5. Подготовка к проведению свидетельской оценки
5. Подготовка к проведению свидетельской оценки 
5.1. Выбор объектов оценки.
5.1.1. При подготовке к оценке компетентности органа по сертификации систем менеджмента необходимо осуществлять выборку мест осуществления деятельности органа по сертификации систем менеджмента, элементов системы менеджмента органа по сертификации систем менеджмента, репрезентативных объектов сертификации в соответствии с заявленной/утвержденной областью аккредитации, персонала органа по сертификации систем менеджмента.
5.1.2. Выбор объектов оценки осуществляется руководителем экспертной группы на основании программы оценки цикла аккредитации (при наличии), анализа информации, запрашиваемой у органа по сертификации систем менеджмента до проведения выездной оценки, включая информацию в части наличия изменений с момента последней выездной оценки, информацию о проведенных работах по сертификации в области аккредитации, о выданных, приостановленных, аннулированных сертификатах соответствия, график проведенных и запланированных аудитов с указанием сроков их проведения, местоположения, состава аудиторской группы, области аудита и т.д. Перечень и формы документов и сведений, необходимых для результативного планирования и проведения оценки представлены в приложении 1.
5.1.3. Выбор объектов оценки органа по сертификации систем менеджмента осуществляется таким образом, чтобы за цикл аккредитации были оценены все требования критериев аккредитации, стандарта ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017 и дополнительных стандартов (при необходимости), все направления деятельности органа по сертификации систем менеджмента (коды/кластеры/категории/технические области), все места осуществления деятельности в области аккредитации и весь персонал органа по сертификации систем менеджмента.
При аккредитации и подтверждении компетентности каждые пять лет с момента аккредитации оценка органа по сертификации систем менеджмента осуществляется на соответствие требованиям критериев аккредитации, требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017 и др. дополнительных стандартов (если применимо).
При процедурах подтверждения компетентности в течение первого года с момента аккредитации и не реже одного раза в два года со дня прохождения предыдущей процедуры подтверждения компетентности в план оценки должны в обязательном порядке включаться: требования беспристрастности, требования к ресурсам, жалобы и апелляции, анализ со стороны руководства, внутренние аудиты и корректирующие действия.
При выборе объектов оценки руководитель экспертной группы должен учитывать результаты предыдущей оценки, обязательно включая те критерии аккредитации и пункты стандарта ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017, др. дополнительных стандартов (если применимо), по которым по результатам предыдущей оценки были выявлены несоответствия.
При расширении области аккредитации оценка органа по сертификации систем менеджмента должна осуществляться на соответствие критериев аккредитации и стандарта ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017 и др. дополнительных стандартов (если применимо), а также по документам, в которые были внесены изменения в результате расширения области аккредитации, касающихся технической части по всей расширяемой области аккредитации.
При дополнительной оценке органа по сертификации систем менеджмента в план оценки включаются критерии аккредитации и пункты стандарта ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017 и др. дополнительных стандартов (если применимо), которые не были оценены (в случае невыполнения программы/плана оценки) и/или по которым были выявлены несоответствия и невозможно оценить их устранение на основании документальных свидетельств.
5.1.4. При проведении процедуры подтверждения компетентности органа по сертификации систем менеджмента может использоваться техника анализа дел по сертификации. При этом оценивается выполнение органом по сертификации систем менеджмента требований системы менеджмента: требования к ресурсам, требования к процессу. Количество отобранных дел по сертификации определяется по формуле:
, где
X - количество дел по сертификации, подлежащих анализу.
n - количество выданных сертификатов соответствия по оцениваемым направлениям области аккредитации.
При этом в каждом репрезентативном объекте сертификации должен проводиться как минимум один анализ дела по сертификации. При выявлении несоответствий по результатам анализа дел по сертификации экспертная группа может запросить дополнительные дела по сертификации.
