V. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВОЙСКАХ НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

43. Для определения сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, организации их хранения руководствуются Перечнем документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

Создание документального фонда войск национальной гвардии осуществляется подразделениями делопроизводства и режима путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на архивное хранение.

44. Разработка и ведение номенклатуры дел.

44.1. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.

44.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации; Положением о Федеральной службе войск национальной гвардии Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 сентября 2016 г. N 510 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 41, ст. 5802; 2022, N 11, ст. 1674) (далее - Положение о Росгвардии); Регламентом Росгвардии; положениями о структурных подразделениях центрального аппарата Росгвардии; положениями о территориальных органах Росгвардии; уставами управлений оперативно-территориальных объединений, организаций войск национальной гвардии; штатами и штатными расписаниями; плановой и отчетной документацией; номенклатурой дел за прошедшие годы; нормативными правовыми актами, содержащими сведения об образующихся в деятельности войск национальной гвардии документах; Перечнем документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

Номенклатура дел разрабатывается исходя из возложенных задач и составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения, на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

44.3. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с начальниками других подразделений по установленным формам (приложение N 20 к настоящей Инструкции).

Номенклатура дел вводится в действие с 1 января.

44.4. Номенклатура дел воинской части (организации) составляется в воинских частях (организациях), за исключением филиалов организаций вневедомственной охраны войск национальной гвардии.

Подразделения представляют в подразделение делопроизводства и режима предложения в проект номенклатуры дел воинской части (организации).

Номенклатура дел воинской части (организации) подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, рассматривается экспертной комиссией (далее - ЭК) и утверждается командиром (начальником).

Один раз в 5 лет номенклатура дел воинской части (организации), непосредственно подчиненной директору, согласовывается с федеральным государственным казенным учреждением "Центральный архив войск национальной гвардии Российской Федерации" (далее - ФГКУ "Центральный архив войск национальной гвардии"), а иных воинских частей (организаций) - с архивом войск национальной гвардии, источником комплектования которого они являются.

Номенклатура дел центрального аппарата Росгвардии составляется УДиР Росгвардии на основании номенклатур дел структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии.

Номенклатура дел центрального аппарата Росгвардии подписывается начальником УДиР Росгвардии, визируется начальником ФГКУ "Центральный архив войск национальной гвардии", согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) и утверждается директором.

Один раз в 5 лет номенклатура дел центрального аппарата Росгвардии согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) ФГКУ "Центральный архив войск национальной гвардии".

Номенклатура дел регистрируется в СЭД в разделе исходящих (отправляемых) документов.

44.5. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает изменения в номенклатуру дел и представляет их в подразделение делопроизводства и режима для согласования и утверждения в порядке, установленном подпунктом 44.4 настоящей Инструкции, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел.

44.6. Подразделение воинской части (организации), а также структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии с целью информирования направляют в подразделение делопроизводства и режима справку о включении в номенклатуру дел новых дел с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела.

44.7. Номенклатура дел воинской части (организации) составляется в двух экземплярах:

первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел подразделения делопроизводства и режима;

второй экземпляр передается в архив войск национальной гвардии, источником комплектования которого является воинская часть (организация), для использования в качестве учетного документа.

Номенклатура дел центрального аппарата составляется в трех экземплярах:

первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел УДиР Росгвардии;

второй экземпляр передается в ФГКУ "Центральный архив войск национальной гвардии" в качестве учетного документа;

третий экземпляр передается в государственный архив, источником комплектования которого является Росгвардия.

44.8. В качестве рабочего экземпляра в подразделении делопроизводства и режима используется копия номенклатуры дел. Подразделением делопроизводства и режима номенклатура дел воинской части (организации) в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе рассылается в подразделения воинской части (организации), а номенклатура дел центрального аппарата - в структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел хранится в подразделении делопроизводства и режима до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив войск национальной гвардии.

44.9. Номенклатура дел составляется заново в случае изменения функций воинской части (организации), Росгвардии.

