7.1. Разработка и ведение номенклатур дел
7.1. Разработка и ведение номенклатур дел 
7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Агентстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением об Агентстве, управлениях, отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Агентства, их виды, состав и содержание.
7.1.3. В Агентстве составляются номенклатуры дел управлений (Приложение N 19) и сводная номенклатура дел Агентства (Приложение N 20).
7.1.4. Номенклатура дел управлений составляется (не позднее 15 октября текущего года) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом Агентства, подписывается начальником управления и представляется в Службу делопроизводства.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Службу делопроизводства.
7.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Службой делопроизводства на основе номенклатур дел управлений.
7.1.6. Сводная номенклатура дел Агентства подписывается начальником Управления делами, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Агентства, с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального государственного архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Агентства. Согласовывается номенклатура дел с федеральным государственным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Агентства.
7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Агентства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый, утвержденный экземпляр номенклатуры дел, является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Служба делопроизводства (Управление делами).
Второй экземпляр сводной номенклатуры дел используется в Службе делопроизводства в качестве рабочего.
Третий экземпляр номенклатуры дел применяется в архиве Агентства.
Четвертый экземпляр - передается в федеральный государственный архив, с которым согласовывалась номенклатура дел.
7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Агентства.
7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Агентства являются названия управлений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.
7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.
7.1.13. Номенклатура дел содержит пять граф, которые заполняются следующим образом.
В графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Агентстве делопроизводственного индекса управления и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 01-03, где 01 - код структурного подразделения; 03 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных управлений. Для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки, планы, списки и т.д.).
Например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам перевода земель лесного фонда в земли иных категорий
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка об изданиях и журналах по вопросам лесного хозяйства
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам бюджетного финансирования
При обозначении в заголовках дел названий административно-территориальных единиц указывается их общее видовое название, а не конкретные названия, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц.
Например:
Переписка с главами администраций субъектов Российской Федерации по вопросам перевода земель лесного фонда в земли иных категорий
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с администрацией Краснодарского края по вопросам перевода земель лесного фонда в земли иных категорий
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые отчеты по форме 3-ЛХ "Сведения о рубках ухода и санитарных рубках леса"
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 "Сроки хранения дела, тома, части и номера статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой (примерной) номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) при Федеральном архивном агентстве срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения ведения дел и др.
7.1.14. Если в течение года в Агентстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (Приложения N 19 и 20).
