Директору Департамента
контроля и проверки
выполнения решений
И.О. Фамилия
При адресовании документов должностным лицам органов государственной власти, в которых предусмотрена военная или правоохранительная служба, после должности указывают воинское или специальное звание.
Например:
Министерство обороны
Российской Федерации
Начальнику Главного
управления кадров
генерал-полковнику
И.О. Фамилия
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы Росстата, подведомственные Росстату организации, постоянным корреспондентам.
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через один межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.
Инициалы ставятся перед фамилией, при направлении документа частному лицу - после фамилии.
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.
Например:
Министру
экономического развития
Российской Федерации
И.О. Фамилия
При адресовании в организацию указывается ее наименование в именительном падеже, затем почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Например:
Государственное учреждение
"Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела"
ул. Профсоюзная, д. 82,
г. Москва, 117393
Если письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Руководителям территориальных
органов Федеральной службы
государственной статистики
При адресовании документов не более чем в четыре адреса слово "Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не печатается.
При подготовке к отправке знаком "v", проставляемым перед реквизитом, отмечается адресат, которому направляется данный экземпляр документа.
При направлении документа более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа и подписывается руководителем структурного подразделения.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Если документ адресован гражданину, указываются его фамилия и инициалы, а затем полный почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Например:
Фамилия И.О.
Ленинградский проспект,
д. 11, кв. 111,
г. Москва, 117123
Образцы оформления письма приведены в Приложениях N 23, 24.
2.4.6.11. Порядок оформления служебных писем на бланках территориального органа Росстата аналогичен порядку оформления служебных писем в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 2.4.6.5 - 2.4.6.10.
2.4.7. Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).
Для реализации отношений субординации структурных подразделений, работников с руководством центрального аппарата (территориального органа) Росстата, координации деятельности между структурными подразделениями служит внутренний документ - записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).
2.4.7.1. Служебная записка. Служебная записка - форма внутренней деловой переписки между структурными подразделениями центрального аппарата (территориального органа) Росстата или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Служебная записка может иметь информационный, отчетный или инициативный характер.
В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица (по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и т.д.). Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована руководителю структурного подразделения или должностному лицу, не находящемуся в прямом подчинении.
Служебная записка создается в СЭД в формате Word и может иметь вложения в других форматах, может оформляться на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14.
Реквизитами служебной записки являются адресат, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись.
Реквизиты служебной записки оформляются в следующем порядке:
адресат указывается в правом верхнем углу первого листа служебной записки в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;
наименование вида документа "СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА" печатается через 2 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита прописными буквами по центру текстового поля;
дата и регистрационный номер указываются через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку. Датой служебной записки является дата ее подписания;
ссылка на регистрационный номер и дату документа располагается через 1 межстрочный интервал ниже реквизитов "дата документа" и "регистрационный номер документа", включает в себя "На N 01-01-1/111-ВД от 05.02.2013";
заголовок в служебной записке играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию. Заголовок помещается через 2 - 3 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита и печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков, а длина строки заголовка - 28 печатных знаков;
текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин) составления и предложения (просьбы, заявки и т.п.), начинается с официального обращения к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющегося от других частей текста восклицательным знаком;
подпись оформляется в соответствии с порядком, предусмотренным настоящей Инструкцией.
Образец служебной записки представлен в Приложении N 25.
2.4.7.2. Объяснительная записка. В объяснительных записках работники в произвольной форме машинописным или рукописным способами объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений и т.п.
Объяснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 либо рукописным способом, подписывается ее составителем и адресуется конкретному должностному лицу центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
Реквизитами объяснительной записки являются адресат, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, подпись, дата. Реквизиты объяснительной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки, за исключением:
реквизит "дата" указывается от левой границы текстового поля под реквизитом "подпись" без дополнительного межстрочного интервала. Датой объяснительной записки является дата ее подписания;
заголовок к тексту может отсутствовать.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие указанные факты.
2.4.7.3. Докладная записка. В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства центрального аппарата (территориального органа) Росстата и его структурного подразделения о вопросах, требующих принятия управленческих решений.
Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.
Докладная записка создается в СЭД в формате Word и может иметь вложения в других форматах, может оформляться на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 и адресуется конкретному должностному лицу.
Реквизитами докладной записки являются адресат, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки.
Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей:
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
во второй части анализируется сложившаяся ситуация и рассматриваются возможные варианты разрешения проблем;
третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование ее составления, выводы и предложения составителя.
Докладными записками оформляются результаты проверок деятельности территориальных органов Росстата, структурных подразделений центрального аппарата (территориального органа) Росстата соответствующими комиссиями, а также результаты служебных проверок в отношении их должностных лиц.
Отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.
2.4.7.4. Аналитическая записка. В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существа интересующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины возникновения проблемы, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.
Так же, как и докладная записка, аналитическая записка служит цели информирования руководства центрального аппарата (территориального органа) Росстата и его структурного подразделения о проблемах, требующих принятия управленческих решений.
Аналитическая записка создается в СЭД в формате Word и может иметь вложения в других форматах, может оформляться на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 и адресуется конкретному должностному лицу.
Реквизитами аналитической записки являются адресат, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном для служебной записки.
Текст аналитической записки состоит из трех смысловых частей:
в первой части дается характеристика проблемы;
во второй части приводится краткий анализ существа проблемы с указанием причин, породивших ее, рассматриваются возможные варианты ее разрешения;
третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
При одновременном направлении информации адресатам внутри центрального аппарата (территориального органа) Росстата и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная (докладная, аналитическая) записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.
Отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.
2.4.7.5. Справка. Справка - это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует от руководителя принятия управленческих решений.
Справка создается в СЭД в формате Word и может иметь вложения в других форматах, может оформляться на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 и адресуется руководителю (Росстата, территориального органа, структурного подразделения) или его заместителям.
В зависимости от целей составления справки могут быть отчетные и информационные.
Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: "Справка об объеме документооборота Росстата в 2012 году".
Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: "Справка о ходе выполнения работ по договору с ГМЦ Росстата". Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.
Реквизитами справки являются адресат, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты справки оформляются в порядке, аналогичном для докладной записки.
Текст справки может быть оформлен в виде таблицы.
2.4.7.6. При одновременном направлении информации адресатам внутри центрального аппарата (территориального органа) Росстата и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная (докладная, аналитическая) записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.
2.4.8. Телеграммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи.
Телеграфные сообщения передаются Росстатом в исключительных случаях или по срочным вопросам по электронной почте через Телеграф только внутренних и международных (ближнее зарубежье) телеграмм категории "Правительственная". Телеграммы категории "Правительственная" подписывает руководитель Росстата или заместитель Руководителя, временно исполняющий его обязанности.
Образец правительственной телеграммы представлен в Приложении N 26.
Телеграмма оформляется на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 прописными буквами шрифтом N 14 через 1,5 - 2 межстрочных интервала. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:
отметка о категории телеграммы (правительственная, срочная);
"адресат получателя" с обязательным указанием наименования организации (фамилии и инициалов физического лица), улицы, номера дома (и квартиры), названия населенного пункта (село, поселок, город), района, области (края, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;
должность получателя;
текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), без переноса слов, абзацев, исправлений, печатается через 1,5 межстрочных интервала прописными буквами. Текст отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. Текст телеграммы не должен превышать 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она подлежит разделению оператором связи на части, передаваемые как отдельные телеграммы, объем которых не более 300 слов. В текст телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, включается ссылка на его регистрационный номер и дату;
подпись (должность, инициалы и фамилия подписавшего лица), от текста телеграммы 3 межстрочных интервала.
В нижней части под чертой указывается адрес и наименование Росстата. Дата и регистрационный номер телеграммы оформляются после ее подписания должностным лицом Росстата (адресантом) 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом от левой границы текстового поля. Регистрационный номер телеграммы проставляется под датой без дополнительных межстрочных интервалов также от левой границы текстового поля и включает порядковый номер телеграммы по единой нумерации с начала года (например: 29 марта 2011 г. N 15);
визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается телеграмма, помещаются на лицевой части последнего листа ее визового экземпляра в установленном порядке;
отметка об исполнителе помещается на лицевой стороне последнего листа телеграммы.
Подпись должностного лица Росстата (адресанта) в телеграмме, направляемой через телеграф, заверяется печатью Росстата с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Оформленная телеграмма и файл передаются исполнителем в службу делопроизводства для отправки. Телеграмма с отметкой об отправке помещается в номенклатурное дело.
2.4.8.1. Телеграфные сообщения передаются территориальным органом Росстата в исключительных случаях или по срочным вопросам через Телеграф телеграмм только категории "По России". Телеграммы подписывает руководитель территориального органа Росстата или заместитель руководителя, временно исполняющий его обязанности.
2.4.9. Электронное сообщение. В Росстате электронными сообщениями в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" могут передаваться любые по форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения и др.), за исключением содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих персональные данные, в том числе работников Росстата.
Электронные сообщения в адрес Росстата (территориального органа) могут поступать на официальный адрес электронной почты Росстата (территориального органа) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
Для осуществления обмена электронными сообщениями работникам структурных подразделений центрального аппарата (территориальных органов) присваиваются официальные уникальные электронные адреса электронной почты.
Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресования сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты.
Электронное сообщение, помимо собственно текста сообщения, может иметь вложения - файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическая информация, аудио- и видеозаписи и др.). Вложение (прикрепление) файлов в электронное сообщение осуществляется с использованием меню "Вставка" выбранной программы почтового клиента.
При передаче в электронном сообщении документа прикрепленный файл содержит электронную версию этого документа либо его электронную копию, полученную в результате сканирования документа, оформленного на бумажном носителе.
Прикрепление файлов к электронному сообщению осуществляется с соблюдением следующих правил:
в текст сообщения обязательно включается информация (краткое описание) прикрепленных файлов;
значительные по объему файлы (более 500 Кбайт) или файлы в количестве более пяти компрессируются с помощью программ архивирования, а в тексте сообщения указывается имя примененной программы компрессии или формат архива (например: ZIP, RAR и т.п.).
2.4.10. Факсограммы. Факсимильные сообщения в Росстате используются для передачи адресату срочно требующейся ему информации в виде копии документа на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), не требующей подтверждения ее юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация может быть использована в качестве официального документа.
Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", а также содержащих сведения о персональных данных граждан, в том числе работников Росстата.
Ответственность за соответствие передаваемого по факсимильной связи документа оригиналу возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.
Требования к оформлению передаваемого подлинника документа определяются его видом (приказ, договор, акт, протокол, служебное письмо и т.д.). Документы-подлинники, подлежащие передаче по факсимильной связи, должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. На лицевой стороне подлинника не допускается морщин, изгибов, пятен, рельефов от надписей на оборотной стороне.
Документы, поступившие на факсимильные аппараты структурных подразделений центрального аппарата (территориального органа) Росстата, адресованные Руководителю или его заместителям, передаются в службу делопроизводства.
2.4.11. Телефонограмма. Телефонограммы в Росстате используются, как правило, для оперативной передачи по телефонной связи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.) между территориальным органом Росстата и его районными отделами государственной статистики в случаях, когда передаваемые сообщения требуют документального оформления.
Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, как правило, не более 50 слов.
Телефонограммы в Росстате оформляются на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 в единственном экземпляре в следующем порядке:
наименование организации указывается от верхней границы текстового поля и выравнивается по его левой границе;
наименование вида документа "ТЕЛЕФОНОГРАММА" указывается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами полужирным шрифтом размером N 14 от левой границы текстового поля;
дата и регистрационный номер телефонограммы указываются через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку (например: 06.06.2011 N 55). Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров после подписи автором;
время передачи-приема телефонограммы указывается под датой без дополнительных межстрочных интервалов от левой границы текстового поля после ее передачи (например: 16.30 - соответствует времени 16 часов 30 минут);
ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при необходимости через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля;
адресат указывается на уровне наименования документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;
текст телефонограммы отделяется от предыдущих реквизитов двумя-тремя дополнительными межстрочными интервалами;
подпись автора телефонограммы отделяется от текста тремя дополнительными межстрочными интервалами и оформляется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;
отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу телефонограммы на лицевой стороне в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;
должности, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму указываются в нижней части телефонограммы от левой границы текстового поля ниже подписи.
Образец оформления бланка телефонограммы представлен в Приложении N 27.
Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата А4 и после приема могут быть отпечатаны. Должностному лицу, передающему телефонограмму, следует проверять правильность записи телефонограммы в конце ее передачи (путем прочтения принимающей стороной).
Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора.
После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения указания по исполнению документа телефонограмма передается на исполнение.
После исполнения телефонограмма с отметкой об исполнении, оформленной по правилам, предусмотренным настоящей Инструкцией, помещается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.
2.4.12. Доверенности. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Росстата, а также определяет условия реализации и границы этих прав.
Первый лист подлинного экземпляра доверенности оформляется на угловом бланке Росстата, последующие листы подлинного экземпляра и визовый экземпляр доверенности - на чистом листе бумаги формата А4. Представителями могут быть одно или несколько лиц.
Оформление доверенностей в Росстате осуществляется в соответствии со статьями 185 - 187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 33), согласно которым доверенность не действительна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.
Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Росстата, представления интересов Росстата в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей в Росстате.
В тексте доверенности указываются следующие сведения:
полное наименование Росстата;
фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;
основания, подтверждающие полномочия должностного лица Росстата;
объем и содержание предоставляемых полномочий;
срок действия доверенности.
Доверенность подписывает руководитель Росстата или заместитель руководителя Росстата, исполняющий его обязанности. Доверенность регистрируется и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Доверенности после истечения срока действия возвращаются в службу делопроизводства.
2.4.13. Договоры (контракты), Соглашения.