44.10. Наименованием раздела номенклатуры дел является наименование подразделения воинской части (организации), структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии в соответствии со штатом (штатным расписанием) или направление деятельности.

44.11. В течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел могут вноситься уточнения в заголовки дел, в необходимых случаях - в сроки хранения документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные в номенклатуре дел (новые заголовки дел вносятся в резервные номера, предусмотренные в каждом разделе номенклатуры дел).

44.12. Сроки хранения документов, включенные в номенклатуру дел, устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, Перечнем документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии, и указываются в соответствующей графе номенклатуры дел со ссылкой на статью (часть, пункт) федерального закона, иного нормативного правового акта, Перечня документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

44.13. По завершении календарного года подразделением делопроизводства и режима оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов, отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих.

Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

Итоговая запись заверяется подписью начальника подразделения делопроизводства и режима.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи, передаются в архив войск национальной гвардии с отметкой должности и подписи лица, передавшего сведения.

44.14. Дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами указываются заголовки дел, не предусмотренные номенклатурой дел, подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима и вместе с итоговой записью приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

44.15. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

44.16. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность подразделений воинской части (организации), структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий), регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

44.17. Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

44.18. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры, дела наблюдательного характера.

44.19. Порядок заполнения граф номенклатуры дел.

В графу 1 проставляется порядковый номер дела в номенклатуре дел.

В графе 2 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Классификаторе индексов цифрового обозначения (кода) подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах раздела номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами (например, 25-5, где 25 - код подразделения, 5 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел). Для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 3 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (например, переписка, журнал, дело) или разновидности документов (например, протоколы, приказы); наименование составителя номенклатуры дел, его подразделения или должностного лица (автор документа); наименование воинской части (организации), которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке указывается наименование видов документов, например:

Приказы командира части по личному составу.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу, например:

Документы к протоколам заседания коллегии Росгвардии.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с территориальными органами Росгвардии по жилищным вопросам.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации методических сборов по вопросам военно-патриотической работы.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с МВД России по вопросам подготовки кадров.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Расчеты сметы на 2020 г. по бюджетным ассигнованиям.

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "исходящая переписка", "входящие документы"), а также вводных слов, сложных оборотов, сокращенных слов (кроме официально установленных сокращений).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов (например, заголовки дел, содержащие постановления и приказы вышестоящих органов управления (должностных лиц), располагаются перед заголовками дел с приказами нижестоящих органов управления (должностных лиц) и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию, а затем заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 4 заполняется после завершения дела (тома).

В графе 5 указываются должностные лица, которым предоставлено право пользоваться делом (томом).

В графа 6 указывается номер фактически сформированных томов (частей).

В графах 7 и 8 проставляются даты заведения и окончания дела (тома, части). Для переходящих дел в графе 8 проставляется соответствующая отметка (например, переходящее на 2023 г.).

В графе 9 проставляется количество листов дела без учета внутренней описи листов дела.

В графе 10 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

В графах 11 и 12 указываются должностные лица, которым передано дело (том, часть), удостоверяющая подпись.

Графа 13 содержит подпись должностного лица, оформившего дело (том, часть).

В графе 14 проставляется инвентарный номер по журналу законченных производством дел.

В графе 15 проставляются отметки о заведении в электронном виде, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в государственный орган, организацию, воинскую часть (организацию) и другие. По делам, которые по каким-либо причинам в течение года не заводились, делается запись - "Дело не заводилось".

45. Формирование дел и их оперативное хранение.

45.1. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел, документов образовательных организаций, которые формируются за учебный год, документов выборных и совещательных органов, историй болезней;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине (включая обложку дела (по корешку) не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и при необходимости заголовка тома;

документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

45.2. Нормативные правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы-основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений, не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов).

Нормативные правовые акты, утвержденные приказами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами (многостраничные приложения объемом 100 и более страниц могут выделяться в отдельный том дела).

Приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу.

