8.2. Подготовка дел к передаче на архивное хранение
8.2. Подготовка дел к передаче на архивное хранение 
8.2.1. В архив Агентства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Агентства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Агентства, как правило, не подлежат. Они хранятся в управлениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.2.4. Передача дел в архив Агентства осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками структурных подразделений и утвержденному руководством Службы делопроизводства.
8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Агентства сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел гражданские служащие структурного подразделения обязаны устранить.
8.2.6. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив Агентства, в присутствии лица, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив Агентства, и лица, передавшего дела. Дела, увязанные в связки, в архив доставляются гражданскими служащими структурных подразделений.
8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Агентства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в структурное подразделение, на которое возлагаются функции ликвидированного структурного подразделения, или в архив Агентства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
