ФОРМЫ УЧЕТНЫХ И ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ
К ПРАВИЛАМ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ,
УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ
И БИБЛИОТЕКАХ, НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ (2020 Г.)
(одобрены Комиссией Федерального архивного агентства
по научно-исследовательской и методической работе
31 июля 2020 года, протокол N 1)
Форма N 1
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N ____________ (название архива)
(дата) _____________________
возврата собственнику или (подпись) (расшифровка подписи)
владельцу документов, ______________
не включенных в состав (дата)
Архивного фонда
Российской Федерации
На основании решения ЭПК (протокол от _______________ N ________________)
после проведения экспертизы ценности документов _________________________
___________________________________________________________________________
(собственник или владелец - источник поступления)
___________________________________________________________________________
были выделены для возврата собственнику или владельцу указанные ниже
документы:
___________________________________________________________________________
(излагается краткая характеристика документов и причин их возврата
собственнику или владельцу)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Всего: _________________ ед.хр. ___________________ документов (листов).
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Документы получены
Собственник или владелец _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Форма акта возврата собственнику или владельцу документов,
не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 2
_____________________________
(название архива)
_____________________________
(почтовый адрес)
АКТ
___________ N _______________
(дата)
о выдаче архивных документов
во временное пользование
_____________________________
(наименование организации)
_____________________________
(почтовый адрес)
Основание _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Цель выдачи документов ____________________________________________________
___________________________________________________________________________
Выдаются следующие ед.хр. из фонда N ______________________________________
(название)
|
N п/п
|
Опись N
|
Ед.хр. N
|
Заголовок ед.хр.
|
Количество листов (время звучания, метраж, Мб)
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Всего выдается ______________________(_____________________________) ед.хр.
(общим количеством листов, временем звучания, метражом, Мб)
на срок ___________________________________________________________________
Документы выданы в упорядоченном состоянии.
Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное
пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим
организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и
справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов,
не публиковать документы без разрешения архива.
Получатель предупрежден об ответственности за утрату или повреждение
выданных документов в соответствии с законодательством Российской
Федерации.
Получатель обязуется вернуть дела в архив в указанный в акте срок.
Документы выдал:
Наименование должности
работника архива _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности
руководителя архива _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата) печать архива
Документы принял:
Наименование должности
работника организации-получателя _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности
руководителя организации-получателя _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата) печать организации-получателя
---------------------------------------------------------------------------
Документы сдал:
Наименование должности
работника организации-получателя _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности
руководителя организации-получателя _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата) печать организации-получателя
Документы принял:
Наименование должности
работника архива _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности
руководителя архива _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата) печать архива
Форма акта о выдаче архивных документов
во временное пользование
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 3
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N _________________ (название архива)
(дата) _____________________
о разделении, объединении дел (подпись) (расшифровка подписи)
(единиц хранения (единиц учета), ______________
включении в дело новых (дата)
архивных документов
(нужное подчеркнуть)
Фонд N _________________________
Название фонда __________________________________________________________
_________________________________________________________________________
В ходе __________________________________________________________________
(указать вид работы)
_________________________________________________________________________
Произведено
разделение, объединение дел (ед.хр. (ед.уч.), включение в дело новых
архивных документов
(нужное подчеркнуть)
|
N пп
|
N описи
|
N дела
|
Заголовок дела
|
Количество листов, время звучания, метраж, Мб.
|
Новые шифры дела
|
Новое количество листов, время звучания, метраж, Мб.
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
В результате количество дел фонда (ед.хр. (ед.уч.)
увеличилось/уменьшилось на _____________________
(нужное подчеркнуть)
_________________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Форма акта о разделении, объединении дел (единиц хранения
(единиц учета), включении в дело новых архивных документов
Формат A4 (210 x 291)
Форма N 4
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N ____________ (название архива)
(дата) _____________________
о рассекречивании (подпись) (расшифровка подписи)
архивных документов ______________
(дата)
Фонд N _________________________
Комиссия __________________________________________________________________
(название комиссии)
(протокол от _________ N _________) рассекретила документы фонда N ________
___________________________________________________________________________
(название фонда)
|
N п/п
|
N описи
|
Количество рассекреченных ед.хр.
|
Номера ед.хр. рассекреченных полностью <*>
|
Номера ед.хр., рассекреченных частично, с указанием номеров листов нерассекреченных документов
|
Примечания
|
|
|
Полностью
|
Частично
|
|||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Итого рассекречено _____________________________________ ед.хр. (полностью)
(цифрами и прописью)
за ________________________________________________________________________
(хронологические рамки документов)
____________________ ед.хр. (частично) за _________________________________
(цифрами и прописью) (хронологические рамки документов)
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принято на открытое хранение _______________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
в _________________________________________________________________________
(хранилище)
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Форма акта о рассекречивании архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> Не допускается перечисление номеров ед.хр. через тире.
Форма N 5
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N ____________ (название архива)
(дата) _____________________
о технических ошибках (подпись) (расшифровка подписи)
учетных документов ______________
(дата)
Фонд N _________________________
Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
В ходе выполнения _________________________________________________________
(вид работ)
обнаружены технические ошибки в записях:
|
Название документа
|
Существующая запись
|
Следует записать
|
|
1
|
2
|
3
|
В результате количество ед.хр. (ед.уч.) увеличилось/уменьшилось на ______
(нужное подчеркнуть)
________________________________________________________ ед.хр. (ед.уч.).
(цифрами и прописью)
Примечания: _____________________________________________________________
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Форма акта о технических ошибках в учетных документах
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 6
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N ____________ (название архива)
(дата) _____________________
об изъятии подлинных (подпись) (расшифровка подписи)
единиц хранения,
архивных документов ______________
(дата)
В результате ______________________________________________________________
___________________________________________________________________________
На основании ______________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Изъято из фонда N _________________________________________________________
(название фонда)
и передано _________________________________________(расписка прилагается).
(Ф.И.О. лица, должность, организация)
|
N описи
|
N ед.хр.
|
Заголовок ед.хр.
|
Номера изъятых лл.
|
Название изъятого документа
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Итого изъято __________________________________ ед.хр., архивных документов
(цифрами и прописью)
на ________________________________________________________________ листах.