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению нормативного правового (правового) акта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на нормативный правовой (правовой) акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Личные карточки уволенных работников формируются в дела по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии). При небольшом количестве уволенных в течение одного календарного года допускается формирование одного дела с личными карточками за несколько лет.

Карточки лицевых счетов на денежное довольствие и заработную плату группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии).

Переписка группируется в дела по тематике и (или) корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от видов документов формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

45.3. Формирование и оперативное хранение дел до передачи их на архивное хранение осуществляется подразделением делопроизводства и режима, а также иным подразделением воинской части (организации) по решению командира (начальника).

Формирование электронных дел осуществляется в СЭД.

45.4. Контроль за правильным формированием и оперативным хранением дел осуществляется подразделением делопроизводства и режима под методическим руководством архивной службы УДиР Росгвардии.

45.5. Формирование дел осуществляется в соответствии с номенклатурой дел с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

45.6. При приеме исполненных документов подразделением делопроизводства и режима проверяется правильность их оформления (наличие необходимых реквизитов), правильность рассылки, направления документов в дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений. Срок передачи исполнителем законченного производством документа в дело не должен превышать 10 дней с даты исполнения документа.

Неисполненные, не снятые с контроля, не имеющие надписи "В дело N ____", подлежащие возврату или неправильно оформленные документы для включения в дело не принимаются.

45.7. Все законченные производством дела (тома) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в Журнале учета законченных производством дел (рекомендуемый образец приведен в приложении N 21 к настоящей Инструкции). Каждый том дела регистрируется за отдельным номером, который проставляется на его обложке.

45.8. Основанием для заведения второго и последующих томов дела является окончание и постановка предыдущего на инвентарный учет в Журнале учета законченных производством дел.

Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.

45.9. По законченному производством делу (тому) в номенклатуре дел производится запись с указанием даты окончания дела (тома), количества листов в нем и других необходимых данных.

45.10. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

45.11. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

45.12. Дела на бумажном носителе размещаются в шкафах, сейфах, а также на стеллажах (в подразделении делопроизводства и режима).

Дела для обеспечения визуального контроля их наличия и поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается рядом со стеллажом, на внутренней стороне шкафа, сейфа. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Должностные лица, ответственные за ведение и хранение дел, обеспечивают сохранность документов и дел.

45.13. Дела, находящиеся на оперативном хранении, подлежат учету.

45.14. Должностные лица подразделения делопроизводства и режима проводят проверки фактического наличия и состояния документов и дел, соответствия их количеству по номенклатуре дел:

перед передачей документов на архивное хранение;

при перемещении дел;

при смене начальника подразделения делопроизводства и режима;

при реорганизации и ликвидации воинской части (организации);

в иных случаях по решению командира (начальника).

45.15. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

Акт проверки наличия и состояния дел представляется командиру (начальнику).

45.16. Факт утраты дел (документов) фиксируется в акте утраты дел (документов), составляемом и подписываемом начальником подразделения делопроизводства и режима и командиром (начальником) в двух экземплярах (при утрате дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). Материалы разбирательства (служебной проверки) и акт утраты дел (документов) представляются на рассмотрение ЦЭК Росгвардии.

45.17. Два экземпляра акта утраты дел (документов) хранятся в подразделении делопроизводства и режима. При утрате дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения экземпляр акта утраты дел (документов) представляется в архив войск национальной гвардии при передаче дел на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного дела (документа) его копией.

45.18. Дела, находящиеся на оперативном хранении, выдаются во временное пользование должностным лицам воинской части (организации). При необходимости должностным лицам выдаются из этих дел документы, которые непосредственно относятся к их служебной деятельности. При этом в регистрационно-учетных формах проставляются регистрационный номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.

45.19. Дела выдаются должностным лицам, которым разрешено ознакомление с ними, под подпись в Карточке учета выдачи (рекомендуемый образец приведен в приложении N 22 к настоящей Инструкции) и подлежат возврату до конца текущего рабочего дня.

