1. Общие положения
1. Общие положения 
1.1. Документирование управления всеми сферами деятельности требует в современный период строгого системного подхода к нормативно-методической базе, обеспечивающей его осуществление.
Положения законов, указов, постановлений раскрываются правилами, инструкциями, указаниями, регламентами и другими документами.
Центральное место в составе нормативных и методических документов по определению сроков хранения документов занимают перечни документов с указанием сроков хранения.
Система перечней документов состоит из перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения (далее в тексте - типовых перечней документов) и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте - перечней документов ведомств).
Типовые перечни документов включают типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения, а также типовые архивные документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности, с указанием сроков хранения.
Перечни документов ведомств включают документы типовых перечней и документы, отражающие функции, установленные для определенных федеральных органов исполнительной власти и подведомственных организаций.
Изменения, происшедшие в системе и структуре федеральных органов исполнительной власти, их задачах и функциях, становление электронного документооборота внесли коррективы в документирование управленческой деятельности, привели к появлению новых видов документов, не предусмотренных действующими перечнями документов. В последние годы был принят ряд нормативных правовых актов (законов, указов, постановлений), устанавливающих состав и сроки хранения отдельных документов (приложение N 1).
В соответствии с этим сложившаяся в предыдущий период времени система перечней документов со сроками хранения, образующихся в федеральных органах исполнительной власти и организациях (далее в тексте - организациях), должна обновляться.
1.2. Разработка перечней документов с указанием сроков хранения осуществляется на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность государственных органов, организаций и содержащих, как общие положения в области управления, так и положения по осуществлению определенных функций федеральных органов исполнительной власти, а также конкретных организаций.
Закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007) определяют порядок отбора документов на хранение и выделение к уничтожению, а также утверждению и применению перечней документов с указанием сроков хранения.
При подготовке новых перечней документов с указанием сроков хранения используется опыт создания уже действующих в настоящее время перечней документов, примерных номенклатур дел (приложение N 1).
1.3. Целью Методических рекомендаций является оптимизация работы с документами в организациях путем применения современной методики подготовки перечней документов, являющихся основой определения сроков хранения документов и эффективного формирования Архивного фонда Российской Федерации ценными документами, отражающими все сферы деятельности.
1.4. В Методических рекомендациях используются следующие основные определения:
- экспертиза ценности документов - изучение документов на основе критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем;
- источники комплектования архива - юридические или физические лица, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив (организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации);
- перечень документов с указанием сроков хранения - систематизированный список видов и категорий документов с нормативно установленными сроками хранения документов;
- схема построения перечня документов - систематизированный перечень функций в установленной сфере деятельности, осуществляемых государственными органами и организациями определенного ведомства;
- звено перечня документов - организация (группа организаций), осуществляющих определенные функции в ведомстве, с указанием образующихся в них видов документов и сроков их хранения;
- статья перечня - определенным образом организованные (сгруппированные) сведения о виде документа, сроке его хранения, закрепленные валовой нумерацией.
1.5. Методические рекомендации состоят из: общих положений, отражающих необходимость разработки рекомендаций, нормативную базу, цель работы, определения; шести разделов, последовательно раскрывающих процесс создания перечней документов, порядок их рассмотрения, согласования, утверждения; приложений, содержащих: список источников (приложение N 1), Схему этапов разработки перечней документов (приложение N 2), примерную Схему построения перечня (приложение N 3) и примерную звенность перечня (приложение N 4).