(цифрами и прописью)
Взамен изъятых ед.хр., архивных документов в фонд, дело включены/не
включены их копии
(нужное подчеркнуть)
на ________________________________________________________________ листах.
(цифрами и прописью)
Заведующий архивохранилищем _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Заведующий отделом _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Главный хранитель _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Форма акта об изъятии подлинных единиц хранения,
архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 7
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N ____________ (название архива)
(дата) _____________________
об обнаружении архивных (подпись) (расшифровка подписи)
документов, не относящихся ______________
к данному архиву, (дата)
фонду, неучтенных
В ходе ____________________________________________________________________
(вид работы)
было обнаружено ___________________________________________________________
(в фонде, в архивохранилище,
___________________________________________________________________________
рабочем помещении)
|
N п/п
|
Заголовок ед.хр., документа
|
Шифр (если есть)
|
Крайние даты
|
Количество листов (время звучания, метраж, Мб)
|
К какому фонду относится (новый шифр)
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Итого обнаружено __________________________________________________________
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________________ ед.хр.
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Форма акта об обнаружении архивных документов,
не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 8
____________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N ______________ (название архива)
(дата) _____________________
описания архивных документов, (подпись) (расшифровка подписи)
переработки описей ______________
(нужное подчеркнуть) (дата)
Фонд N ____________________________________________________________________
(название фонда)
___________________________________________________________________________
По состоянию на ____________________ в фонде N _________________ по учетным
(дата начала работы)
данным числилось _______________ описей, __________________________ ед.хр.,
________________ архивных документов, ______ листов россыпи за ______ годы.
Для работы получено: по описи N ____________________________________ ед.хр.
неописанных _________ ед.хр., _________ архивных документов _______ листов.
В результате _______________________________ произошли следующие изменения:
(наименование работы)
- выделено не подлежащих хранению __________________ ед.хр. (док-ов, лл.)
- возвращено собственнику или владельцу ____________ ед.хр. (док-ов, лл.)
- передано в научно-справочную библиотеку __________ ед.хр.
- передано в другие фонды архива ___________________ ед.хр. (док-ов, лл.)
- передано в другие архивы _________________________ ед.хр. (док-ов, лл.)
- объединено с другими ед.хр. ______________________ ед.хр.
- сформировано из россыпи __________________________ ед.хр.
- поступило из других фондов архива ________________ ед.хр. (док-ов, лл.)
- включена пересоставленная опись __________________ ед.хр.
- ________________________________________________________________________
- ________________________________________________________________________
- ________________________________________________________________________
Вновь составлены описи N ______________________ на _________________ ед.хр.
___________________________________________________________________________
По состоянию на _______________________ в фонде N _________________________
(дата завершения работы)
числится __________ описей, ________________ ед.хр. за ______________ годы.
Проведены следующие виды работ: __________________________________________
(перечисляются проделанные виды работ)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Составлено для именного каталога _______________________________ описаний.
для систематического каталога ________________________ описаний.
для базы данных ______________________________________ описаний.
К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: _______________
___________________________________________________________________________
(перечислить какой именно)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Работу выполнили:
Наименование должностей работников _____________________
(подписи) (расшифровки подписей)
Работу принял:
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Описания для БД/каталога принял
(нужное подчеркнуть)
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Документы фонда принял
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Справочный аппарат принял
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
экспертно-проверочной комиссией
______________________________________________
(наименование уполномоченного органа
______________________________________________
исполнительной власти субъекта
______________________________________________
Российской Федерации в области архивного дела,
______________________________________________
федерального государственного архива,
научной организации)
(Протокол от _____________ N ____________)
Форма акта описания архивных документов, переработки описей
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 9
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
__________________________________ __________________________________
(наименование должности (наименование должности
__________________________________ __________________________________
руководителя организации-сдатчика) руководителя организации-приемщика)
(подпись) _____________________ (подпись) _____________________
(расшифровка подписи) (расшифровка подписи)
_______________ _______________
(дата) место для печати (дата) место для печати
АКТ <*>
_____________ N _________________
(дата)
приема-передачи страховых копий
на специальное хранение
___________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________ сдал,
(название организации-сдатчика)
а __________________________________________________________________ принял
(название организации-приемщика)
___________________________________________________________________________
(основание передачи)
|
N пп
|
NN описей страхового фонда
|
Количество экземпляров описей
|
Количество передаваемых ед.уч. (ед.хр.) страхового фонда <**>
|
Количество кадров, метров, времени звучания
|
Количество описей особо ценных документов
|
Количество актов технического состояния
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Итого принято ________________________ ед.уч. (ед.хр.) страхового фонда.
(цифрами и прописью)
________________________ кадров, метров, времени звучания.
(цифрами и прописью)
________________________ описей страхового фонда.
(цифрами и прописью)
________________________ описей особо ценных документов.
(цифрами и прописью)
________________________ актов технического состояния.
(цифрами и прописью)
Передачу произвели:
Наименование должности работника
организации-сдатчика _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Прием произвели:
Наименование должности работника
организации-приемщика _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
организации-приемщика _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
организации-сдатчика _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Форма акта приема-передачи страховых копий
на специальное хранение
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> Акт составляется отдельно на каждый вид носителя.
<**> Понятия единица учета и единица хранения для копий страхового фонда на рулонной пленке идентичны. Для копий страхового фонда на микрофишах указываются количество единиц учета (соответствует количеству отснятых дел) и количество ед.хр. (микрофиш).
Форма N 10
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N ___________ (название архива)
(дата) _______________________
проверки наличия и состояния (подпись) (расшифровка подписи)
архивных документов ______________
(дата)
Фонд N ______________________________
Название фонда ____________________________________________________________
NN описей _________________________________________________________________
Проверка проводилась с ____________________ по ____________________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям _____________________________________________ ед.хр.
(количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи __________________________________ ед.хр.
(количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи _________________________________________________ ед.хр.
(количество)
2.2. Пропущено номеров:
а) не учтенных в итоговой записи __________________________________ ед.хр.
(количество)
б) не перечисленных, но учтенных
в итоговой записи _________________________________________________ ед.хр.
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на _____________________________________________________ ед.хр.
(количество)
уменьшился на _____________________________________________________ ед.хр.
(количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок _____________________________________ ед.хр.
