9. Организация внедрения стандарта
9. Организация внедрения стандарта 
9.1. Внедрение стандарта заключается в проведении ряда мероприятий, обеспечивающих применение и распространение его основных положений на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) по классу 0200000: в стандарте названы постановление, распоряжение, приказ, решение, протокол, акт, письмо и др. При внедрении требований ГОСТ рекомендуется распространять правила оформления на все документы, включенные в соответствующий класс ОКУД:
|
1. Акт.
|
|
|
2. Анкета.
|
13. Положение.
|
|
3. График.
|
14. Постановление.
|
|
4. Договор.
|
15. Правила.
|
|
5. Докладная записка.
|
16. Представление.
|
|
6. Должностная инструкция.
|
17. Приказ.
|
|
7. Записка.
|
18. Протокол.
|
|
8. Заявка.
|
19. Распоряжение.
|
|
9. Заявление.
|
20. Свидетельство.
|
|
10. Инструкция.
|
21. Структура и штатная численность.
|
|
11. Объяснительная записка.
|
22. Устав.
|
|
12. Письмо.
|
23. Штатное расписание.
|
9.2. Стандартные требования оформления документов с перечисленными названиями следует применять во всех организациях независимо от формы собственности и направлений деятельности, а правила оформления таких реквизитов, как подпись, адресование, датирование и др., применимы вообще ко всем управленческим документам.
Наибольшая эффективность документирования на основе стандарта будет достигнута, если единые правила будут применяться всеми организациями при сочетании его правил с правовыми положениями, зафиксированными в Постановлении Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (действует в ред. Постановлений Правительства Российской Федерации от 11.12.1997 N 1538, от 06.11.1998 N 1304, от 11.02.1999 N 154, от 30.09.2002 N 715, от 07.07.2006 N 418).
Положения ГОСТа должны применяться и проектировщиками автоматизированных (электронных) систем ДОУ, а также при выработке правил использования факсимильной и электронной связи при передаче документов.
9.3. Главной задачей внедрения и применения стандарта является достижение эффективности документирования управленческой деятельности. Эффективность в данном случае заключается в юридической полноценности создаваемых документов на любых носителях, в обеспечении выполнения документом его основной функции доказательства.
Рекомендательный характер стандарта повышает значение мероприятий по его внедрению, так как рациональные правила оформления документов должны быть в конкретных условиях обязательными.
Внедрение стандартных требований может проходить как в рамках отдельно взятой организации, так и группы организаций, а также субъекта Российской Федерации.
9.4. Внедрение ГОСТ должно проводиться силами службы документационного обеспечения управления, службы стандартизации на предприятии, службы новых информационных технологий, которые в равной мере заинтересованы в унификации организационно-распорядительных документов.
Внедрение ГОСТ осуществляется в соответствии со следующими принципами: добровольного применения стандарта, максимального учета при разработке стандарта законных интересов заинтересованных лиц, достижения технической и информационной совместимости.
9.5. Внедрение ГОСТ осуществляется путем издания типовой инструкции или инструкции организации по ДОУ, правил оформления документов, стандарта организации, нормативного правового акта, регламента подготовки документов в соответствии с требованиями, установленными настоящим ГОСТ. Тиражирование государственного стандарта и раздача его сотрудникам для использования не рекомендуется.
9.6. Внедрение ГОСТ в организациях регламентируется распорядительным документом (приказом, постановлением и т.д.), в котором предусматривается комплекс мероприятий по внедрению ГОСТ (перечень мероприятий может быть оформлен в виде плана) с указанием следующих видов работ со сроками исполнения:
- разработка, переработка инструкций (правил, рекомендаций, регламента по оформлению документов) в организации;
- разработка бланков документов в соответствии с требованиями ГОСТ, альбома унифицированных форм или шаблонов документов;
- тиражирование бланков;
- включение стандартных требований в программу автоматизированного документирования (документооборот, ДОУ);
- проведение семинаров и совещаний с работниками организации, а также периодическое проведение практических занятий (семинаров) с работниками, занятыми в сфере ДОУ (инспекторами, секретарями-референтами, машинистками и т.д.) и автоматизации ДОУ;
- изучение ГОСТ работниками, занятыми подготовкой и оформлением документов;
- обобщение и распространение опыта внедрения и применения ГОСТ;
- обеспечение экземплярами ГОСТ, Методическими рекомендациями по применению стандарта по оформлению документов, другими методическими и инструктивными материалами структурных подразделений, занимающихся подготовкой и оформлением документов.
9.7. На территории внедрения ГОСТ (в организации, субъекте Российской Федерации и т.д.) разрабатывается план мероприятий, который утверждается соответствующим уполномоченным должностным лицом в зависимости от распространения стандартных положений.
План может иметь следующую структуру и наполнение:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ УТВЕРЖДАЮ │ │ Руководитель │ │ ____________ (инициалы, фамилия)│ │ Дата │ │ │ │ ПЛАН │ │ мероприятий по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 │ │ │ │┌─────┬───────────────────────────────────┬────────────┬────────────────┐│ ││ N │ Название мероприятия │Исполнитель │Срок исполнения ││ ││ п/п │ │ │ ││ │├─────┼───────────────────────────────────┼────────────┼────────────────┤│ ││ 1 │Разработка шаблонов форм в │ │ ││ ││ │электронной и бумажной формах │ │ ││ │├─────┼───────────────────────────────────┼────────────┼────────────────┤│ ││ 2 │Разработка альбомов унифицированных│ │ ││ ││ │форм и тиражирование стандартных │ │ ││ ││ │бланков │ │ ││ │├─────┼───────────────────────────────────┼────────────┼────────────────┤│ ││ 3 │Организация системы контроля за │ │ ││ ││ │соблюдением правильного оформления │ │ ││ ││ │документов и проектирования бланков│ │ ││ │├─────┼───────────────────────────────────┼────────────┼────────────────┤│ ││.....│ ................................. │............│................││ │└─────┴───────────────────────────────────┴────────────┴────────────────┘│ │ │ │Руководитель │ │службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи │ │ │ │Дата │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
9.8. Завершение внедрения ГОСТ оформляется в форме АКТА на бланке организации:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │Наименование организации УТВЕРЖДАЮ │ │ │ │ АКТ Руководитель организации │ │ │ │ _________ N _________ ______________ (инициалы, фамилия) │ │ Дата │ │ │ │О завершении работ │ │по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 │ │ │ │Основание: приказ руководителя от _____ N ____ │ │"О _______________________________" │ │ │ │Составлен комиссией: │ │ │ │Председатель комиссии │ │Члены комиссии (по алфавиту фамилий) │ │ │ │ │ │ │ │ В период с ________ по __________ комиссия провела проверку работы по│ │внедрению ГОСТ и считает, что мероприятия, намеченные планом, выполнены. │ │ Состав в _________ экз. │ │ 1-й - в дело │ │ 2-й - в бухгалтерию │ │ 3-й - для отчета отдела стандартизации │ │ │ │Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи │ │Члены комиссии Подпись Расшифровка подписи │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