Договоры (контракты), Соглашения с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Российской Федерации и правовыми актами Росстата. Проекты договоров (контрактов), Соглашений готовятся в структурных подразделениях - исполнителях, в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, руководителями структурных подразделений, заместителями Руководителя в соответствии с распределением обязанностей и представляются на подпись Руководителю или заместителю Руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
Договоры, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в структурные подразделения Росстата по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.
Договор оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.
Порядок оформления договора (контракта), Соглашения в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления договора (контракта), Соглашения в центральном аппарате Росстата.
2.5. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, в том числе подписанные, не подлежат регистрации и возвращаются исполнителю для доработки.
III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
3.1. Основные принципы организации документооборота
3.1.1. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Регламентом Росстата, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами их работников, настоящей Инструкцией.
3.1.2. Движение документов в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Выделяется три основных потока документации:
документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);
документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
документы, используемые в управленческом процессе в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата (внутренние).
3.1.2.1. В составе входящей и исходящей документации в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата выделяются:
поручения Президента Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах) и поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации;
поручения Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах) и поручения, содержащиеся в письмах Аппарата Правительства Российской Федерации;
документы, поступившие из Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, высших судов (Конституционного, Верховного, Высшего арбитражного), Счетной палаты Российской Федерации;
документы федеральных органов государственной власти;
документы государственных органов власти;
документы органов местного самоуправления;
документы территориальных органов Росстата;
обращения граждан и организаций (их представителей);
другие виды документов.
3.1.2.2. В составе внутренних документов:
организационно-распорядительные документы (приказы, планы и др.);
документы коллегиальных, совещательных и консультативных органов Росстата (протоколы, решения, материалы к вопросам повестки дня коллегии, совещания и т.п.);
другие документы, используемые в процессе организации управления и принятия управленческих решений (служебные (объяснительные, докладные, аналитические) записки и др.).
3.1.3. В центральном аппарате (территориальных органах) Росстата доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи (на официальный адрес электронной почты Росстата (территориального органа), в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", по системе МЭДО, по СЭД, в исключительных случаях - курьером.
3.1.4. При организации документооборота в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата реализуется принцип централизации операций по приему, регистрации и отправке документов.
3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
3.2.1. Прием документов, поступающих в центральный аппарат Росстата, осуществляется службой делопроизводства и (или) экспедицией.
3.2.2. Работники экспедиции, принимающие почтовую корреспонденцию, обязаны в присутствии лица, доставившего пакеты, проверить правильность адресования и целостность упаковки, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (описи, расписке, разносной книге), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения, заверить печатью.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.
В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.
3.2.3. Документы, доставленные фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, принимаются службой делопроизводства по описи под роспись в ней, при доставке единичных пакетов - под роспись в отрывном талоне к пакету. Подпись о приеме заверяется печатью "Для документов".
3.2.4. Документы, поступившие в нерабочее время рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни, принимаются дежурным центрального аппарата (территориального органа) Росстата и на следующий рабочий день (до 09 час. 30 мин.) передаются в службу делопроизводства для регистрации.
О документах с пометками "Срочно", "Оперативно", поступивших в нерабочее время, оперативный дежурный центрального аппарата (территориального органа) по средствам связи информирует руководство Росстата (руководство территориального органа) и в дальнейшем действует в соответствии с полученными распоряжениями.
3.2.5. Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам Росстата (территориального органа Росстата), в пределах рабочего времени дня получения либо на следующий рабочий день (до 09 час. 30 мин.) передаются ими в службу делопроизводства для регистрации.
3.2.6. Документы, поступающие в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении документов в нерабочее время - на следующий рабочий день.
3.2.7. Первичная обработка документов, поступающих в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата, осуществляется с выполнением следующих операций:
перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяется отсутствие их повреждений и повреждений вложений, а также правильность доставки и наличие на конвертах (упаковке) грифа ограничения доступа к документу ("Секретно", "Для служебного пользования", "Заявка на участие в открытом конкурсе, аукционе... (наименование конкурса, аукциона). Конверт не вскрывать до ... (... час ... мин.)" и др.) либо пометки "Срочно" ("Оперативно" и др.);
конверты (бандероли, посылки) с грифом "Секретно" у фельдъегеря либо у оперативного дежурного центрального аппарата Росстата сотрудниками, ответственными за делопроизводство, не принимаются;
конверты с заявками на участие в открытых конкурсах, аукционах передаются без вскрытия по реестру в структурное подразделение, ответственное за размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд;
абзац исключен. - Приказ Росстата от 27.12.2016 N 868;
конверты, поступившие из органов государственной власти с пометкой "Срочно" ("Оперативно"), вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, регистрируются вне очереди и в течение часа после регистрации направляются на рассмотрение уполномоченному работнику службы делопроизводства;
ошибочно доставленные почтовой связью документы возвращаются в Экспедицию с пометкой "возврат" в накладной на передачу почтовых отправлений или пересылаются надлежащему адресату, если известен его адрес;
документы, ошибочно доставленные фельдъегерем, не принимаются, в описи документов в этом случае оформляется соответствующая запись, заверяемая печатью;
после изъятия конвертов с грифом ограничения доступа и пометками, указанными в абзацах со второго по шестой настоящего пункта, а также конвертов ошибочно доставленной корреспонденции вскрываются все оставшиеся конверты (пакеты, упаковка).
3.2.8. При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации, выделение документов, адресованных непосредственно в структурные подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
Нерегистрируемые документы и документы, подлежащие оперативному учету в соответствии с перечнем документов (Приложение N 28), передаются непосредственно по назначению в структурное подразделение.
3.2.9. При отсутствии в конверте документа либо приложений к нему, несовпадении регистрационных номеров составляется акт:
при отсутствии документа (отдельных листов документа) - в двух экземплярах: первый - с конвертом (с конвертом и неполным документом) приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело службы делопроизводства, второй - с копией конверта (с копиями конверта и неполного документа) направляется отправителю документа;
при отсутствии приложения к документу - в трех экземплярах: первый - с копией документа приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело службы делопроизводства, второй - вместе с некомплектным документом направляется адресату в порядке информации без регистрации, третий - с копией некомплектного документа направляется отправителю документа.
В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего. Акт подписывают работник, вскрывший конверт, и работники, присутствующие при вскрытии конверта.
В случае получения поврежденного документа на обороте его последнего листа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".
3.2.10. Конверты входящих документов уничтожаются по истечении рабочего дня, за исключением случаев, когда только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки документа, а также при поступлении обращений граждан. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.
3.3. Предварительное рассмотрение документов
3.3.1. В целях выделения из всего массива поступивших документов требующих обязательного рассмотрения Руководителем или заместителями руководителя Росстата в соответствии с установленным в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата распределением обязанностей между Руководителем, его заместителями и иными должностными лицами, службой делопроизводства перед регистрацией документов осуществляется их предварительное рассмотрение.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
3.3.2. Для направления руководству Росстата выделяются следующие поступившие документы:
Руководителю - федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поручения и указания Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации или одним из заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, поручения Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, содержащиеся в протоколах проведенных ими совещаний и в резолюциях, обращения члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам их ведения к руководителю Росстата и принятых при личном приеме или обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации, обращения граждан и организаций, поступившие непосредственно в адрес Руководителя или направленные в соответствии со сферой ведения Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, федеральными органами государственной власти, членами Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.
Заместителям Руководителя - поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, документы органов власти и организаций, обращения граждан и организаций, поступившие непосредственно в адрес заместителя руководителя Росстата или Росстата, принятых на личном приеме в соответствии с распределением обязанностей.
3.3.3. В структурные подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата службой делопроизводства направляются поступившие документы по вопросам ведения структурного подразделения.
3.3.4. Предварительное рассмотрение документов, поступивших по электросвязи, осуществляется со следующими особенностями:
поступивших телефонограмм, телеграмм и факсограмм - по их версиям, воспроизведенным на бумаге;
электронных документов и электронных образов документов в СЭД;
обращений граждан в форме электронного сообщения (интернет-обращения) - по их версиям, воспроизведенным на бумаге.
3.4. Регистрация поступающих документов
3.4.1. Документы, поступившие в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата (за исключением по содержанию не относящихся к компетенции центрального аппарата (территориального органа) Росстата, документов, не подлежащих регистрации), после их предварительного рассмотрения, независимо от способа доставки, регистрируются службой делопроизводства.
Электронные образы документов, поступившие на официальный адрес электронной почты Росстата (территориального органа) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" регистрируются с соблюдением единых правил и регистрационных карточек в СЭД.
В регистрационную электронную карточку, заводимую в СЭД, вносятся соответствующие сведения о поступившем документе, сканируется документ, поступивший на бумажном носителе, включается электронный образ документа.
В структурных подразделениях центрального аппарата осуществляется:
а) регистрация документов территориальных органов Росстата и организаций, подведомственных Росстату, направленных в адрес структурного подразделения центрального аппарата Росстата по СЭД и на бумажных носителях;
б) учет (регистрация) документов, подлежащих оперативному учету в центральном аппарате Росстата в соответствии с примерным перечнем документов (Приложение N 28).
Входящие документы, доставленные в структурные подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата нарочным, подлежат незамедлительной передаче в службу делопроизводства для регистрации в установленном порядке.
Документы, адресованные организациям, подведомственным Росстату, передаются (направляются) без регистрации по принадлежности в экспедиции этих организаций.
3.4.2. Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:
документов вышестоящих органов государственной власти с отметками "Срочно", "Оперативно", документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день - незамедлительно;
обращений граждан - в течение трех дней с момента поступления;
жалоб, поданных в порядке подчиненности, - не позднее следующего дня с момента поступления;
документов поступивших по МЭДО в рабочее время - в день поступления, иных документов в день поступления либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
3.4.3. Регистрационный номер поступившего (входящего) документа определяется в соответствии со структурой регистрационного номера документа и классификаторов, принятых в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата, в пределах выделенных документопотоков.
Регистрация обращений граждан осуществляется в соответствии с Типовым общероссийским тематическим классификатором обращений и запросов граждан и организаций.
Разработку в центральном аппарате Росстата (территориальном органе Росстата) классификаторов (справочников): структурных подразделений; видов документов; должностных лиц; корреспондентов; предметно-тематического (вопросов деятельности); указаний по исполнению документов; исполнителей; результатов исполнения документов и других осуществляет служба делопроизводства.
3.4.4. Поступающие в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на доклад руководству и на исполнение.
3.4.5. Документы, поступившие в центральный аппарат по каналам факсимильной связи, в том числе непосредственно в структурные подразделения, принимаются в порядке, указанном в настоящей Инструкции.
3.4.6. Телефонограммы, адресованные руководству центрального аппарата (территориального органа) Росстата и структурных подразделений, принимаются соответствующими работниками (в их приемных), на которых возложены указанные функции. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале и печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
3.4.7. При поступлении документа с пометкой "Для служебного пользования" он проходит обработку службой делопроизводства в установленном порядке, регистрируются в СЭД и учитывается в журналах учета входящих документов с пометкой "Для служебного пользования".
Не сканируются и не присоединяются к регистрационным карточкам СЭД электронные образы следующих документов:
с пометкой "Для служебного пользования";
содержащие персональные данные;
нотариально заверенные документы;
документы об участии Росстата (территориального органа Росстата) в судебных процессах;
конкурсная документация, документация об аукционе, запрос котировок на поставку товаров, контракты (договора);
а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации.
В электронную регистрационную карточку вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра, связки с другими документами.
3.4.8. Регистрационный штамп печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит сокращенное наименование - Росстат (или сокращенное наименование территориального органа), дату и регистрационный номер.
3.4.9. Электронные регистрационные карточки поступивших и отправляемых документов и электронные копии зарегистрированных документов хранятся в системе СЭД не менее 5 лет.
3.5. Порядок рассмотрения документов руководством Росстата
и доведения документов до исполнителей
3.5.1. Руководством Росстата рассматриваются документы только после регистрации в СЭД, с учетом установленного приказом распределения обязанностей между руководителем и его заместителями.
В исключительных случаях, когда документ поступил непосредственно Руководителю (заместителю Руководителя) и рассмотрен им до регистрации, документ передается в службу делопроизводства для регистрации и организации его движения в соответствии с указанием по исполнению документа.
3.5.2. Подготовка проектов поручений по исполнению поступивших документов осуществляется:
на имя руководителя Росстата - уполномоченным должностным лицом службы делопроизводства в течение рабочего дня, но не позднее 16 час. 00 мин.;
на имя заместителя руководителя Росстата - работником службы делопроизводства по письменному или устному указанию заместителя руководителя Росстата в течение рабочего дня, но не позднее 16 час. 30 мин.;
на имя руководителя структурного подразделения центрального аппарата - руководителем структурного подразделения центрального аппарата в течение рабочего дня;
на имя руководителя территориального органа Росстата - службой делопроизводства в течение рабочего дня.
Подготовка поручений по исполнению документов, поступивших на имя заместителя руководителя территориального органа Росстата, осуществляется самим заместителем руководителя.
3.5.3. Все указания по исполнению документа оформляются в СЭД (создание поручений). Предварительно указания по исполнению документа могут оформляться на листе бумаги форматом А5 или в заголовочной части документа на бумажном носителе.
В проекте поручения указываются исполнители поручения, дата его выполнения и при необходимости дается указание по контролю исполнения поручения. Если проект поручения предусматривает несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель, который в электронной регистрационной карточке СЭД помечается "V".
Структурное подразделение, имеющее возражения в отношении поступившего документа на исполнение, вправе выразить особое мнение, которое оформляется в виде отдельного документа и направляется для доклада руководителю (заместителю руководителя), подписавшему поручение.
3.5.4. Время ежедневного доклада документов уполномоченными должностными лицами устанавливается руководителем, заместителем руководителя соответственно.
Срочные документы докладываются руководителю (заместителю руководителя, курирующему структурное подразделение) в течение одного часа с момента поступления.
