"СМ N 03.1-1.0007. Руководство по проведению удаленной оценки (Версия 02. Ноябрь 2020 г.)" (утв. Росаккредитацией 08.12.2020)

Утверждаю
Руководитель
Федеральной службы по аккредитации
Н.В.СКРЫПНИК
8 декабря 2020 г.

СМ N 03.1-1.0007

ВЕРСИЯ 02. НОЯБРЬ 2020 Г.

РУКОВОДСТВО ПО ПРОВЕДЕНИЮ УДАЛЕННОЙ ОЦЕНКИ

ПРЕДИСЛОВИЕ

Настоящее руководство разработано для установления единых подходов при организации проведения выездной оценки заявителей, аккредитованных лиц критериям аккредитации в рамках предоставления услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, в форме удаленной оценки, позволяющей эффективно и безопасно, независимо от ограничений в передвижении к месту (местам) осуществления деятельности заявителя, аккредитованного лица осуществлять выездную оценку с учетом требований законодательства Российской Федерации об аккредитации в национальной системе аккредитации, ГОСТ ISO/IEC 17011-2018, подпункта "в" пункта 1 приказа Минэкономразвития России N 229, положений информационных и обязательных документов Международного форума по аккредитации (IAF), международной организации APAC. Настоящее руководство вводится взамен документа СМ N 03.1-1.0007 (вер. 01), утвержденного руководителем Федеральной службы по аккредитации 11 июня 2020 г. В настоящей версии основные изменения внесены в части порядка работы с сервисом обмена. Настоящее руководство вводится в действие по истечении пяти рабочих дней со дня его утверждения.

1.1. В настоящем руководстве определены подходы к организации проведения выездной оценки соответствия заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации в форме удаленной оценки, а также методы, применяемые экспертной группой, должностным лицом Росаккредитации в рамках проведения такой оценки.

1.2. Выездная оценка может проводиться в форме удаленной оценки в случае наличия факторов, не позволяющих осуществить фактический выезд на место (места) осуществления деятельности заявителя, аккредитованного лица, иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, обеспечивающей выполнение в полном объеме всех мероприятий, предусмотренных программой выездной оценки с использованием электронных средств.

В настоящем руководстве использованы ссылки на следующие документы:

При пользовании настоящей процедурой следует проверять действие ссылочных документов. Если ссылочный документ заменен, то при пользовании настоящей процедурой следует руководствоваться замененным (измененным) документом.

В настоящем руководстве применяются термины и определения:

4.1. Выездная оценка в форме удаленной оценки проводится в соответствии с программой выездной оценки, утвержденной Росаккредитацией.

При проведении удаленной оценки обеспечивается выполнение программы выездной оценки в полном объеме для возможности принятия Росаккредитацией обоснованного решения.

4.2. Удаленная оценка может проводиться в том числе в случае принятия Росаккредитацией решения о приостановлении осуществления аккредитации в соответствии с пунктом 3 части 28 статьи 17, частью 7.1 статьи 24 Федерального закона N 412-ФЗ.

4.3. Для выполнения каждого мероприятия программы выездной оценки в форме удаленной оценки необходимо применение соответствующих методов оценки, обеспечивающих результативность и целостность выездной оценки.

4.4. При проведении удаленной оценки участники процесса (заявитель, аккредитованное лицо, члены экспертной группы, должностное лицо Росаккредитации) используют информационно-коммуникационные технологии. Участники должны осознавать риски и возможности применяемых информационно-коммуникационных технологий, а также влияние, которое они могут оказать на достоверность и объективность собранной информации.

4.5. Удаленная оценка может проводиться при возникновении следующих обстоятельств:

- действуют ограничения на передвижение внутри страны (региона);

- невозможность проведения выездной оценки по месту (местам) осуществления деятельности в связи с удаленностью расположения заявителя, аккредитованного лица, в том числе отсутствует транспортное сообщение к месту (местам) осуществления деятельности в запланированный период проведения выездной оценки, при условии, что это (эти) место (места) осуществления деятельности было(-и) проверено(-ы) ранее;

- невозможность по уважительным причинам членам экспертной группы и (или) должностному лицу Росаккредитации принять участие в выездной оценке по месту (местам) осуществления деятельности заявителя, аккредитованного лица;

- невозможность завершения выездной оценки на месте в связи с форс-мажорными обстоятельствами;

- в связи с решениями правительства Российской Федерации и регулирующих органов, связанными с мерами безопасности и охраны здоровья;