(количество)
4. Не оказалось в наличии _________________________________________ ед.хр.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) ______________________________________________ ед.хр.
(количество)
из них требующих:
а) дезинфекции ____________________________________________________ ед.хр.
(количество)
б) дезинсекции ____________________________________________________ ед.хр.
(количество)
в) реставрации ____________________________________________________ ед.хр.
(количество)
г) переплета или подшивки _________________________________________ ед.хр.
(количество)
д) восстановления затухающих текстов ______________________________ ед.хр.
(количество)
е) неисправимо поврежденных _______________________________________ ед.хр.
(количество)
ж) _______________________________________________________________________
з) _______________________________________________________________________
и) _______________________________________________________________________
к) _______________________________________________________________________
л) _______________________________________________________________________
6. Имеется не включенных в описи __________________________________ ед.хр.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи),
имеющихся в наличии _______________________________________________ ед.хр.
(количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Проверку производили:
Наименования должностей
работников ______________________
(подписи) (расшифровки подписей)
Заведующий отделом
(архивохранилищем) ______________________
__________________ (подпись) (расшифровка подписи)
(дата)
Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 11
УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N ___________ (название архива)
(дата) _______________________
страховой оценки (подпись) (расшифровка подписи)
архивных документов ______________
(дата)
Комиссия ________________________________ (протокол от ________ N ________)
(название архива)
провела страховую оценку __________________________________________________
(количество архивных документов)
предоставляемых ___________________________________________________________
(цель предоставления документов,
___________________________________________________________________________
название и место проведения выставки,
___________________________________________________________________________
осуществления реставрационных работ)
в соответствии с __________________________________________________________
(название договора или соглашения)
Страховая оценка проводилась на основании
___________________________________________________________________________
Комиссия установила следующую страховую оценку представленных документов:
|
N пп
|
Описание документа
|
Поисковые данные
|
Категория ценности
|
Страховая оценка
|
Состояние сохранности
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Всего: ____________________ архивных документов на ________________ листах,
(цифрами и прописью)
на общую сумму страховой оценки ___________________________________________
(цифрами и прописью)
Председатель комиссии
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Секретарь комиссии
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Форма акта страховой оценки архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 12
Внутренняя опись документов дела N ______________________________________
|
N п\п
|
Регистрационный N документа
|
Дата
|
Заголовок документа
|
NN листов дела
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Итого _______________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________ лл.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника __________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________________
(дата)
Форма внутренней описи документов дела
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 13
Внутренняя опись документов единицы хранения научно-технической документации N __________________________________________________________________
|
N п\п
|
Обозначение (индекс) документа
|
Наименование документа
|
NN листов ед.хр.
|
Формат
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Итого _______________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________ лл.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника __________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Форма внутренней описи документов единицы хранения
научно-технической документации
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 14
Внутренняя опись фотоальбома N __________________________________________
|
N п\п
|
Заголовок документа
|
Автор съемки
|
Дата съемки
|
Место съемки
|
Номера листов фотоальбома
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Итого _______________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________ лл.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника __________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Форма внутренней описи фотоальбома
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 15
________________________________ РАЗРЕШАЮ
(название архива) выдачу документов
___________________________________
Заказ (требование) (наименование должности)
на выдачу архивных документов,
копий фонда пользования, _______________________
описей дел, документов (подпись) (расшифровка подписи)
___________
(дата)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы)
___________________________________________________________________________
(тема исследования)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
|
N фонда
|
N описи
|
N ед.хр.
|
Заголовок ед.хр.
|
Количество листов (время звучания, метраж, Мб)
|
Расписка пользователя в получении, дата
|
Расписка работника читального зала в возвращении документов пользователем, дата
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Форма заказа (требования) на выдачу архивных документов,
копий фонда пользования, описей дел, документов
(лицевая сторона)
Формат A5 (148 x 210)
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
________________________________________
(подпись пользователя) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Форма заказа (требования) на выдачу архивных документов,
копий фонда пользования, описей дел, документов
(оборотная сторона)
Форма N 16
Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении
или в приложении к ним драгоценные металлы и камни
|
N пп
|
Дата записи
|
N фонда
|
N описи
|
N дела
|
Заголовок дела
|
Описание оформления дела, предмета
|
Материал
|
Размер (вес)
|
Физическая сохранность
|
Подпись
|
Примечания <*>
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
Итого ______________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Форма инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении
или в приложении к ним драгоценные металлы и камни
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> При наличии акта государственной инспекции пробирного надзора его дата и N указываются в примечании.
Форма N 17
_______________________________
(название архива)
Карточка постеллажного Корпус ________________________
топографического указателя Этаж (ярус) ___________________
Архивохранилище _______________
Стеллаж N _____________________ Помещение _____________________
|
Шкаф N
|
Полка N
|
Фонд N
|
Опись N
|
Ед.хр. с N по N
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Форма карточки постеллажного топографического указателя
(лицевая сторона)
Формат A5 (148 x 210) или A6 (148 x 105)
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Форма карточки постеллажного топографического указателя
(оборотная сторона)
Форма N 18
______________________________
(название архива)
Карточка пофондового Фонд N _____________________
топографического указателя Корпус _____________________
Название фонда ______________ Этаж (ярус) ________________
______________________________ Архивохранилище ____________
______________________________ Помещение __________________
______________________________
|
Опись N
|
Ед.хр. с N по N
|
Стеллаж N
|
Шкаф N
|
Полка N
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Форма карточки пофондового топографического указателя
(лицевая сторона)
Формат A5 (148 x 210) или A6 (148 x 105)
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Форма карточки пофондового топографического указателя
(оборотная сторона)
Форма N 19
_______________________________
(название архива)
Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями
текста/носителя <*>
(нужное подчеркнуть)
Фонд N ________ Опись N _________ Ед.хр. N ______________________________
(с отметкой о ее принадлежности
к уникальным или особо ценным)
Количество листов, крайние даты документов ______________________________
|
Индекс группы (подгруппы) дефектов
|
Признаки повреждения текста/носителя
|
Номера поврежденных листов ед.хр.
|
Общее количество поврежденных листов ед.хр.
