8.1. Организация контроля исполнения
8.1. Организация контроля исполнения 
8.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Постановка документов на контроль осуществляется руководителем, заместителями руководителя и начальником отдела документационного обеспечения.
8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем Федеральной архивной службы России.
При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
8.1.3. Контроль исполнения обеспечивает руководитель Федеральной архивной службы России и заместители руководителя.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений.
Контроль за сроками исполнения документов, проведение анализа и учета контрольных документов, исполнительской дисциплины в аппарате осуществляет отдел документационного обеспечения.
8.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Для обеспечения контроля в отделе документационного обеспечения ведется контрольная картотека на бумажных носителях и база данных "Контроль исполнения". Документ, подлежащий контролю, после доклада руководителю Федеральной архивной службы России, с заполненной контрольной карточкой передается лицу, осуществляющему ведение базы данных "Контроль исполнения", для ввода информации в персональную электронно-вычислительную машину (ПВЭМ). После ввода информации в базу данных контрольный документ передается для исполнения начальнику структурного подразделения под расписку в контрольной карточке. Контрольная карточка ставится в контрольную картотеку отдела документационного обеспечения, которая систематизируется по входящему регистрационному номеру. В базе данных сведения о документах, поставленных на контроль, систематизируются по срокам их исполнения.
8.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование - до 10 дней;
по письмам Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;
по обращениям и жалобам граждан, поступившим в Федеральную архивную службу России и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме и базе данных.
8.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Федеральной архивной службы России, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае, руководитель Федеральной архивной службы России представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел документационного обеспечения для внесения изменений в РКФ и базу данных (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) - автор документа.
8.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется отделом документационного обеспечения ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
8.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
8.1.9. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
8.1.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые семь дней.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ и базе данных "Контроль исполнения".
8.1.11. Отчет о состоянии исполнения документов еженедельно, по пятницам, готовится начальником отдела документационного обеспечения. Руководители структурных подразделений еженедельно, по четвергам, сдают начальнику отдела документационного обеспечения письменные заключения о не выполненных в срок документах (Приложение N 17). По требованию начальника отдела документационного обеспечения должна представляться исчерпывающая информация о состоянии исполнения поставленных на контроль документов.
Подготовленный отделом документационного обеспечения отчет о состоянии исполнения документов передается в Производственно-строительный отдел для безотлагательного размножения в необходимом количестве. Размноженные экземпляры отчета раздаются руководству Федеральной архивной службы России и начальникам самостоятельных структурных подразделений для информации и анализа. Исполненные структурными подразделениями документы, поступившие в отдел документационного обеспечения после размножения отчета, в текущем отчете не учитываются.
Отчет о состоянии исполнения документов в аппарате Федеральной архивной службы России еженедельно, по понедельникам, заслушивается на оперативных совещаниях у Руководителя Федеральной архивной службы России. Докладывает о состоянии исполнительской дисциплины в аппарате начальник Управления комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства. Начальники структурных подразделений информируют руководство аппарата о состоянии исполнения контрольных документов.
8.1.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля только после решения всех поставленных в нем вопросов и письменного уведомления об этом корреспондента. Промежуточный ответ, как и запрос по документу, не может являться основанием для снятия документа с контроля. Исполненный документ передается на подпись руководителю Федеральной архивной службы России или его заместителю не позднее чем за один день до истечения срока исполнения, указанного в документе. Начальник структурного подразделения после того, как документ исполнен и подписан, проставляет на копии документа отметку "в дело", подпись, дату и передает полный комплект документов (входящий, промежуточные запросы и ответы, исходящий документ) в отдел документационного обеспечения для снятия документа с контроля. Сотрудники отдела документационного обеспечения на основании представленных материалов вносят в контрольные карточки и базу данных номер, дату и краткое содержание ответа. После этого документ снимается с контроля.
В отдельных исключительных случаях по объективным причинам неисполненный документ может быть снят с контроля руководителем Федеральной архивной службы России по докладной записке начальника структурного подразделения, исполняющего документ. В этом случае, докладная записка с резолюцией руководителя Федеральной архивной службы России вместе с документом передается в отдел документационного обеспечения и служит основанием для снятия документа с контроля.
8.1.13. Отдел документационного обеспечения на основании еженедельных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в квартал готовит итоговый аналитический отчет о состоянии исполнительской дисциплины в Федеральной архивной службе России.