45.20. Список должностных лиц, которым разрешено ознакомление с делом (томом), указывается на обороте обложки дела (тома) или на отдельном листе, хранящемся в деле (томе дела). Список подписывается начальником того подразделения, документы которого подшиваются в дело, и заверяется подписью начальника подразделения делопроизводства и режима. Изменения в список вносятся с разрешения начальника подразделения делопроизводства и режима по представлению начальника подразделения, документы которого подшиваются в дело.

45.21. Карточка учета выдачи хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела. Если Карточка учета выдачи полностью заполнена, то заводится новая Карточка учета выдачи, и они хранятся вместе с делом. Заполненная Карточка учета выдачи не нумеруется и листом дела не считается.

По Карточкам учета выдачи осуществляется контроль за своевременным возвращением дел.

45.22. Выдача дел, хранящихся в воинской части (организации), в другие государственные органы, организации, воинские части (организации) производится на основании их письменных запросов с разрешения директора, командира (начальника). Выдача дел подтверждается актом выдачи дел во временное пользование, который помещается на место выданного дела.

45.23. Изъятие (выемка) дел и документов, образовавшихся в деятельности воинской части (организации), производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) уполномоченного государственного органа и разрешения командира (начальника) с извещением начальника подразделения, документы которого изымаются.

Факт изъятия (выемки) дел (документов) фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) дел (документов), который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями воинской части (организации) и государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

45.24. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись должностного лица, ответственного за формирование и (или) хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

46. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение.

46.1. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются на архивное хранение не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел на архивное хранение проводится на основании описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на архивное хранение не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения.

46.2. Подразделением делопроизводства и режима производится комплекс работ по подготовке документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение, предусматривающий:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

46.3. Ежегодно подразделением делопроизводства и режима совместно с ЦЭК, ЭК проводится экспертиза ценности документов.

46.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов и иных нормативных правовых актов, Перечня документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

46.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи на архивное хранение;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему оперативному хранению;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

46.6. При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

46.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, электронных документов, личных дел проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Описи дел на дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел составляются ежегодно под методическим руководством ФГКУ "Центральный архив войск национальной гвардии". По этим описям документы сдаются на архивной хранение.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, на личные дела, электронные дела.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией дел. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел служат основой для подготовки сводных описей дел, которые готовит ФГКУ "Центральный архив войск национальной гвардии" и по которым он сдает дела на постоянное хранение в государственный архив.

Описи дел составляются по установленным формам (приложение N 23 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах и представляются в архив войск национальной гвардии не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование воинской части (организации), в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.

Описательная статья описи дел структурного подразделения содержит следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи;

индекс дела (тома);

заголовок дела (тома);

дата дела (тома);

срок хранения дела (тома);

количество листов в деле (томе) или объем в Мб в описи электронных дел, документов.

Перед внесением заголовков дел в опись дел проверяется качество формирования и оформления дел.

В опись электронных дел, документов включается приложение к описи - реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело. Реестр электронных документов подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с принятой схемой систематизации дел в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

внутри описи дела располагаются по годам их заведения (личные дела и личные карточки уволенных работников) - по годам увольнения лиц и в алфавитном порядке их фамилий);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с архивом войск национальной гвардии;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов;

при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

Графа описи дел "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим государственным органам, организациям, воинским частям (организациям) со ссылкой на акт о выдаче дел во временное пользование, о наличии электронных копий дел и других.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, в описи электронных дел, документов - общий объем электронных дел в Мб.

Опись дел подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима после согласования ЭК, согласовывается с архивом войск национальной гвардии и утверждается командиром (начальником).

Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив войск национальной гвардии, а второй остается в качестве контрольного экземпляра. В архив войск национальной гвардии также передается экземпляр описи в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

46.8. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов подразделения делопроизводства и режима, а также иные подразделения, осуществляющие формирование и оперативное хранение дел, оформляют дела при методической помощи и под контролем ФГКУ "Центральный архив войск национальной гвардии".