- контроля за деятельностью аккредитованных лиц со стороны органа по аккредитации;

- свидетельских оценок;

- иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

4.6. В случае наличия факторов, свидетельствующих о необходимости проведения выездной оценки в форме удаленной оценки и/или наличия в работе экспертной группы, заявителя, аккредитованного лица мотивированных представлений о невозможности осуществления выездной оценки по месту/местам осуществления деятельности, приказом Росаккредитации принимается решение о проведении выездной оценки соответствия критериям аккредитации в форме удаленной оценки, при условии, когда уровень риска, связанный с дистанционным взаимодействием, оценен уполномоченными лицами Росаккредитации, и определен как средний или незначительный в соответствии с процедурой, установленной в Росаккредитации.

4.7. Удаленная оценка может не проводиться в следующих случаях:

- отсутствие у заявителя, аккредитованного лица технической возможности использования программных (программно-аппаратных) решений, обеспечивающих видеоконференцсвязь;

- наличие у заявителя, аккредитованного лица внутренних правил, предусматривающих запрет на видеосъемку и аудиозапись в связи осуществлением деятельности со сведениями, составляющими государственную тайну;

- выездная оценка по месту (местам) осуществления деятельности аккредитованного лица не проводилась более трех лет;

- если в Росаккредитации имеются подтвержденные факты нарушений, допущенных аккредитованным органом по сертификации по выдаче сертификата соответствия в срок, не обеспечивающий соблюдение правил выполнения работ по сертификации, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации и правом Евразийского экономического союза (в том числе с учетом оценки соблюдения одного или нескольких сроков процедур, необходимых для отбора образцов, проб, идентификации продукции, проведения инспекционного контроля, проведения исследований (испытаний) и измерений); аккредитованной испытательной лабораторией (центром) по выдаче протокола исследований (испытаний) и измерений без фактического их проведения, а равно с нарушением обязательных требований в области технического регулирования к их проведению, а также выдачи аккредитованными лицами сертификатов соответствия, протоколов исследований (испытаний), иных документов со ссылкой на аккредитацию в национальной системе аккредитации в случае приостановления действия аккредитации или ее отсутствия.

5.1. Руководитель экспертной группы обеспечивает информирование заявителя, аккредитованного лица о проведении выездной оценки в форме удаленной оценки.

5.2. Перед началом проведения удаленной оценки руководитель экспертной группы совместно с заявителем, аккредитованным лицом обеспечивают проведение следующих мероприятий:

- определение работника (работников) со стороны заявителя, аккредитованного лица, ответственного за организацию и обеспечение проведения удаленной оценки, включая техническое сопровождение;

- определение перечня документов (сведений) заявителя, аккредитованного лица, которые необходимы для проведения удаленной оценки, и формат их представления;

- определение состава работников заявителя, аккредитованного лица, участие которых необходимо для проведения удаленной оценки;

- согласование даты (периода) проведения удаленной оценки;

- составление и согласование плана проведения удаленной оценки;

- обсуждение факторов, которые могут негативно повлиять на результативность удаленной оценки и способы их минимизации <1>;

--------------------------------

<1> Такими факторами могут быть сбои в доступе к сети Интернет, низкое качество звука, низкое качество видеоизображения, нечеткость документов (сведений) в электронном виде и др.

В случае возникновения таких негативных факторов во время проведения удаленной оценки, согласуются сроки их устранения в рамках общего запланированного срока проведения удаленной оценки. Руководитель экспертной группы вправе прекратить оценку в случае невозможности устранения факторов, которые не позволят выполнить в полном объеме мероприятия, предусмотренные программой выездной оценки. Данный факт отражается в акте (выездной) экспертизы или в заключении об оценке устранения заявителем выявленных несоответствий критериям аккредитации.

- обсуждение вопросов, связанных с соблюдением требований к конфиденциальности информации, полученной в ходе проведения удаленной оценки;

- организация участия должностных лиц Росаккредитации в проведении мероприятий по оценке соответствия заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации в форме удаленной оценки, согласование плана, дат (периодов) участия должностных лиц Росаккредитации (при необходимости).

6.1. Планирование проведения удаленной оценки осуществляется с целью обеспечения выполнения программы выездной экспертизы, утвержденной приказом Росаккредитации, а также с целью установления фактов/доказательств устранения заявителем, аккредитованным лицом выявленных несоответствий в результате проведения удаленной оценки в случае принятия Росаккредитацией решения о приостановлении осуществления аккредитации в соответствии с пунктом 3 части 28 статьи 17, частью 7.1 статьи 24 Федерального закона N 412-ФЗ.