Руководители структурных подразделений рассматривают документы в следующем порядке:
документы, поступившие с 10.00 до 18.00 текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;
документы, поступившие в подразделение после 18.00 рабочего дня, рассматриваются до 10.00 следующего дня.
3.5.5. Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются исполнителям, определенным в поручении по исполнению документа головными. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронный документ, электронный образ документа (прикрепленный файл в электронной регистрационной карточке документа) в СЭД, в том числе полученные по МЭДО, СЭД. Документы поступают исполнителям в папку СЭД "Задачи".
3.5.6. В проект поручения по исполнению документа на бумажном носителе включаются: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, содержание поручения, а также, при необходимости, срок исполнения поручения. Проект поручения по исполнению документа, оформленный на листе бумаги, дополнительно содержит регистрационный номер поступившего документа, инициалы и фамилию Руководителя (заместителя Руководителя), дату вынесения указания. На нижнем поле этого бланка указывается номер документа, к которому относится поручение ("К вх. N ...").
3.5.7. Проекты поручений готовятся и докладываются Руководителю (заместителю руководителя) в следующие сроки:
по документам, содержащим вопросы, для решения которых требуется до 10 календарных дней, или имеющим в тексте поручения пометку "Срочно" или "Оперативно", - в течение текущего рабочего дня, если документ поступил после 18.00 - до 10.00 следующего рабочего дня;
по остальным документам - в срок не более 3-х дней с даты поступления документа.
3.5.8. Служба делопроизводства в соответствии с указаниями руководителя Росстата, его заместителей и руководителей структурного подразделения соответственно вносит, при необходимости, изменения в электронные регистрационные карточки рассмотренных документов и направляет документы в соответствии с указаниями по их исполнению исполнителям.
В случае изменения (удаления) предыдущих указаний по исполнению документа сотрудник, осуществляющий замену, указывает в левом нижнем углу бланка указаний по исполнению документа - "Замена", ставит число, месяц, год.
3.5.9. Для доклада руководителю (заместителям руководителя) Росстата электронный документ может переноситься на бумажный носитель.
3.5.10. Поступившие в Росстат законопроекты, проекты иных правовых актов для заключения по вопросам, отнесенным к компетенции Росстата, направляются в юридическую службу (при необходимости в структурные подразделения).
3.5.11. Документ, поступивший на бумажном носителе или копия электронного документа с указанием по исполнению (резолюцией) документа, могут передаваться в структурное подразделение:
в случае, когда деятельность структурных подразделений координируется разными заместителями Руководителя, - на основании решения Руководителя, зафиксированного в указании по исполнению документа, принятого по мотивированному устному или письменному докладу заместителя Руководителя, курирующего структурное подразделение, инициировавшее передачу документа;
в случае, когда деятельность структурных подразделений координирует один заместитель Руководителя, - на основании решения заместителя Руководителя, зафиксированного в указании по исполнению документа, принятого по мотивированному докладу руководителя структурного подразделения, инициировавшего передачу документа.
При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в СЭД подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства.
3.5.12. Документы на бумажном носителе в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата передаются в другое структурное подразделение только через службу делопроизводства с указанием места нахождения документа в электронной регистрационной карточке в СЭД.
3.5.13. Документы, поступившие на съемных носителях, должны иметь сопроводительное письмо на бумажном носителе.
3.5.14. Переадресация документов производится только руководителем, давшим поручение, через службу делопроизводства.
3.5.15. На основании указания Руководителя или заместителя руководителя о передаче документа на исполнение в другое структурное подразделение в электронной регистрационной карточке документа службой делопроизводства отражается факт его движения.
3.5.16. Порядок рассмотрения документов руководством территориального органа Росстата и доведения документов до исполнителей аналогичен порядку рассмотрения документов руководством Росстата, изложенному в пунктах 3.5.1 - 3.5.15.
3.6. Организация работы с исходящими документами
3.6.1. За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными настоящей Инструкцией, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами центрального аппарата (территориального органа) Росстата, а при необходимости и внешнее согласование с другими органами власти и организациями отвечает исполнитель, а также руководитель структурного подразделения - исполнителя документа.
3.6.2. Служебные письма центрального аппарата (территориального органа) Росстата готовятся на бланках документов или электронном шаблоне документов. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
3.6.3. Проект исходящего документа визируется руководителем структурного подразделения - исполнителя документа, при необходимости заместителем Руководителя, курирующим деятельность структурного подразделения, должностными лицами и работниками других структурных подразделений центрального аппарата Росстата.
Согласование (визирование) документов, направляемых по МЭДО или СЭД, осуществляется в СЭД, а согласование (визирование) иных документов может осуществляться на бумажных носителях.
3.6.4. Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.
3.6.5. Проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю Росстата (заместителю руководителя, начальнику управления):
а) через службу делопроизводства;
б) лично, по согласованию с лицом, подписывающим документ.
3.6.6. С проектом исходящего документа на подпись представляется визовый экземпляр документа, оформленный на листах бумаги формата А4, с приложением, при необходимости, поясняющих справочных материалов или документов, лист визирования из СЭД и электронный согласованный проект документа (файл) в СЭД.
Документ, послуживший основанием для подготовки исходящего документа, не прикладывается в качестве справочного материала, если он поступал и представлялся для доклада в электронном виде.
3.6.7. Исполнитель проверяет комплектность подписанного исходящего документа (наличие листов основного текста и указанных приложений) и в установленных настоящей Инструкцией правилах прилагает к нему входящий документ, послуживший основанием для его подготовки, указатель рассылки документа, после чего передает документ на регистрацию.
3.6.8. Порядок организации работы с отправляемыми документами в территориальном органе Росстата аналогичен порядку организации работы с отправляемыми документами в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 3.6.1 - 3.6.7.
3.7. Регистрация исходящих документов
3.7.1. Документы, подписанные Руководителем, заместителем Руководителя, регистрируются службой делопроизводства в соответствии с выделенными документопотоками в день их подписания (утверждения).
Регистрация отправляемых документов за подписью Руководителя и его заместителей в нерабочее время осуществляется работником службы делопроизводства, выполняющим свои обязанности в приемной Руководителя Росстата.
3.7.2. Служебные письма, подписанные начальником управления центрального аппарата Росстата или иным должностным лицом, регистрируются в СЭД сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в управлении.
3.7.3. После заполнения и сохранения электронной регистрационной карточки отправляемого документа, работник, осуществляющий регистрацию документа, проставляет в электронном документе, направляемого по СЭД, на подлиннике документа, исполненного на бумажном носителе, в реквизитах документа и на его визовом экземпляре номер документа и дату регистрации, присвоенные в СЭД, осуществляет сканирование зарегистрированного документа и приложений к нему. В электронных документах, направляемых по МЭДО, номер документа и дата регистрации проставляются автоматически.
3.7.4. Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа определяется в соответствии со структурой регистрационного номера документа и классификаторов, принятых в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата.
3.7.5. Исполнитель передает на регистрацию в службу делопроизводства подлинник входящего документа (при наличии) и все экземпляры исходящего документа, оформленные на бланках установленной формы.
Перед регистрацией документа регистратором осуществляется проверка правильности оформления документа в следующем порядке:
а) наличие адреса получателя;
б) наличие подписей;
в) наличие приложений, указанных в тексте письма;
г) наличие отметки об исполнителе;
д) наличие отметки об исходящем номере и даты документа адресанта;
е) соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки;
ж) правильность заполнения регистрационной карточки документа в СЭД:
наличие способа доставки документа (фельдъегерская связь, почтовая связь, электронная почта, МЭДО, СЭД, курьер и др.);
наличие прикрепленного файла документа;
наличие связанного (входящего, распорядительного, внутреннего и т.д.) документа.
Визовые экземпляры отправляемых документов за подписью Руководителя или заместителей Руководителя формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в службе делопроизводства.
Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю (доверенному лицу), а его завизированная копия помещается в номенклатурное дело.
Неправильно оформленные документы регистрации не подлежат.
3.7.6. Порядок регистрации отправляемых документов в территориальном органе Росстата аналогичен порядку регистрации отправляемых документов в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 3.7.1 - 3.7.5.
3.8. Отправка документов
3.8.1. Документы, исполненные и подлежащие отправке почтовой связью, передаются работником, ответственным за ведение делопроизводства, структурного подразделения в экспедицию полностью оформленные, с указанием почтового адреса и (или) с указателем рассылки.
Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные документы отправляются в первую очередь.
3.8.2. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель структурного подразделения для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ.
3.8.3. Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, Центральный банк Российской Федерации, в министерства и ведомства Российской Федерации, отправляются по системе МЭДО или через фельдъегерскую связь службой делопроизводства (согласно Перечню).
Абзац исключен. - Приказ Росстата от 27.12.2016 N 868.
Служба делопроизводства контролирует доставку документов адресатам по МЭДО. В случае, когда документ не доставлен адресату по МЭДО, своевременно информирует руководителей структурных подразделений.
Служебные письма, организационно-распорядительные документы, документы, содержащие персональные данные работника или имеющие пометку "Для служебного пользования", отправляются в территориальные органы Росстата службой делопроизводства через фельдъегерскую связь или заказным письмом.
3.8.4. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение по защите государственной тайны.
3.8.5. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, а документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи.
Экспедиция производит сортировку документов по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, международная почта).
Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам установленного образца (форма 103), в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.
Накладные и реестры на отправку документов оформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки документа возвращается в экспедицию с отметкой оператора отделения почтовой связи, обеспечивающего отправку документов, и хранится в номенклатурном деле экспедиции.
3.8.6. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера экспедицией к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
3.8.7. Документы, подлежащие отправке фельдъегерской связью, конвертируются с указанием адреса, заклеиваются, составляется реестр, и передаются сотруднику фельдъегерской службы.
Документы, отправляемые фельдъегерской связью, передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки. Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.
Реестры на отправку корреспонденции оформляются в трех экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в службу делопроизводства с отметкой фельдъегеря, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле отдела.
3.8.8. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм и электронных сообщений.
3.8.9. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по электросвязи принимается структурным подразделением - исполнителем документа.
3.8.10. Порядок отправки документов в территориальном органе Росстата аналогичен порядку отправки документов в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 3.8.1 - 3.8.9.
3.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
3.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать порядку прохождения отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Подготавливаемые работниками Росстата проекты документов до момента полного оформления установленных для них реквизитов и их регистрации являются внутренними документами.
3.9.2. Прохождение приказов.
3.9.2.1. Срок подготовки проекта приказа во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.
Для подготовки наиболее сложных проектов приказов, а также приказов, издаваемых совместно с иными федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата осуществляется службой делопроизводства.
3.9.2.2. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями центрального аппарата Росстата по поручению руководителя, заместителя руководителя или по инициативе руководителя структурного подразделения и визируются следующими должностными лицами в следующем порядке:
руководителем структурного подразделения, ответственным за разработку и согласование проекта приказа, и заместителем руководителя, координирующим работу этого подразделения;
руководителями структурных подразделений - проекты приказов, касающиеся их деятельности или предписывающие выполнение ими конкретных поручений;
заместителями руководителя, координирующими работу этих подразделений;
начальником Административного управления;
руководителем юридической службы.
3.9.2.3. Согласование проектов приказов в структурных подразделениях Росстата осуществляется в срок не более двух дней с момента их поступления и оформляется визами руководителей структурных подразделений или лиц, их замещающих. Руководителем или заместителем Руководителя, курирующим структурное подразделение, подготовившее проект приказа, могут быть установлены иные сроки его согласования.
3.9.2.4. При внесении на стадии согласования в проект приказа существенных изменений он подлежит переоформлению и повторному согласованию в СЭД и на бумажном носителе.
3.9.2.5. Для рассмотрения неурегулированных разногласий по проекту приказа, учета мнений заинтересованных сторон и достижения компромисса структурное подразделение, подготовившее проект и являющееся ответственным за его согласование, проводит совещание и оформляет протокол разногласий, прилагаемый вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа при его представлении на подпись Руководителю (лицу, исполняющему его обязанности). Окончательное решение по урегулированию разногласий принимает руководитель Росстата (лицо, исполняющее его обязанности).
3.9.2.6. В процессе согласования проекта приказа структурное подразделение центрального аппарата Росстата, подготовившее проект, осуществляет его доработку с учетом принятых замечаний и предложений.
3.9.2.7. Подписанные приказы вместе с оформленными указателями рассылки, в том числе в СЭД, представляются исполнителями в службу делопроизводства в день их подписания.
3.9.2.8. Регистрация приказов. Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом, например: 1 февраля 2011 г.
Приказы по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу нумеруются отдельно в пределах календарного года.
Регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из его порядкового номера. В приказах по административно-хозяйственной деятельности регистрационный номер дополняется соответствующим буквенным индексом.
В тексте не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку.
Регистрационный номер совместного с другими органами (организациями) приказа состоит из регистрационных номеров каждого органа государственной власти (организации), расположенных последовательно через косую черту в порядке их перечисления в заголовочной части приказа.
3.9.2.9. Административным управлением актуализируется справочная информация по изменениям к приказам.
3.9.2.10. Подлинные экземпляры приказов помещаются в номенклатурные дела, хранящиеся в службе делопроизводства.
3.9.2.11. Отметка, удостоверяющая копию приказа, оформляется по правилам, предусмотренным настоящей Инструкцией.
Копии приказов заверяются службой делопроизводства печатью "Федеральная служба государственной статистики * Для приказов" и подлежат поэкземплярному учету.
3.9.2.12. Рассылка приказов. Приказы доводятся исполнителям в СЭД на основании сформированной в СЭД рассылки.
В соответствии с решением руководителя Росстата отдельные приказы могут доводиться на бумажном носителе.
Приказы тиражируются и рассылаются исполнителям через службу делопроизводства в соответствии с указателем рассылки (Приложение N 13) в течение пяти рабочих дней. Приложения являются неотъемлемой частью приказа и подлежат рассылке в соответствии с указателем рассылки.