5.1.5. При аккредитации, периодическом подтверждении компетентности, расширении области аккредитации оценка органа по сертификации систем менеджмента техникой интервьюирования, как правило, осуществляется в комбинации с такими техниками оценки, как свидетельская оценка и/или анализ дел по сертификации. При расширении области аккредитации органа по сертификации систем менеджмента в рамках одной схемы сертификации оценка персонала органа по сертификации систем менеджмента может проводиться посредством анализа документов.
5.1.6. При выборе персонала органа по сертификации систем менеджмента для оценки его компетентности рассматривают:
- количество проведенных работ по сертификации с момента последней оценки;
- результаты предыдущих оценок;
- изменения, произошедшие в составе персонала органа по сертификации систем менеджмента с момента последней оценки;
- распределение ответственности по пунктам критериев и стандарта ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017.
По каждому выбранному репрезентативному объекту сертификации экспертная группа отбирает для оценки компетентности как минимум одного эксперта органа по сертификации систем менеджмента. При этом за цикл аккредитации весь персонал органа по сертификации систем менеджмента (штатный и привлекаемый), осуществляющий деятельность по всей области аккредитации, должен быть оценен не менее одного раза одной из техник оценки. Свидетельские оценки предпочтительно планировать с персоналом органа по сертификации систем менеджмента, который ранее не подвергался оценке.
5.1.7. При аккредитации и расширении области аккредитации оценка органа по сертификации систем менеджмента проводится на всех местах осуществления деятельности в заявленной области аккредитации.
При подтверждении компетентности при наличии в органе по сертификации систем менеджмента нескольких мест осуществления деятельности экспертная группа выбирает места проведения оценки с учетом репрезентативных объектов оценки и результатов предыдущих оценок таким образом, чтобы все места осуществления деятельности органа по сертификации систем менеджмента в заявленной/утвержденной области аккредитации были оценены не менее одного раза в течение цикла аккредитации.
В случае, если орган по сертификации систем менеджмента проводит работы по сертификации за пределами Российской Федерации, свидетельская оценка должна проводиться не реже одного раза в течение цикла аккредитации в каждой стране, где орган по сертификации систем менеджмента осуществляет свою деятельность. В обоснованных случаях свидетельская оценка может проводиться удаленно.
5.2. Выбор объектов свидетельской оценки для охвата области аккредитации
5.2.1. В соответствии с IAF ID 1 все коды IAF объединены в серию технических кластеров (с учетом применимых нормативных правил, специфической терминологии процессов и соответствующей компетентности группы аудиторов органа по сертификации систем менеджмента (СМК, СЭМ).
5.2.2. Таблица согласования кодов ОК 029-2014, используемых при оформлении области аккредитации органов по сертификации систем менеджмента, с кодами IAF, приведенными в IAF ID 1 (для схем сертификации по стандартам 9001, 14001, 27001), IAF MD 22 (для схем сертификации по стандартам 18001/45001), с кластерами, категориями и подкатегориями пищевой цепи, приведенными в ГОСТ Р 53755-2020/ISO 22003:2013 (для схем сертификации по стандарту 22000), техническими областями, приведенными в IAF MD 8 (для схемы сертификации по стандарту 13485), техническими областями, приведенными в ISO 50003 (для схемы сертификации по стандарту 50001) приведена в приложении 2.
5.2.3. При аккредитации, подтверждении компетентности, расширении области аккредитации свидетельская оценка органа по сертификации систем менеджмента должна осуществляться по техническим кластерам/основным техническим областям с учетом правил, установленных в IAF MD 17 (по схемам сертификации 9001, 14001, 45001/18001), IAF MD 16 (по схеме сертификации 22000), IAF MD 8 (по схеме сертификации 13485), техническим областям (по схеме сертификации 50001) в соответствии с приложением 3.
5.2.4. Для каждого технического кластера в соответствии с IAF MD 17 определены ключевые технические коды с учетом более высокого уровня компетентности и личных качеств аудиторов, рисков возникновения несоответствий, уровня законодательного регулирования.
