IV. Цели развития электронного документооборота в Российской Федерации
IV. Цели развития электронного документооборота
в Российской Федерации 
Одним из направлений оптимизации работы с документами в хозяйственной деятельности является цифровизация документооборота финансово-хозяйственной деятельности, а именно перевод документов, их оборота и хранения в электронную форму. По оценкам экспертов, перевод бумажного документооборота в электронную форму позволит сократить временные затраты, связанные с работой с документами, на 80 процентов.
При наличии положительных примеров внедрения электронного документооборота по инициативе бизнес-сообществ или определенных отраслей, необходимо отметить, что в странах, где осуществляются государственная политика и усилия по внедрению электронного документооборота, внедрение проходит ускоренными темпами и достигает более значимых результатов. Для государства внедрение электронного документооборота влечет следующие положительные эффекты:
- повышение эффективности налогового администрирования и администрирования страховых взносов, увеличение объемов поступления налоговых сборов и страховых взносов;
- сокращение сроков проведения мероприятий налогового контроля;
- сокращение количества документов, представляемых в государственные органы на бумажном носителе, и стимулирование перехода плательщиков на электронный документооборот;
- своевременное выявление и анализ рисков с целью предупреждения нарушений законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и оперативного урегулирования спорных вопросов правильности исчисления (удержания), полноты и своевременности уплаты (перечисления) налогов, сборов, страховых взносов;
- повышение эффективности государственного управления за счет снижения административного бремени, путем получения и обработки больших данных электронных документов;
- установление правил равной конкуренции за счет прозрачности ведения хозяйственных операций для всех участников хозяйственной деятельности;
- повышение конкурентоспособности национального бизнеса;
- повышение эффективности информационного обмена между налоговыми органами стран, входящих в Евразийский экономический союз;
- естественное стимулирование развития наукоемких технологий;
- сокращение сроков проведения мероприятий налогового контроля и контроля полноты и своевременности уплаты страховых взносов;
- сокращение сроков на подготовку, оформление и обработку документов, возникающих при ведении хозяйственной деятельности.
Цифровизация документов и их оборот стимулирует возникновение новых цифровых сервисов для бизнеса и появление новых компаний в этой области, что позволяет прогнозировать ускоренное развитие цифровой экономики страны. Помимо этого, цифровая трансформация процесса обмена документами в долгосрочном периоде сокращает транзакционные издержки взаимодействия экономических агентов и позволяет осуществлять государственное управление, основанное на цифровых данных.
За счет сокращения непроизводственных расходов, высвобождения рабочей силы и упрощения условий работы бизнеса, государство может добиться ускорения роста внутреннего валового продукта.
Внедрение электронного документооборота позволяет хозяйствующим субъектам получить следующие эффекты:
- сокращение непроизводственных расходов, связанных с работой с документами на бумажном носителе;
- сокращение количества ошибок, связанных с обработкой документов (снижение эффекта "человеческого фактора" при ведении хозяйственной деятельности);
- повышение актуальности учетных данных, скорости их обновления на основе поступающих документов;
- эффективное управление движением документов: повышение скорости заключения и проведения сделок, и, как следствие, оборота финансовых средств;
- сокращение административной нагрузки на хозяйствующие субъекты, например, в части автоматизации мероприятий государственного контроля;
- своевременная и гарантированная доставка и получение электронных документов;
- снижение рисков получения штрафов и пеней в рамках налогового администрирования ввиду своевременной доставки и получения электронных документов;
- получение доступа к финансированию за счет прозрачности бизнеса;
- получение косвенных и качественных выгод за счет точности, скорости, непротиворечивости информации в электронной форме у всех участников электронного документооборота;
- возможность отслеживания (логирование) действий исполнителей/пользователей электронного документа;
- обеспечение непрерывности движения электронного документа, позволяющей определить ответственного исполнителя в каждый момент времени, как следствие, повышение исполнительской дисциплины и повышение производительности сотрудников хозяйствующих субъектов;
- создание единой базы электронных документов хозяйствующего субъекта, что исключает возможность дублирования документов и повторную регистрацию;
- создание удобной системы поиска электронных документов, позволяющей находить необходимый документ, обладая минимумом информации о нем;
- автоматическое формирование архива электронных документов;
- возможность работы в едином информационном пространстве хозяйствующего субъекта, что ускоряет рассмотрение и согласование электронного документа;
- исключение возможности утери документов и другие положительные эффекты.