3.9.2.13. Рассылка приказов на бумажных носителях, имеющих пометку "Для служебного пользования", осуществляется службой делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, в установленном порядке работы с документами ограниченного распространения.
3.9.2.14. Порядок прохождения приказов в территориальных органах Росстата аналогичен порядку прохождения приказов в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 3.9.2.1 - 3.9.2.13.
3.9.3. Организация протокольной работы.
3.9.3.1. Срок подготовки протокола заседания (совещания).
Проект протокола заседания коллегии по рассмотренному вопросу дорабатывается структурным подразделением и подписывается руководителем структурного подразделения, ответственным за подготовку вопроса, как правило, в течение трех дней со дня окончания заседания коллегии (если не установлен иной срок подготовки протокола). Окончательный вариант проекта протокола заседания коллегии формируется секретарем коллегии из доработанных разделов проекта протокола в течение одного дня (если не установлен иной срок подготовки протокола) с момента их получения.
Проект протокола заседания комиссии подготавливается структурным подразделением, осуществляющим организационно-техническое обеспечение деятельности комиссии, и представляется председательствующему в течение двух суток (если им не установлен иной срок подготовки протокола) после окончания заседания.
Проект протокола совещания у руководителя Росстата и его заместителей подготавливается структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется руководителем структурного подразделения и представляется председательствующему в течение двух суток (если им не установлен иной срок подготовки протокола) после окончания совещания.
3.9.3.2. Порядок подписания протокола заседания (совещания).
Протокол заседания коллегии подписывает руководитель Росстата (заместитель руководителя Росстата, исполняющий его обязанности), председательствующий на заседании коллегии.
Окончательный вариант проекта протокола секретарь коллегии подписывает и представляет председательствующему вместе с проектами протоколов по соответствующим вопросам заседания коллегии, подписанными руководителями структурного подразделения.
Протокол заседания комиссии (совещания у руководителя Росстата и его заместителей) подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем комиссии (совещания).
3.9.3.3. Протокол заседания коллегии оформляет, регистрирует и вводит поручения в СЭД секретарь коллегии.
Протоколы Всероссийских совещаний Росстата, протоколы селекторных совещаний (видеоконфернций), совещаний у руководителя Росстата, заместителей руководителя Росстата регистрирует в СЭД и доводит до исполнителей сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства Административного управлении. При необходимости копии этих протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, в течении двух дней.
Секретарь заседания совещания, комиссии (совета), рабочих групп и иных органов - работник, ответственный за проведение заседания, в день заседания совещания, комиссии (совета), рабочих групп и иных органов в СЭД создает электронную регистрационную карточку протокола для формирования номера и даты протокола нажав кнопку "сформировать номер" в правом нижнем углу карточки.
3.9.3.4. Исключен. - Приказ Росстата от 27.12.2016 N 868.
Рассылку протокола заседания коллегии обеспечивает секретарь коллегии, как правило, в 2-дневный срок, протоколов, содержащих оперативные поручения, - в течение одного дня с момента их подписания.
Регистрацию, рассылку, прикрепление подлинника и создание поручений по протоколу заседания комиссии (совета), рабочих групп и иных органов осуществляет секретарь заседания.
Копии протокола заверяются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке. Выписки из протоколов заверяются и подлежат поэкземплярному учету.
3.9.3.5. Подлинники протоколов заседания коллегии помещаются в номенклатурное дело службы делопроизводства.
Подлинники протоколов заседания комиссии (совещания у руководителя Росстата и его заместителей) хранятся в структурных подразделениях центрального аппарата Росстата, ответственных за организационно-техническое обеспечение совещания (заседания).
3.9.3.6. Порядок оформления и рассылки протокола заседания коллегии, протокола заседания комиссии (совещания) в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления протоколов в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 3.9.3.1 - 3.9.3.5.
3.9.4. Соглашения об информационном взаимодействии Росстата с федеральными органами государственной власти, Банком России, государственными внебюджетными фондами, профсоюзными объединениями и объединениями работодателей, а также международными организациями регистрируются службой делопроизводства.
Регистрация соглашений об информационном взаимодействии осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на Соглашении указываются номер и дата регистрации.
3.9.4.1. Один экземпляр Соглашения помещается в номенклатурное дело структурного подразделения, осуществляющего организационно-техническое обеспечение взаимодействия сторон, остальные экземпляры направляются сторонам Соглашения.
Копии договора (соглашения) с удостоверяющей надписью и печатью направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).
3.9.5. Финансово-хозяйственные договоры (контракты), иные гражданско-правовые договоры Росстата после подписания заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и регистрируются в отделе планово-договорной работы Финансово-экономического управления. Один экземпляр договора (контракта) помещается в номенклатурное дело отдела бухгалтерского учета Финансово-экономического управления, остальные экземпляры направляются сторонам договора (контракта).
3.9.6. Регистрация информационно-справочных документов (внутренняя переписка) осуществляется автоматически в системе электронного документооборота при подписании документа. В случае создания информационно-справочных документов на бумажном носителе их регистрация, осуществляется службой делопроизводства в СЭД.
Учет внутренних документов, не подлежащих регистрации, осуществляется в структурных подразделениях в СЭД.
3.9.7. Контроль за доведением указанной информации адресату и своевременным получением, при необходимости ответа от него, возлагается на структурное подразделение - инициатора направления информации.
3.9.8. Доведение адресатам центрального аппарата Росстата внутренних документов, за исключением приказов, осуществляется структурным подразделением - исполнителем документа.
3.9.9. Завершенные в делопроизводстве документы (внутренняя служебная переписка), исполненные на бумажном носителе, помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений, исполненные в электронном виде - в электронный архив.
3.9.10. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов в территориальном органе Росстата аналогичен порядку регистрации и прохождения внутренних документов в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 3.9.6 - 3.9.9.
3.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
3.10.1. Поступающая иностранная корреспонденция при предварительном рассмотрении службой делопроизводства выделяется в группу документов и до регистрации передается в Управление статистики зарубежных стран и международного сотрудничества для составления краткой аннотации на русском языке.
Иностранная корреспонденция, поступившая в территориальный орган Росстата, без регистрации, направляется в центральный аппарат Росстата с необходимой информацией и документами для подготовки ответа не позднее двух дней с момента получения документа.
Краткая аннотация корреспонденции с английского языка на русский язык осуществляется в Управлении статистики зарубежных стран и международного сотрудничества.
3.10.2. Вместе с краткой аннотацией иностранная корреспонденция (на иностранном языке) возвращается в службу делопроизводства для регистрации в СЭД.
3.10.3. После рассмотрения руководством поступившая иностранная корреспонденция с его поручением передается в Управление статистики зарубежных стран и международного сотрудничества для рассмотрения и подготовки, при необходимости, проекта ответа, с привлечением структурных подразделений центрального аппарата Росстата в качестве соисполнителей.
Ответы, направляемые адресатам, находящимся в иных государствах, включая государства - участники Содружества независимых государств, оформляются на русском языке.
3.10.4. Письма зарубежным адресатам оформляются на соответствующем бланке (Приложение N 5).
Проекты указанных писем печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14 с межстрочным интервалом 18 пт.
3.10.5. Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.
При оформлении письма должностному лицу зарубежного государства реквизит "Адресат" включает инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Название местности, учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страны назначения рекомендуется печатать прописными буквами. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название.
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации.
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.
Реквизит "Адресат" печатается через 1 межстрочный интервал и располагается в левом верхнем углу первого листа письма. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 знаков, то адресат можно оформить шрифтом меньшего размера.
Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.
3.10.6. Документы, относящиеся к переписке с зарубежными корреспондентами, формируются в соответствующее номенклатурное дело и хранятся в Управлении статистики зарубежных стран и международного сотрудничества.
3.11. Особенности работы с электронными документами
3.11.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Росстата.
3.11.2. Электронный документ должен быть оформлен на электронном шаблоне документа (Приложение N 6) по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".
В Росстате используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носители) и электронные копии документов.
3.11.3. Состав электронных документов, создаваемых а Росстате, устанавливается Перечнем документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в Федеральной службе государственной статистики в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденным приказом Росстата от 2 декабря 2011 г. N 482.
3.11.4. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, являющиеся участниками МЭДО, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Росстата в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
Перечень должностей федеральной государственной гражданской службы Росстата, при замещении которых должностным лицом предоставляется право подписи электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью, утвержден приказом Росстата от 19 февраля 2013 г. N 64.
3.11.5. В СЭД Росстата могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
3.11.6. Получение и отправка электронных документов осуществляется службой делопроизводства.
3.11.7. Порядок работы с электронными документами в СЭД Росстата определяется Регламентом по работе с организационно-распорядительными документами в СЭД Росстата, утверждаемым руководителем Росстата.
3.11.8. После включения электронных документов в СЭД формируются регистрационно-учетные данные о документе в соответствии с Перечнем обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД (Приложение N 29), обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
3.11.9. Документы, создаваемые в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата и (или) поступившие в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата на бумажном носителе, регистрируются в СЭД Росстата с созданием в ней электронной копии такого документа.
3.11.10. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".
3.11.11. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в СЭД Росстата в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
3.11.12. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем Росстата (территориального органа Росстата).
3.12. Особенности регистрации, учета и хранения
отдельных видов документов
3.12.1. Регистрация документов по административному производству (письменные обращения сторон административного производства, в том числе уведомления и письма, объяснения лица, в отношении которого возбуждено дело, и другие документы, предоставленные по запросу, заявления о ходе административного производства, а также жалобы по делу об административном производстве, поданные в порядке подчиненности, уведомления, определения, постановления по делу об административном правонарушении и другие документы) может осуществляться в Журнале учета документов по административному производству ответственным должностным лицом за учет, регистрацию и подготовку к хранению дел об административном правонарушении.
3.12.2. Регистрация дел об административных правонарушениях ведется в Журнале регистрации дел об административных правонарушениях ответственным должностным лицом соответствующего структурного подразделения, с обязательным внесением следующих сведений: Ф.И.О. лица, в отношении которого возбуждается административное производство; наименование организации; дата составления Протокола об административном правонарушении (дата Постановления о возбуждении дела об административном правонарушении, в случае возбуждения дела в ином органе власти с указанием этого органа); дата вынесения Постановления о назначении административного наказания или иного решения; Ф.И.О., должность, подпись ответственного должностного лица.
При ознакомлении сторон административного производства с документами административного производства на листе ознакомления делается соответствующая запись, содержащая сведения о снятии копий с документов.
3.13. Обработка документов в структурных подразделениях
3.13.1. Функция обработки документов в структурных подразделениях закрепляется положениями об управлениях и отделах, а также должностными регламентами (должностными инструкциями) работников.
3.13.2. Организация работы с документами в структурных подразделениях Росстата осуществляется на основании поручений по исполнению документов руководителя Росстата (территориального органа), его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.
3.13.3. Структурное подразделение, отмеченное руководителем Росстата (территориального органа) или его заместителем в поручении по исполнению документа первым или обозначенное словом "созыв" ("ответственный", в СЭД - "V"), является головным исполнителем поручения. Руководитель структурного подразделения - головного исполнителя организует работу по исполнению указания и несет ответственность за своевременность и качество его исполнения.
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании решения руководителя, давшего поручение.
3.13.4. Структурное подразделение - соисполнитель в течение первой половины срока, отведенного на исполнение указания, представляет головному исполнителю предложения, подписанные руководителем структурного подразделения, и отвечает за качество проработки и своевременность представления своих предложений.
3.13.5. Структурное подразделение - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день рассмотрения руководством Росстата документа или на следующий рабочий день), срочные документы передаются в структурное подразделение - исполнитель незамедлительно.
Документы, поступившие в структурное подразделение, в том числе с указаниями руководителя Росстата (территориального органа) по их исполнению, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.
3.13.6. При обработке документов в структурных подразделениях на службу делопроизводства подразделения возлагаются следующие функции:
обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений) руководством структурных подразделений, доведения их до исполнителей в структурном подразделении;
получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях (при наличии), с отметкой "срочно" - немедленно;
с периодичностью не реже 1 раза в течение двух часов рабочего времени проверка поступления в электронный кабинет руководителя структурного подразделения электронных регистрационных карточек документов и получение в службе делопроизводства организационно-распорядительных и иных внутренних документов, адресованных в структурное подразделение, оформленных на бумажном носителе;
представление на рассмотрение руководителю структурного подразделения поступивших документов и после получения соответствующих указаний - исполнителю;
ведение учета движения документов в структурном подразделении в СЭД, а с пометкой "Для служебного пользования" - в журнале, в соответствии с поручением по исполнению документа руководителя структурного подразделения, проверка правильности оформления документов и передача на отправку;
контроль прохождения документов в подразделении;
справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;
контроль исполнения документов и информирование в установленные сроки руководителя структурного подразделения или его заместителя (ответственного за контроль исполнения) и начальника отдела (головного исполнителя) структурного подразделения об исполнении поручений Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации и документов;
проведение квартальной проверки фактического наличия всех документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с пометкой "Для служебного пользования";
осуществление регистрации документов, образующихся при переписке с территориальными органами и подведомственными организациями в СЭД;
отправка адресатам документов, исполненных на бумажном носителе в структурном подразделении;
составление и ведение раздела структурного подразделения в сводной номенклатуре дел Росстата на основе предложений отделов;
списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел структурного подразделения;
формирование исполненных электронных документов со статусом "Закрыт" в СЭД в соответствии с номенклатурой структурного подразделения;
организация и контроль формирования, оформления дел в соответствии с номенклатурой дел в структурных подразделениях;
оформление номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве;
подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив в установленном Инструкцией порядке;
хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;
хранение бланков Росстата, ведение журналов учета бланков Росстата, контроль за использованием бланков, а также уничтожение бланков согласно установленному порядку.