Учитывается, что продолжительность проведения удаленной оценки может отличаться от продолжительности выездной оценки.

6.2. При составлении плана проведения удаленной оценки учитываются все особенности заявителя, аккредитованного лица и государственной услуги (количество мест осуществления деятельности, длительность процедуры наблюдения за выполнением заявителем, аккредитованным лицом работ в соответствии с заявленной областью аккредитации, объем материально-технической базы, количество персонала и пр.). В случае необходимости мероприятия в рамках удаленной оценки разбиваются на отдельные этапы, график ВКС отражается в плане проведения удаленной оценки, который согласуется с заявителем, аккредитованным лицом и должностным лицом Росаккредитации, в случае его участия.

6.3. План проведения удаленной оценки должен способствовать наилучшей координации, последовательности и соблюдению сроков выполнения работ в рамках удаленной оценки для наиболее эффективного достижения результата. При планировании необходимо учитывать часовой пояс, в котором располагается место (места) осуществления деятельности заявителя, аккредитованного лица, сложность оценки, влияние факторов неопределенности на достижение целей выездной оценки в форме удаленной оценки.

В приложении 2 к настоящему руководству представлена рекомендуемая форма плана проведения удаленной оценки.

7.1. Для выполнения каждого мероприятия программы выездной оценки в форме удаленной оценки необходимо применение соответствующего метода, позволяющего обеспечить результативность и целостность удаленной оценки.

Такими методами могут быть:

- проведение вступительного/заключительного совещания посредством ВКС;

- направление по электронной почте заявителю, аккредитованному лицу руководителем экспертной группы сведений, требующих внимания/действий со стороны заявителя, аккредитованного лица;

- анализ сведений об аккредитованном лице, содержащихся в реестре аккредитованных лиц;

- запрос и анализ сканированных копий документов и записей, предусмотренных системой менеджмента качества заявителя, аккредитованного лица, а также других документов и записей, свидетельствующих о соблюдении заявителем, аккредитованным лицом требований критериев аккредитации <2>;

--------------------------------

<2> В Приложении 3 к настоящему Руководству представлен возможный перечень документов, запрашиваемых у заявителя до начала проведения удаленной оценки, а также перечень документов (файлов), формируемых во время проведения удаленной оценки.

- визуальная оценка свидетельств соблюдения системы менеджмента качества и критериев аккредитации, получаемых от заявителя, аккредитованного лица посредством прямой трансляции с места (мест) осуществления деятельности. Наблюдение за работниками заявителя, аккредитованного лица при выполнении работ в области аккредитации посредством ВКС или анализа видеозаписей;

- собеседование с работниками заявителя, аккредитованного лица посредством ВКС;

- запрос и получения фото, видео, иных свидетельств, подтверждающих фактический адрес (адреса) места (мест) осуществления деятельности от заявителя, аккредитованного лица;

- запрос руководителем экспертной группы/техническими экспертами разъясняющих и уточняющих сведений от заявителя, аккредитованного лица по телефонной связи или с использованием ВКС.

7.2. При проведении удаленной оценки используются аналогичные методы аудита, что и при проведении выездной оценки соответствия критериям аккредитации на месте (местах) осуществления деятельности заявителя, аккредитованного лица: анализ записей, собеседование (интервьюирование), наблюдение, тестирование. В приложении 1 представлена таблица с перечнем работ, проводимых экспертной группой при выездной оценке соответствия заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации в форме удаленной оценки.

8.1. Для проведения удаленной оценки применяются согласованные Росаккредитацией программные (программно-аппаратные) решения, обеспечивающие надежность, доступность применения, конфиденциальность сведений и информации.

8.2. В акте (выездной) экспертизы/заключении отражаются сведения о программных (программно-аппаратных) решениях, которые были применены для проведения удаленной оценки.

8.3. Порядок установки и использования программных решений (ВКС) при осуществлении удаленной оценки определен в соответствующей инструкции СМ N 02.1-3.0001.

