4.1. Приказ
4.1. Приказ 
4.1.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Федеральной архивной службы России.
Проекты приказов (Приложение N 7) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя Федеральной архивной службы России, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются руководителем Федеральной архивной службы России или, в случае его отсутствия, заместителем, на которого возложено выполнение обязанностей руководителя службы.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью службы документационного обеспечения.
4.1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем отдела документационного обеспечения и юридической службы. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. При этом на визовом экземпляре приказа перед визой проставляется пометка "см. замечания".
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
Проект приказа считается согласованным только при наличии всех виз.
Завизированный проект приказа передается в отдел документационного обеспечения для представления на подпись руководителю Федеральной архивной службы России. Представление приказа на подпись, минуя отдел документационного обеспечения, запрещается.
К проекту приказа должны быть приложены материалы, послужившие основанием к его изданию: федеральные законы, указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, докладные записки руководителей структурных подразделений с резолюцией руководителя Федеральной архивной службы России; согласования с другими федеральными органами исполнительной власти; копии ранее изданных приказов, подлежащих изменению, дополнению или признанию утратившими силу в связи с выходом данного приказа. При необходимости к приказам прилагается справка, которая должна содержать краткое изложение приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
Проект приказа представляется на подпись в одном экземпляре. К проекту приказа должен быть приложен список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, ответственного за его подготовку.
Приказ, подписанный руководителем Федеральной архивной службы России, и его ксерокопия после размножения передается исполнителем в отдел документационного обеспечения для формирования в дела. Приказы по личному составу формируются в дела в отделе кадров.
4.1.3. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно. Для приказов по личному составу дополнительно к номеру приказа через тире присоединяется буквенный индекс "Л".
4.1.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью отдела документационного обеспечения и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в отдел документационного обеспечения.
4.1.5. Проект приказа во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.
4.1.6. Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.
Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации.
Наименование федерального органа исполнительной власти - ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ (РОСАРХИВ).
Наименование вида документа - ПРИКАЗ.
Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.
Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например:
15 июня 2000 г. N 21; 03.07.2000 N 44.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
Об утверждении "Инструкции по делопроизводству
в Федеральной архивной службе России"
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают личные подписи визирующих, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Приказы подписывает руководитель Федеральной архивной службы России, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Приложения к приказу оформляются аналогично приложениям к проектам актов Президента Российской Федерации и визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.
Виза ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
4.1.7. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без бланка, с указанием названий федеральных органов исполнительной власти и других органов или организаций.
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти - располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ; располагается центрованно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центрованно;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
4.1.8. В выписках из приказа делается дословная запись содержания выписываемых абзацев (Приложение N 8). При оформлении выписок пишется обязательно констатирующая часть, а затем запись содержания абзацев.
4.1.9. Выписка должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. Отметка о заверении выписки содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего выписку; личную подпись (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:
Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись А.С.Петров 17.04.2001
Заверительная подпись выписки из приказа должна удостоверяться печатью.