3.13.7. При увольнении или переходе на другую работу работник структурного подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата должен сдать находящиеся у него на исполнении документы назначенному на его должность сотруднику либо лицу, его замещающему.
3.13.8. При увольнении работника, ответственного за ведение делопроизводства, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному сотруднику по акту приема-передачи.
3.13.9. Об утрате или неисправимом повреждении документа работник в течение одного часа устно сообщает непосредственному руководителю и в службу делопроизводства. О результатах проверки правил работы с документами информируется вышестоящий руководитель.
3.13.10. При служебной необходимости при изъятии и передаче другому исполнителю документов, числящихся за отсутствующим работником, руководитель структурного подразделения назначает комиссию численностью не менее трех человек, которая проверяет наличие документов, числящихся за отсутствующим работником, с составлением акта и производит их изъятие с последующей передачей в службу делопроизводства.
Передача документа Росстата или его копии в сторонние организации или частным лицам производится с разрешения должностного лица, подписавшего данный документ.
3.14. Работа исполнителя с документами
3.14.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Росстата осуществляется в порядке, установленном Регламентом Росстата, настоящей Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов руководителя Росстата, его заместителей, руководителей структурных подразделений, иных должностных лиц (руководителя территориального органа Росстата, его заместителей).
3.14.2. Документы структурным подразделениям - исполнителям поступают в СЭД. Документы, электронные образы которых не прикреплены к регистрационной карточке СЭД, доставляются в структурные подразделения - исполнители в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток). Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
3.14.3. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:
сбор и обработка необходимой информации;
подготовка проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящей Инструкцией;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Росстата (руководителю структурного подразделения);
определение места хранения документа (визового экземпляра документа) с проставлением в электронной регистрационной карточке документа, а также на первом листе визового экземпляра документа отметки с указанием индекса дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ (визовый экземпляр документа);
подготовка указателя рассылки документа (при необходимости).
3.14.4. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, то из их числа руководителем структурного подразделения определяется ответственный исполнитель с предоставлением ему права созывать соисполнителей для выработки совместного решения и возложением на него ответственности за организацию подготовки проекта документа.
В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.
3.14.5. Допускается внесение исполнителем руководству обоснованных предложений по порядку организации и срокам исполнения документа. Если отсутствуют реальные условия выполнения задания, исполнитель может делать пометки на полях документа (в СЭД - в "Комментариях") о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
3.14.6. Проект исходящего документа до представления на подпись руководству Росстата подлежит согласованию путем визирования руководством соответствующих структурных подразделений.
3.14.7. При наличии неурегулированных разногласий по документу структурное подразделение - исполнитель готовит служебную записку руководству с перечислением неурегулированных разногласий.
3.14.8. Проекты документов за подписью заместителя руководителя Росстата передаются исполнителем работнику службы делопроизводства, который проверяет правильность оформления проектов, наличие виз руководителей структурных подразделений - соисполнителей согласно указаниям по исполнению документа.
3.14.9. Документы, представляемые на подпись руководству Росстата, не содержащие поручения (основания) либо с нарушением сроков исполнения, представляются со служебной запиской, подписанной руководителем структурного подразделения, являющегося ответственным исполнителем.
3.14.10. Документы представляются на подпись руководителю Росстата с визой руководителя структурного подразделения и заместителя руководителя, координирующего работу данного структурного подразделения.
3.14.11. Документы, по которым имеются неурегулированные разногласия, подлежат регистрации и отправке из Росстата только при наличии соответствующего решения руководителя Росстата.
Документы, представляемые руководителю Росстата и его заместителям, помещаются в мягкую обложку. В левую часть разворота обложки помещается основание для подготовки документа (при его отсутствии - докладная записка), в правою часть - два экземпляра подготовленного документа (первый - для подписи и отправки адресату, второй - визовой для помещения в номенклатурное дело).
3.14.12. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку исполнитель по поручению руководства структурного подразделения обязан находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы передать другому исполнителю.
3.14.13. В случае невозможности исполнения документа в установленные сроки исполнитель должен руководствоваться требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации, регламентом Росстата.
3.14.14. Не допускается разглашение исполнителем содержания поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, содержащих информацию ограниченного доступа. С указанными документами (проектами документов) могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
3.14.15. Порядок работы исполнителя с документами в территориальном органе Росстата аналогичен порядку работы исполнителя с документами в центральном аппарате Росстата.
3.15. Подготовка материалов к заседаниям
Правительства Российской Федерации и Президиума
Правительства Российской Федерации
3.15.1. Подготовка материалов по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации, находящихся в ведении Росстата, возлагается на заместителей руководителя Росстата, руководителей структурных подразделений, ответственных за подготовку материалов в установленные им сроки, но не позднее чем за 15 дней до планируемой даты рассмотрения на заседании Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации.
Проект повестки заседания Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации и соответствующие материалы, рассылаемые Аппаратом Правительства Российской Федерации в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, незамедлительно доводятся до соответствующих руководителей структурных подразделений, которые представляют руководителю Росстата, его заместителю свои замечания и предложения по рассмотренным ими документам.
Указанным должностным лицам направляются копии повестки заседания Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации и соответствующих материалов, за исключением материалов, не подлежащих копированию.
Материалы, поступившие в Росстат менее чем за 5 дней до заседания Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации, рассматриваются руководителями структурных подразделений в первоочередном порядке. Замечания и предложения по рассмотренным ими материалам, согласованные с курирующим заместителем руководителя Росстата, незамедлительно представляются руководителю Росстата.
3.15.2. При необходимости руководители структурных подразделений подготавливают руководителю Росстата замечания и предложения к проектам решений по соответствующим вопросам, согласованные с курирующим заместителем руководителя Росстата, для представления их в Правительство Российской Федерации не позднее чем за 24 часа до начала заседания.
В состав материалов, представляемых структурными подразделениями центрального аппарата Росстата к заседаниям Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации, включаются следующие документы:
материалы по рассматриваемому вопросу;
доклад руководителя Росстата с презентационными материалами на бумажных носителях или в виде электронной презентации, справочная информация;
по вопросам, которые представляются для рассмотрения на заседаниях другими федеральными органами исполнительной власти:
справка и другие аналитические материалы.
Объем справки должен составлять от полутора до трех страниц. Замечания, которые содержат более трех страниц, оформляются в виде приложения к справке.
В справке должны быть отражены следующие позиции:
каким органом исполнительной власти вносится для рассмотрения на заседании представленный документ;
краткое содержание рассматриваемого вопроса;
с каким органом исполнительной власти согласовано;
история рассмотрения и (или) согласования Росстатом представленного документа;
наличие неустраненных замечаний Росстата (с указанием замечаний);
однозначно и четко сформулированная позиция Росстата как по представленному документу, так и по проекту протокольного решения по данному вопросу даже в случае, если ранее данный документ не согласовывался Росстатом.
3.16. Учет и анализ объемов документооборота
3.16.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Росстат (территориальные органы Росстата) и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
3.16.2. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю Росстата (руководителю территориального органа Росстата).
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как один документ.
Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
3.16.3. Служба делопроизводства ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным месяцем, формирует реестр полученных и отправленных документов по выделенным документационным потокам.
Информация о делопроизводстве и годовом объеме документооборота в Росстате представляется руководителю Росстата ежегодно до 20 января.
Территориальные органы Росстата ежегодно до 15 января представляют в Административное управление Росстата сведения о годовом объеме документооборота.
IV. ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЕ ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Централизованное тиражирование служебных документов, относящихся к деятельности Росстата, производится оперативной полиграфией.
4.2. Копировально-множительные работы выполняются только при предъявлении исполнителем бланка-заказа установленной формы, подписанного руководителем соответствующего структурного подразделения центрального аппарата Росстата, а также начальником Административного управления, который имеет право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказать в тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям настоящей Инструкции или иных актов Росстата в области делопроизводства.
Ответственность за обоснование тиражей, их соответствие расчетам рассылки документов несут руководители структурных подразделений.
4.3. Тиражирование документов в зависимости от объема и сложности работы производится в сроки от одного до пяти рабочих дней в порядке поступления документов и в соответствии с графиком работы копировально-множительного подразделения.
Срочно тиражируются документы, поступающие от руководителя Росстата и его заместителей. Срочность определяется пометкой "срочно" начальника Административного управления на бланке-заказе.
4.4. Документы информационного, справочного и методического характера объемом более пяти листов копируются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр (объем брошюр не должен превышать 45 - 50 страниц формата А4).
4.5. Качество печати поступающих на размножение документов должно обеспечивать техническую возможность получения копий; размер формата бумаги не более А4; скобы и иные элементы переплета брошюр и скрепления документов удаляются заказчиком.
Не производится тиражирование книг, справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксерокс- и факсимильных копий, а также рукописей (кроме обращений граждан) с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.
Не подлежат тиражированию бланки Росстата с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Документы, направленные на тиражирование с нарушением указанных условий, копированию не подлежат и возвращаются заказчику.
4.6. Копировально-множительное подразделение ведет учет выполненных работ по тиражированию документов, использования расходных материалов и комплектующих к оргтехнике.
Заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале. Изготовленные копии вместе с оригиналом документа выдаются заказчику под роспись в журнале.
Бланки-заказы на произведенные работы хранятся в копировально-множительном подразделении в течение года.
4.7. Порядок централизованного тиражирования в территориальном органе Росстата аналогичен порядку централизованного тиражирования в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 4.1 - 4.6.
V. ПОДГОТОВКА И УТВЕРЖДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
5.1. Номенклатура дел служит основой формирования документального фонда центрального аппарата (территориального органа) Росстата. Документальный фонд составляют документы, созданные в Росстате и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел закрепляет систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности структурных подразделений центрального аппарата (территориального органа) Росстата, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности профсоюзной организации, с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемая в установленном порядке (Приложение N 29).
Разработку номенклатуры дел обеспечивают руководители структурных подразделений на основе изучения:
положения о Росстате (положения о территориальном органе Росстата);
регламента Росстата;
положения о структурном подразделении;
федерального плана статистических работ;
годового производственного плана работ Росстата;
федеральных целевых программ и других документов, регламентирующих деятельность Росстата (территориального органа Росстата);
состава и содержания электронных документов, формируемых в СЭД, в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности;
порядка документирования;
номенклатур дел за предшествующие годы;
анализа конкретных первичных комплексов документов - дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
Определяются действующие комиссии и рабочие комиссии, дела которых должны быть включены в номенклатуру дел.
Методическую помощь структурным подразделениям при составлении номенклатуры дел оказывает работник, ответственный за архив, Центральная экспертная комиссия Росстата (далее - ЦЭК) и Экспертная комиссия территориального органа (далее - ЭК).
5.2. В центральном аппарате Росстата номенклатура дел структурного подразделения оформляется внутри подразделения по установленной форме. Номенклатура согласовывается с руководителем службы делопроизводства и работником, ответственным за архив, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 15 октября текущего года в службу делопроизводства.
Служба делопроизводства оформляет по установленной форме сводную номенклатуру дел центрального аппарата Росстата, обеспечивает ее согласование с ЦЭК и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК) (не реже одного раза в 5 лет), затем представляет на утверждение руководителю Росстата (Приложение N 30).
Сводная номенклатура дел оформляется в четырех экземплярах, 1-й экземпляр хранится в деле структурного подразделения, 2-й передается в ГА РФ, с ЭПК которого согласовывалась номенклатура дел, 3-й экземпляр хранится в архиве Росстата или у лица, ответственного за архив, а 4-й является рабочим экземпляром.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу делопроизводства, которая в установленном порядке вносит соответствующие изменения в сводную номенклатуру дел.
В аналогичном порядке разрабатывается сводная номенклатура дел территориального органа Росстата (Приложение N 31).
5.3. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения и общественная организация (профсоюз) получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
5.4. Сводная номенклатура дел центрального аппарата (территориального органа) Росстата в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
5.5. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
5.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
5.7. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности центрального аппарата (территориального органа) Росстата в соответствии с положением о Росстате (положением о территориальном органе Росстата), положением о структурном подразделении, в том числе заголовки дел для группировки документов профсоюзной организации.
5.8. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:
5.8.1. Графа 1 "Индексы дел" включает обозначаемые арабскими цифрами индекс структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе, например: индекс дела 01-03-02, где 01 - индекс Управления организации статистического наблюдения и контроля, 03 - номер отдела в структуре Управления, 02 - порядковый номер заголовка дела в разделе.
5.8.2. Графа 2 "Заголовки дел (томов, частей)" - краткое обобщенное наименование документов дела включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слова "Росстат" или "управления" ("отдела"); наименование организации - адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка" и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.
В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: "Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Росстата (планы, списки, доклады, информации)".
В заголовках дел "Переписка ..." указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка с территориальными органами Росстата о повышении квалификации и переподготовке федеральных государственных гражданских служащих".
Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: "Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий".
В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Полугодовые статистические отчеты территориальных органов Росстата".
В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка, могут составляться заголовки каждого тома (части).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале разделов располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
5.8.3. Графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года.
5.8.4. Графа 4 "Срок хранения дела, номера статей" заполняется в соответствии с Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы государственной статистики, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.
5.8.5. Графа 5 "Примечание" может включать названия перечней документов, отметки о заведении дел, о хранении оригиналов, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.
В соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, в графе делается пометка "В электронном виде".
5.9. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.
5.10. После окончания календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
VI. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ, ИХ ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ
6.1. Группировка исполненных документов на бумажных носителях в дела структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения и систематизация документов внутри дела осуществляются работником структурного подразделения, ответственным за ведение номенклатурного дела.
Формирование исполненных электронных документов со статусом "Закрыт" в СЭД в соответствии с номенклатурой структурного подразделения осуществляется службой делопроизводства подразделения.
