III. Состояние документооборота в хозяйственной деятельности
III. Состояние документооборота
в хозяйственной деятельности 
В настоящее время в Российской Федерации отсутствует полноценная нормативная, организационная и технологическая основа для юридически значимого электронного документооборота, а также единые подходы к созданию, обороту, хранению и использованию электронных документов участниками документооборота в хозяйственной деятельности, что приводит к дублированию электронных и бумажных технологий, препятствует переходу к безбумажному цифровому взаимодействию хозяйствующих субъектов, как внутреннему, так и внешнему (взаимодействие с контрагентами).
В 2019 году в хозяйственный документооборот в Российской Федерации были вовлечены 3,7 миллиона юридических лиц и 4 миллиона индивидуальных предпринимателей. Участники хозяйственной деятельности взаимодействуют с различными федеральными органами исполнительной власти в части предоставления отчетности и документов в рамках их полномочий, в том числе в ходе контрольно-надзорной деятельности. В хозяйственной деятельности ежегодно создается порядка миллиарда документов (точный объем посчитать на текущий момент невозможно) и 55 миллиардов фискальных чеков. Суммарные затраты хозяйствующих субъектов на создание, обработку и хранение бумажных документов по приблизительным оценкам ежегодно составляют 6 миллиардов человеко-часов. Общие затраты, связанные с бумажными документами, составляют около 3,5 триллионов рублей, что, в свою очередь, составляет 3,4 процента от ВВП страны за 2018 год.
Таким образом, сокращение затрат на непроизводительные бизнес-процессы и оптимизация трудового потенциала являются приоритетными направлениями развития документооборота в Российской Федерации.
Согласно исследованию, проведенному Российской академией народного хозяйства и государственной службы (РАНХиГС) при Президенте Российской Федерации, постепенное развитие электронного документооборота в Российской Федерации в соответствии с положениями настоящей Концепции к концу 2024 года может привести к приросту ВВП на 4 - 5 процентов накопленным итогом (в процентах от ВВП 2019 года). При этом совокупный сопутствующий прирост занятости может составить 1,15 миллионов человек.
Опыт развития электронного документооборота в мире показывает, что основной движущей силой при внедрении электронных документов является администрирование налога на добавленную стоимость и внедрение электронных счетов-фактур (или их аналогов), а также реализация проектов по переводу документооборота, связанного с закупками и поставками государству и государственным органам, в электронную форму. Со стороны государственных органов происходит улучшение качества налогового администрирования и повышения налоговых сборов, а также увеличения прозрачности государственных закупок и повышения эффективности государственных расходов. Реализация подобных проектов осуществлена в Бразилии (дополнительный доход, полученный государством составил 58 миллиардов долларов США) и Италии (5 миллиардов евро). Проекты по внедрению электронного документооборота в настоящее время реализуются в Европейском Союзе, странах Латинской Америки, а также в странах Юго-Восточной Азии.
В настоящее время проникновение электронных документов в хозяйственную деятельность составляет единицы процентов от общего числа всех документов и имеет рост преимущественно в счетах-фактурах, что обусловлено наличием нормативного регулирования.
В последние годы наблюдался рост количества электронных счетов-фактур в среднем на 30 процентов в год, и на текущий момент их доля составляет порядка 9 процентов.
За счет внедрения Федеральной налоговой службой формата универсального передаточного документа, который объединяет формат счета-фактуры с форматами первичных учетных документов (документы о передаче товара, работ, услуг, прав), в электронную форму переводятся первичные учетные документы. Другие виды документов имеют слабую тенденцию миграции в электронную форму в силу ряда факторов, а именно:
а) высокая вариативность форм и видов хозяйственной деятельности, требующая индивидуализации документов для соответствия потребностям участников хозяйственной деятельности;
б) большое количество регуляторов со стороны государства, что приводит к отсутствию межведомственной унификации в требованиях к форматам электронных документов;
в) недостаточный уровень доверия участников хозяйственной деятельности к соблюдению режима конфиденциальности электронных документов, содержащих коммерческую тайну, при их предоставлении государственным органам, осуществляющим контрольно-надзорную деятельность, организациям, обеспечивающим электронный документооборот, или судебным органам при рассмотрении споров;
г) отсутствие единых подходов к реализации порядка обмена электронными документами;
д) отсутствие требований по обязательности электронных документов и стимулов для участников хозяйственной деятельности переходить на электронные документы;
е) отсутствие координации между регуляторами в части очередности внедрения электронных документов в оборот, учитывающую полноту документарного оформления фактов хозяйственной жизни в электронной форме;
ж) недостаточная гармонизация сроков вступления в силу отдельных подзаконных актов, которые должны учитывать изменения прочих федеральных законов.
Требования к составлению и оформлению ряда документов, которые необходимы хозяйствующим субъектам для ведения деятельности, а также к порядку их направления и хранения, в настоящий момент регулируются различными нормативно-правовыми актами и федеральными органами исполнительной власти в том числе:
Договорные отношения регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации;
Первичные учетные документы регулируются Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (Министерство финансов Российской Федерации, Министерство транспорта Российской Федерации и иные органы государственной власти.);
Счета-фактуры регулируются Налоговым кодексом Российской Федерации (Министерство финансов Российской Федерации и Федеральная налоговая служба);
Документы, связанные с трудовыми отношениями, регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (Министерство труда Российской Федерации);
Архивное хранение документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Федеральное архивное агентство);
Правила работы с документами, содержащими персональные данные, определяются Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".
Правоотношения по осуществлению закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд регулируются положениями Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", по осуществлению закупок отдельных видов юридических лиц, тарифообразующих организаций и организаций с государственным участием положениями Федерального закона от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц".
Принятие нормативных правовых актов по вопросам применения электронного документооборота в сфере закупок, в том числе в части взаимодействия единой информационной системы ЕИС в сфере закупок с иными информационными системами, осуществляется в установленном порядке с учетом требований Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ и Федерального закона от 18.07.2011 N 223-ФЗ. В рамках контрольно-надзорной деятельности документы могут быть истребованы различными федеральными органами исполнительной власти в рамках своих полномочий. При этом требования к форме и форматам документов могут отличаться, что приводит к разнообразию технических и организационных решений и снижает заинтересованность хозяйствующих субъектов применять цифровые технологии.
По результатам опросов, проводимых среди не использующих электронные документы хозяйствующих субъектов, выявлены основные сложности, которые препятствуют переходу на электронный документооборот. Одними из основных препятствий стали:
а) отсутствие понимания у хозяйствующих субъектов экономической выгоды;
б) отсутствие на рынке открытых сертифицированных решений, пригодных и доступных по стоимости для малого и среднего бизнеса;
в) отсутствие возможностей интеграции и обмена данными между имеющимися сертифицированными решениями и (или) поставщиками услуг;
в) наличие на рынке только дорогостоящих узкоспециализированных кадров, что порождает высокий уровень затрат на внедрение программного обеспечения и реинжиниринг бизнес-процессов;
г) техническая сложность и нежелание контрагентов переходить на электронные документы;
д) отсутствие эффективного взаимодействия между операторами электронного документооборота при направлении электронных документов (отмечается хозяйствующими субъектами, применяющими электронный документооборот);
е) отсутствие электронных форматов для многих документов и единых правил их направления.