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Наименование должности работника _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Форма карточки учета архивных документов на бумажной основе
с повреждениями текста/носителя
формат A4 (210 x 297) или A5 (210 x 148)
--------------------------------
<*> Для документов, имеющих повреждения текста и повреждения носителя, составляются отдельные карточки
Форма N 20
_____________________________
(название архива)
Карточка учета необнаруженных Фонд N __________________
архивных документов
В архивохранилище _______________________________________________________
(название архивохранилища)
Название фонда _______________________________________________________
_______________________________________________________
Дата необнаружения документа ____________________________________________
|
N описи
|
N ед.хр.
|
Заголовок ед.хр.
|
Крайние даты
|
Кол-во листов (время звучания, метраж, Мб)
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Форма карточки учета необнаруженных архивных документов
(лицевая сторона)
Формат A6 (148 x 105)
|
Отметка о ходе розыска
|
Результат розыска
|
Форма карточки учета необнаруженных архивных документов
(оборотная сторона)
Форма N 21
_____________________________
(название архива)
Карточка учета технического состояния видеодокумента ____________________
(N ед.хр.)
Заголовок видеодокумента __________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Дата записи _________________________ Формат записи ______________________
Дата перезаписи _____________________ Вариант ____________________________
Название организации, в которой Производственный номер _____________
произведена запись __________________ Автор ______________________________
_____________________________________ Режиссер ___________________________
Всего рулонов _______________________ Цветность __________________________
Рулон N _____________________________ Общий хронометраж __________________
Тип ленты ___________________________ Хронометраж рулона _________________
Форма карточки учета технического состояния видеодокумента
(лицевая сторона)
формат A4 (210 x 297)
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ВИДЕОДОКУМЕНТА
|
Результаты проверок
|
||||
|
1. Состояние магнитного носителя
|
||||
|
2. Уровень видеосигнала
|
||||
|
3. Уровень звукового сигнала
|
||||
|
4. Наличие выпадения строк
|
||||
|
5. Состояние механизма видеокассеты
|
||||
|
6. Общая оценка технического состояния видеодокумента
|
||||
|
Наименование должности работника
|
||||
|
(подпись, расшифровка подписи)
|
||||
|
Дата проверки
|
||||
Форма карточки учета технического состояния видеодокумента
(оборотная сторона)
Форма N 22
________________________________
(название архива)
Карточка учета технического состояния кинодокумента <*> _______________
(N ед.хр.)
Производственный номер __________________________________________________
Название ________________________________________________________________
Часть N _________________________, метраж _______________________________
___________________________________________________________________________
(негатив, контратип, промежуточный позитив с указанием цветной или
___________________________________________________________________________
черно-белый, звуковой или немой)
вид основы ______________________________________________________________
(нитро- или триацетатная)
тип пленки ______________________________________________________________
(с указанием отечественная или импортная)
отпечатан с _____________________________________________________________
(негатива, контратипа и др., дата печати)
проверен ________________________________________________________________
(наименование вида работ)
Результаты проверки следующие:
Таблица 1
|
Дата
|
План
|
Шаг перфорации
|
Процент усадки
|
Дата
|
План
|
Шаг перфорации
|
Процент усадки
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Таблица 2
ПЛОТНОСТИ
|
Дата
|
Номер кадра или координаты промеряемого участка
|
плотности
|
Дата
|
Номер кадра или координаты промеряемого участка
|
плотности
|
||||
|
Ж
|
П
|
Г
|
Ж
|
П
|
Г
|
||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
Наименование должности
работника _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_________________
(дата)
Форма карточки учета технического состояния кинодокумента
Формат A4 (210 x 297
--------------------------------
<*> Дополнительно к карточке учета составляется дефектная ведомость с указанием номера плана и характера дефектов.
Форма N 23
____________________________________________
(название архива)
Карточка учета технического состояния
носителя электронных документов
Носитель:
|
Инв. N
|
Тип носителя
|
Производитель
|
Серийный номер <*>
|
Объем
|
Дата производства
|
Дата поступления
|
Сведения о содержащейся на носителе информации:
|
N
|
Фонд
|
Опись
|
Единицы хранения
(с N по N)
|
Крайние даты
|
Статус экз.
|
Дата записи
|
Кем произведена запись (организация, исполнитель)
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
N п/п
|
Дата
|
Результаты периодической проверки
|
Наименование должности работника, Ф.И.О.
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
7
|
8
|
Миграция с носителя произведена: __________________________________________
(N и дата акта)
Носитель уничтожен: _______________________________________________________
(N и дата акта)
Форма карточки учета технического состояния носителя
электронных документов (только для электронных документов
на физически обособленных носителях)
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> При наличии указания.
Форма N 24
_____________________________
(название архива)
Карточка учета технического состояния фонодокумента ___________________
(N ед.хр.)
Вид фонодокумента _________________________________________________________
Производственный номер ____________________________________________________
Элемент комплекта _________________________________________________________
(оригинал, копия)
Дата записи _______________________________________________________________
Дата перезаписи ___________________________________________________________
Название организации, в которой произведена запись ________________________
___________________________________________________________________________
Носитель записи ___________________________________________________________
Скорость записи ___________________________________________________________
Время звучания ____________________________________________________________
Паспорт технического состояния граммофонного оригинала ____________________
___________________________________________________________________________
Наименование должности
работника _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
Форма карточки учета технического состояния фонодокумента
(лицевая сторона)
Формат A4 (210 x 297)
___________________________________________________________________________
|
Дата проверки
|
Характеристика качества звучания
|
Характеристика физико-механического состояния носителя записи
|
Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки
|
Вид реставрационно-профилактической обработки
|
Подпись
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Форма карточки учета технического состояния фонодокумента
(оборотная сторона)
Форма N 25
___________________________
(название архива)
Карточка учета технического состояния фотодокумента ___________________
(N ед.хр.)
