МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ДОРОЖНОЕ АГЕНТСТВО
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 3 июня 2010 г. N 377-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ
ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ВЕДЕНИЯ
ЖУРНАЛА УЧЕТА, ЖУРНАЛА УЧЕТА ВЫПИСОК И ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЯ
И ИЗМЕНЕНИЯ СВЕДЕНИЙ ЕДИНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА
АВТОМОБИЛЬНЫХ ДОРОГ НА ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ
Во исполнение Приказа Министерства транспорта Российской Федерации от 20 мая 2009 года N 80 "О Едином государственном реестре автомобильных дорог":
1. Утвердить прилагаемые "Правила обработки и хранения документов, ведения журнала учета, журнала учета выписок и дел, формирования и изменения сведений Единого государственного реестра автомобильных дорог на электронных носителях".
2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя руководителя Федерального дорожного агентства Н.В. Быстрова.
Руководитель
А.М.ЧАБУНИН
ПРАВИЛА
ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ВЕДЕНИЯ
ЖУРНАЛА УЧЕТА, ЖУРНАЛА УЧЕТА ВЫПИСОК И ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЯ
И ИЗМЕНЕНИЯ СВЕДЕНИЙ ЕДИНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА
АВТОМОБИЛЬНЫХ ДОРОГ НА ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ
I. Обработка и хранение документов.
1. Документы, поступившие в Федеральное дорожное агентство для внесения в Единый государственный реестр автомобильных дорог (далее - реестр) в бумажном виде с подписями и печатями, а также поступившие в Федеральное дорожное агентство запросы на предоставление информации из реестра направляются в ФГУ Росдоринформсвязь;
2. ФГУ "Росдоринформсвязь":
- оформляет документы по каждой автомобильной дороге в дела, присваивает делам реестровый номер и помещает на хранение в соответствии с требованиями пунктов 27, 28, 29 Приказа Министерства транспорта Российской Федерации от 20 мая 2009 года N 80 "О едином государственном реестре автомобильных дорог";
- ведет журнал учета;
- ведет журнал учета выписок;
- формирует и изменяет сведения реестра на электронных носителях;
- при наличии запрашиваемой информации в реестре:
- подготавливает выписку из реестра и представляет ее в Отдел информационного обеспечения и организации учета автомобильных дорог Федерального дорожного агентства;
- при отсутствии запрашиваемой информации в реестре:
- направляется уведомление об отсутствии информации в реестре в Отдел информационного обеспечения и организации учета автомобильных дорог Федерального дорожного агентства;
II. Ведение журнала учета.
В журнал учета заносится следующая информация:
- дата поступления документов;
- наименование представившей организации;
- наименование автомобильной дороги;
- реестровый номер;
- дата формирования дела;
- дата передачи дела в архив;
- основание передачи дела в архив;
III. Ведение журнала учета выписок.
В журнал учета выписок заносится следующая информация:
- дата поступления запроса;
- реквизиты организации (данные гражданина), направивших запрос;
- наименование автомобильной дороги по запросу;
- наличие данных в реестре;
- дата и номер предоставленной выписки;
IV. Ведение дел реестра.
1. Присвоение делам реестровых номеров и систематизация хранения дел в реестре:
- реестровый номер присваивается в порядке внесения в реестр;
- реестровый номер содержит год внесения в реестр и через дефис порядковый номер внесения в реестр в текущем году (например 2010-1);
- в целях упорядочения и систематизации хранения дела помещаются в разделы:
- раздел федеральные автомобильные дороги;
- разделы по субъектам РФ, включая подразделы по муниципальным образованиям и частным автомобильным дорогам;
- дело помещается в соответствующий раздел согласно первому разряду идентификационного номера автомобильной дороги (код субъекта Российской Федерации, код муниципального образования) или согласно данным о местоположении (для частных автомобильных дорог).
2. При поступлении сведений о внесении изменений и дополнений в реестр по уже зарегистрированным автомобильным дорогам (изменение характеристик дороги, списание дороги и др., предусмотренные законодательством) процедура прохождения документов аналогична вышеописанной, при этом:
- при изменении характеристик автомобильной дороги:
- новый реестровый номер не присваивается;
- новая информационная карта и документы помещаются в уже существующее дело;
- вносятся изменения в электронную базу реестра;
- при списании автомобильной дороги, разделении на несколько или объединении с другой автомобильной дорогой:
- по вновь образованным автомобильным дорогам формируются новые дела и присваиваются новые реестровые номера;
- дела по списанным, объединенным или разделенным автомобильным дорогам помещаются в архив;
- вносятся соответствующие изменения в электронную базу реестра;
V. Формирование и изменение сведений реестра на электронных носителях.
1. Правила формирования и изменения сведений реестра на электронных носителях определяются в составе документации автоматизированной системы ведения реестра;
2. До разработки и утверждения технических средств и информационных технологий автоматизированной системы ведения реестра сведения реестра на электронных носителях формируются из электронных папок, соответствующих делам реестра и содержащих файлы электронных версий представленных документов;
3. Электронные папки, соответствующие делам реестра, обрабатываются в следующем порядке:
- электронные версии поступивших документов сверяются на соответствие бумажным носителям;
- при наличии электронной версии документов и соответствии их бумажным носителям они вносится в электронную базу реестра;
- при поступлении новых документов взамен существующих электронная версия старых документов переносится в архивный раздел электронной базы реестра и заменяется электронной версией новых документов;
- электронная база реестра имеет структуру, идентичную структуре хранения дел реестра на бумажных носителях:
- раздел федеральные автомобильные дороги;
- разделы по субъектам РФ, включая подразделы по муниципальным образованиям и частным автомобильным дорогам;
- электронные версии документов помещаются в соответствующий раздел согласно первому разряду идентификационного номера автомобильной дороги (код субъекта Российской Федерации, код муниципального образования) или согласно данным о местоположении (для частных автомобильных дорог).
