Приложение 5. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВОЙСКАХ НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Герб (Государственный герб Российской Федерации) (01).

Изображение Государственного герба Российской Федерации воспроизводится на бланках документов Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, подписываемых директором, заместителями директора в соответствии с Законом о Государственном гербе Российской Федерации в одноцветном варианте на геральдическом щите (за исключением бланков служебных писем директора, заместителей директора, используемых во внутриведомственной переписке).

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланке документа над реквизитом "наименование организации - автора документа", захватывая часть верхнего поля (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа) и выравнивается относительно самой длинной строки реквизита "наименование организации - автора документа". Размер Государственного герба Российской Федерации составляет 19 x 21 мм.

2. Эмблема (02).

Изображение эмблемы войск национальной гвардии, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 20 декабря 2016 г. N 685 "Об учреждении геральдического знака - эмблемы, знамени и флага войск национальной гвардии Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 52, ст. 7606; 2020, N 1, ст. 4), помещается на общем бланке и бланке служебного письма воинской части (организации), а также на других документах воинской части (организации) (за исключением докладных (служебных) записок и иных внутренних информационно-справочных документов).

Изображение эмблемы войск национальной гвардии помещается над реквизитом "наименование организации - автора документа", захватывая часть верхнего поля (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа) и выравнивается относительно самой длинной строки реквизита "наименование организации - автора документа". Размер эмблемы войск национальной гвардии составляет 17 x 18 мм.

3. Код формы документа (04).

Реквизит "код формы документа" проставляется на унифицированных формах документов, включенных в унифицированные системы документации, в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 299, или локальным классификатором. Реквизит "код формы документа" располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по (наименование классификатора)" и цифрового кода.

4. Наименование организации - автора документа (05).

Реквизит "наименование организации - автора документа" соответствует наименованию Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, указанному в соответствии с Положением о Росгвардии, - "Федеральная служба войск национальной гвардии Российской Федерации" и строкой ниже в скобках указывается сокращенное наименование - "(Росгвардия)".

Реквизит "наименование организации - автора документа" проставляется на общем бланке, бланке служебного письма (за исключением бланков служебных писем директора, заместителей директора, используемых во внутриведомственной переписке), бланке приказа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, заместителей директора, распоряжения Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации и других документах Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, воинских частей (организаций) прописными буквами шрифтом с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов, размеров NN 12, 13, 14 полужирным начертанием.

5. Наименование структурного подразделения - автора документа (06).

Реквизит "наименование структурного подразделения - автора документа" соответствует наименованию воинской части (организации), структурного подразделения Главного штаба войск национальной гвардии.

Реквизит "наименование структурного подразделения - автора документа" проставляется на всех документах воинских частей (организаций), структурных подразделений Главного штаба войск национальной гвардии под реквизитом "наименование организации - автора документа" и отделяется от него одним дополнительным межстрочным интервалом с прописной буквы строчными буквами шрифтом, включенным в перечень наименований шрифтов, размеров NN 12, 13, 14 полужирным начертанием.

Если в наименовании воинской части (организации) имеются слова "Федеральная служба войск национальной гвардии Российской Федерации" или "Росгвардия" в соответствующем падеже, то в реквизите "наименование структурного подразделения - автора документа" они не указываются.

6. Наименование должности лица - автора документа (07).

Реквизит "наименование должности лица - автора документа" соответствует наименованию должности директора, заместителей директора.

Реквизит "наименование должности лица - автора документа" проставляется на бланке служебного письма директора, заместителей директора, используемых во внутриведомственной переписке, а также на бланке приказа заместителей директора под реквизитом "наименование организации - автора документа" и отделяется от него одним дополнительным межстрочным интервалом.

Реквизит "наименование должности лица - автора документа" проставляется прописными буквами шрифтом, включенным в перечень наименований шрифтов, размеров NN 12, 13, 14 полужирным начертанием.

7. Справочные данные об организации (08).

Реквизит "справочные данные об организации" включает: почтовый адрес отправителя, номер(а) телефона(ов), факса, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес и другие сведения по усмотрению отправителя.