Вид фотодокумента ________________________________________________________
Производственный номер ___________________________________________________
Дата съемки ______________________________________________________________
Фотографическое качество _________________________________________________
___________________________________________________________________________
Техническое состояние фотослоя ___________________________________________
___________________________________________________________________________
Техническое состояние основы _____________________________________________
___________________________________________________________________________
Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Наименование должности
работника _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Форма карточки учета технического состояния фотодокумента
(лицевая сторона)
Формат A4 (210 x 297)
___________________________________________________________________________
_____________________________ Вид реставрационно-профилактической обработки
___________________________________________________________________________
Наименование должности
работника _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Форма карточки учета технического состояния фотодокумента
(оборотная сторона)
Форма N 26
|
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕД.ХР.
|
|||||||
|
ВЫДАНО
|
|||||||
|
Фонд N
|
Опись N
|
Ед.хр. N
|
Кому
|
Дата выдачи
|
Подпись
|
Дата возврата
|
Подпись
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Форма карты-заместителя
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 27
___________________________________________________________________________
(название архива)
КНИГА ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ ИЗ АРХИВОХРАНИЛИЩА
Начата ___________________
Окончена ___________________
Титульный лист книги выдачи архивных документов,
копий фонда пользования из архивохранилища
Формат A4 (210 x 297)
___________________________________________________________________________
|
N пп
|
Дата выдачи
|
Фонд N
|
Опись N
|
Ед.хр N
|
Кому выдано
|
Расписка в получении
|
Расписка в возвращении
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
Форма книги выдачи архивных документов, копий фонда
пользования из архивохранилища
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 28
Книга учета носителей электронного фонда пользования
|
N п/п
|
Инвентарный N
|
Тип носителя
|
Фонд N
|
Опись N
|
Единицы хранения
(с N по N)
|
Дата записи
|
Подпись работника, осуществившего запись (прием)
|
Место хранения
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
Итого на 01.01. ... г. _____________________________ носителей электронного
(цифрами и прописью) фонда пользования.
в т.ч. поступило в ____ г. _______________________ носителей электронного
(цифрами и прописью) фонда пользования.
выбыло в ____ г. _______________________ носителей электронного
(цифрами и прописью) фонда пользования.
Наименование должности работника __________________________
______________________ (подпись) (расшифровка подписи)
(дата)
Форма книги учета носителей электронного фонда пользования
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 29
Книга учета
поступлений страхового фонда и фонда пользования
на рулонной пленке
|
N пп (номер ед.хр. <*>)
|
Дата поступления
|
Наименование, N, дата документа, по которому приняты копии
|
Дата копирования
|
NN фондов
|
NN описей
|
Количество дел, включенных в ед.хр. страхового фонда
|
Страховой фонд (количество рулонов)
|
Фонд пользования
|
Примечания
|
||
|
Количество
|
|||||||||||
|
Рулонов мкф 3-го поколения
|
рулонов мкф 2-го поколения
|
Экземпляров
|
|||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
Всего поступило за ____ год _______________________ ед.хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
на ______________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника __________________________
______________________ (подпись) (расшифровка подписи)
(дата)
Форма книги учета
поступлений страхового фонда и фонда пользования
на рулонной пленке
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.
Форма N 30
Книга учета
поступлений страхового фонда и фонда пользования
на микрофишах
|
N пп
|
Дата поступления
|
Наименование, N, дата документа, по которому приняты копии
|
Дата копирования
|
NN фондов
|
NN описей
|
Количество дел, включенных в заказ
|
Количество ед.хр. (микрофиш) страхового фонда
|
Фонд пользования
|
Примечания
|
|
|
Кол-во позитивов
|
Кол-во диазокопий
|
|||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
Всего поступило за ____ год _____________________ ед.уч. (отснятых дел) <*>
(цифрами и прописью)
____________ ед.хр. (микрофиш) страхового фонда
(цифрами и
прописью)
Наименование должности __________________________
работника (подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда
пользования на микрофишах
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> Количество единиц учета страхового фонда, изготовленного на микрофишах, соответствует количеству отснятых дел.
Форма N 31
_____________________________
(название архива)
Лист использования архивных документов
Фонд N _________________ Опись N ________________ Дело N ________________
|
Дата использования
|
Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)
|
Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)
|
NN использованных листов
|
Подпись лица, использовавшего дело
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Форма листа использования архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 32
_____________________________
(название архива)
Лист проверки <*> N __________
Наличия и состояния архивных документов фонда N ___________________________
(название фонда)
Проверку проводили ________________________________________________________
|
Наличие документов
|
Состояние документов
|
||||||||||||||||||||||
|
Номера описей
|
Кол-во ед.хр., числящихся по описи
|
Выявлены технические ошибки
|
Числится по описи в результате устранения технических ошибок
|
Номера ед.хр., выданных во временное пользование
|
Не оказалось в наличии
|
Имеется в наличии (описанных)
|
Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных ед.хр.)
|
Номера ед.хр., требующих:
|
Номера ед.хр. неисправимо поврежденных
|
Примечания
|
|||||||||||||
|
Дезинфекции
|
Дезинсекции
|
Реставрации
|
Переплета или подшивки
|
Восстановления затухающих текстов
|
|||||||||||||||||||
|
Литерные номера, не отраженные в итоговой записи
|
Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи
|
Другие, в результате чего объем
|
|||||||||||||||||||||
|
Неучтенные
|
Не перечислены, но учтены в объеме
|
Неучтенные
|
Не перечислены, но учтены в объеме
|
Увеличился на
|
Уменьшился на
|
||||||||||||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
20
|
21
|
22
|
23
|
24
|
Итого имеется в наличии включенных
и не включенных в опись ________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника __________________________
-------------------------------- (подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Форма листа проверки наличия и состояния архивных документов
Формат A3 (297 x 420)
--------------------------------
<*> При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и электронных документов вносятся соответствующие уточнения.
Форма N 33
ЛИСТ УЧЕТА ________________________________________________________________
(наименование вида кино-, фото-, видеодокументов)
|
Дата записи
|
Поступление
|
Выбытие
|
Наличие (остаток)
|
||||||||||
|
Номер описи
|
Наименование, номер, дата документа
|
Количество
|
Номер описи
|
Наименование, номер, дата документа
|
Количество
|
Количество
|
|||||||
|
Ед.уч.
|
Ед.хр.
|
||||||||||||
|
По данной описи
|
По виду в целом
|
||||||||||||
|
Ед.уч.
|
Ед.хр
|
||||||||||||
|
Ед.уч.
|
Ед.хр.
|
Описей
|
Ед.уч.
|
Ед.хр.