8.4. Руководителю экспертной группы для работы с электронными файлами заявителя, аккредитованного лица со стороны подведомственного Росаккредитации государственного учреждения предоставляется доступ к папке, размещенной в сервисе обмена. Руководитель экспертной группы информирует заявителя, аккредитованное лицо о возможности передачи электронных файлов в соответствующую папку в сервисе обмена. Экспертная группа работает с данной информацией и после завершения удаленной оценки доступ к папке закрывается. В приложении 3 к настоящему Руководству представлен возможный перечень материалов, размещаемых в сервисе обмена. Материалы, подтверждающие результаты проведения удаленной оценки, систематизируются, наименование папок должно соответствовать содержанию, файлы, размещенные в папках должны иметь имя, связанное с содержанием файла. Порядок работы с сервисом обмена определен в соответствующей инструкции СМ N 02.1-3.0001.

9.1. Экспертная группа проводит анализ представленной информации. Взаимодействие членов экспертной группы проводится с использованием сети Интернет и телефонной связи.

9.2. По итогам проведения удаленной оценки составляется:

- акт (выездной) экспертизы по форме и с указанием сведений, установленных приказом Минэкономразвития России N 284;

- заключение об оценке устранения заявителем, аккредитованным лицом выявленных несоответствий критериям аккредитации по форме и с указанием сведений, установленных приложением N 4 приказа Минэкономразвития России N 284.

9.3. Акт (выездной) экспертизы в форме электронного документа в машиночитаемом формате утверждается экспертом по аккредитации путем подписания квалифицированной электронной подписью и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью техническим экспертом (при наличии) в соответствии с инструкцией СМ N 02.1-3.0002. После утверждения указанного акта (выездной) экспертизы экспертом по аккредитации заявителем, аккредитованным лицом, делается отметка об ознакомлении путем подписания квалифицированной электронной подписью в соответствии с инструкцией СМ N 02.1-3.0002.

9.4. В случае отказа либо уклонения заявителя, аккредитованного лица или его уполномоченного представителя от ознакомления с актом (выездной) экспертизы руководитель экспертной группы отражает данную информацию в акте (выездной) экспертизы.

9.5. Заключение, в форме электронного документа, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью экспертом по аккредитации и техническим экспертом (при участии).

9.6. Заявитель, аккредитованное лицо в соответствии со сроками, установленными в плане удаленной оценки, предоставляет экспертной группе в электронном виде проект области аккредитации/расширяемой области аккредитации.

9.7. Экспертная группа проводит оценку представленной области аккредитации на предмет достоверности сведений, содержащихся в описании области аккредитации, требований к оформлению области аккредитации в соответствии с приказом Минэкономразвития России N 288 и методическими рекомендациями по описанию области аккредитации, утвержденными Росаккредитацией. В случае наличия замечаний руководитель экспертной группы направляет их заявителю, аккредитованному лицу для устранения. После устранения всех замечаний область аккредитации считается согласованной и подлежит подписанию.

9.8. Область аккредитации в форме электронного документа подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью экспертом по аккредитации, техническими экспертами (при наличии), а также заявителем, аккредитованным лицом или уполномоченным представителем заявителя, аккредитованного лица.

9.9. По результатам завершения выездной оценки в форме удаленной оценки руководитель экспертной группы подгружает в сервис обмена комплект документов:

- акт (выездной) экспертизы, подписанный членами экспертной группы, заявителем, аккредитованным лицом или его уполномоченным представителем;

- область аккредитации;

- материалы выездной экспертизы, в том числе форму установленного образца для включения информации о заявителе (аккредитованном лице) в РАЛ (сформированная папка, содержащая материалы по результатам удаленной оценки в электронном виде);

- при необходимости заключение об оценке устранения заявителем, аккредитованным лицом выявленных несоответствий критериям аккредитации с приложением отчета заявителя, аккредитованного лица.

9.10. Руководитель экспертной группы направляет в адрес Росаккредитации посредством электронной приемной Росаккредитации сопроводительное письмо, с приложением документов: акт (выездной) экспертизы, область аккредитации, лист несоответствий (при наличии), заключение об оценке устранения заявителем, аккредитованным лицом выявленных несоответствий критериям аккредитации с приложением отчета заявителя и соответствующих усиленных электронных подписей в формате SIG. В сопроводительном письме необходимо указать информацию о месте нахождения материалов о проведенной удаленной оценке.

--------------------------------

<3> Мероприятия, запланированные при проведении удаленной оценки, не ограничиваются перечисленными в приложении 1.

В приложении 3 к настоящему руководству представлен возможный перечень документов, запрашиваемых у заявителя, аккредитованного лица.

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