7.3. Организация оперативного хранения документов
7.3. Организация оперативного хранения документов 
7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Агентства дела хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство).
Начальники структурных подразделений и лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Агентства.
7.3.2. Выдача дел гражданским служащим других структурных подразделений Агентства для работы осуществляется с разрешения начальника структурного подразделения, хранящего дело, под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование гражданским служащим структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Агентства, начальника отдела защиты государственной тайны и начальника Юридической службы.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Агентства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