5.2.5. При проведении аккредитации или расширении области аккредитации свидетельская оценка органа по сертификации систем менеджмента осуществляется по каждой схеме системы менеджмента по ключевому коду (по 9001, 14001, 45001/18001)/кластеру (по 22000)/основной технической области (по 13485)/технической области (по 50001). Допускается в согласованных случаях оценка органа по сертификации систем менеджмента методом моделирования процесса сертификации с обоснованием невозможности проведения свидетельской оценки (например, в случае отсутствия в органе по сертификации заявки на сертификацию).
5.2.6. Принимая решение о количестве и типе аудитов, которые необходимо подвергнуть свидетельской оценке учитывают следующие факторы:
- общие показатели деятельности органа по сертификации систем менеджмента (количество действующих (с активным или приостановленным статусом) и отмененных сертификатов соответствия; график проведения инспекционных/надзорных аудитов с отметками об их проведении или обоснованием причин просроченных аудитов, количество штатных и привлекаемых аудиторов и т.д.);
- сложность процесса или законодательство, которые влияют на способность сертифицированной организации продемонстрировать свою способность достигать планируемых результатов систем менеджмента;
- отзывы заинтересованных сторон, включая жалобы на сертифицированные организации;
- результаты внутренних аудитов органа по сертификации систем менеджмента;
- требования владельцев схем сертификации (если применимо);
- увеличение объема работ по сертификации в конкретном регионе или технической области;
- количество сертифицированных заказчиков в рамках области аккредитации;
- уверенность в процессе сертификации и одобрение со стороны аудиторов органа по сертификации систем менеджмента;
- результаты предыдущих оценок органа по сертификации систем менеджмента по месту(ам) осуществления деятельности и/или свидетельских оценок.
При выборе объектов свидетельских оценок могут быть рассмотрены дополнительные факторы:
- количество выданных сертификатов соответствия;
- количество аудиторов;
- разные аудиторы;
- штатные или привлекаемые аудиторы;
- разные аудиты: сертификационный аудит (1 + 2 этап), инспекционный контроль, ресертификационный аудит;
- комплексные, комбинированные и/или интегрированные аудиты, аудиты организаций с несколькими площадками;
- страны, в которых проводятся аудиты в рамках процесса сертификации;
- результаты предыдущей свидетельской деятельности;
- жалобы, опросы потребителей;
- опросы заинтересованных сторон и регулирующих органов;
- уже оцененные технические кластеры и др.
5.2.7. При проведении свидетельской оценки необходимо избегать повторной свидетельской оценки на территории одного и того же заказчика органа по сертификации систем менеджмента в течение одного цикла аккредитации.
5.3. Разработка плана оценки
5.3.1. Перед проведением выездной оценки руководитель экспертной группы на основе программы выездной оценки, программы оценки цикла (при наличии), информации, представленной заявителями/аккредитованными лицами, разрабатывает план выездной оценки с применением различных техник оценки, включая свидетельскую оценку. Рекомендуемая форма плана выездной оценки представлена в приложении 4.
5.3.2. При разработке плана оценки руководитель экспертной группы должен учитывать риски, связанные с видами деятельности, местами осуществления деятельности и персоналом в соответствии с заявленной/утвержденной областью аккредитации. Рекомендуемая форма оценки рисков приведена в приложении 5.