Реквизит "справочные данные об организации" проставляется на бланках служебных писем под реквизитами "наименование должности лица - автора документа", "наименование структурного подразделения - автора документа" или "наименование организации - автора документа" и отделяется от него одним дополнительным межстрочным интервалом шрифтом с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов, размеров NN 10, 11, 12.

8. Наименование вида документа (09).

Реквизит "наименование вида документа" (например, приказ, протокол, акт) проставляется на всех документах, за исключением служебных писем и служебных записок, под реквизитами "наименование организации - автора документа", "наименование структурного подразделения - автора документа", "наименование должности лица - автора документа" или "адресат" и отделяется от него 1 - 2 дополнительными межстрочными интервалами прописными буквами вразрядку шрифтом, включенным в перечень наименований шрифтов, размеров NN 12, 13, 14 полужирным начертанием через один межстрочный интервал.

9. Дата документа (10).

Реквизит "дата документа" соответствует дате подписания, регистрации или утверждения документа, а также дате события, зафиксированного в документе.

Реквизит "дата документа" проставляется в последовательности - день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 03.09.2021 (при проставлении даты регистрации и оформлении реквизита "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" на служебных письмах);

словесно-цифровым способом, например: 3 сентября 2021 г. (в других случаях).

Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.

10. Регистрационный номер документа (11).

Реквизит "регистрационный номер документа" - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с Классификатором индексов.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

На документе, составленном совместно двумя и более государственными органами (органами местного самоуправления, организациями), проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (12).

Реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" включает регистрационный номер и дату входящего (поступившего) документа, на который дается ответ.

Реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" проставляется в служебных письмах под реквизитами "дата документа" и "регистрационный номер документа", а в служебных записках - в левом верхнем поле документа ниже реквизита "адресат".

При наличии реквизита "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" сведения о регистрационном номере и дате входящего (поступившего) документа в текст документа не включаются.

12. Место составления (издания) документа (13).

Реквизит "место составления (издания) документа" проставляется во всех документах, кроме служебных писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документах под реквизитами "дата документа" и "регистрационный номер документа" и отделяется от них одним дополнительным межстрочным интервалом.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением, например, Москва, г. Новосибирск, г. Клин Московской области. При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово "город" в виде графического сокращения "г." не указывается.

Реквизит "место составления (издания) документа" не указывается в том случае, если в реквизите "наименование организации - автора документа" присутствует указание на место его нахождения.

13. Гриф ограничения доступа к документу (14).

При наличии в документе служебной информации ограниченного распространения в качестве реквизита "гриф ограничения доступа к документу" проставляется пометка "Для служебного пользования" в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа), а также сопроводительного письма к таким документам, приложений к нему на границе верхнего поля.

Реквизит "гриф ограничения доступа к документу" может дополняться номером экземпляра документа.

14. Адресат (15).

Реквизит "адресат" используется при оформлении служебных писем и других внутренних информационно-справочных документов.

Адресатом документа может быть государственный орган (орган местного самоуправления, организация), группа организаций, структурное подразделение государственного органа (органа местного самоуправления, организации), должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов и других внутренних информационно-справочных документах) или справа под реквизитом "справочные данные об организации" и отделяется от него одним дополнительным межстрочным интервалом (на бланке служебного письма с продольным расположением реквизитов). Строки реквизита "адресат" в пределах зоны, занятой реквизитом, выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) государственного органа (органа местного самоуправления, организации) указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя) и наименование государственного органа (органа местного самоуправления, организации), фамилия и инициалы должностного лица, например:

При адресовании документа должностным лицам государственного органа, в котором предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности указывают воинское или специальное звание (классный чин), например:

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина, например:

При адресовании письма в государственный орган (орган местного самоуправления, организацию) указывается его полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:

При адресовании документа в структурное подразделение государственного органа (органа местного самоуправления, организации) в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование государственного органа (органа местного самоуправления, организации), ниже - наименование структурного подразделения, например:

При адресовании письма начальнику (руководителю) структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование государственного органа (органа местного самоуправления, организации), ниже в дательном падеже наименование должности начальника (руководителя), включающее наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы, например:

При рассылке документа группе государственных органов (органов местного самоуправления, организаций) одного типа или в структурные подразделения государственного органа (органа местного самоуправления, организации) адресат указывается обобщенно, например:

При рассылке документа не всей группе государственных органов (органов местного самоуправления, организаций) одного типа или не во все структурные подразделения одного государственного органа (органа местного самоуправления, организации), под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)", например:

Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким адресатам, общее количество адресатов не должно превышать четырех (кроме процессуальных документов), при этом основной адресат указывается первым. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (указатель рассылки документа) на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Если документ направляется нескольким должностным лицам одной воинской части (организации), то все адресаты указываются в одном сопроводительном письме. В этом случае в воинскую часть (организацию) высылается один экземпляр документа с необходимыми приложениями.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и тому подобное); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс (для отправлений почтой России), например:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие государственные органы власти, вышестоящие и подведомственные воинские части (организации) и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами), например:

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы лица в дательном падеже, затем почтовый адрес корреспондента, например:

При отправке письма адресату по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

15. Гриф утверждения документа (16).

Реквизит "гриф утверждения документа" проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом или решением коллегиального органа в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа, его строки выравниваются в пределах зоны, занятой реквизитом, по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом реквизит "гриф утверждения документа" включает слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), в именительном падеже наименование должности лица, утверждающего документ, воинское (специальное) звание (при наличии), его собственноручную подпись, инициалы, фамилию и дату утверждения, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами реквизит "гриф утверждения документа" проставляется по количеству должностных лиц, утверждающих документ, на одном уровне.

При утверждении распорядительным документом или решением коллегиального органа реквизит "гриф утверждения документа" состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), согласованного с названием вида утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

16. Заголовок к тексту (17).

Реквизит "заголовок к тексту" - это краткое содержание документа, проставляется в служебных письмах, нормативных правовых актах, распорядительных документах и докладных записках и отвечает на вопрос "о чем?" (формулируется с предлогом "О", "Об") или на вопрос "чего?".

Например:

приказ (о чем?) Об утверждении Единого типового устава органа управления соединения и воинской части войск национальной гвардии Российской Федерации;

сопроводительное письмо (о чем?) О согласовании проекта приказа Росгвардии "О поощрении личного состава";

акт (чего?) приема-передачи дел;

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

Реквизит "заголовок к тексту" проставляется на бланке внутри ограничительных рамок, может занимать до 5 строк по 28 - 30 знаков в строке (за исключением нормативных правовых актов и распорядительных документов) шрифтом размеров NN 10, 11, 12.

В докладных (аналитических) записках заголовок к тексту проставляется под реквизитом "наименование вида документа" шрифтом размеров NN 10, 11, 12.

Строки реквизита "заголовок к тексту" выравниваются в пределах зоны, занятой реквизитом, по левому краю или по центру относительно самой длинной строки.

Реквизит "заголовок к тексту" не проставляется на служебных письмах и докладных записках, имеющих текст до 5 строк или оформленных на бумаге формата A5.

17. Текст документа (18).

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, и не должен допускать различных толкований.

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа, направляемый иностранным корреспондентам, может составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

В тексте документа не допускается употребление:

просторечной и экспрессивной лексики;

иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;

обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами (за исключением нормативных правовых актов, в которых главы нумеруются римскими цифрами, а пункты - арабскими). Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Текст документа излагается:

в приказах, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("приказываю:...");

в приказах, изданных совместно двумя или более государственными органами, - от первого лица множественного числа ("приказываем:...");

в организационно-распорядительных документах - от первого лица единственного числа ("предлагаю...", "прошу...");

в распорядительных документах коллегиальных органов - от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила");

в докладных и служебных записках - от первого лица единственного числа ("прошу...", "считаю необходимым...");

в совместных документах - от первого лица множественного числа ("предлагаем...", "решили...");

в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШИЛИ");

в служебных письмах - от первого лица множественного числа ("просим...", "направляем...", "предлагаем...") или от третьего лица единственного числа ("Федеральная служба не возражает...", "...считает возможным...");

в служебных письмах, оформленных на бланках должностных лиц - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "прошу...", "предлагаю...");

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность подразделений, должностных лиц (положение, должностные обязанности, должностная инструкция, должностной регламент), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "комиссия установила...").