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается хранить листы документов в составе дела в папках-скоросшивателях, мягких обложках, без нумерации, а листы-заверители дела не составлять, реквизиты обложки дела заполнять по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

оформление обложки дела.

46.8.1. Документы на бумажном носителе, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Документы особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатные документы (например, карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки) в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел постоянного хранения применяется безкислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не допускается.

46.8.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (например, фотографиями, вырезками, выписками) нумеруется как один лист. В нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка (например, "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа").

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка (например, "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов").

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (например, вставки текста, переводы, вырезки, справки), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные документы (например, чертежи, рукописи, графика) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Во внутреннюю опись также вносятся исправления или внутренняя опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче на архивное хранение допускается по согласованию с архивом войск национальной гвардии употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

46.8.3. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела (заверительная надпись) по форме, установленной в приложении N 24 к настоящей Инструкции, и помещается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (например, чертежи, фотографии, рисунки, крупноформатные листы, конверты с вложениями и количество вложенных в них листов), особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) и физического состояния документов (например, помарки, неразборчивый текст, порванные листы).

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием воинской должности (должности), инициалов, фамилии и даты составления.

Запрещается выносить лист-заверитель на внешнюю сторону обложки дела или оборотную сторону последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен сверху на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

46.8.4. Для учета и быстрого поиска документов составляется внутренняя опись документов дела по форме, установленной в приложении N 25 к настоящей Инструкции.

Во внутреннюю опись документов дела помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему. Документы и приложения к ним вносятся во внутреннюю опись документов дела как одна позиция, отметки о наличии приложений во внутренней описи документов дела не делаются.

Листы внутренней описи документов дела подшиваются в начале дела и нумеруются римскими цифрами простым карандашом. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов дела, то составленная внутренняя опись документов дела подклеивается сверху на внутреннюю сторону обложки в начале дела.

Внутренняя опись документов дела содержит сведения о порядковом и регистрационном номере, дате, заголовке документа и номерах листов дела, на которых расположен документ.

Перед сдачей дела на архивное хранение к внутренней описи документов дела (внутренней описи каждого раздела) составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи документов дела. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с указанием воинской должности (должности), инициалов, фамилии и даты составления.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями) эти изменения отражаются во внутренней описи документов дела в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Исправления во внутренних описях документов дела оговариваются и заверяются подписями двух должностных лиц подразделения делопроизводства и режима.

46.8.5. Обложка дела (титульный лист) оформляется по установленной форме (приложение N 26 к настоящей Инструкции).

Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку дела наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным печатным способом, то надписи на нем также могут быть напечатаны. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела (титульном листе) указываются:

наименование воинской части (организации);

наименование подразделения воинской части (организации);

индекс дела по номенклатуре дел;

номер тома;

заголовок дела (тома);

дата дела (тома);

количество листов в деле (томе);

срок хранения дела и номер статьи перечня.

Отметки, проставляемые на обложке дела (титульном листе), оформляются в соответствии со следующими правилами:

наименование воинской части (организации) указывается действительное (в скобках условное или сокращенное) в именительном падеже. В случаях, когда в течение года, за который оформляются дела, воинская часть (организация) была переименована (преобразована), то под старым ее наименованием пишется и новое наименование;

наименование подразделения записывается в соответствии со штатом (штатным расписанием). Если в течение года наименование подразделения менялось или дело было передано в другое подразделение, старое наименование заключается в скобки, новое наименование пишется под старым;

индекс дела проставляется по номенклатуре дел;

если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается номер и количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе - номер и слово "последний". Если дело сформировано из документов нескольких дел, выделенных в результате экспертизы их ценности, вместо индекса дела вносится обозначение "б/н" (без номера);

заголовок дела переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (например: номера приказов, протоколов). Если заголовок дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов (например, "Разная переписка", "Переписка по общим вопросам"), составляется новый заголовок дела, отражающий содержание подшитых в деле документов. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела, а при необходимости - заголовок каждого тома. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается количество копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается;