6.2. Завершенные в делопроизводстве документы на бумажном носителе в 10-дневный срок сдаются работником, исполняющим документ, в службу делопроизводства для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел и правилами формирования дел или помещаются в номенклатурные дела структурного подразделения.
6.2.1. В дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.
6.2.2. Запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату.
6.2.3. По объему дело не должно превышать 250 листов (до 4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и т.д.
6.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
6.2.5. Приказы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственной деятельности.
6.2.6. В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
6.2.7. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
6.2.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
6.2.9. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.3. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляется службой делопроизводства.
6.4. Дела Росстата оформляются (готовятся к хранению) структурными подразделениями после завершения календарного года.
6.5. Осуществляется оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оно предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 36); проставление нумерации листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
6.6. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование Росстата и структурного подразделения; номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела (Приложение N 32). На делах постоянного хранения помещается надпись "Хранить постоянно". Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (Приложения N 33, 34).
6.7. В листе-заверителе (Приложение N 35), помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указываются количество листов, особенности отдельных документов.
Лист-заверитель подписывает его исполнитель с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.
6.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.
Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела (Приложение N 36).
6.9. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
При подготовке дела к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки), а также все бумажные закладки из документов удаляются. Также удаляются пометки, выполненные простым карандашом и не являющиеся служебными пометками. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предотвращения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применяется канцелярский (силикатный) клей.
6.10. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
6.11. Дела со дня их заведения до передачи в центральный архив Росстата (архив территориального органа Росстата) или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
6.12. В каждом структурном подразделении назначается работник, ответственный за сохранность документов и формирование конкретных дел. Руководители подразделений и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.
6.13. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
6.14. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
6.15. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
6.16. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.
6.17. Дела документального фонда, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Росстата (территориального органа), проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
6.18. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя подразделения делопроизводства, в случае реорганизации и ликвидации Росстата или его структурного подразделения.
6.19. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
6.20. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
6.21. Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел для работы сотрудникам внутри структурного подразделения осуществляется также под расписку в карте-заместителе.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным органам государственной власти, организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Росстата или его заместителя по актам приема-передачи.
6.22. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.
6.23. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Росстата (руководителя территориального органа Росстата) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
6.24. Электронные организационно-распорядительные документы, отражающие управленческие типовые и отраслевые функции деятельности Росстата, хранятся в СЭД и других информационных системах в течение сроков, установленных в соответствии с требованиями федерального законодательства для хранения документов, в зависимости от содержащейся в ней информации и вне зависимости от места хранения документов и формы документов (срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения документов на бумажном носителе).
В течение всего срока хранения электронных документов (электронных данных) в информационных системах должна обеспечиваться их неизменность.
Деятельность по обеспечению информационной безопасности в отношении информационных ресурсов и защиты электронной информации координируется уполномоченным структурным подразделением центрального аппарата Росстата.
VII. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ И ОТБОР ДОКУМЕНТОВ
ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЯ
7.1. Экспертиза ценности документов проводится в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата при подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив, в архиве - в процессе к передаче дел на постоянное хранение.
7.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Росстате создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), в территориальном органе Росстата - Экспертная комиссия (ЭК).
7.3. Правовой статус ЦЭК, а также порядок ее деятельности определяются положением о ней, согласованным с Федеральным архивным агентством, утвержденным приказом Росстата, правовой статус ЭК, а также порядок ее деятельности определяются положением о ней на основании типового положения об ЭК территориального органа Росстата.
7.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях уполномоченным работником службы делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК).
7.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив центрального аппарата (архив территориального органа) Росстата; с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел центрального аппарата (номенклатуры дел территориального органа) Росстата путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК).
7.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложения N 37, 38). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Результат экспертизы электронных документов постоянного хранения оформляется описью электронных документов (Приложения N 39, 40).
7.8. В архивный фонд центрального аппарата (территориального органа) Росстата дела сдаются по описям, подготовленным структурными подразделениями по установленной форме через три года после завершения дел в делопроизводстве. Электронные дела могут сдаваться досрочно.
7.9. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел центрального аппарата (территориального органа) Росстата, по которой осуществляется передача дел на постоянное хранение в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложения N 34, 35, 36) и представляются в центральный архив (архив территориального органа) Росстата не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
7.10. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
7.11. В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.12. Опись дел структурного подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата (в двух экземплярах) подписывает руководитель структурного подразделения. Один экземпляр описи передается в центральный архив (архив территориального органа Росстата), второй - остается в структурном подразделении.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями центрального аппарата (территориального органа) Росстата, служат основой для подготовки сводной описи дел, которую готовит центральный архив (архив территориального органа) Росстата.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись, если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив Росстата (территориальных органов Росстата).
7.13. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК). Затем после утверждения экспертно-проверочной комиссии государственного архива описей дел постоянного хранения акты об уничтожении документов утверждаются заместителем руководителя Росстата.
7.14. При составлении акта о выделении документов, не подлежащих хранению, за центральный аппарат (территориальный орган) Росстата названия его структурных подразделений последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.
VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
8.1. Документы Росстата постоянного хранения являются федеральной собственностью, относятся к Архивному фонду Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение.
Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата структурными подразделениями не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Документы по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив Росстата (территориального органа Росстата) по истечению 10 лет со дня увольнения.
8.2. Передача дел в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата производится на основании описей (Приложения N 34, 35, 36, 37) дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, составленных структурными подразделениями центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
Дела временного (до 10 лет) включительно срока хранения в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.
8.3. До передачи в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата номенклатурные дела постоянного хранения формируются и хранятся в течение трех лет в структурных подразделениях.
Руководители и работники структурных подразделений обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
8.4. При подготовке структурными подразделениями дел к передаче в архив работниками, ответственными за формирование, хранение и использование архивных документов, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел центрального аппарата (территориального органа) Росстата. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются структурными подразделениями.
Прием дел осуществляется сотрудниками, ответственными за формирование, хранение и использование архивных документов в присутствии государственного служащего структурного подразделения, ответственного за передачу дел. На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за формирование, хранение и использование архивных документов, принявшего дела, и структурного подразделения, передавшего дела.
В случае исключения структурного подразделения из структуры центрального аппарата (территориального органа) Росстата либо изменения структуры оформляются завершенные в делопроизводстве дела и передаются в архив независимо от сроков хранения.
8.5. Передача архивных дел, оформленных в соответствии с требованиями архивного дела, в центральный архив (архив территориального органа Росстата) осуществляется по графику, подготовленному работником, ответственным за формирование, хранение и использование архивных документов, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному приказом центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
8.6. О выполнении графика передачи дел в архив, состоянии переданных дел, соответствии их количества сводной номенклатуре работник, ответственный за формирование, хранение и использование архивных документов, докладывает заместителю руководителя Росстата (территориального органа Росстата), председателю ЦЭК (ЭК).
IX. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА
ЭЛЕКТРОННЫМИ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
9.1. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется работниками структурных подразделений в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
Экспертиза электронных документов проводится во взаимосвязи с документацией на бумажных носителях, комплексного применения критериев происхождения (функциональное назначение источника комплектования с учетом его особой роли; значимость информационной системы, в которой образуются электронные документы, для выполнения Росстатом своих функций; время и место создания электронных документов) и содержания электронных документов (значимость информации электронного документа; полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение; вид, разновидность электронных документов; подлинность электронного документа), а также возможности воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения.
9.2. Экспертиза ценности электронных документов в архиве центрального аппарата (территориального органа) Росстата проводится по истечении сроков временного хранения электронных дел (документов), поступивших в архив от структурных подразделений центрального аппарата (территориального органа) Росстата, а также при подготовке к передаче на постоянное хранение электронных дел (документов).
По результатам экспертизы ценности электронных дел (документов) структурными подразделениями и службой делопроизводства составляются описи электронных дел (документов) постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению электронных дел (документов), не подлежащих хранению.
Электронные документы, с истекшими сроками хранения подлежат к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение и уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.
9.3. Электронные дела постоянного хранения принимаются в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата в упорядоченном состоянии в двух экземплярах (основном и рабочем) по описям структурных подразделений (Приложение N 36) в формате PDF/A.
9.4. Электронные дела (документы) могут передаваться структурными подразделениями в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата до истечения трехлетнего срока хранения в структурном подразделении.
9.5. Подготовка электронных документов к передаче в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата состоит из следующих этапов:
проверка физического состояния электронных носителей информации, предназначенных для передачи в архив;
запись электронных документов на электронные носители;
проверка качества записи;
описание электронных документов;
проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с описями электронных дел (документов) постоянного хранения структурного подразделения;
подготовка комплекта сопроводительной документации.
Сопроводительная документация электронных дел (документов) должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).
9.6. Учету подлежат все хранящиеся в архиве центрального аппарата (территориального органа) Росстата электронные дела (документы), электронные документы (файлы) в составе электронного дела, описи электронных дел. Каждое электронное дело является единицей хранения, размещаемой на обособленном электронном носителе.
Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров.
Основной единицей учета электронных документов является единица хранения электронных документов (электронное дело).
9.7. При наличии соответствующей информационной системы в архиве может быть организован учет каждого электронного документа, включенного в электронное дело в виде файла.
При учете электронных архивных документов под единицами измерения объема информации принимаются байты и мегабайты.
Учет электронных дел (документов) в архиве центрального аппарата (территориального органа) Росстата ведется в учетных документах в соответствии с требованиями архивного дела.
Учет поступления электронных дел (документов) в архив осуществляется по описям электронных дел (документов).
Все принятые в архив электронные дела (документы) вносятся в книгу учета поступлений документов.
9.8. Все операции, осуществляемые с электронными делами (документами), при передаче в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и т.п.) должны быть документированы для обеспечения аутентичности документов в учетных формах.
9.9. Обязательным условием хранения электронных документов в архиве центрального аппарата (территориального органа) Росстата являются:
наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.
9.10. В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. Проверка наличия и состояния электронных документов в архиве комиссий или не менее чем двумя работниками.
Выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.
9.11. В архивохранилище не допускается хранение электронных дел (документов) с магнитным рабочем слоем на металлических стеллажах или в металлических шкафах, в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 А/М. Место хранения электронных документов должно быть удалено от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников магнитных и электромагнитных полей.
9.12. Обеспечение сохранности электронных дел (документов) в архиве предусматривает создание и соблюдение нормативно-установленных условий и режимов их хранения.
9.13. Каждый обособленный электронный носитель (диск) должен быть уложен в негерметичный индивидуальный футляр рабочей стороной вниз. При этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие электронные носители от выпадения, или перетягиваться специальными резинками.
Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в контейнерах на полках закрытых стеллажей или шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы электронные носители можно было свободно помещать и доставать из контейнера.
При размещении футляров с электронными носителями необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны учетные номера единиц хранения.
9.14. В целях оперативного доступа к электронным документам электронные носители могут размещаться в роботизированных ленточных или дисковых библиотеках-накопителях (juke-box). В этом случае электронные носители размещаются в соответствии с требованиями производителей роботизированных библиотек.
9.15. В целях обеспечения сохранности архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата должен иметь два экземпляра электронных дел (документов), записанных на отдельные электронные носители однократной записи: основной и рабочий.
Дополнительно к основному и рабочему экземплярам архивы могут создавать дополнительные экземпляры электронных дел (документов).
Основные и рабочие экземпляры электронных дел (документов) рекомендуется размещать в разных хранилищах.
9.16. Электронные архивные дела (документы) в архиве центрального аппарата (территориального органа) Росстата размещаются в порядке, обеспечивающем их хранение и комплексный учет, а также оперативный поиск. Порядок расположения электронных дел (документов) в архиве определяется планом (схемой) их размещения.
Электронные архивные дела (документы) рекомендуется хранить в помещениях, обособленных от хранилища документов на бумажных носителях, с учетом нормативных режимов хранения для их носителей.
9.17. Перед передачей на постоянное хранение электронных дел (документов) проводится проверка физического и технического состояния электронных носителей, в том числе их проверка на наличие вредоносных компьютерных программ, проверка наличия и технического состояния электронных дел (документов), а также проверка полноты состава сопроводительной технической документации.
9.18. Сведения на электронных носителях передаются на хранение вместе с программой, с помощью которой осуществлялось создание электронной базы данных. В случае создания новой программы регистрирующий орган обязан предусмотреть возможность передачи ранее направленной на хранение электронной информации в формате новой программы.
Электронные документы выдаются из архива Росстата (территориального органа Росстата) в виде электронных копий или копий на бумажном носителе, при необходимости электронная копия документа заверяется электронной подписью должностного лица, копия на бумажном носители - заверяется в установленном настоящей Инструкцией порядке.
9.19. Передача электронных дел (документов) на постоянное хранение осуществляется по утвержденным описям ЭПК Государственного архива Российской Федерации и ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
16 декабря 2013 года
Приложение N 1
к Инструкции (пункт 2.1.2)
ОБРАЗЕЦ ОБЩЕГО БЛАНКА РОССТАТА
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
(РОССТАТ)
Приложение N 2
к Инструкции (пункт 2.1.2)
ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА
Приложение N 3
к Инструкции (пункт 2.1.2)
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПИСЬМА РУКОВОДИТЕЛЯ
Приложение N 4
к Инструкции (пункт 2.1.2)
ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА
Приложение N 5
к Инструкции (пункт 2.1.2)
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПИСЬМА, ПРИМЕНЯЕМЫЙ ДЛЯ ИНОСТРАННЫХ АДРЕСАТОВ
Приложение N 6
к Инструкции (пункт 2.1.2)
ОБРАЗЕЦ ШАБЛОНА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
(РОССТАТ)
Мясницкая ул., д. 39, стр. 1, г. Москва, 107450
Тел.: (495) 607-49-02, факс: (495) 607-40-87
http://www.gks.ru; E-mail:stat@gks.ru
ОКПО 00013623, ОГРН 1047708023483,
ИНН 7708234640/КПП 770801001
____________ N ____________
на N ___________ от _______
О составлении номенклатуры дела"
Приложение N 7
к Инструкции (пункт 2.4.2)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ (ВИЗИРОВАНИЯ)
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ (ВИЗИРОВАНИЯ)
к приказу Росстата от "__" ________ 20__ года N __ "Об утверждении
штатного расписания центрального аппарата Федеральной службы
государственной статистики"
Проект приказа подготовлен Финансово-экономическим управлением.
