6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам
электронной почты и факсимильной связи 
6.6.1. Электронная почта устанавливается в структурных подразделениях аппарата Федеральной архивной службы России по распоряжению руководителя службы.
6.6.2. Документ, передаваемый по электронной почте, готовится исполнителем соответствующего структурного подразделения и должен быть оформлен в соответствии с правилами оформления организационно-распорядительной документации. Перед передачей электронного документа исполнитель распечатывает электронный документ на бумажный носитель и передает его на подпись соответствующему должностному лицу. После подписания документа он подлежит регистрации в отделе документационного обеспечения. Регистрационный номер документа переносится исполнителем документа в электронный документ, предназначенный для передачи по электронной почте. Лицу, обслуживающему электронную почту, исполнитель передает документ, записанный на дискету, и его бумажную копию. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку, подготовленным исполнителем.
После осуществления передачи сообщения по электронной почте лицо, осуществившее передачу, в верхнем правом углу бумажной копии делает пометку: "Передано по электронной почте", проставляет дату передачи и свою подпись. После чего бумажная копия документа передается исполнителем в отдел документационного обеспечения для подшивки в дело, с указанием номера дела по номенклатуре дел.
6.6.3. Электронные сообщения, получаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. Лицо, обслуживающее электронную почту, распечатывает поступивший документ объемом не более 3 страниц на бумажный носитель. В верхнем правом углу проставляет штамп или пишет от руки "электронная почта" и передает его для регистрации в отдел документационного обеспечения. В отделе документационного обеспечения этот документ регистрируется в порядке, установленном для работы с документами на бумажных носителях.
В случае, если объем поступившего сообщения превышает 3 страницы машинописного текста, документ копируется на дискету, дискета передается для распечатки в отдел-исполнитель данного документа. В отделе-исполнителе документ распечатывается и передается для регистрации в отдел документационного обеспечения, где регистрируется и докладывается руководству в установленном порядке.
Дискета, после распечатки электронного документа, возвращается лицу, обслуживающему электронную почту.
6.6.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов. В исключительных случаях допускается передавать документы объемом до 10 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения и начальником отдела документационного обеспечения. В случае передачи документов объемом более 5 листов заявка визируется у заместителя руководителя Федеральной архивной службы России. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, а также постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации;
не подлежат передаче по каналам факсимильной связи объемные документы (доклады, инструкции и т.д.).
6.6.5. Документ, отправляемый по факсимильной связи, оформляется следующим образом:
на передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки";
в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя;
подписанный документ регистрируется (проставляется исходящий номер и дата) и передается лицу, обслуживающему факсимильный аппарат, для отправки.
6.6.6. Подлежащий передаче документ учитывается оператором в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
Поступившие факсограммы учитываются оператором в журнале с присвоением им порядкового номера, затем регистрируются в установленном порядке. Факсограммы передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в отделе документационного обеспечения, осуществляется начальником отдела.