в дате дела (тома) указываются год(ы) заведения и окончания дела (тома) в делопроизводстве. При этом число (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела (тома), то под датами дела (тома), с новой строки делается об этом запись: "В деле (томе) имеются документы за ... год(ы)". Даты дела (тома) могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Для дел, сформированных из документов по их видам (например, приказы, распоряжения, акты), датой начала дела является дата регистрации (подписания, утверждения) самого раннего документа, а датой окончания - дата регистрации (подписания, утверждения) самого позднего документа. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегий, военных советов, совещаний являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протокола, включенных в дело. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего (отправляемого) документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего (поступившего) или исходящего (отправляемого) документа независимо от места нахождения их в деле. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата документа, подтверждающего смерть лица, или запись об этом должностного лица кадрового органа (органа комплектования) воинской части (организации). Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки;

количество листов в деле (томе) проставляется на основании листа-заверителя дела, не считая внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела;

срок хранения дела и номер статьи Перечня документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии, переносятся на обложку дела из номенклатуры дел после его сверки с указанным перечнем (при изменении сроков хранения документов старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложках дел предусматривается место для архивного шифра дела (состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи) на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения проставляется в архиве войск национальной гвардии карандашом.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

Наименования воинской части (организации) и его подразделения, год и номер дела (тома) могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью должностного лица подразделения делопроизводства и режима.

46.9. Особенности оформления личных дел военнослужащих, лиц, проходящих службу в войсках национальной гвардии и имеющих специальные звания полиции (далее - сотрудники), федеральных государственных гражданских служащих и работников войск национальной гвардии.

Оформление личных дел военнослужащих, сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников войск национальной гвардии и подготовка их к передаче на архивное хранение осуществляется должностным лицом кадрового органа (органа комплектования).

На каждый раздел личного дела военнослужащего, сотрудника составляется внутренняя опись документов дела. При этом сами листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от листов документов личного дела.

К личному делу лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, прилагается внутренняя опись.

Бланк листа-заверителя личного дела заполняется после увольнения военнослужащего, сотрудника, федерального государственного гражданского служащего или работника.

Подлинные невостребованные личные документы (трудовые книжки и вкладыши к ним, дипломы, аттестаты, свидетельства) вкладываются в конверт и помещаются в конце личного дела.

Имеющиеся в личных делах фотокарточки должны быть уложены в специальные карманы, а при отсутствии их - в конверты, которые приклеиваются на внутренней стороне обложки дела сверху. Фотокарточки на оборотной стороне должны иметь заверительную надпись, например: Иванов Иван Иванович, личный номер А-000777, должность, подпись удостоверяющего лица, дата.

46.10. Подготовка электронных дел к передаче на архивное хранение осуществляется подразделением делопроизводства и режима и подразделением, обеспечивающим функционирование информационной системы.

При подготовке электронных документов, отобранных к передаче на архивное хранение, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1 или иной формат по согласованию с архивом войск национальной гвардии, если электронный документ был создан или включен в информационную систему в ином формате;

формирование в информационной системе описей электронных дел, документов;

формирование в информационной системе контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1 или ином формате по согласованию с архивом войск национальной гвардии;

формирование в информационной системе электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив войск национальной гвардии не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дел по личному составу, электронных документов.

47. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Подразделение делопроизводства и режима на основе поступивших предложений составляет Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее - Акт о выделении к уничтожению документов) по установленным формам (приложение N 27 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в Акт о выделении к уничтожению документов, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором он составлен.

Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в Акт о выделении к уничтожению документов, при этом отметка "ЭПК" не указывается.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется на все дела (дела каждого подразделения составляют самостоятельную группу заголовков), заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в Акт о выделении к уничтожению документов под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Отбор дел (документов) к уничтожению и составление Акта о выделении к уничтожению документов производится после составления описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, за тот же период.

