Заявление об отзыве документов

Заявление об отзыве документов – это официальная бумага, с которой любой гражданин может обратиться в адрес юридического лица или государственного учреждения, попросить возвратить на руки ранее переданные документы. Сегодня мы разберемся, в каких случаях может пригодиться заявление об отзыве документов, как правильно его составить, с чего начать.

Обмен документами

Обмен деловыми бумагами является неотъемлемой частью нашей жизни, включая сюда как оборот официальных документов между юридическими лицами и деловыми партнерами, так и обращения физических лиц в адрес государственных учреждений и частных организаций. Если человек передал на рассмотрение копии документов, а не их оригиналы, заявление об отзыве можно и не подавать, ведь в этом нет никакого особого смысла. Совершенно другой разговор, когда в ход пошли оригиналы. На весь промежуток времени, в течение которого документы будут находиться в работе, человек будет фактически лишен возможности обратиться в другую организацию с аналогичным заявлением.

Документооборот в 21 веке может происходить как нарочно, так и иными способами. Например, широкое распространение получил документооборот посредством услуг Почты России. Так, если адресат и отправитель находятся в одном населённом пункте, корреспонденция должна быть доставлена из точки «А» в точку «Б» за сутки. Ещё один вариант – это электронное обращение при помощи электронной почты или соответствующего сервиса на одном из веб-порталов. Иногда здесь придется пользоваться ЭЦП, однако это не всегда обязательно.

Как бы то ни было, обмен документацией занимает довольно важное место в нашей жизни, а значит, следует уделять ему должное внимание. Передавая куда-то оригиналы на рассмотрение, необходимо следить за сроками принятия решения принимающей стороной, ведь каждый день промедления может оказаться важным.

Отзыв документов

Как мы уже сказали ранее, речь об отзыве документов заходит в тех ситуациях, когда гражданин передумал получать услуги организации, в которую обратился, либо по иным причинам решил забрать переданные официальные бумаги назад. Практически каждый повод для обращения имеет собственные сроки рассмотрения. Например, магазин рассматривает претензии потребителей в течение десяти календарных дней, а суд общей юрисдикции принимает решение о принятии или непринятии искового заявления в течение пяти календарных дней. Также отметим, что иногда на практике применяются и рабочие дни, подразумевающие, что отсчет идёт только в официальные рабочие дни по производственному календарю.

Итак, заявление об отзыве документов можно заявить как в рамках течения установленного законом или руководством организации срока, так и вне его, если контрагент по каким-то причинам допустил просрочку, не возвращает документацию на руки.

Перечень документов

Всегда, когда мы обращаемся с теми или иными заявлениями и передаем оригиналы документов в руки третьих лиц, необходимо составлять полный перечень передаваемых официальных бумаг. Это крайне важно, если в дальнейшем нам придется отзывать документацию. Для этого в нижней части листка бумаги оформляется список приложений, в котором фиксируется их точное количество и качество (виды документов). Когда представитель принимающей стороны ставит штамп своей организации, подтверждая, что получил на руки пакет документов, он подтверждает также и то, что получит все приложенные к нему официальные бумаги. Очень часто приходится передавать оригиналы документа об образовании, медицинского полиса, СНИЛС и так далее.

Рассказываем, как составить заявление

Заявление об отзыве документов нам следует начать составлять с заполнения его шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, в которую мы обращались с документами, ФИО и должность её руководителя, а также юридический адрес. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, серию и номер его паспорта, место прописки.

Ниже по документу мы обращаемся к представителям получающей стороны, утверждаем, что такого-то числа мы обращались в организацию с каким-то заявлением, прилагали к нему оригиналы принадлежащих к нам документов. Сейчас же по той или иной причине мы решили отозвать поданное ранее заявление, возвратить оригиналы переданных официальных бумаг. Будет лучше, если мы перечислим все деловые бумаги, о которых идёт речь, а также в качестве приложения к настоящему обращению прикрепим скан заявления с проставленным штампом о принятии.

Следующим шагом обращаемся к представителям организации, просим возвратить переданные им ранее документы. Теперь, когда наше заявление практически полностью сформировано, осталось лишь заверить его автографом заявителя с расшифровкой, проставить дату формирования официальной бумаги. В таком виде заявление можно смело передавать на рассмотрения и дожидаться, когда же получающая сторона всё-таки оформит отзыв наших документов, закроет вопрос.

Примерный образец

По идее, оригиналы документов следует передавать нарочно. Более того, если вы обратитесь с заявлением об отзыве документов и не попросите отправить их вам Почтой России, контрагент будет вынужден пригласить вас к себе в офис для личной передачи. Таким образом, если вы хотите получить официальные бумаги почтовым заказным письмом, следует прямо на это указать.