7.2. Организация поисковой системы по документам
7.2. Организация поисковой системы по документам 
7.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Федеральной архивной службе России созданы поисковые системы по документам.
7.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки.
7.2.3. При традиционной карточной регистрации на каждый входящий, исходящий и внутренний документ заполнятся РКФ в двух экземплярах, (для документов, поставленных на контроль, заполняется три карточки), из которых составляются следующие картотеки: справочные (по отделам-исполнителям, авторам документов и др.), контрольно-справочные, по обращениям граждан и по консульским запросам. Поиск документов может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел.
7.2.4. Для обеспечения оперативного поиска документов, поставленных на контроль, используется автоматизированная база данных "Контроль исполнения документов", в которой поиск осуществляется по автору, виду, входящему номеру или номеру документа, дате документа. Поисковый запрос может содержать любую комбинацию из перечисленных реквизитов.
