IV. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений
IV. Условия и порядок обработки персональных данных
субъектов персональных данных в связи с реализацией
служебных или трудовых отношений 
4.1. Персональные данные субъектов персональных данных (далее - персональные данные), указанных в подпунктах 3.1.1 - 3.1.7 пункта 3.1 настоящих Правил, обрабатываются в целях выполнения возложенных на Росархив функций и полномочий, обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия гражданским служащим Росархива в прохождении государственной гражданской службы (лицам, замещающим должности руководителей организаций, подведомственных Росархиву, в целях содействия выполнению работы), формирования кадрового резерва государственной гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения гражданскими служащими Росархива должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности гражданских служащих Росархива, лиц, замещающих должности руководителей организаций, подведомственных Росархиву, и членов их семей, обеспечения гражданским служащим Росархива и установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, в целях оказания гражданам государственных услуг, а также в целях противодействия коррупции.
4.2. В целях, указанных в пункте 4.1 настоящих Правил, обрабатываются следующие категории персональных данных:
4.2.1. Фамилия, имя, отчество (при наличии) (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения).
4.2.2. Число, месяц, год рождения.
4.2.3. Место рождения.
4.2.4. Сведения о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства).
4.2.5. Вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи.
4.2.6. Адрес и дата регистрации (снятия с регистрационного учета) по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания.
4.2.7. Номера контактных телефонов (домашнего, служебного, мобильного).
4.2.8. Реквизиты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.
4.2.9. Идентификационный номер налогоплательщика.
4.2.10. Реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования.
4.2.11. Реквизиты свидетельства государственной регистрации актов гражданского состояния.
4.2.12. Сведения о семейном положении, составе семьи и сведения о близких родственниках, в том числе:
степень родства, фамилии, имена, отчества (при наличии), даты рождения близких родственников (отца, матери, братьев, сестер и детей), а также мужа (жены);
места рождения, места работы и домашние адреса близких родственников (отца, матери, братьев, сестер и детей), а также мужа (жены);
фамилии, имена, отчества (при наличии), даты рождения, места рождения, места работы и домашние адреса бывших мужей (жен).
4.2.13. Сведения о трудовой деятельности.
4.2.14. Сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;
4.2.15. Сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании (наименование и год окончания образовательного учреждения, наименование и реквизиты документа об образовании, направление подготовки, квалификация, специальность по документу об образовании).
4.2.16. Сведения об ученой степени, ученом звании (когда присвоены, номера дипломов, аттестатов).
4.2.17. Сведения о владении иностранными языками, степень владения.
4.2.18. Медицинское заключение об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу или ее прохождению.
4.2.19. Фотография.
4.2.20. Сведения о прохождении государственной гражданской службы, в том числе: дата, основания поступления на государственную гражданскую службу и назначения на должность государственной гражданской службы, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность государственной гражданской службы, наименование замещаемых должностей государственной гражданской службы с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания, результатов аттестации на соответствие замещаемой должности государственной гражданской службы, а также сведения о прежнем месте работы.
4.2.21. Сведения, содержащиеся в служебном контракте, дополнительных соглашениях к служебному контракту.
4.2.22. Сведения о пребывании за границей.
4.2.23. Сведения о близких родственниках (отце, матери, братьях, сестрах и детях), а также мужьях (женах), в том числе бывших, постоянно проживающих за границей и (или) оформляющих документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство (фамилия, имя, отчество (при наличии), с какого времени проживают за границей).
4.2.24. Сведения о классном чине государственной гражданской службы Российской Федерации (в том числе дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине гражданской службы субъекта Российской Федерации), квалификационном разряде государственной гражданкой службы (квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы).
4.2.25. Сведения о наличии или отсутствии судимости.
4.2.26. Сведения об оформленных допусках к государственной тайне.
4.2.27. Сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия.
4.2.28. Сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации.
4.2.29. Сведения о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания.
4.2.30. Сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.
4.2.31. Номер расчетного счета.
4.2.32. Номер банковской карты.
4.2.33. Иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 4.1 настоящих Правил.
4.3. В целях, указанных в пункте 4.1 настоящих Правил, обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
4.4. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных гражданских служащих Росархива, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы Росархива, лиц, замещающих должности руководителей организаций, подведомственных Росархиву, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Росархиву, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 4.1 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Федерального закона "О системе государственной службы Российской Федерации", Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального закона "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.
4.5. Обработка специальных категорий персональных данных гражданских служащих Росархива, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы Росархива, лиц, замещающих должности руководителей организаций, подведомственных Росархиву, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Росархиву, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 4.1 настоящих Правил, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны.
4.6. Обработка персональных данных гражданских служащих Росархива, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы Росархива, лиц, замещающих должности руководителей организаций, подведомственных Росархиву, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Росархиву, осуществляется при условии получения согласия указанных лиц в следующих случаях:
4.6.1. При передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе.
4.6.2. При трансграничной передаче персональных данных.
4.6.3. При принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.
4.7. В случаях, предусмотренных пунктом 4.5 настоящих Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".
4.8. Обработка персональных данных гражданских служащих Росархива, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы Росархива, лиц, замещающих должности руководителей организаций, подведомственных Росархиву, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Росархиву, осуществляется Отделом государственной службы, кадров и наград Росархива (далее - ОГСКиН Росархива) и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
4.9. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных гражданских служащих Росархива, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы Росархива, лиц, замещающих должности руководителей организаций, подведомственных Росархиву, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Росархиву, осуществляется путем:
4.9.1. Получения оригиналов документов, необходимых для выполнения кадровой работы (например, заявления, трудовой книжки, анкеты).
4.9.2. Копирования оригиналов документов.
4.9.3. Внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях).
4.9.4. Формирования персональных данных в ходе кадровой работы.
4.9.5. Внесения персональных данных в информационные системы Росархива.
4.10. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 4.1 настоящих Правил.
4.11. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего Росархива и лиц, замещающих должности руководителей организаций, подведомственных Росархиву, у третьей стороны, следует известить об этом гражданского служащего либо лицо, замещающее должность руководителя организации, подведомственной Росархиву, заранее, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.
4.12. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего Росархива и лица, замещающего должность руководителя организации, подведомственной Росархиву, персональные данные, не предусмотренные пунктом 4.2 настоящих Правил, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.
4.13. При сборе персональных данных гражданский служащий ОГСКиН Росархива, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 4.1 настоящих Правил, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.
4.14. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных гражданских служащих Росархива, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы Росархива, лиц, замещающих должности руководителей организаций, подведомственных Росархиву, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Росархиву, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