Слово "приказываю" печатается вразрядку и может выделяться полужирным шрифтом.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

В служебных письмах используются вступительное обращение (словосочетание, выражающее уважение к адресату), например:

Уважаемый Юрий Владимирович!

Уважаемая Анна Александровна!

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

Уважаемые коллеги!

Уважаемые граждане!

Уважаемые господа!

Вступительное обращение располагается на 2 - 3 межстрочных интервала ниже реквизита "заголовок к тексту" и отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать нормам официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения.

Кроме того, в служебных письмах используется заключительная этикетная фраза (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату), например:

С уважением,;

С благодарностью и уважением,.

Заключительная этикетная фраза используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом.

Наименование должности во вступительном обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, распорядительных документов, ранее изданных органами государственной власти или Федеральной службой войск национальной гвардии Российской Федерации, исполнителем указывается наименование вида документа, наименование государственного органа (органа местного самоуправления, организации), издавшего документ, дата документа, его регистрационный номер, а также заголовок к тексту, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с требованиями приказа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 8 августа 2016 г. N 57 "О согласовании вопросов строительства, развития, подготовки и применения войск национальной гвардии Российской Федерации"...";

"Во исполнение требований, изложенных в приказе Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 17 августа 2016 г. N 65 "О проведении квалификационных испытаний военнослужащих воинских частей (подразделений) сил специального назначения войск национальной гвардии Российской Федерации"...".

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

18. Отметка о приложении (19).

Реквизит "отметка о приложении" содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу.

В сопроводительных письмах и иных информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 - 2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указываются количество листов приложения и количество экземпляров в приложении, например:

Приложение: на 7 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения, например:

Если приложение (приложения) сброшюрованы, то число листов не указывается, например:

Приложение: методические рекомендации, в 2 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

При подготовке документа с количеством приложений, превышающим 7 наименований, составляется опись, в которой указываются реквизиты прилагаемых документов. В этом случае в отметке о приложении указывается количество листов описи, например:

Приложение: документы согласно описи, на 2 л.

На описи приложений указывается регистрационный номер документа. Опись подписывается исполнителем.

Если у отправителя не остается экземпляров пересылаемых приложений, то отметка о приложении указывается следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в адрес.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (например, компакт-диск, usb-флеш-накопитель), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: CD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается электронный носитель, указываются наименования документов, записанных на электронный носитель, имена файлов, объем в байтах. Дополнительно может быть указан формат файла (docx, pdf, odt или иной).

При записи на обособленный материальный носитель одного документа отметку о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: CD-R в 1 экз., файл spravka_2021.pdf, 77Kb.

Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, (с добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объема файла в формате zip), например:

В распорядительных документах и договорах (соглашениях, контрактах) отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: "(приложение)" или "(приложение N 1)";

на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу пишется "Приложение" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

Если приложением к распорядительному документу является иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения документа, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение, например:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки в пределах зоны, занятой реквизитом.

19. Гриф согласования документа (20).

Реквизит "гриф согласования документа" проставляется на документах, согласованных органами государственной власти, организациями, должностными лицами.

Реквизит "гриф согласования документа" в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне реквизита "гриф утверждения документа" или под реквизитом "наименование вида документа"), например:

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Реквизит "гриф согласования документа" состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек, прописными буквами), должности лица, с которым согласован документ, воинского (специального) звания, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии и даты согласования.