5.3.3. На этапе формирования плана выездной оценки при необходимости в целях результативного выполнения свидетельской оценки по выбранным репрезентативным объектам оценки состав экспертной группы может быть изменен или дополнен экспертами по аккредитации/техническими экспертами по предложению руководителя экспертной группы с учетом полученной им по запросу информации от органа по сертификации систем менеджмента, схем сертификации, кодов области аккредитации и мест осуществления деятельности органа по сертификации систем менеджмента, выбранных для оценки, а также результатов предыдущих оценок органа по сертификации систем менеджмента и изменений, которые могли повлиять на компетентность органа по сертификации систем менеджмента выполнять требования аккредитации и проводить работы по сертификации в рамках заявленной/утвержденной области аккредитации. При формировании экспертной группы для свидетельской оценки учитывается знание порядка аккредитации и требований к органу по сертификации систем менеджмента, соответствующих программ и схем сертификации, видов экономической деятельности по техническим кодам в рамках предстоящей свидетельской оценки. Орган по сертификации систем менеджмента должен быть заранее проинформирован о составе экспертной группы для свидетельской оценки с предоставленной возможностью возразить против конкретного члена экспертной группы с обоснованием (например, угрозы беспристрастности, жалобы в отношении данного члена экспертной группы).
5.3.4. В соответствии с планом оценки руководитель экспертной группы распределяет обязанности между членами экспертной группы в рамках их компетентности:
- руководитель экспертной группы оценивает систему менеджмента органа по сертификации систем менеджмента, проводит интервьюирование с лицами, ответственными за функционирование процессов системы менеджмента, и другим персоналом органа по сертификации систем менеджмента, проводит вступительное, заключительное совещание, организовывает и курирует работу экспертной группы;
- технические эксперты, включенные в состав экспертной группы, имеющие статус экспертов по аккредитации, оценивают процессы сертификации в областях, в которых они компетентны, приводят обоснования для выбранных для конкретной оценки репрезентативных объектов;
- технические эксперты, включенные в состав экспертной группы, не имеющие статуса эксперта по аккредитации, консультируют руководителя экспертной группы и экспертов по аккредитации по техническим областям в рамках своей компетентности.
5.3.5. План выездной оценки должен включать область оценки, временной график оценки с учетом перерывов и функции всех членов экспертной группы, виды деятельности, подлежащие оценке, места осуществления деятельности, персонал, подлежащий оценке, а также техники оценки, которые будут применяться, включая свидетельскую оценку, если применимо. В случае, если свидетельская оценка неприменима или невозможна, приводится обоснование. План выездной оценки подписывается руководителем экспертной группы и заблаговременно согласовывается с органом по сертификации систем менеджмента и, при необходимости, с должностными лицами Росаккредитации в случае их участия в проведении мероприятий по оценке соответствия заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации.
5.3.6. Заблаговременно до проведения свидетельской оценки орган по сертификации систем менеджмента должен представить экспертной группе план конкретного аудита, отчеты по предыдущим аудитам (если применимо), записи о компетентности аудиторской группы и обоснование расчета продолжительности аудита.
5.3.7. При аккредитации свидетельская оценка должна включать 1 и 2 этапы сертификационного аудита. Если у органа по сертификации систем менеджмента нет новых заказчиков, допускается проведение свидетельской оценки одного ресертификационного аудита или двух инспекционных аудитов, включающих все основные этапы аудита.
5.3.8. В случае интегрированного или комбинированного аудита систем менеджмента, область свидетельской оценки должна быть согласована с органом по сертификации систем менеджмента. Если свидетельская оценка по тому же коду проводилась ранее с другой целью (например, по другой системе менеджмента), по усмотрению экспертной группы может быть снята необходимость в проведении еще одной свидетельской оценки.
5.3.9. Орган по сертификации систем менеджмента должен проинформировать своего заказчика о проведении свидетельской оценки, разъяснить ее процедуру и заключить соответствующий договор (соглашение).
5.3.10. Орган по сертификации систем менеджмента не должен вносить изменения в состав аудиторской группы, план аудита, расчет продолжительности аудита в связи с проведением свидетельской оценки. Если же такие изменения вносятся, орган по сертификации систем менеджмента должен представить экспертной группе соответствующие обоснования.
5.3.11. Как правило, свидетельской оценке подвергается полный аудит на месте, за исключением случаев, когда цели в отношении определенного вида деятельности могут быть достигнуты посредством частичной оценки (по конкретным несоответствиям, по жалобам и т.д.).