Начальник Финансово-
экономического управления (подпись, дата) И.О. Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Заместитель руководителя Росстата (подпись, дата) И.О. Фамилия
Начальник Управления
сводных статистических работ
и общественных связей (подпись, дата) И.О. Фамилия
Начальник
Административного управления (подпись, дата) И.О. Фамилия
Заместитель начальника управления -
начальник юридического отдела
Административного управления (подпись, дата) И.О. Фамилия
Приложение N 8
к Инструкции (пункт 2.3.2)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКОНОПРОЕКТА
Приложение N 9
к Инструкции (пункт 2.3.3)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ АКТА ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Приложение N 10
к Инструкции (пункт 2.3.4)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ АКТА ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Приложение N 11
к Инструкции (пункт 2.4.2)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА РОССТАТА
Приложение N 12
к Инструкции (пункт 2.4.2)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА СОВМЕСТНОГО ПРИКАЗА
Приложение N 13
к Инструкции (пункт 2.4.2)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА УКАЗАТЕЛЯ РАССЫЛКИ
Указатель рассылки
приказа Росстата от "__" _________ 20__ г. N __
"О _______________________________________________________"
|
Кому направляется (название структурных подразделений, территориальных органов и подведомственных организаций, другие организации)
|
Кол-во экземпляров/N экземпляра с пометкой "ДСП"
|
Кому направляется (название структурных подразделений, территориальных органов и подведомственных организаций, другие организации)
|
Кол-во экземпляров/N экземпляра с пометкой "ДСП"
|
|
Министерства, федеральные службы и агентства, другие организации (по приложению)
|
|||
|
ВСЕГО количество экземпляров
|
|||
Согласовано ______________________________________________ (______________)
(подпись руководителя структурного (И.О. Фамилия)
подразделения)
Регистрация в Минюсте России _____________________________ (______________)
(юридический отдел) (И.О. Фамилия)
Административное управление размножение и рассылку разрешаю
____________________ (______________)
(Подпись) (И.О. Фамилия)
В размножении с "__" _________ 20__ г. Разослано "__" ___________ 20__ г.
Исполнитель __________________________________ (______________)
(подпись) (И.О. Фамилия)
Приложение N 14
к Инструкции (пункт 2.4.2)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА С ГРИФОМ УТВЕРЖДЕНИЯ
(БЕЗ ИЗДАНИЯ ПРИКАЗА)
Приложение N 15
к Инструкции (пункт 2.4.3)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ К ПРИКАЗУ
УТВЕРЖДЕН
приказом Росстата
от 03.12.2012 N 356
РЕГЛАМЕНТ
Федеральной службы государственной статистики
I. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент Федеральной службы государственной статистики (далее - Регламент) устанавливает общие правила организации деятельности Федеральной службы государственной статистики (далее - Росстат) по реализации своих полномочий и взаимодействию с другими государственными органами Российской Федерации.
(Далее текст не приводится)
Приложение N 16
к Инструкции
(пункты 2.4.2, 2.4.3)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОБЛОЖКИ ПРИЛОЖЕНИЯ К ПРИКАЗУ
Приложение N 17
к Инструкции (пункт 2.4.3)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ К ПРИКАЗУ
Приложение
к приказу Росстата
от 15.03.2012 N 84
ПОЛОЖЕНИЕ
о центральной экспертной комиссии Федеральной службы
государственной статистики
I. Общие положения
1.1. Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) создается в Федеральной службе государственной статистики для организации и проведения методической и практической работы при составлении номенклатур дел Росстата по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда...
(Далее текст не приводится)
Приложение N 18
к Инструкции (пункт 2.4.4)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ
(КРАТКАЯ ФОРМА)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
(РОССТАТ)
ПРОТОКОЛ
заседания коллегии
___________________________________________________________________________
____________________ N ____________
Москва
Председательствующий И.О. Фамилия
Секретарь И.О. Фамилия
Присутствовали:
_______________
Члены коллегии Росстата И.О. Фамилия, И.О. Фамилия
(в алфавитном порядке и по
иерархии должностей)
Приглашенные:
От Министерства экономического
развития Российской Федерации
Должность И.О. Фамилия
___________________________________________________________________________
I. О работе по подготовке к проведению Всероссийской
сельскохозяйственной переписи 2012 года
___________________________________________________________________________
Фамилия, Фамилия, Фамилия
1.1. Принять к сведению информацию начальника Управления (название
Управления И.О. Фамилия)...
(Далее текст не приводится)
Руководитель (подпись) И.О. Фамилия
Секретарь (подпись) И.О. Фамилия
Приложение N 19
к Инструкции (пункт 2.4.4)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ
(ПОЛНАЯ ФОРМА)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
(РОССТАТ)
ПРОТОКОЛ
заседания коллегии
___________________________________________________________________________
____________________ N ____________
Москва
Председательствующий И.О. Фамилия
Секретарь И.О. Фамилия
Присутствовали: Список прилагается
_______________
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ходе работ по сбору статистической отчетности от респондентов в
электронном виде
2. О...
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Поручить (представить...)
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Руководитель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Приложение N 20
к Инструкции (пункт 2.4.4)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ У РУКОВОДИТЕЛЯ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
(РОССТАТ)
ПРОТОКОЛ
совещания у руководителя Федеральной службы
государственной статистики
И.О. ФАМИЛИЯ
___________________________________________________________________________
____________________ N ____________
Москва
Присутствовали:
_______________
Должность (по значимости) И.О. Фамилия
Должность (по значимости) И.О. Фамилия
Должность (по значимости) И.О. Фамилия
Инициалы и фамилия
в алфавитном порядке
___________________________________________________________________________
I. О выполнении...
___________________________________________________________________________
Фамилия, Фамилия, Фамилия
1.1. Принять к сведению...
1.2. Руководителю...
II. О введении мер по...
___________________________________________________________________________
Фамилия, Фамилия, Фамилия
2.1. Принять к сведению...
2.2. Руководителю...
Руководитель (подпись) И.О. Фамилия
Приложение N 21
к Инструкции (пункт 2.4.4)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОМИССИИ
(КРАТКАЯ ФОРМА)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
(РОССТАТ)
ПРОТОКОЛ
заседания Балансовой комиссии Федеральной службы
государственной службы
___________________________________________________________________________
____________________ N ____________
Москва
Председательствующий И.О. Фамилия
Секретарь И.О. Фамилия
Присутствовали:
_______________
Члены Балансовой комиссии И.О. Фамилия, И.О. Фамилия
Росстата (в алфавитном порядке и по
иерархии должностей)
___________________________________________________________________________
I. О выполнении...
___________________________________________________________________________
Фамилия, Фамилия, Фамилия
1.1. Принять к сведению...
1.2. Руководителю...
II. О введении мер по...
___________________________________________________________________________
Фамилия, Фамилия, Фамилия
2.1. Принять к сведению...
2.2. Руководителю...
Заместитель руководителя (подпись) И.О. Фамилия
Приложение N 22
к Инструкции (пункт 2.4.4)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОМИССИИ
(ПОЛНАЯ ФОРМА)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
(РОССТАТ)
ПРОТОКОЛ
заседания Балансовой комиссии Федеральной службы
государственной службы
___________________________________________________________________________
__________________ N ____________
Москва
Председательствующий И.О. Фамилия
Секретарь И.О. Фамилия
Присутствовали:
_______________
Члены Балансовой комиссии И.О. Фамилия, И.О. Фамилия
Росстата (в алфавитном порядке и по
иерархии должностей)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ходе работ...
2. О...
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада (может прилагаться отдельно).
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Поручить (представить...)
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель комиссии (подпись) И.О. Фамилия
Члены комиссии (подпись) И.О. Фамилия
Приложение N 23
к Инструкции (пункт 2.4.6)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА Заместителю Министра
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ экономического развития
(РОССТАТ) Российской Федерации
Мясницкая ул., д. 39, стр. 1, г. Москва, 107450
Тел.: (495) 607-49-02, факс: (495) 607-40-87 И.О. Фамилия
http://www.gks.ru; E-mail:stat@gks.ru
ОКПО 00013623, ОГРН 1047708023483,
ИНН 7711007101/КПП 770801001
_______________ N ____________
на N __________ от ___________
О подготовке прогноза
обеспечения функций
федеральных органов
исполнительной власти
штатной численностью
_____________________________
Поручение Правительства
Российской Федерации от 11
октября 2010 г. N ВП-П16-6989
Уважаемый __________________!
Имя, Отчество
Федеральная служба государственной статистики направляет информацию о
прогнозе обеспечения функций Росстата штатной численностью (прилагается).
При этом информируем, что согласно Перечню государственных функций
(государственных услуг) федеральных органов исполнительной власти
разработаны административные регламенты Росстата и информация внесена в
Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функций).
Приложение: на 8 л. в 1 экз.
С уважением,
Руководитель (подпись) И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
(495) 632-90-46
Административное управление
Приложение N 24
к Инструкции (пункт 2.4.6)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА Правительство
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ Российской Федерации
(РОССТАТ)
Департамент государственного
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ управления, регионального
развития и местного
Мясницкая ул., д. 39, стр. 1, г. Москва, 107450 самоуправления
Тел.: (495) 607-26-80, факс: (495) 607-43-10
http://www.gks.ru; E-mail:stat@gks.ru
_______________ N ____________
на N __________ от ___________
О совершенствовании исполнения
государственной функции
(государственных услуг)
________________________________
Поручение Правительства
Российской Федерации от 17 июня
2011 г. N П16-24982
В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации Росстат
представляет информацию о совершенствовании исполнения государственной
функции (предоставления государственных услуг).
Приложение: сведения о предоставлении официальной статистической
информации по запросам граждан и организаций на 1 л.
(подпись) И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
(495) 632-90-46
Административное управление
Приложение N 25
к Инструкции (пункт 2.4.7)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ
Начальнику Управления
организации проведения переписей
и сплошных обследований
И.О. Фамилия
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
14.10.2011 N 15-15-5/6654-ВД
На N 17-17-3/5497-ВД от 10.10.2011
О передаче переписных
листов на хранение
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от
14.11.2002 N 824 "О порядке хранения переписных листов и иных документов
Всероссийской переписи населения 2002 года" Росстат должен был передать в
Государственный архив Российской Федерации на постоянное хранение один
экземпляр графических образов переписных листов...
(Далее текст не приводится)
Начальник Административного
управления (подпись) И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
(495) 632-90-46
Отдел делопроизводства и контроля
Приложение N 26
к Инструкции (пункт 2.4.8)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ ТЕЛЕГРАММЫ
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ
649000, ГОРОД ГОРНО-АЛТАЙСК,
УЛИЦА НАБЕРЕЖНАЯ, ДОМ 1
ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЙ ОРГАН ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ ПО РЕСПУБЛИКЕ АЛТАЙ
РУКОВОДИТЕЛЮ АЛТАЙСТАТА
ЛАУХИНУ НИКОЛАЮ ДМИТРИЕВИЧУ
УВАЖАЕМЫЙ НИКОЛАЙ ДМИТРИЕВИЧ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ СЕРДЕЧНО ПОЗДРАВЛЯЕТ ВАС
С ДНЕМ РОЖДЕНИЯ И ВЫРАЖАЕТ СВОЮ ПРИЗНАТЕЛЬНОСТЬ И БЛАГОДАРНОСТЬ ЗА
СУЩЕСТВЕННЫЙ ВКЛАД ЗПТ ВНЕСЕННЫЙ ВАМИ В ДЕЛО РАЗВИТИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
СТАТИСТИКИ ТЧК
ЖЕЛАЕМ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ ЗПТ СЧАСТЬЯ ЗПТ ЖИЗНЕННЫХ СИЛ И БЛАГОПОЛУЧИЯ
НА ДОЛГИЕ ГОДЫ ТЧК
РУКОВОДИТЕЛЬ ФЕДЕРАЛЬНОЙ
СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ А.Е. СУРИНОВ
___________________________________________________________________________
Руководитель Федеральной службы
государственной статистики А.Е. Суринов
ул. Мясницкая, 39, стр. 1,
г. Москва, Россия, 107450
(495) 607-49-02
20 июля 2011 г.
А.С. Федоренко
(495) 607-30-12
Приложение N 27
к Инструкции (пункт 2.4.11)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
18.07.2011 Исх. N ____
Время 16.00 час.
___________________________________________________________________________
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Заместителю директора издательства
...
И.О. Фамилия
тел.: 211 00 00
Заголовок к тексту
Текст
Заместитель
руководителя Росстата подпись И.О. Фамилия
(подпись лица - отправителя документа)
Передал ____________________________________
(должность, фамилия, номер телефона)
Принял ____________________________________
(должность, фамилия, номер телефона)
Дата, время
(для входящих)
Приложение N 28
к Инструкции (пункт 3.2.8)
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ОПЕРАТИВНОМУ УЧЕТУ
В УПРАВЛЕНИЯХ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА РОССТАТА
1. Статистические отчеты, статистические сборники и информационные справочники.
2. Бухгалтерские документы, бухгалтерские отчеты (графики, наряды, заявки, разнарядки, нормы расхода материалов и др.).
3. Кадровые документы (графики отпусков, задания и отчеты сотрудников по командировкам, документы о представлении к награждению, представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.).
4. Документы (заявки, наряды, списки) по хозяйственной деятельности, культурно-бытовому и медицинскому обслуживанию (заявки, наряды, сметы, акты, списки, заявления о предоставлении путевок и др.).
