3.7.3. Протокол
3.7.3. Протокол 
3.7.3.1. Протокол совещания (заседания) в Агентстве издается в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколы совещаний, подписанные руководителем, заместителями руководителя или начальниками управлений, регистрируются и хранятся в Службе делопроизводства.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший протокол.
Принятые решения могут доводиться до сведения исполнителей в виде выписок из протоколов (подпункт 3.7.3.6 Инструкции), которые оформляются в установленном порядке и заверяются печатью Управления делами.
3.7.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части, как правило, указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании). Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.
В случае, когда оформляется "протокол совещания в Федеральном агентстве лесного хозяйства" или "протокол совместного совещания", указываются инициалы и фамилия председательствующего (без указания должности). Должность председательствующего в этом случае указывается на последней странице протокола в реквизите "подпись".
В вводной части протокола совещания у конкретного должностного лица Агентства слово "председательствующий" не указывается.
Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается).
Должности присутствовавших на совещании гражданских служащих Агентства, подведомственных организаций, представителей иных организаций и ведомств, как правило, расшифровываются, а в протоколе согласительного (межведомственного совещания) - расшифровываются в обязательном порядке. Указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал (12 пт).
Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы, принятые по ним решения и данные на совещании поручения.
Рассматриваемые вопросы нумеруются римскими цифрами. Цифра не проставляется, если на совещании рассматривался один вопрос. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об") и печатается по центру шрифтом N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более 1 интервала.
Под чертой в скобках указываются фамилии выступивших; завершающим, как правило, является председательствующий на совещании. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указываются принятые по вопросу решения в виде конкретных поручений. Конкретные поручения нумеруются арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой и строятся по схеме: структурное подразделение или должностное лицо, которому дается поручение, - срок выполнения поручения - суть поручения. При необходимости наряду с прямыми поручениями (подготовить, представить, направить и т.д.) используются следующие формулировки: "принять к сведению информацию", "отметить, что", "принять предложение" и другие.
Заместителям руководителя и начальникам структурных подразделений даются прямые поручения. Другим организациям поручения даются через курирующие структурные подразделения, например:
"1. Управлению делами организовать работу ФГУ "Рослесресурс" по подготовке...".
Заинтересованным, не находящимся в ведении Агентства организациям (должностным лицам), как правило, даются рекомендации, например:
"1. Рекомендовать Россельхозакадемии в срок до 15 марта 2011 г. подготовить соответствующие материалы...".
3.7.3.3. Визирует протокол исполнитель, начальник управления (или замещающее его лицо), в чьем ведении находится обсуждаемый вопрос, курирующий заместитель руководителя.
Протоколы, в которые в процессе визирования вносятся изменения, не приводящие к искажению смысла, повторно не визируются.
К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем соответствующего структурного подразделения.
3.7.3.4. Подписывает протокол председательствовавший на заседании (совещании). Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).
3.7.3.5. Протоколы заседаний коллегии Агентства, совещаний у руководства Агентства оформляются на бланках установленного образца (Приложения N 8 - 10) шрифтом N 14 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами (24 пт), печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по центру. Отделяется от следующего текста сплошной линией.
Место проведения совещания выравнивается по центру.
Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала (24 пт) ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола совещания (заседания), проводимого руководством Агентства, включает буквенный индекс руководителя Агентства или его заместителя, проводившего совещание, дефис, номер дела по номенклатуре дел, косую черту, порядковый номер в пределах календарного года.
Номер протокола совещания, проводимого руководством структурного подразделения, включает делопроизводственный индекс структурного подразделения, дефис, номер дела по номенклатуре дел, косую черту, номер в пределах календарного года.
При регистрации протоколов коллегии к порядковому номеру, через дефис добавляются буквы "кол". К порядковому номеру протокола совещания (заседания), проводимого руководством Агентства, через дефис добавляются буквы "пр".
Например:
N ВМ-08/20-кол;
N ВЧ-08/20-пр.
Протоколы совместных совещаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в совещании.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами (36 пт) и включает наименование должности лица, проводившего совещание, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
3.7.3.6. Выписка из протокола оформляется на чистом листе и имеет реквизиты:
наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);
заголовок протокола;
дата и номер (те же, что у самого протокола);
место составления;
часть текста (приводится полностью вводная часть и необходимая часть текста с вопросом, который обсуждался на совещании с соответствующим решением);
подпись (председательствовавшего без личной подписи);
отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).