|
|||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
Форма листа учета
аудиовизуальных (кино-, фото-, видео-) документов
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 34
ЛИСТ УЧЕТА ________________________________________________________________
(наименование вида фонодокументов)
|
Дата записи
|
Поступление
|
Выбытие
|
Наличие (остаток)
|
||||||||||||||
|
Номер описи
|
Наименование, номер, дата документа
|
Количество
|
Номер описи
|
Наименование, номер, дата документа
|
Количество
|
Количество
|
|||||||||||
|
Ед.уч.
|
Ед.хр.
|
||||||||||||||||
|
По данной описи
|
По виду в целом
|
||||||||||||||||
|
Ед.уч.
|
Ед.хр.
|
||||||||||||||||
|
Оригиналов
|
Копий
|
Ед.уч.
|
Ед.хр.
|
Описей
|
Ед.уч.
|
Ед.хр.
|
|||||||||||
|
Оригиналов
|
Копий
|
||||||||||||||||
|
Оригиналов
|
Копий
|
Оригиналов
|
Копий
|
||||||||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
Форма листа учета аудиовизуальных (фоно) документов
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 35
Лист учета и описания уникального документа <*> Регистрационный номер _____________________________________________________ Дата включения документа в Государственный реестр _________________________ 1. Описание документа Название (заголовок) документа ____________________________________________ ___________________________________________________________________________ Самоназвание документа ____________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Вид документа _____________________________________________________________ Автор документа ___________________________________________________________ Дата (время создания) документа ___________________________________________ Век _______________________________________________________________________ Ориентировочная дата ______________________________________________________ Язык документа ____________________________________________________________ Аннотация _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Историческая справка ______________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Наличие драгоценных металлов и камней _____________________________________ ___________________________________________________________________________ Палеографические особенности ___________________________________________________________________________ Печати ____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Художественные особенности оформления документа ___________________________ ___________________________________________________________________________ Собственность _____________________________________________________________ 2. Физическое состояние документа Материальный носитель _____________________________________________________ Размеры ___________________________________________________________________ Объем _____________________________________________________________________ Физическое состояние ______________________________________________________ Сведения о реставрации ____________________________________________________ 3. Место хранения документа Место хранения документа __________________________________________________ Адрес места хранения документа ____________________________________________ Архивный шифр: фонд N ____, оп. N ____, ед.хр. N ____, ед.уч. N ____ лл. __ 4. Служебная информация Кем предоставлен документ _________________________________________________ Протокол ЭПК от ______________________________ N __________________________ Протокол ЦЭПК Росархива от ___________________ N __________________________
Форма листа учета и описания уникального документа
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. лист учета и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах.
Форма N 36
ЛИСТ ФОНДА
|
Крайние даты каждого названия фонда
|
Название фонда
|
|
1
|
2
|
|
Дата первого поступления фонда
|
Местонахождение фонда (название архива)
|
N фонда
|
|
Прежний N фонда
|
||
|
1
|
2
|
3
|
Учет неописанных документов
|
Дата записи
|
Поступление
|
Выбытие
|
Наличие (остаток) ед.хр. (документов, листов, Мб)
|
||
|
Наименование, N, дата документа
|
Кол-во ед.хр. (документов, листов, Мб)
|
Наименование, N, дата документа
|
Кол-во ед.хр. (документов, листов, Мб)
|
||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Учет описанных документов
|
Дата записи
|
Поступление
|
Выбытие
|
Наличие (остаток) ед.хр.
|
||||||
|
N описи
|
Год(ы)
|
Название описи или аннотация (краткая характеристика документов)
|
Кол-во ед.хр. (Мб)
|
N описи
|
Наименование, N, дата документа
|
Кол-во ед.хр. (Мб)
|
По данной описи
|
По фонду в целом
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
Форма листа фонда
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 37
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N ____________________ _______________________________
(наименование должности
______________________________ руководителя архива)
(название описи)
_______________________ год(ы) _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_________
(дата)
|
N ед.уч.
|
N ед.хр.
|
Индекс, производственный номер
|
Заголовок документа
|
Автор(ы)
|
Цветность
|
Язык
|
Год производства
|
Хронометраж видеозаписи
|
Тип видеоносителя и формат записи
|
Количество ед.хр./метраж (Мб)
|
Состав текстовой сопроводительной документации
|
Примечания
|
||
|
Оригинал
|
Копия
|
Просмотровая копия
|
||||||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
В данный раздел описи внесено _______________ ед.уч. ______________ ед.хр.
(цифрами и (цифрами и
прописью) прописью)
С N _________ по N _________, в том числе: литерные номера: ______________,
пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности составителя описи _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Заведующий отделом (архивохранилищем) _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
______________________________________
(наименование уполномоченного органа
______________________________________
исполнительной власти субъекта
______________________________________
Российской Федерации
в области архивного дела,
______________________________________
федерального государственного архива,
научной организации)
(Протокол от __________ N ___________)
Форма описи видеодокументов <*>
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
Форма N 38
УТВЕРЖДАЮ
_____________________________________
(наименование должности руководителя)
_____________________________________
(название архива)
_______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
|
N п/п
|
Производственный индекс, шифр темы (проекта)
|
Заголовок ед.хр.
|
Сокращенное название организации на год окончания работы по теме (проекту), фамилия и инициалы автора(ов)
|
Крайние даты ед.хр.
|
Кол-во листов
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
В опись <*> внесено _______________________________________________________
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________________ ед.хр.
С N __________________________ по N __________________________, в том числе
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи _______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Заведующий отделом
(архивохранилищем) _______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
______________________________________
(наименование уполномоченного органа
______________________________________
исполнительной власти субъекта
______________________________________
Российской Федерации
в области архивного дела,
______________________________________
федерального государственного архива,
научной организации)
(Протокол от __________ N ___________)
Форма описи единиц хранения
научно-технической документации
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
Форма N 39
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N ____________________ _______________________________
(наименование должности
______________________________ руководителя архива)
(название описи)
_______________________ год(ы) _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_________
(дата)
|
N ед.уч.
|
N ед.хр.
|
Индекс, производственный N (учетный N в организации)
|
Заголовок документа
|
Автор(ы)
|
Год производства
|
Вариант (немой, звуковой, ч/б, цв., формат, язык)
|
Количество частей
|
Общее количество ед.хр.
|
Количество ед.хр./метраж
|
Состав текстовой сопроводительной документации
|
Примечания
|
|||||||
|
Негатив
|
Дубль-негатив
|
Фонограмма (негатив)
|
Фонограмма магнитная (основная, совмещенная)
|
Промежуточный позитив
|
Позитив
|
Магнитная ш/муз.
|
Установочные ролики и цветовые паспорта
|
|||||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
В данный раздел описи внесено _______________ ед.уч. ______________ ед.хр.