5. Документы о проведении открытых конкурсов, открытых аукционов, запросов котировок (конкурсная документация, документация об аукционе и др.).
6. Документы об участии Росстата в судебных процессах (постановления, решения и др.).
7. Извещения о заседаниях, совещаниях, конференциях, повестки дня и материалы к заседаниям.
8. Учебные планы, программы.
9. Работы научно-исследовательских институтов, присланные для сведения.
10. Образцы проспектов, каталогов, прейскуранты, прайс-листы, рекламные извещения, плакаты.
11. Унифицированные формы и бланки документов.
Приложение N 29
к Инструкции (пункт 3.11.8)
ПЕРЕЧЕНЬ
ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЦЕЛЯХ
УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СЭД
1. Адресант (автор)
2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Наименование вида документа
5. Дата документа
6. Регистрационный номер документа
7. Дата поступления документа
8. Регистрационный номер входящего документа
9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)
10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)
11. Индекс дела по номенклатуре дел
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)
15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)
16. Отметка о контроле
17. Гриф ограничения доступа
18. Сведения об электронной подписи
19. Проверка электронной подписи
20. Подразделение - ответственный исполнитель документа
21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)
Приложение N 30
к Инструкции (пункт 5.1)
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Федеральная служба государственной статистики Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ На ______________ год
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Кол-во дел
|
Срок хранения и N статьи по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
Название раздела
|
||||
Руководитель структурного подразделения Личная подпись И.О. Фамилия "__" ___________ 20__ г. СОГЛАСОВАНО Наименование должности работника (ответственного за архив) Личная подпись И.О. Фамилия "__" ___________ 20__ г. Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в структурном подразделении
|
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе
|
|
|
переходящих
|
с отметкой "ЭПК"
|
||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
постоянного
|
|||
|
временного (свыше 10 лет)
|
|||
|
временного (до 10 лет включительно)
|
|||
|
Итого:
|
|||
Руководитель структурного подразделения Личная подпись И.О. Фамилия "__" ___________ 20__ г. Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности работника, передавшего сведения Личная подпись И.О. Фамилия "__" ___________ 20__ г.
Приложение N 31
к Инструкции (пункт 5.2)
ФОРМА СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ РОССТАТА
Федеральная служба УТВЕРЖДАЮ
государственной статистики Руководитель Федеральной
службы государственной статистики
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ____________________ И.О. Фамилия
(личная подпись)
На ______________ год "__" ___________ 20__ г.
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Кол-во дел
|
Срок хранения и N статьи по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
Название раздела
|
||||
Руководитель службы делопроизводства Личная подпись И.О. Фамилия "__" ___________ 20__ г. Виза работника, ответственного за архив Росстата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Государственного Протокол ЦЭК архива Российской Федерации от _________ N ________ от _____________ N __________ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в центральном аппарате Росстата
|
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе
|
|
|
переходящих
|
с отметкой "ЭПК"
|
||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
постоянного
|
|||
|
временного (свыше 10 лет)
|
|||
|
временного (до 10 лет включительно)
|
|||
|
Итого:
|
|||
Руководитель службы делопроизводства Личная подпись И.О. Фамилия "__" ___________ 20__ г. Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности работника, передавшего сведения Личная подпись И.О. Фамилия "__" _____________ 20__ г.
Приложение N 32
к Инструкции (пункт 5.2)
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА РОССТАТА
Территориальный орган УТВЕРЖДАЮ
Федеральной службы Руководитель Территориального
государственной статистики органа Федеральной службы
по _______________ области государственной статистики
по ________________________ области
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (наименование субъекта)
____________________ И.О. Фамилия
На ____________ год (личная подпись)
"__" _____________ 20__ г.
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Кол-во дел
|
Срок хранения и N статьи по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
Название раздела
|
||||
Наименование должности составителя
Номенклатуры дел Личная подпись И.О. Фамилия
"__" ___________ 20__ г.
Виза работника,
ответственного за архив ТО Росстата
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Уполномоченного органа
Протокол ЭК исполнительной власти субъекта
от ____________ N ________ Российской Федерации в области
архивного дела
от ____________ N ____________
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году
в Территориальном органе Федеральной службы государственной статистики по
____________ области
|
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе
|
|
|
переходящих
|
с отметкой "ЭПК"
|
||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
постоянного
|
|||
|
временного (свыше 10 лет)
|
|||
|
временного (до 10 лет включительно)
|
|||
|
Итого:
|
|||
Руководитель службы делопроизводства Личная подпись И.О. Фамилия "__" __________ 20__ г. Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности работника, передавшего сведения Личная подпись И.О. Фамилия "__" __________ 20__ г.
Приложение N 33
к Инструкции (пункт 6.6)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОБЛОЖКИ ДЕЛА
┌────────────┐
Код федерального архива _________ │ │
Код Министерства ________________ │ │
│ │
└────────────┘
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
(наименование федерального архива)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование Росстата и структурного подразделения)
ДЕЛО N ____ ТОМ N ____
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(Дата)
На _______ листах
Хранить _________
┌───────────────────────┐
│Ф. N _________________│
│Оп. N _________________│
│Д. N _________________│
└───────────────────────┘
Приложение N 34
к Инструкции (пункт 6.6)
ФОРМА ОПИСИ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА РОССТАТА
Федеральная служба государственной статистики Наименование структурного подразделения ОПИСЬ N ___ дел ___________________________________
|
N п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Срок хранения <*>
|
Кол-во листов
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
Название раздела
|
||||||
В данную опись внесено _______________________ дел с N _____ по N _____, в
(цифрами и прописью)
том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Начальник
Управления _____________
__________________________ подпись Расшифровка подписи
"__" __________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО
Начальник
Административного управления подпись Расшифровка подписи
"__" __________ 20__ г.
Передал ___________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
структурного подразделения подпись Расшифровка подписи
"__" __________ 20__ г.
Принял ___________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника,
ответственного за архив подпись Расшифровка подписи
"__" __________ 20__ г.
--------------------------------
<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.
Приложение N 35
к Инструкции (пункт 6.6)
ФОРМА ОПИСИ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА РОССТАТА
Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики Наименование структурного подразделения ОПИСЬ N ___ дел ___________________________________
|
N п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Срок хранения <*>
|
Кол-во листов
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
Название раздела
|
||||||
В данную опись внесено _______________________ дел с N ____ по N ____, в
(цифрами и прописью)
том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
руководителя
структурного подразделения подпись Расшифровка подписи
"__" __________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО
Виза работника,
ответственного за архив ТО Росстата подпись Расшифровка подписи
"__" __________ 20__ г.
Передал ___________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
структурного подразделения подпись Расшифровка подписи
"__" __________ 20__ г.
Принял ___________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника,
ответственного за архив подпись Расшифровка подписи
"__" __________ 20__ г.
--------------------------------
<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.
Приложение N 36
к Инструкции (пункт 8.2)
ФОРМА ОПИСИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ СТРУКТУРНОГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА РОССТАТА
Федеральная служба государственной статистики Наименование структурного подразделения ОПИСЬ N ___ электронных дел, документов ___________________________________
|
N п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты <*>
|
Объем Мб
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
В данную опись внесено ________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _________________ по N _______________________________________________,
объемом __________________________________ Мб
Начальник
Управления ____________
_________________________ подпись Расшифровка подписи
"__" __________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО
Начальник
Административного управления
"__" __________ 20__ г. подпись Расшифровка подписи
Передал _______________________________________________________________дел,
(цифрами и прописью)
объемом __________________________________ Мб.
Наименование должности работника
структурного подразделения подпись Расшифровка подписи
"__" __________ 20__ г.
Принял _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
объемом __________________________________ Мб.
Наименование должности работника,
ответственного за архив подпись Расшифровка подписи
"__" __________ 20__ г.
Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела <**> N ед. хр. по описи ____________ Индекс дела ___________ Заголовок дела ________________________________________
|
Дата документа
|
Рег. N документа
|
Наименование документа
|
Объем Мб
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
5
|
6
|
Наименование должности составителя описи подпись Расшифровка подписи -------------------------------- <*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения. <**> Составляется на каждое электронное дело.
Приложение N 37
к Инструкции (пункт 8.2)
ФОРМА ОПИСИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
Федеральная служба УТВЕРЖДАЮ
государственной статистики Руководитель Федеральной службы
государственной статистики
__________________ И.О. Фамилия
(личная подпись)
"__" _______________ 20__ г.
ОПИСЬ N ____
электронных дел, документов за ___ год
|
N п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты <*>
|
Объем Мб
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
В данный раздел описи внесено ____________________ ед. хр. электронных
(цифрами и прописью)
документов с N __________________________ по N ___________________________,
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
объемом __________ Мб
В данную опись внесено ________________________________ ед. хр. электронных
(цифрами и прописью)
документов с N __________________________ по N ___________________________,
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
объемом __________ Мб
Наименование должности лица,
ответственного за архив подпись Расшифровка подписи
"__" __________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Росстата Протокол ЭПК
(территориального органа Росстата) Архивного учреждения
"_" от __ 20_ г. N _____ "_" от __ 20_ г. N _____
Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела <*> N ед. хр. по описи ___________________ Индекс дела ____________________ Заголовок дела ________________________________________________________
|
Дата документа
|
Рег. N документа
|
Наименование документа
|
Объем Мб
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
5
|
6
|
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
--------------------------------
<**> Составляется на каждое электронное дело.
Приложение N 38
к Инструкции (пункт 6.7)
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________
В деле подшито и пронумеровано _________________________________ листа(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы _______________________________________________
пропущенные номера _______________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
|
ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА
|
НОМЕРА ЛИСТОВ
|
|
1
|
2
|
Наименование должности работника _______________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" ____________ 20__ г.
Приложение N 39
к Инструкции (пункт 6.8)
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛ
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДЕЛА N ____________
|
N п/п
|
Индекс документа
|
Дата документа
|
Заголовок документа
|
Номера листов дела
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Итого __________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
составившего внутреннюю
опись документов дела _________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" __________ 20__ г.
Приложение N 40
к Инструкции (пункт 7.7)
ФОРМА АКТА ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА РОССТАТА О ВЫДЕЛЕНИИ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ, К УНИЧТОЖЕНИЮ
Федеральная служба УТВЕРЖДАЮ
государственной статистики Руководитель Федеральной службы
государственной статистики
АКТ __________________ И.О. Фамилия
__________ N ______ (личная подпись)
___________________ "__" _______________ 20__ г.
(место составления)
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению
На основании ______________________________________________________________
(наименование и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ________________________
(название фонда)
|
N п/п
|
Заголовок дела или групповой заголовок дел
|
Дата дела или крайние даты дел
|
Номера описей (номенклатур) за год (годы)
|
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи
|
Кол-во дел (томов, частей)
|
Сроки хранения дела (тома, части) и N статей по перечням
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Итого _______________________________________ дел за _________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК Государственного архива Российской Федерации
(протокол от _________ N _____)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности документов _________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК
от __________ N ___
Документы в количестве ____________________ дел, весом _____ кг сданы в
(цифрами и прописью)
__________________________ на переработку по приемосдаточной накладной
(наименование организации)
от ___________ N ______
Наименование должности
работника, сдавшего документы _________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные документы _________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" ___________ 20__ г.
Приложение N 41
к Инструкции (пункт 7.7)
ФОРМА АКТА ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА РОССТАТА О ВЫДЕЛЕНИИ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ, К УНИЧТОЖЕНИЮ
Территориальный орган Федеральной УТВЕРЖДАЮ
службы государственной статистики Руководитель Территориального
по ______________________ области органа Федеральной службы
АКТ государственной статистики
__________ N __________ по ________________ области
____________________________ ________________ И.О. Фамилия
(место составления) (личная подпись)
О выделении к уничтожению "__" ____________ 20__ г.
документов, не подлежащих хранению
На основании ______________________________________________________________
(наименование и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ________________________
(название фонда)
|
N п/п
|
Заголовок дела или групповой заголовок дел
|
Дата дела или крайние даты дел
|
Номера описей (номенклатур) за год (годы)
|
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи
|
Кол-во дел (томов, частей)
|
Сроки хранения дела (тома, части) и N статей по перечням
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Итого _______________________________________ дел за _________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК Уполномоченного органа исполнительной власти
субъекта Российской Федерации в области архивного дела (протокол от _______
N _______)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов _____________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ________ N _____
Документы в количестве ____________________ дел, весом _____ кг сданы в
(цифрами и прописью)
__________________________ на переработку по приемосдаточной накладной
(наименование организации)
от ___________ N ______
Наименование должности
работника, сдавшего документы _________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные документы _________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" ___________ 20__ г.
Приложение N 42
к Инструкции (пункт 7.7)
ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
___________________________________________________________________________
(название государственного архива)
___________________________________________________________________________
(название организации)
Фонд N ______
Опись N _____
___________________________________________________________________________
(название описи)
___________________________________________________________________________
___________________________
(крайние даты)
Приложение N 40
к Инструкции (пункт 9.3)
ФОРМА ОПИСИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
Протокол ЭПК _________________
(название архива)
(руководитель структурного подразделения)
__________________ _________________
Фонд N ______
Опись N _____
За ______ год
|
N ед. учета
|
N ед. хр.
|
Заголовок ед. учета
|
Дата создания
|
Объем (Мбайт)
|
Кол-во записей (для баз данных)
|
Формат данных
|
Состав текстовой сопроводительной документации
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
В данный раздел описи включено ________________________ ед. хр. с N
(цифрами и прописью)
________ по N __________ объемом ______________ Мбайт
Всего в опись включено ________________________________ ед. хр. с N
(цифрами и прописью)
__________ по N ___________ объемом _______________ Мбайт.
__________________________________________ _________ _____________________
(наименование должности составителя описи) (подпись) (расшифровка подписи)
Дата ___________
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК (ЦЭК) организации N _______
Председатель ЭК (ЦЭК) организации _________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
