4.7. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ПРИРОДОПОЛЬЗОВАНИЯ

4.7.1. Организация работы с документами в подразделениях Федеральной службы осуществляется на основании указаний по исполнению документов Руководителя, его заместителей, начальников подразделений, иных должностных лиц.

4.7.2. Начальники структурных подразделений Федеральной службы обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

4.7.3. При рассмотрении документов начальник структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения, которые немедленно передает исполнителю.

4.7.4. Документы в подразделения-исполнители поступают по СЭД. Доставка документов, электронные образы которых не прикреплены к РК, в подразделения-исполнители - осуществляется в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток). Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

4.7.5. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа, его оформление;

согласование проекта документа:

доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае значительной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

создание временной РК проекта документа;

прикрепление электронного образа проекта документа к временной РК документа;

представление на подпись (утверждение) руководству Федеральной службы или руководству подразделения;

подготовка к пересылке подписанного (утвержденного) документа адресату;

проставление отметки об исполнении документа.

4.7.6. В случаях, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв", "свод" или "ответственный", если не оговорено иное.

4.7.7. Ответственный исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководством подразделения.

Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.

4.7.8. Передача документов на исполнение из одного структурного подразделения в другое производится только с разрешения того должностного лица, чья резолюция имеется на документе. Передачу документов осуществляют работники структурных подразделений, ответственных за делопроизводство. При этом вводится соответствующая запись в РК документа.

4.7.9. Вся информация о ходе исполнения документа, о решении вопроса и подшивке в дело вносится соответствующая отметка в СЭД работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.

4.7.10. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения.

4.7.11. На время отсутствия ответственного исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) передача всех исполняемых документов другому исполнителю, осуществляется по указанию начальника (заместителя начальника) подразделения.

В случае увольнения специалиста или перехода на другой участок работы находящиеся у него на исполнении документы передаются по акту приема-передачи начальнику подразделения или по его указанию вновь назначенному работнику.

4.7.12. В случае, если у исполнителя отсутствуют реальные условия выполнения задания в установленные сроки, он готовит соответствующую докладную записку на имя руководителя, давшего поручение. Руководитель (или лицо, его замещающее) вправе принять решение о переносе срока исполнения. В случае положительного решения новый срок исполнения фиксируется работниками отдела делопроизводства по представлению исполнителя поручения.

4.7.13. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, полученных им при исполнении профессиональных обязанностей.

4.7.14. Документы представляются на подпись Руководителю через помощников Руководителя.