(цифрами и (цифрами и
прописью) прописью)
С N _________ по N _________, в том числе: литерные номера: ______________,
пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности составителя описи _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Заведующий отделом (архивохранилищем) _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
______________________________________
(наименование уполномоченного органа
______________________________________
исполнительной власти субъекта
______________________________________
Российской Федерации
в области архивного дела,
______________________________________
федерального государственного архива,
научной организации)
(Протокол от __________ N ___________)
Форма описи кинодокументов <*>
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
Форма N 40
УТВЕРЖДАЮ
_____________________________________
(наименование должности руководителя)
_____________________________________
(название архива)
_______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
|
N пп
|
N фонда
|
N описи
|
N ед.хр.
|
Заголовок ед.хр.
|
Крайние даты
|
Количество листов
|
N ед.уч. <*> (ед.хр.) страхового фонда
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
Итого по описи _____________________________________________________ ед.хр.
Наименование должности составителя описи _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Заведующий отделом (архивохранилищем) _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
______________________________________
(наименование уполномоченного органа
______________________________________
исполнительной власти субъекта
______________________________________
Российской Федерации
в области архивного дела,
______________________________________
федерального государственного архива,
научной организации)
(Протокол от __________ N ___________)
Из __________________ ед.хр. скопировано ______________________ ед.хр. <**>
Наименование должности работника,
внесшего изменения в опись ______________________
(подпись, дата) (расшифровка подписи)
Форма описи особо ценных дел <***>
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> Номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.
<**> Запись с нарастающим итогом составляется после каждого копирования.
<***> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
Форма N 41
Опись страхового фонда на микрофишах
|
N пп (номер ед.уч.)
|
N поступления в книге учета поступлений
|
N фонда
|
N описи
|
N ед.хр.
|
Количество ед.хр. (микрофиш) страхового фонда
|
Количество кадров в ед.уч. страхового фонда
|
Дата копирования
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
Итого по описи __________________________________ ед.уч. (отснятых дел)
(цифрами и прописью)
_________________________________ ед.хр. (микрофиш)
(цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи ___________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Форма описи страхового фонда на микрофишах <*>
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно по каждому архивному фонду, на одну или несколько описей архивных документов фонда. Номер фонда проставляется в титульном листе описи. Количество единиц учета страхового фонда соответствует количеству отснятых дел. К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
Форма N 42
Опись страхового фонда на рулонной пленке <*>
|
N пп (номер ед.хр. <**>)
|
Дата копирования
|
Количество кадров в ед.хр. страхового фонда
|
Количество дел, включенных в ед.хр. страхового фонда
|
Сведения о делах, входящих в ед.хр. страхового фонда
|
Примечания
|
|||
|
NN фондов
|
NN описей
|
NN дел (ед.хр.)
|
Кол-во кадров (по каждому делу отдельно)
|
|||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
Итого по описи _________________________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
Страхового фонда на ______________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи ___________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Форма описи страхового фонда на рулонной пленке
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
<**> Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.
Форма N 43
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N _______________________ _______________________________
________________________________ (наименование должности
(название описи) руководителя архива)
____________________ год(ы) _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________
(дата)
|
N ед.уч.
|
N стороны (единицы хранения) <*>
|
Индекс, производственный номер
|
Заголовок документа (с указанием языка)
|
Автор(ы)
|
Исполнитель произведения
|
Время звучания
|
Дата и место записи, перезаписи, выпуска
|
Порядковый N, размер, скорость записи
|
Количество ед.хр.
|
Дата поступления
|
Архивный шифр и дата создания копии
|
Примечания
|
|
|
Граморигинал
|
Грампластинка
|
||||||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
В данный раздел описи внесено ______________________________________ ед.уч.
(цифрами и прописью)
______________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
С N ________ по N ____________, в том числе: литерные номера:_____________,
пропущенные номера ________________________________________________________
Наименование должности
составителя описи ______________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Заведующий отделом
(архивохранилищем) ______________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
____________________________________
(наименование уполномоченного органа
____________________________________
исполнительной власти субъекта
____________________________________
Российской Федерации в области
____________________________________
архивного дела, федерального
государственного архива,
научной организации)
(Протокол от __________ N _________)
Форма описи фонодокументов граммофонной
записи (грампластинок) <**>
Формат A4 (210 x 297) или A3 (297 x 426)
--------------------------------
<*> Номер единицы хранения фонодокумента граммофонной записи (грампластинки) состоит из номеров каждой из ее сторон и включает две цифры, например, 1-1 1-2. Для односторонних грампластинок эта графа не заполняется.
<**> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
Форма N 44
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N _______________________ _______________________________
________________________________ (наименование должности
(название описи) руководителя архива)
____________________ год(ы) _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________
(дата)
|
N ед.уч.
|
N ед.хр.
|
Индекс, производственный номер
|
Заголовок документа (с указанием языка)
|
Автор(ы)
|
Исполнитель произведения
|
Время звучания
|
Дата и место записи, перезаписи, выпуска
|
Скорость звучания
|
Количество ед.хр./метраж
|
Дата поступления
|
Архивный шифр и дата создания копии
|
Примечания
|
|
|
Оригинал
|
Копия
|
||||||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
В данный раздел описи внесено __________________________________ ед.уч.
(цифрами и прописью)
_________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
С N _________по N __________, в том числе: литерные номера:___________,
пропущенные номера ____________________________________________________
Наименование должности
составителя описи ______________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Заведующий отделом
(архивохранилищем) ______________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
____________________________________
(наименование уполномоченного органа
____________________________________
исполнительной власти субъекта
____________________________________
Российской Федерации в области
____________________________________
архивного дела, федерального
государственного архива,
научной организации)
(Протокол от __________ N _________)
Форма описи фонодокументов магнитной записи <*>
Формат A4 (210 x 297) или A3 (297 x 420)
--------------------------------
<*> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
Форма N 45
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N _______________________ _______________________________
________________________________ (наименование должности
(название описи) руководителя архива)
____________________ год(ы) _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________
(дата)
|
N ед.хр.
|
Заголовок (название) альбома
|
Автор(ы) съемки
|
Крайние даты фотоотпечатков
|
Место съемки
|
Количество фотоотпечатков
|
Состав текстовой сопроводительной документации
|
Внешние особенности
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
В данный раздел описи внесено ______________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
С N __________ по N ____________, в том числе: литерные номера:___________,
пропущенные номера ___________________________ и текстовая сопроводительная
документация к ним.