Если согласование осуществляется совещательным органом, в реквизите "гриф согласования документа" указываются сведения о государственном органе (органе местного самоуправления, организации), согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, в реквизите "гриф согласования документа" указываются: вид документа, государственный орган (орган местного самоуправления, организация) - автор документа, дата и регистрационный номер документа. Например:

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких государственных органов (органов местного самоуправления, организаций) либо их структурных подразделений, грифы согласования документа могут располагаться под реквизитом "подпись" (при отсутствии подписи - ниже текста документа) либо на отдельном листе согласования, с проставлением под реквизитом "подпись" отметки "Листы согласования прилагаются".

20. Виза (21).

Реквизит "виза" свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа (при внутреннем согласовании документа).

Реквизит "виза" включает наименование воинской должности (должности) лица, визирующего документ, подпись, инициалы, фамилию и дату визирования. При необходимости указывается воинское (специальное) звание лица, визирующего документ, например:

При наличии замечаний к документу реквизит "виза" оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в Росгвардии или воинской части (организации), визы проставляются на последнем листе документа под подписью, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемого к документу.

Для документа, подлинник которого отправляется из Росгвардии или воинской части (организации), визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа.

По решению должностного лица, подписывающего или визирующего проект документа, может применяться полистное визирование документа и его приложений.

Визирование проекта документа может проводиться в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи должностного лица.

21. Подпись (22).

Реквизит "подпись" отделяется от текста документа или отметки о приложении (при наличии) 1 - 2 дополнительными межстрочными интервалами, а если имеется заключительная этикетная фраза - одним. При изготовлении документа на двух или более страницах на последующую страницу подписи переносятся при наличии на ней не менее трех строчек текста.

Реквизит "подпись" включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, инициалы, фамилию. Инициалы и фамилия в реквизите "подпись" печатаются с пробелом. На уровне последней строки реквизита оставляется место для подписи, например:

Если документ оформлен не на бланке документа, в наименование должности включается наименование воинской части (организации) и его подразделения, например:

При оформлении документа на бланке служебного письма директора, заместителей директора, используемого во внутриведомственной переписке, а также на бланке приказа заместителей директора, должность названных должностных лиц в реквизите "подпись" не указывается, например:

При направлении документа должностным лицам, имеющим воинские или специальные звания, в состав реквизита "подпись" включается воинское (специальное) звание лица, подписавшего документ, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное должностное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу занимаемой воинской должности (должности), например:

При подписании документа несколькими лицами равных воинских должностей (должностей) их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фамилий, например:

При подписании документов, составленных комиссией, указываются статус лица в составе комиссии, воинское (специальное) звание (при наличии), инициалы, фамилия в алфавитном порядке, например:

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности по воинской должности (должности), подпись оформляется с указанием воинской должности (должности), по которой временно исполняются обязанности, например:

22. Отметка об электронной подписи (23).

Реквизит "отметка об электронной подписи" используется при визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения реквизита "отметка об электронной подписи" должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы реквизита "отметка об электронной подписи" должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы реквизита "отметка об электронной подписи" не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы реквизита "отметка об электронной подписи" не должны перекрывать элементы текста документа и другие реквизиты (отметки).

Реквизит "отметка об электронной подписи" формируется и визуализируется программными средствами в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию и включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество (при наличии) владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи, например:

Отметка об электронной подписи является подтверждением того, что данная электронная подпись была верна на момент включения документа в СЭД.

23. Печать (24).

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или на месте, обозначенном "МП" ("Место печати"), если документ подготовлен на основе унифицированной формы (шаблона).

24. Отметка об исполнителе (25).

Реквизит "отметка об исполнителе" включает в себя фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии) исполнителя, рабочий телефон исполнителя. Отметка об исполнителе дополняется сокращенным наименованием структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии, подразделения иной воинской части (организации) (при отсутствии реквизита "наименование структурного подразделения - автора документа"), а также может быть дополнена адресом электронной почты исполнителя.