Акт о выделении к уничтожению документов рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

Акт о выделении к уничтожению документов воинской части (организации) подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, согласовывается ЭК и утверждается командиром (начальником) только после утверждения архивом войск национальной гвардии описей дел документов постоянного хранения и согласования описей дел документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

Акт о выделении к уничтожению документов центрального аппарата Росгвардии подписывается начальником УДиР Росгвардии, согласовывается ЦЭК и утверждается директором только после утверждения ЭПК ФГКУ "Центральный архив войск национальной гвардии" описей дел документов постоянного хранения и согласования описей дел документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

После чего дела, указанные в Акте о выделении к уничтожению документов, могут быть переданы на уничтожение.

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный Акт о выделении к уничтожению документов.

В случае если из отобранных к уничтожению дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в Акте о выделении к уничтожению документов указываются регистрационные номера и наименование вида документа, индекс дела, из которого они изъяты, и номера листов, а также индекс дела (номер тома), в которое они помещены. В регистрационно-учетных формах проставляются отметки о новом местонахождении указанных документов. В Акте о выделении к уничтожению документов таких дел указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле после изъятия документов.

Акты о выделении к уничтожению документов хранятся постоянно в деле фонда.

Об уничтожении дел (документов) составляется акт. Акт об уничтожении дел (документов) подписывают начальник подразделения делопроизводства и режима и не менее двух должностных лиц подразделения, дела (документы) которого уничтожаются.

При уничтожении дел (документов) должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами, неполного уничтожения документов, позволяющего восстановить их содержание.

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с отметкой в Акте о выделении к уничтожению документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

В номенклатуре дел, Журнале учета законченных производством дел, информационной системе проставляются отметки об уничтожении дел (документов) с указанием даты и номера акта об уничтожении, заверяемые подписью начальника подразделения делопроизводства и режима.

48. Передача дел на архивное хранение.

Передача дел (документов) на архивное хранение осуществляется в соответствии с планом:

утвержденным заместителем директора, ответственным за координацию деятельности ФГКУ "Центральный архив войск национальной гвардии", для воинских частей (организаций), непосредственно подчиненных директору;

утвержденным командующим округом войск национальной гвардии для иных подчиненных воинских частей (организаций).

Передача дел производится по описям дел.

Дела и описи дел доставляются в архив войск национальной гвардии должностными лицами подразделения делопроизводства и режима и других подразделений воинской части (организации) с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей дел, передаваемых на архивное хранение.

Прием дел (документов) производится должностным лицом архива войск национальной гвардии в присутствии представителей воинской части (организации) с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи дел указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи должностного лица архива войск национальной гвардии и должностного лица, передавшего дела.

После приема-передачи дел (документов) в графе "Примечание" номенклатуры дел проставляется отметка:

Передано в архив, опись от.... N.....

Передача электронных дел (документов) на архивное хранение производится на основании описей электронных дел, документов по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

При передаче электронных дел (документов) на архивное хранение выполняются следующие основные процедуры:

формирование в информационной системе электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

формирование описи электронных дел;

проверка архивом войск национальной гвардии электронных дел (документов) на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных дел (документов);

проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов на архивное хранение на физически обособленных материальных носителях);

проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных дел (документов) на архивное хранение оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями должностного лица архива войск национальной гвардии и должностного лица, передавшего электронные дела (документы). При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью командира (начальника) воинской части (организации) или уполномоченного им должностного лица.

В случае ликвидации или реорганизации воинской части (организации) подразделением делопроизводства и режима в период проведения ликвидационных мероприятий формируются все имеющиеся документы в дела, оформляются и передаются:

в ФГКУ "Центральный архив войск национальной гвардии" - дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения (по описям дел);

правопреемнику - дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения (по номенклатуре дел).

При отсутствии у воинской части (организации) правопреемника весь документальный фонд, в том числе дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, передаются в архив войск национальной гвардии, источником комплектования которого являлась ликвидированная или реорганизованная воинская часть (организация).