___________________________________________________________ фотоотпечатков.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи ______________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Заведующий отделом
(архивохранилищем) ______________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
____________________________________
(наименование уполномоченного органа
____________________________________
исполнительной власти субъекта
____________________________________
Российской Федерации в области
____________________________________
архивного дела, федерального
государственного архива,
научной организации)
(Протокол от __________ N _________)
Форма описи фотоальбомов <*>
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
Форма N 46
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N _______________________ _______________________________
________________________________ (наименование должности
(название описи) руководителя архива)
____________________ год(ы) _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________
(дата)
|
N ед.хр. <*>
|
Производственный N
|
Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)
|
Автор(ы) съемки
|
Дата съемки
|
Место съемки
|
Вид носителя
|
Вид оригинала документа (негатив, позитив, дубль негатив, фотоотпечаток)
|
Формат (размер)
|
Цветность
|
Состав текстовой сопроводительной документации
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
В данный раздел описи внесено ________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
С N ________ по N ____________, в том числе: литерные номера:_________,
пропущенные номера _______________________ и текстовая сопроводительная
документация к ним.
Наименование должности
составителя описи ______________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Заведующий отделом
(архивохранилищем) ______________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
____________________________________
(наименование уполномоченного органа
____________________________________
исполнительной власти субъекта
____________________________________
Российской Федерации в области
____________________________________
архивного дела, федерального
государственного архива,
научной организации)
(Протокол от __________ N _________)
Форма описи фотодокументов <**>
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> Для диафильмов в графе 1 указывается также номер единицы учета, например: 1/1, 1/2, 1/3, где 1 - номер единицы учета, 1, 2, 3 - номера единиц хранения.
<**> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
Форма N 47
РЕЕСТР ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ
|
N п/п
|
N фонда
|
N описи
|
Название описи
|
Количество ед.хр.
|
Крайние даты
|
Кол-во экз. <*>
|
Примечания
|
|
|
всего
|
в т.ч. по л.с.
|
|||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
Итого на 01.01. .... г. _______________________________ описей, из них <**>
управленческой документации _______________________________________ описей
(цифрами и прописью)
документов личного происхождения __________________________________ описей
(цифрами и прописью)
научно-технической документации __________________________________ описей
(цифрами и прописью)
видеодокументов ___________________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
кинодокументов ____________________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
фонодокументов ____________________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
фотодокументов ____________________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
электронных документов ____________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
в т.ч. поступило в ____ г. ________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
выбыло в ____ г. _______________________________________ описей
(цифрами и прописью)
Наименование
должности работника ___________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
__________________
(дата)
Форма реестра описей дел, документов
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> Раздельно указывается количество бумажных и электронных экземпляров (Б и ЭД).
<**> При отсутствии указанного вида документов графы не включаются в итоговую запись.
Форма N 48
Реестр описей особо ценных дел, документов
|
N пп
|
N фонда
|
N описи
|
Количество ед.хр.
|
Количество экземпляров
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Итого на 01.01. .... г. ___________________________________ описей
(цифрами и прописью)
в т.ч. поступило в ______ г. ______________________________ описей
(цифрами и прописью)
выбыло в _____ г. ______________________________ описей
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника ___________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Форма реестра описей особо ценных дел, документов
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 49
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(наименование должности руководителя <*>)
_________________________________________
___________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата) место для печати
СПИСОК
организаций - источников комплектования государственного,
муниципального архива
|
N п/п
|
Индекс организации <**>
|
Наименование организации
|
Форма собственности (государственная, муниципальная, частная)
|
Форма приема документов (полная - 1, выборочная повидовая - 2.1, выборочная групповая - 2.2)
|
Прием научно-технических документов, аудиовизуальных документов
|
Примечания (включение, исключение - решение ЭПК, дата и номер протокола; соглашение, договор, их даты и номера)
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Итого на 01.01.... г. _________________________________________________
Всего организаций в списке ____________________________________________
В т.ч. по видам собственности:
государственная, в т.ч. по формам приема 1 2.1 2.2
------------------------------
муниципальная ______________________________
частная ______________________________
Наименование должности
работника ___________________________
____________________ (подпись) (расшифровка подписи)
(дата)
СОГЛАСОВАНО <***>
экспертно-проверочной комиссией
_______________________________________
(наименование архивного органа, архива)
_______________________________________
_______________________________________
(Протокол от ___________ N ___________)
Форма списка организаций - источников комплектования
государственного, муниципального архива
--------------------------------
<*> Утверждение Списков организаций - источников комплектования государственных, муниципальных архивов осуществляется в установленном порядке соответственно руководителем федерального архива, руководителем государственного архива субъекта Российской Федерации, руководителем органа местного самоуправления, руководителем муниципального архива.
<**> Состоит из порядкового номера раздела, подраздела и порядкового номера организации внутри раздела, подраздела. Составляется в соответствии с Методическими рекомендациями "Определение организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов", Росархив, ВНИИДАД. М., 2012.
<***> Для списка федерального архива приводится также гриф согласования Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве.
Форма N 50
Список фондов, содержащих особо ценные документы
|
N пп
|
N фонда
|
Название фонда
|
NN описей, в которых содержатся особо ценные документы
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Итого на 01.01.... г. ______________________________________ фондов.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника ___________________________
____________________ (подпись) (расшифровка подписи)
(дата)
Форма списка фондов, содержащих особо ценные документы
Формат A4 (210 x 297)
Форма N 51
___________________________________________________________________________
(название архива)
ФОНД N ______________________________________________________________
(N и название фонда)
ОПИСЬ N ______________________________________________________________
(N и название описи)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(крайние даты)
Схема расположения реквизитов на титульном листе описи <*>
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> На титульном листе могут быть указаны сведения о номере и дате протокола заседания ЭК, ЭПК.