Реквизит "отметка об исполнителе" проставляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля, а при отсутствии места - на оборотной стороне листа внизу слева, например:

Реквизит "отметка об исполнителе" может проставляться в нижнем колонтитуле от границы левого поля.

Реквизит "отметка об исполнителе" оформляется шрифтом с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов, размера N 10.

Отметка об исполнителе нормативного правового (правового) акта располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и содержит фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, сокращенное наименование подразделения и рабочий телефон исполнителя, например:

Если документ подготовлен должностным лицом, подписавшим документ, реквизит "отметка об исполнителе" не проставляется.

25. Отметка о заверении копии (26).

Реквизит "отметка о заверении копии" оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Реквизит "отметка о заверении копии" проставляется под реквизитом "подпись" (при ее наличии) или при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа на обороте документа и включает: слово "Верно" (без кавычек), наименование воинской должности (должности) лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; инициалы, фамилию; дату заверения копии (выписки из документа), например:

Если копия выдается для представления в другой государственный орган (орган местного самоуправления, организацию), отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа (подлинника или заверенной копии), с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, например:

Подлинник документа находится в Инспекции Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации в деле N 32/1-05 за 2021 год.

На копиях многостраничных документов реквизит "отметка о заверении копии" проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого (скрепленного иным образом) документа. В месте скрепления документа накладывается бумажная наклейка с заверительной надписью и указанием наименования воинской части (организации), количества пронумерованных и скрепленных листов, подписью, инициалами и фамилией должностного лица. Данная наклейка опечатывается печатью, оттиск которой должен захватывать часть этой наклейки. Запись о месте нахождения подлинника проставляется на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных материальных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном материальном носителе несмываемым маркером указывается:

Приложение к письму от __________ N ____.

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

26. Отметка о поступлении документа (27).

Реквизит "отметка о поступлении документа" служит для подтверждения факта поступления документа в Росгвардию, воинскую часть (организацию) и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении документа может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа (например, "Поступило по МЭДО").

Реквизит "отметка о поступлении документа" на документах на бумажном носителе проставляется с помощью штампа или от руки.

Допускается реквизит "отметка о поступлении документа" наносить на документ в виде штрих-кода.

27. Резолюция (28).

Реквизит "резолюция" содержит указание по исполнению документа, оформляется на свободном от текста месте рабочего поля документа, на отдельном листе с резолюцией (на бумаге формата A5 или A6) или вносится непосредственно в ЭРК в СЭД и включает в себя фамилию (фамилии) и инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа), срок его исполнения (при необходимости), подпись, инициалы и фамилия лица, вынесшего резолюцию, и дату резолюции, регистрационный номер документа (если резолюция оформлена на отдельном листе), например:

Фамилия, инициалы исполнителя

Прошу подготовить проект ответа в Минобороны России к 14 мая 2022 г.

воинское (специальное) звание подпись инициалы, фамилия

3 мая 2022 г.

или

или

Лист с резолюцией подшивается в дело вместе с документом.

Резолюции директора, заместителей директора могут быть оформлены в виде отдельного документа (поручения), подлежащего регистрации в СЭД.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой либо дополняется символом "*" или словами "созыв", "ответственный" ("отв.").

28. Отметка о контроле (29).

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "КОНТРОЛЬ" или "ОСОБЫЙ КОНТРОЛЬ" на верхнем поле первого листа документа либо на листе с резолюцией должностного лица, давшего поручение о постановке на контроль.

Сведения о постановке на контроль электронного документа фиксируются в СЭД и (или) посредством иного программного обеспечения, отвечающего требованиям настоящей Инструкции.

29. Отметка о направлении документа в дело (30).

Реквизит "отметка о направлении документа в дело" определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение с указанием года, воинской должности (должности) лица, оформившего отметку, подписи и даты, например:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться информацией об особенностях исполнения документа (ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении), а при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержать слово "Доложено" и краткие сведения об исполнении.

Реквизит "отметка о направлении документа в дело" проставляется исполнителем.

Информация о деле, в которое включен электронный документ, фиксируется в ЭРК.